4 Zaken waar onderwijsinstellingen rekening mee moeten houden bij het gebruik van beveiligde bestandsoverdracht
Beveiligde bestandsoverdracht is essentieel in de onderwijssector als deze sector competitief en effectief wil blijven en gevoelige inhoud wil beschermen. Met de opkomst van het digitale tijdperk is het beheren en overdragen van bestanden eenvoudiger, handiger en kostenefficiënter geworden. Dit brengt echter ook risico’s met zich mee, aangezien de opslag en overdracht van vertrouwelijke bestanden veilig en betrouwbaar moet zijn. Deze Blog Post onderzoekt het belang van beveiligde bestandsoverdracht voor het onderwijs, de potentiële risico’s van het niet gebruiken van zo’n systeem, en de geboden oplossingen om gevoelige inhoud te beschermen en te beheren.
Wat is beveiligde bestandsoverdracht?
Beveiligde bestandsoverdracht is een proces waarbij digitale inhoud veilig wordt uitgewisseld tussen twee of meer systemen, met inachtneming van regelgeving en standaarden voor gegevensbeveiliging. Het is het proces van het veilig verzenden van een bestand van het ene systeem naar het andere, waarbij de integriteit van de inhoud behouden blijft. De inhoud wordt beschermd tegen wijziging, onderschepping en kwaadwillende aanvallen, waardoor een veilige en efficiënte overdracht van inhoud en bestanden tussen systemen mogelijk is.
Potentiële risico’s van het niet gebruiken van beveiligde bestandsoverdracht
De potentiële risico’s van het niet gebruiken van beveiligde bestandsoverdracht zijn onder andere datalekken, juridische gevolgen en verminderd vertrouwen in de onderwijsinstelling. Datalekken kunnen ontstaan als gegevens worden blootgesteld, gehackt of misbruikt. Dit leidt niet alleen tot verlies van gevoelige inhoud, maar ook tot tijdverlies bij het proberen te herstellen van de inhoud en mogelijke financiële verliezen die daaruit voortvloeien. Juridische gevolgen kunnen het resultaat zijn van ongepast gebruik van de inhoud en kunnen leiden tot boetes, rechtszaken en civiele procedures tegen de instelling. Verminderd vertrouwen in de instelling is ook een risico, omdat dit kan leiden tot een afname van studenten, medewerkers en donateurs, evenals een verslechtering van het publieke imago.
Waarom beveiligde bestandsoverdracht in het onderwijs cruciaal is
Beveiligde bestandsoverdracht is essentieel in de onderwijssector als deze sector competitief en effectief wil blijven en gevoelige inhoud wil beschermen. Naarmate digitale technologieën zijn verbeterd, moest de sector zich snel aanpassen aan de nieuwe digitale hulpmiddelen en de toegenomen afhankelijkheid van elektronische apparaten en het internet om competitief te blijven. Documenten zoals studentenadministratie, toetsresultaten en financiële overzichten moeten veilig worden overgedragen om de inhoud te beschermen, zowel intern als extern. Zonder beveiligde bestandsoverdracht bestaat het risico dat deze documenten worden blootgesteld, gehackt of misbruikt, wat leidt tot datalekken, juridische gevolgen en verminderd vertrouwen in de instelling.
Voor onderwijsinstellingen die afhankelijk zijn van bestandsoverdracht, zijn de volgende zaken van cruciaal belang om te begrijpen:
1. Soorten bestanden die beveiligde overdracht vereisen
Onderwijsinstellingen verwerken grote hoeveelheden gevoelige informatie en hebben beveiligde overdracht nodig ter bescherming tegen kwaadwillende aanvallen. Deze informatie omvat persoonlijk identificeerbare informatie (PII), studentenadministratie, personeelsgegevens, cijferlijsten, digitale certificaten, communicatie tussen studenten en docenten, e-mailarchieven en digitale activa. Financiële gegevens, zoals loonadministratie, facturen en details van financiële overzichten, moeten ook veilig worden overgedragen. Daarnaast moeten softwareapplicaties, digitale lesprogramma’s en cursusmateriaal veilig worden verzonden. Ook digitale media, waaronder multimedia-applicaties, audio- en videobestanden en streaming media, moeten via beveiligde bestandsoverdracht worden verzonden.
Beveiligde overdracht is ook van toepassing op geautomatiseerde gegevens, zoals automatiseringsscripts, databases en analyse-resultaten. Het is ook belangrijk om onderzoeksgegevens, zoals experimentele proeven, rapporten en enquête-antwoorden, veilig te verzenden. Tot slot moeten alle vertrouwelijke materialen, zoals beleidsdocumenten, arbeidsovereenkomsten en sessieverslagen, met een beveiligde overdrachtsoplossing worden verstuurd. Alle instellingen die gevoelige informatie verwerken, moeten goed gedefinieerde procedures hebben voor het veilig overdragen van gegevens. Beveiligde bestandsoverdracht-oplossingen bieden de noodzakelijke zekerheid dat de overgedragen gegevens veilig, ongewijzigd en in overeenstemming met de compliance-vereisten worden ontvangen.
2. Protocollen die worden gebruikt bij beveiligde bestandsoverdracht
Secure File Transfer Protocol (SFTP) is de standaard in de sector voor het veilig verzenden van gegevens. SFTP is een protocol dat is gebouwd bovenop het Secure Shell (SSH) Protocol, dat een versleuteld kanaal biedt voor gegevensoverdracht. Daarnaast is File Transfer Protocol Secure (FTPS) een populair protocol voor beveiligde bestandsoverdracht, dat zowel versleutelde datakanalen als een authenticatieproces gebruikt. Zowel SFTP als FTPS worden beschouwd als veilige protocollen en worden vaak gebruikt bij beveiligde bestandsoverdracht.
Om gegevens extra te beschermen, maken beveiligde bestandsoverdrachtprotocollen gebruik van end-to-end encryptie, zodat de gegevens veilig zijn, zelfs als ze worden onderschept. Daarnaast kunnen digitale handtekeningen worden gebruikt om de authenticiteit en integriteit van de gegevens te verifiëren. Het gebruik van digitale handtekeningen is vooral belangrijk voor gevoelige gegevens, omdat het voorkomt dat kwaadwillenden ongemerkt met de gegevens kunnen knoeien.
Naast deze protocollen gebruiken organisaties vaak aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals met wachtwoord beveiligde bestanden en gegevensencryptie, om hun gegevens tijdens verzending te beschermen. Het gebruik van deze maatregelen hangt echter vaak af van de vereiste van de organisatie en de gebruikte protocollen.
Beveiligde bestandsoverdracht is een cruciaal onderdeel van elke gegevensbeveiligingsoplossing en noodzakelijk voor het beschermen van gevoelige gegevens in het digitale tijdperk. Door de protocollen voor beveiligde bestandsoverdracht te begrijpen en aanvullende beveiligingsmaatregelen toe te passen, kunnen organisaties hun gegevens beschermen.
3. Risico’s van het overdragen van onbeveiligde bestanden in het onderwijs
De risico’s die gepaard gaan met het overdragen van onbeveiligde bestanden in het onderwijs zijn talrijk. Kwaadwillenden kunnen toegang krijgen tot privé-informatie, zoals studenten- en personeelsgegevens, academische en financiële administratie of vertrouwelijke onderzoeksgegevens. Deze bestanden kunnen vervolgens worden gekopieerd, aangepast of gebruikt voor kwaadaardige doeleinden. Ongeautoriseerde toegang tot het systeem kan ook leiden tot gegevenscorruptie of andere kwaadaardige activiteiten. Bovendien kan ongeautoriseerde toegang een aanvaller de mogelijkheid geven om gevoelige bestanden te manipuleren of zelfs een denial-of-service-aanval uit te voeren, waardoor de activiteiten van de onderwijsinstelling worden verstoord.
Bovendien is er bij het overdragen van onbeveiligde bestanden, zoals documenten of multimediabestanden, een risico op datalekken. Dit kan gebeuren wanneer de bestanden via onbeveiligde kanalen zoals e-mail of internet worden verzonden, of wanneer de gegevens worden opgeslagen op een onveilig apparaat. Dergelijke datalekken kunnen ernstige gevolgen hebben, zoals het openbaar maken van gevoelige of vertrouwelijke informatie. Daarnaast kunnen onbeveiligde bestanden gemakkelijk worden misbruikt of gestolen, wat leidt tot extra beveiligingsrisico’s.
Het overdragen van onbeveiligde bestanden in het onderwijs kan leiden tot schending van het auteursrecht. Indien de verzender of ontvanger van de bestanden niet bevoegd is om het materiaal te gebruiken, kan de onderwijsinstelling aansprakelijk worden gesteld. Zelfs als de verzender of ontvanger beweert een geldige licentie voor het materiaal te hebben, kan de instelling nog steeds aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van auteursrechtschending.
4. Regelgevende vereisten voor beveiligde bestandsoverdracht in het onderwijs
Beveiligde bestandsoverdracht is een essentieel onderdeel van gegevensbeveiliging. Onderwijsinstellingen moeten voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensprivacy, zoals de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die bepaalde beveiligingsprotocollen en boetes voorschrijven om de veilige overdracht van gevoelige gegevens te waarborgen. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht bieden een veilige manier om bestanden over te dragen en te voldoen aan regelgevende vereisten.
Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht moeten encryptie, authenticatie en protocollen voor preventie van gegevensverlies bieden ter bescherming van gegevens tijdens verzending. Encryptie moet zowel encryptie van gegevens tijdens verzending omvatten, zoals TLS/SSL, als encryptie van opgeslagen gegevens met AES-256 Encryptie. Gebruikers moeten worden geauthenticeerd met methoden zoals wachtwoordbeleid en multi-factor authentication. Protocollen voor preventie van gegevensverlies moeten voorzien in beveiligingsfuncties tegen manipulatie, zoals digitale handtekeningen, om te waarborgen dat gegevens veilig worden overgedragen en intact blijven. Ook moet datamasking worden geboden, een belangrijke functie om gevoelige gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. De bestandsoverdracht-oplossing moet ook logging- en auditmogelijkheden bieden om overdrachten te monitoren en te rapporteren. Het bestandsoverdrachtprotocol moet gebruikers- en permissiegebaseerde toegangscontrole bieden, zodat organisaties kunnen bepalen wie toegang heeft tot een verzonden bestand.
Naast de technische vereisten moeten organisaties beleid en procedures ontwikkelen voor beveiligde bestandsoverdracht. Deze moeten vereisten bevatten voor gebruikersauthenticatie en -autorisatie, veilige overdrachtsprotocollen, beleid voor gegevensbewaring en -vernietiging, en procedures voor incidentrapportage. Het is ook belangrijk dat organisaties gebruikers trainen, zodat al het personeel de juiste procedures voor beveiligde bestandsoverdracht begrijpt. Het naleven van deze regelgevende vereisten voor beveiligde bestandsoverdracht is essentieel voor onderwijsorganisaties om de bescherming van hun gevoelige gegevens te waarborgen.
Compliant en beveiligde bestandsoverdracht voor het onderwijs met Kiteworks
Het Kiteworks Private Content Network bevat een uitgebreide oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht, met geavanceerde SFTP en beheerde bestandsoverdracht. Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat onderwijsinstellingen gegevens veilig, efficiënt en betrouwbaar kunnen verzenden en delen. Door de integratie met diverse cybersecurity-standaarden en regelgeving op het gebied van gegevensprivacy stelt Kiteworks instellingen in staat om te voldoen aan hun wettelijke en ethische verplichtingen voor het beveiligen van gevoelige informatie.
Kiteworks stelt onderwijsinstellingen in staat om aan te tonen dat ze voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensprivacy zoals HIPAA, de HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) Act en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Hierdoor kunnen zij bestanden veilig delen en tegelijkertijd voldoen aan wettelijke vereisten.
Kiteworks’ Hardened Virtual Appliance is een cruciaal onderdeel van de mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht. Deze toegewijde virtuele omgeving beschermt gevoelige gegevens tegen bedreigingen van binnen en buiten de instelling. Het maakt gebruik van meerdere beveiligingslagen, waaronder encryptie, multi-factor authentication en robuuste toegangscontroles, om ongeautoriseerde toegang en datalekken te voorkomen. De Hardened Virtual Appliance integreert naadloos met bestaande IT-infrastructuur en biedt gecentraliseerd beheer, waardoor beheerders eenvoudig datatransfers kunnen monitoren en controleren.
Kiteworks stelt onderwijsinstellingen ook in staat om sterk gegevensbeheer te voeren via tracking en controles voor het delen en verzenden van gevoelige inhoud. Met deze functie kunnen beheerders beleid opstellen en afdwingen voor het delen van gegevens, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Daarnaast biedt Kiteworks realtime inzicht in bestandsoverdracht-activiteiten, waardoor instellingen potentiële risico’s kunnen detecteren en snel kunnen reageren op beveiligingsincidenten.
Kiteworks ondersteunt ook samenwerking tussen verschillende belanghebbenden door veilige kanalen te bieden voor het overdragen van bestanden binnen en buiten de instelling. Gevoelige inhoud omvat onder andere studentenadministratie, financiële informatie, onderzoeksgegevens en andere vertrouwelijke documenten. Bovendien maakt de gebruiksvriendelijke interface, gecombineerd met geavanceerde beveiligingsfuncties, Kiteworks tot een ideale keuze voor onderwijsinstellingen die hun digitale processen willen verbeteren.
Wil je meer weten over beveiligde bestandsoverdracht voor onderwijsinstellingen met Kiteworks? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.
Veelgestelde vragen
Beveiligde bestandsoverdracht is een proces waarmee bestanden veilig en efficiënt kunnen worden gedeeld of overgedragen via een netwerk of het internet, terwijl de veiligheid en integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd. Het maakt gebruik van protocollen zoals Secure File Transfer Protocol (SFTP), File Transfer Protocol Secure (FTPS) of Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) om encryptie en veilige kanalen voor gegevensoverdracht te bieden. Deze methode is cruciaal in diverse sectoren, waaronder R&D, het hoger onderwijs en overheidsinstanties, waar gevoelige gegevens veilig moeten worden gedeeld. Belangrijke kenmerken van beveiligde bestandsoverdracht zijn encryptie, toegangscontroles en overdrachtsversnelling, waardoor veilige en efficiënte overdracht van gegevens mogelijk is, zelfs voor grote of complexe bestanden.
Het gebruik van beveiligde kanalen voor bestandsoverdracht helpt gegevens tijdens verzending te beschermen, waardoor dataprivacy en integriteit worden gewaarborgd. Het biedt ook een registratie van gegevensoverdrachten, wat nuttig kan zijn voor tracking- en monitoringdoeleinden en voor het aantonen van naleving van regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.
Managed File Transfer (MFT) is een technologie die veilige en efficiënte gegevensoverdracht tussen systemen binnen en tussen organisaties mogelijk maakt. In tegenstelling tot standaard bestandsoverdrachtprotocollen zoals FTP, bieden MFT-oplossingen verbeterde beveiliging en controle, waarbij gebruik wordt gemaakt van veilige protocollen zoals SFTP, FTPS en HTTPS voor gegevensoverdracht. Ze bieden ook functies zoals automatisering, planning, realtime monitoring en notificaties voor bestandsoverdracht-activiteiten, waardoor organisaties het overdrachtsproces effectiever kunnen beheren. MFT is met name waardevol in sectoren die regelmatig grote hoeveelheden gevoelige gegevens overdragen, zoals de financiële sector, zorg en detailhandel, en zorgt voor naleving van diverse regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy.
Secure File Transfer Protocol (SFTP) is een netwerkprotocol dat toegang, overdracht en beheer van bestanden mogelijk maakt via elke betrouwbare datastroom, meestal gebruikt met het SSH-2 protocol voor veilige bestandsoverdracht. SFTP versleutelt zowel commando’s als gegevens, waardoor het open verzenden van wachtwoorden en gevoelige informatie via het netwerk wordt voorkomen en de integriteit en privacy van gegevens wordt gewaarborgd. In vergelijking met standaard FTP ondersteunt SFTP robuustere functies zoals het hervatten van onderbroken overdrachten, directory-overzichten en het op afstand verwijderen van bestanden, waardoor het een veelzijdig hulpmiddel is voor het beheren van beveiligde bestandsoverdrachten. In de context van oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht maakt SFTP, in combinatie met encryptie, toegangscontroles en overdrachtsversnelling, efficiënte en veilige gegevensoverdracht mogelijk, zelfs voor grote bestanden of complexe datasets.
Kiteworks biedt functies zoals AES 128-bit encryptie, beveiligde e-mail en een beveiligde container voor offline toegang. Daarnaast biedt het uitgebreide, onveranderbare audit logs en integreert het met bestaande beveiligingsinfrastructuur, waardoor het een robuuste oplossing is voor beveiligde bestandsoverdracht. Kiteworks ondersteunt de overdracht van grote bestanden tot 16 TB en biedt native mobiele apps voor Android en iOS met functies zoals beveiligde e-mail, bestandsoverdracht en offline toegang. Beheerders kunnen beveiligde formulieren maken voor compliant bestandsuploads en het platform maakt aanpassing van branding, uiterlijk en tekst mogelijk.