25 Gebruikstoepassingen voor SFTP

Secure File Transfer Protocol (SFTP) is een robuuste, betrouwbare en veilige methode voor het overdragen van bestanden tussen bedrijven en individuen. Ongeacht in welke sector uw bedrijf actief is, zijn cyberdreigingen een constante realiteit. Door SFTP te gebruiken, bent u er zeker van dat uw gegevens altijd beschermd zijn. In dit artikel worden 25 use cases voor SFTP uitgelicht die u kunnen helpen om de gegevensoverdracht binnen uw organisatie te optimaliseren en tegelijkertijd de beveiliging en efficiëntie te vergroten. Hoewel niet elke van deze 25 use cases direct van toepassing hoeft te zijn op uw organisatie, kan deze lijst u inspireren om aanvullende SFTP-toepassingen te bedenken die specifiek zijn voor uw bedrijf.

1. Veilig gevoelige financiële gegevens overdragen tussen interne teams of externe partners

SFTP is een veelgebruikt hulpmiddel voor de veilige overdracht van gevoelige financiële gegevens, zowel binnen als buiten de grenzen van een instelling. Het stelt interne afdelingen in staat om kritische informatie uit te wisselen zonder het risico dat deze wordt onderschept. Dit beveiligingsniveau geldt ook tijdens interacties met externe partners, waardoor de nauwkeurigheid van financiële transacties behouden blijft en financiële fraude wordt ontmoedigd. Het belang hiervan kan niet genoeg worden benadrukt, aangezien financiële gegevens vaak de aandacht trekken van cybercriminelen. Of het nu gaat om bankrekeninggegevens, creditcardinformatie of financiële overzichten, SFTP kan deze informatie tijdens de overdracht beschermen, wat zowel bedrijven als hun klanten een gerust gevoel geeft.

2. Grote bestanden veilig uitwisselen met klanten of leveranciers

Het overdragen van grote bestanden kan een uitdaging zijn, zeker wanneer hoge beveiligingseisen gelden. Hier biedt SFTP uitkomst, door een veilige route te bieden voor het verzenden van omvangrijke bestanden of documenten. Klanten of leveranciers kunnen hiermee veilig bestanden versturen en ontvangen, ongeacht de schaal, wat vooral nuttig is in sectoren als media, design en bouw waar het werken met grote bestanden gebruikelijk is. SFTP neemt de zorgen over betrouwbaarheid van de overdracht weg. Het protocol garandeert dat grote bestanden niet verloren gaan of beschadigd raken tijdens verzending, en biedt zo een betrouwbare oplossing voor bedrijven die vaak met grote bestanden werken.

3. Veilige overdracht van klantinformatie faciliteren

Voor elke onderneming is klantdata een waardevolle bron. Tegelijkertijd maakt deze waarde het tot een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. SFTP biedt een beveiligd kanaal voor het verzenden van klantgegevens, waaronder persoonlijke en betalingsinformatie. Deze veilige overdrachtsmethode waarborgt de veiligheid van klantdata en beschermt zo het bedrijf en haar klanten tegen mogelijke datalekken. Naast de beveiligingsvoordelen helpt het gebruik van SFTP bij het overdragen van klantgegevens bedrijven ook om te voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Dit is essentieel, want niet-naleving kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade.

4. Uploaden en downloaden van bestanden naar en van cloudopslagdiensten automatiseren

Met SFTP kunnen bedrijven het uploaden en downloaden van bestanden naar en van cloudopslagdiensten automatiseren. Dit is vooral gunstig voor organisaties die grote hoeveelheden data verwerken of regelmatig back-ups maken. Een van de belangrijkste voordelen van SFTP is dat het de veiligheid van gegevens tijdens de overdracht naar cloudopslag garandeert, waardoor deze beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Dit biedt een veilige en efficiënte manier om clouddata te beheren. Deze automatische methode verlicht de werkdruk van IT-teams aanzienlijk, zodat zij zich op andere belangrijke taken kunnen richten. Tegelijkertijd wordt de kans op menselijke fouten bij handmatige gegevensverwerking geëlimineerd. Dit verhoogt de integriteit van de data en minimaliseert het risico op gegevensverlies of -beschadiging.

5. Vertrouwelijke juridische documenten delen met externe advocatenkantoren of cliënten

SFTP wordt vaak ingezet om vertrouwelijke juridische documenten uit te wisselen met externe juridische instanties of cliënten. De beveiliging van SFTP zorgt ervoor dat deze documenten niet worden onderschept of gemanipuleerd tijdens verzending, waardoor de juistheid van de informatie behouden blijft en vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd. Dit is met name voordelig voor advocatenkantoren die gevoelige zaken behandelen zoals rechtszaken of fusies en overnames, waarbij maximale vertrouwelijkheid van gegevens essentieel is. SFTP biedt een betrouwbare oplossing die aansluit bij de normen van de juridische sector voor gegevensbescherming en vertrouwelijkheid.

6. Gevoelige zorggegevens, zoals patiëntendossiers, overdragen tussen zorgverleners of systemen

SFTP is een essentieel instrument in de zorgsector dat de privacy, integriteit en beschikbaarheid van kritische zorggegevens waarborgt. Het faciliteert de overdracht van elektronische patiëntendossiers (EHR’s), onderzoeksresultaten, medische beelden en diverse vertrouwelijke gegevens tussen zorgverleners, gezondheidsinformatienetwerken, apotheken, zorgverzekeraars en cloudplatforms. Door gegevens te versleutelen tijdens verzending, verkleint SFTP de kans op ongeautoriseerde toegang, wijziging en gegevensverlies aanzienlijk. Het is ook een effectieve methode voor het overdragen van grote bestanden en ondersteunt automatische bestandsoverdracht, wat de operationele efficiëntie verhoogt. Daarnaast helpt het gebruik van SFTP bij het transporteren van zorggegevens om te voldoen aan regelgeving zoals HIPAA en GDPR, die robuuste procedures vereisen voor de bescherming van patiëntgegevens.

7. Externe samenwerking mogelijk maken door veilig bestanden te delen tussen teamleden op verschillende locaties

De behoefte aan externe samenwerking binnen bedrijven is essentieel geworden, en SFTP voorziet hierin door een platform te bieden voor veilige bestandsoverdracht tussen teams op diverse locaties. SFTP maakt veilige, realtime toegang, bewerking en het delen van bestanden mogelijk, ongeacht de fysieke locatie van teamleden. Dit is bijzonder waardevol voor organisaties met externe teams, veelreizende medewerkers en thuiswerkers. De rol van SFTP bij het versleutelen van bestanden tijdens verzending voorkomt ongeautoriseerde toegang en waarborgt de integriteit van data. Deze veilige methode van bestandsoverdracht is ook cruciaal om te voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensbescherming in diverse sectoren.

8. Distributie van software-updates, patches of installaties naar externe locaties stroomlijnen

Het gebruik van SFTP is een uitstekende oplossing om de distributie van software-updates, installaties en patches naar diverse externe locaties te stroomlijnen. SFTP waarborgt de veilige overdracht van deze bestanden via netwerken, waardoor potentiële beveiligingsrisico’s worden vermeden. Deze aanpak garandeert dat de benodigde updates en patches tijdig en efficiënt het juiste systeem bereiken. Hierdoor blijven systemen up-to-date en veilig zonder handmatige tussenkomst of complexe installatieprocedures, wat SFTP tot een onmisbaar hulpmiddel maakt bij het beheer van verspreide digitale infrastructuur.

9. Veilige uitwisseling van intellectueel eigendom of onderzoeksgegevens binnen de wetenschappelijke gemeenschap

Met SFTP kunnen wetenschappelijke gemeenschappen hun intellectueel eigendom of onderzoeksgegevens op een veilige manier uitwisselen. Dit is cruciaal omdat dergelijke data vaak gevoelig en vertrouwelijk zijn. SFTP biedt encryptie en veilige netwerkprotocollen die de gegevens beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of cyberdreigingen tijdens verzending. Zo kunnen wetenschappers hun werk delen zonder angst voor datalekken, waardoor de integriteit en vertrouwelijkheid van wetenschappelijk onderzoek behouden blijft.

10. Back-up en herstel van kritieke bestanden naar externe locaties automatiseren

SFTP kan het proces van het maken van back-ups en het herstellen van kritieke bestanden automatiseren, waardoor het risico op menselijke fouten wordt verminderd. Door regelmatige back-ups in te plannen, kunnen uw belangrijke gegevens automatisch naar externe locaties worden overgedragen. In geval van gegevensverlies of een systeemstoring kunnen deze externe back-ups snel en veilig via SFTP worden hersteld. Dit waarborgt de continuïteit van de bedrijfsvoering en vermindert downtime. Bovendien voegt SFTP een extra beveiligingslaag toe door gegevens tijdens verzending te versleutelen en te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

11. Grote mediabestanden, zoals video’s of hoge resolutie afbeeldingen, veilig overdragen naar marketing- of creatieve teams

Met SFTP zorgt u voor een veilige en efficiënte overdracht van grote mediabestanden, essentieel voor marketing- of creatieve teams. Het maakt snelle en veilige overdracht mogelijk van hoge resolutie afbeeldingen, video’s en andere mediabestanden die te groot zijn voor traditionele e-mailbijlagen. Deze veilige overdrachtsmethode verkleint het risico op beschadiging of verlies van bestanden tijdens verzending, wat van groot belang is bij waardevolle media-assets.

12. Bedrijven helpen te voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming door persoonlijk identificeerbare informatie (PII) veilig over te dragen

Een van de belangrijkste use cases voor SFTP is het veilig verwerken en overdragen van persoonlijk identificeerbare informatie (PII). In dit digitale tijdperk worden regels voor gegevensbescherming steeds strenger. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat gevoelige gegevens, zoals klantinformatie, vertrouwelijk en veilig blijven. Overtreding van deze regels kan leiden tot zware boetes en reputatieschade. SFTP biedt een veilige omgeving om deze gevoelige gegevens te verzenden. Het gebruikt encryptie om data tijdens verzending te verhullen, waardoor het voor onbevoegden moeilijker wordt om deze te onderscheppen of te misbruiken. Zo kunnen bedrijven voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming.

13. Batchverwerking ondersteunen door veilige bestandsoverdracht te automatiseren in geplande, repetitieve workflows

Deze use case benadrukt de rol van SFTP bij het verbeteren van batchverwerking. Hierbij worden bestanden in een groep of batch op een gepland tijdstip overgedragen in plaats van handmatig. Met SFTP is dit proces niet alleen geautomatiseerd, maar ook veilig. De repetitieve workflows worden efficiënter doordat de kans op menselijke fouten afneemt. Bovendien blijven de gegevens beschermd tijdens overdracht dankzij ingebouwde encryptieprotocollen. Deze use case is ideaal voor bedrijven met routinematige behoeften aan gegevensoverdracht en een hoge vraag naar beveiliging en efficiëntie.

14. Data uit diverse bronnen integreren door veilig bestanden over te dragen tussen verschillende systemen

SFTP biedt een naadloos en veilig platform voor het overdragen van bestanden uit diverse databronnen en systemen. Het is specifiek ontworpen om de efficiëntie te verhogen door gegevensredundantie te minimaliseren en het risico op gegevensverlies te elimineren, waardoor het hoogste niveau van gegevensintegriteit wordt gegarandeerd. Deze functionaliteit is van cruciaal belang nu de hoeveelheid data exponentieel blijft groeien. Zonder consistente en betrouwbare overdrachtsmethoden kunnen belangrijke gegevens gemakkelijk per ongeluk worden gedupliceerd of zelfs volledig verloren gaan, wat aanzienlijke tegenslagen voor organisaties kan veroorzaken. SFTP hecht ook veel waarde aan gegevensbeveiliging. Het maakt gebruik van sterke encryptiemethoden om data te beschermen tegen dreigingen van ongeautoriseerde toegang. In een wereld waarin cyberdreigingen blijven toenemen, is dit soort gegevensbescherming absoluut essentieel. Elk datalek kan ernstige gevolgen hebben, waaronder reputatieschade, financiële verliezen en zelfs juridische problemen. Een van de unieke verkoopargumenten van SFTP is de veelzijdigheid en compatibiliteit met een breed scala aan besturingssystemen. Of uw systeem nu draait op Linux, Windows of andere platforms, SFTP kan moeiteloos in uw workflow worden geïntegreerd. Deze cross-platform functionaliteit zorgt ervoor dat SFTP in elke omgeving kan worden gebruikt, wat het tot een onmisbaar hulpmiddel maakt voor veel organisaties wereldwijd.

15. Vertrouwelijke HR-documenten veilig delen met externe recruiters of potentiële medewerkers

Het overdragen van gevoelige HR-documenten zoals arbeidsovereenkomsten, persoonlijke gegevens en andere vertrouwelijke informatie vereist een veilige overdrachtsmethode. Met SFTP kunt u deze bestanden veilig delen met externe recruiters of potentiële medewerkers. Het protocol zorgt ervoor dat de data tijdens verzending wordt versleuteld, waardoor ongeautoriseerde toegang of datalekken worden voorkomen. Dit waarborgt naleving van regelgeving voor gegevensbescherming en houdt uw zakelijke communicatie veilig en efficiënt.

16. Distributie van trainingsmateriaal of e-learning content aan medewerkers of studenten veilig faciliteren

Deze use case draait om organisaties die ervoor zorgen dat medewerkers of studenten via een veilige methode toegang krijgen tot trainingsmateriaal of e-learning content. SFTP biedt deze veiligheid door gevoelige informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, de integriteit van het materiaal te waarborgen en de afzender te verifiëren. Vertrouwelijkheid blijft behouden en het risico op datalekken wordt verminderd.

17. Ondersteunen van datamigratie tussen systemen of platforms tijdens systeemupgrades of migraties

Datamigratie tussen verschillende systemen of platforms is een cruciale taak die vaak voorkomt bij systeemupgrades. SFTP biedt hiervoor een betrouwbare, veilige methode. Het zorgt ervoor dat data veilig van het ene naar het andere systeem wordt overgedragen, waarbij de integriteit behouden blijft en ongeautoriseerde toegang of gegevensverlies wordt voorkomen. Zo’n veilige en efficiënte overdrachtsmethode is vooral waardevol in gevoelige sectoren waar bestanden vaak moeten worden verplaatst of geüpdatet, zoals de zorg, financiële sector of juridische sector.

18. Gegevenssynchronisatie tussen verschillende locaties of externe kantoren veilig mogelijk maken

SFTP is onmisbaar voor bedrijven met meerdere vestigingen, doordat het veilige, versleutelde bestandsoverdracht mogelijk maakt. Het is essentieel voor werken op afstand, biedt veilige toegang tot data en synchronisatie, en neemt zorgen over datalekken weg. Ook kan het veilige gegevensdeling tussen verschillende organisaties faciliteren, waarbij alleen geautoriseerde toegang wordt toegestaan – vooral belangrijk in sectoren als zorg of financiële sector.

19. Uitwisseling van juridische contracten of overeenkomsten met klanten of zakenpartners veilig stroomlijnen

SFTP waarborgt de veilige uitwisseling van gevoelige documenten zoals juridische overeenkomsten, zakelijke contracten en octrooi-informatie, waardoor vertrouwelijkheid behouden blijft en ongeautoriseerde toegang wordt voorkomen. Het faciliteert betrouwbare overdracht, beperkt datalekken, verlies of beschadiging. SFTP stroomlijnt juridische procedures, maakt veilige verzending mogelijk tijdens contractwijzigingen en goedkeuringen, en biedt tevens veilige archivering en back-up van cruciale juridische data. Dit alles verkleint het risico op juridische geschillen en mogelijke financiële verliezen.

20. Rapporten of documenten voor naleving van regelgeving veilig overdragen aan relevante autoriteiten

SFTP is van cruciaal belang voor het naleven van wettelijke vereisten. Het voegt een extra beveiligingslaag toe bij het verzenden van gevoelige compliance-rapporten of documentatie naar de relevante autoriteiten. Met SFTP kunnen datalekken worden geminimaliseerd doordat data tijdens verzending wordt versleuteld, zodat onderschepte bestanden onleesbaar blijven. Zo wordt SFTP een integraal onderdeel van strategieën voor naleving van regelgeving, vooral waar veilige gegevensoverdracht vereist is.

21. Engineering ontwerpbestanden en specificaties veilig verzenden tussen verschillende teams of locaties

Deze use case draait om de veilige overdracht van gevoelige engineering ontwerpbestanden en specificaties. Deze bestanden bevatten vaak eigendomsinformatie die beschermd moet worden. SFTP biedt een veilige manier om deze bestanden tussen verschillende teams, afdelingen of geografische locaties te versturen. Het waarborgt de integriteit en vertrouwelijkheid van deze bestanden tijdens verzending door sterke encryptie. De veilige overdracht beschermt de data tegen ongeautoriseerde toegang, manipulatie en afluisteren, wat van cruciaal belang is voor ingenieursbureaus en afdelingen.

22. Financiële overzichten of auditrapporten veilig uitwisselen met externe auditors of toezichthouders

SFTP is essentieel bij het uitwisselen van gevoelige financiële gegevens zoals overzichten of auditrapporten met externe auditors of toezichthoudende instanties. Het zorgt ervoor dat de data tijdens verzending wordt versleuteld, waardoor ongeautoriseerde toegang of datalekken worden voorkomen. Deze use case is vooral belangrijk voor organisaties die moeten voldoen aan privacyregelgeving of regelmatig gevoelige financiële informatie verwerken.

23. Grote datasets veilig overdragen voor data-analyse of verwerking in wetenschappelijk onderzoek of data-intensieve sectoren

In data-intensieve sectoren zoals wetenschappelijk onderzoek of industrieën die grote hoeveelheden data genereren, is het veilig verzenden van deze data van het grootste belang. SFTP of secure file transfer protocol is hiervoor een uitstekende methode om de veiligheid van data tijdens overdracht te waarborgen. SFTP gebruikt encryptie zodat data onleesbaar is tijdens verzending, waardoor gevoelige wetenschappelijke datasets of bedrijfsinformatie worden beschermd. Het overdragen van grote datasets verloopt bovendien soepel en maakt efficiënte data-analyse of verwerking mogelijk.

24. Veilige overdracht van vertrouwelijke klantinformatie tussen financiële instellingen mogelijk maken

De financiële sector werkt regelmatig met gevoelige en vertrouwelijke klantgegevens. Het is essentieel dat deze gegevensoverdrachten zo veilig mogelijk plaatsvinden om mogelijke datalekken of gegevensverlies te voorkomen. SFTP wordt hiervoor vaak ingezet. Het biedt een beveiligd kanaal voor het overdragen van vertrouwelijke klantinformatie tussen verschillende financiële instellingen. Deze methode van gegevensoverdracht maakt gebruik van encryptie om de informatie tijdens verzending te beschermen, en biedt zo een extra beveiligingslaag ten opzichte van standaard FTP.

25. Automatiseren van de veilige distributie van digitale content, zoals e-books, whitepapers of softwaredownloads, naar klanten of cliënten

Met SFTP kunnen bedrijven de veilige distributie van digitale content zoals e-books, whitepapers of softwaredownloads automatiseren. Dit kan de bedrijfsvoering aanzienlijk stroomlijnen, tijd besparen en ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot het materiaal. De bestanden worden veilig via het internet verzonden, waardoor de gevoelige bedrijfsgegevens worden beschermd tegen potentiële cyberdreigingen. Het is een handige methode voor gebruikers om hun aankopen direct te ontvangen zonder concessies te doen aan de beveiliging.

Kiteworks helpt organisaties bestanden efficiënt en veilig te delen met SFTP

De use cases voor SFTP zijn talrijk en divers, van het overdragen van gevoelige financiële gegevens tot het automatiseren van uploads/downloads naar cloudopslag, het delen van juridische documenten en meer. Bedrijven in alle sectoren kunnen profiteren van de beveiliging, efficiëntie en betrouwbaarheid die SFTP biedt voor gegevensoverdracht. Door SFTP te gebruiken beschermt u niet alleen uw data, maar ondersteunt u ook de naleving van regelgeving voor gegevensbescherming, waardoor uw reputatie als veilige dataverwerker wordt versterkt. Ongeacht het type of de hoeveelheid bestanden waarmee uw bedrijf werkt, biedt SFTP een veilige oplossing voor uw behoeften op het gebied van gegevensoverdracht.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level 1 gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe delen met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe.

Toon tenslotte naleving aan van regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP en vele anderen.

Wilt u meer weten over Kiteworks, plan vandaag nog een persoonlijke demo.