Kiteworks vs. SharePoint [Functies, voordelen en nadelen]

Stel, je bent op zoek naar een optimale oplossing voor bestandsoverdracht en overweegt opties zoals Kiteworks en SharePoint. In plaats van Kiteworks en SharePoint als tegengestelde oplossingen te zien, kun je beter kijken naar de synergetische voordelen die ze bieden wanneer ze worden geïntegreerd.

SharePoint biedt bijvoorbeeld robuuste cloudopslag en productiviteitstools, terwijl Kiteworks deze mogelijkheden kan uitbreiden, met name voor beveiligde externe bestandsoverdracht.

Kiteworks daarentegen biedt aanzienlijke waarde op het gebied van governance, naleving en bescherming van gevoelige contentcommunicatie via diverse kanalen, waaronder beheerde bestandsoverdracht en beveiligde bestandsoverdracht.

De keuze is dus niet per se tussen Kiteworks of SharePoint, maar hoe je de sterke punten van elk platform effectief kunt benutten. Door Kiteworks te integreren met je SharePoint-omgeving kun je de beveiliging, samenwerking en nalevingsmaatregelen voor de data-overdrachtsbehoeften van je organisatie versterken.

Een Enterprise-oplossing voor Bestandsoverdracht en -beheer selecteren

Organisaties die op zoek zijn naar enterprise content management (ECM)-oplossingen moeten verder denken dan alleen beveiligde bestandsoverdracht. Documenten, contracten, bestanden en archieven vormen de kern van elke onderneming, en een documentbeheersysteem moet dagelijks prioriteit geven aan naleving, beveiliging, privacy en gebruiksgemak. Daarnaast is beveiligde bestandsoverdracht slechts één van de diverse communicatiekanalen die worden gebruikt om gevoelige gegevens te verzenden, delen en overdragen.

Het aanschaffen en beheren van aparte oplossingen voor beveiligde e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en application programming interfaces (API’s) is simpelweg niet haalbaar en kan aanzienlijke inefficiënties en kosten met zich meebrengen. Hier biedt het Kiteworks-platform uitkomst: een centraal dashboard voor het beheren van al je gevoelige contentcommunicatie en het centraliseren van alle metadata die nodig is voor governance en naleving.

Er zijn specifiek een aantal kernfuncties waar je op moet letten bij een ECM, en inzicht in deze functies helpt je kiezen tussen aanbieders zoals Kiteworks, dat een uitgebreid platform voor gevoelige contentcommunicatie biedt, en Microsoft, dat zich slechts op één onderdeel richt. Enkele van deze functies zijn:

1. Documentversies en logging: Je ECM moet een manier hebben om gebeurtenissen met betrekking tot documenten bij te houden, inclusief geautoriseerde en ongeautoriseerde toegang, bewerking, verwijdering en aanmaak. Audit logging van documentgebeurtenissen helpt je contentwijzigingen in de tijd te volgen en levert forensisch bewijs van bewerking of manipulatie voor naleving en rapportage.
2. Beveiligings- en nalevingscontroles: Als je actief bent in een gereguleerde sector, krijg je onvermijdelijk te maken met nalevingsverplichtingen. ECM- en bestandsoverdrachtoplossingen zijn vaak essentieel voor je nalevingsvraagstukken, omdat de meeste klant- of cliëntgegevens via deze systemen lopen. Je keuze moet beveiligingsmaatregelen bevatten zoals encryptie voor opgeslagen en verzonden gegevens, netwerk- en webapplicatiefirewalls en fysieke en administratieve maatregelen. Je beveiligde bestandsoverdrachtoplossing moet je helpen aan deze verplichtingen te voldoen, doorgaans door het handhaven van hun eigen nalevingsstandaarden.
3. Zichtbaarheid en toegankelijkheid: Gegevens moeten zichtbaar, traceerbaar en toegankelijk zijn voor de juiste mensen binnen je organisatie. Een platform voor bestandsoverdracht en ECM moet het delen van content (binnen of buiten je organisatie) vereenvoudigen zonder concessies te doen aan beveiliging. Ook moeten er mechanismen zijn voor beheerders om gegevensbewegingen, systeemevenementen en andere handelingen te monitoren. Functies zoals een geïntegreerd security information and event management (SIEM)-systeem en dashboards dragen allemaal bij aan zichtbaarheid en toegankelijkheid.
4. Gegevensherstel: Gegevensback-up is een discipline op zich, en veel aanbieders bieden verschillende hot of cold back-upstrategieën om je te helpen operationeel te blijven bij hot, altijd beschikbare back-ups of cold, langdurige opslag. Een solide oplossing zorgt ervoor dat je in bedrijf kunt blijven, zelfs als zich een ramp voordoet.
5. Interoperabiliteit: Geen enkel product of platform staat op zichzelf—en dat is maar goed ook. Een oplossing voor bestandsoverdracht of ECM wordt een naadloos onderdeel van je totale bedrijfsvoering dankzij integraties met productiviteitssoftware, beveiligingsapplicaties of projectmanagementtools.

De meeste platforms bieden een deel van de functionaliteit binnen deze categorieën, dus het is aan jou en je IT-leiderschap, CISO of chief data privacy officer om te bepalen waar je prioriteiten liggen.

Wat is het Kiteworks-platform?

Het Kiteworks Private Content Network (PCN) stelt organisaties in staat om de gevoelige content die medewerkers met vertrouwde partners delen te beheren, beschermen, volgen en rapporteren. Deze mogelijkheden versterken de governance-, nalevings- en beveiligingscapaciteiten van een organisatie.

Het Kiteworks-platform maakt veilige toegang tot en overdracht van content mogelijk vanuit grote bedrijfsrepositories. Centraal hierin staat de nadruk op veilige cloud-inzet met gedetailleerde controle over bestandsoverdrachten, auditcontrole en beveiliging.

De belangrijkste manier waarop het platform in de behoeften van ondernemingen voorziet, is door de robuuste enterprise content management-eigenschappen. Dit betekent niet alleen dat je bestanden kunt delen binnen een organisatie, maar ook dat het systeem alle logs, audits, interfaces en rapportages bijhoudt die je bedrijf nodig heeft om te voldoen aan beveiligings- en nalevingsvereisten.

Bovendien bevat het Kiteworks-platform diverse technische integraties voor productiviteit en beveiliging, waaronder samenwerking met Microsoft-toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint. Kiteworks integreert ook met webapplicaties, zoals documentweergave en -bewerking met desktopapplicaties, voor een naadloze gebruikerservaring.

De meeste zakelijke klanten kiezen voor een ECM-systeem om diverse redenen buiten productiviteit, maar de belangrijkste is doorgaans naleving en beveiliging. Kiteworks heeft een systeem gebouwd dat voldoet aan nalevingsvereisten in diverse sectoren en toepassingen, waaronder het Federal Risk and Authorization Management Program (fedramp/”>FedRAMP), het Cybersecurity Maturity Model Certification (cmmc/”>CMMC) en het Information Security Registered Assessors Program (irap-compliance/”>IRAP), en vele anderen.

Het belangrijkste is dat Kiteworks dit realiseert zonder concessies te doen aan gebruiksgemak of kosten. Standaardfuncties zoals LDAP, single sign-on (SSO), bestandssynchronisatie, disaster recovery en hot, direct beschikbare back-ups maken deel uit van het kernplatform.

Wat is Microsoft SharePoint?

SharePoint maakt deel uit van de toonaangevende software van Microsoft en biedt een gestroomlijnde ECM-ervaring voor zakelijke gebruikers.

Veel eindgebruikers en zakelijke klanten zijn op de een of andere manier wel eens in aanraking gekomen met SharePoint. Het is een eenvoudig te begrijpen webinterface en gedeeld bestandssysteem dat samenwerking eenvoudig maakt. De duidelijke synergie tussen SharePoint en andere producten zoals Microsoft 365 zorgt ervoor dat integratie geen probleem is.

Hoe deel je veilig bestanden in Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint is een krachtig platform voor het delen en samenwerken aan bestanden binnen een organisatie. Het is van groot belang dat deze bestanden veilig worden uitgewisseld om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen. Zo kun je veilig bestanden delen in Microsoft SharePoint:

Implementeer rolgebaseerde toegangscontrole

De basis van SharePoint-beveiliging ligt in de robuuste gebruikersmachtigingen. Je kunt rollen toewijzen aan gebruikers en ze verschillende toegangsniveaus geven. Wees nauwkeurig bij het instellen van deze rechten, zodat iedere gebruiker precies het juiste toegangsniveau heeft om zijn of haar taken uit te voeren.

Handhaaf strikte externe deelbeleid

SharePoint maakt het mogelijk om bestanden te delen met externe gebruikers, wat een beveiligingsrisico kan vormen. Om dit te beperken kun je strikte deelbeleid afdwingen, zoals het toestaan of blokkeren van bepaalde domeinen en het instellen van automatische vervaldatums voor gedeelde links.

Breid de mogelijkheden van SharePoint uit met een Kiteworks-integratie

Kiteworks kan de mogelijkheden van SharePoint uitbreiden en biedt een veilig en gestroomlijnd platform voor externe bestandsoverdracht. Kiteworks biedt organisaties volledige Office 365-samenwerking, waaronder downloaden, alleen-lezen met watermerk en uploaden op basis van de rol van de gebruiker. Het biedt ook een “clean room”-deelmethode, waarbij bestanden als nieuwe versies worden teruggeschreven naar SharePoint zonder gevoelige SharePoint-data bloot te stellen aan de buitenwereld.

Gebruik MIP-tags voor SharePoint-beveiligingsbeleid

MIP-tags helpen bij het afdwingen van beveiligingsbeleid op basis van de gevoeligheid van informatie. Je kunt regels maken op basis van deze tags om het delen van bepaalde bestandstypen te beperken.

Maak gebruik van SharePoint-encryptiefuncties

SharePoint-bestanden zijn versleuteld in rust en onderweg. Dit betekent dat zelfs als een bestand wordt onderschept tijdens overdracht, het niet kan worden gelezen zonder de decryptiesleutel.

SharePoint voor HIPAA-naleving

Microsoft SharePoint, als onderdeel van de Office 365-suite van Microsoft, voldoet aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (hipaa/”>HIPAA)-regelgeving. De inzet van Microsoft voor gegevensprivacy, beveiliging en naleving maakt SharePoint tot een geschikt platform voor zorgorganisaties die gevoelige patiëntgegevens moeten beschermen. De verantwoordelijkheid voor HIPAA-naleving ligt echter niet alleen bij het platform, maar ook bij de configuratie van de gebruiker en de omgang met data.

Een essentiële functie die bijdraagt aan naleving is het machtigingenbeheer van SharePoint. Deze functie zorgt ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige gezondheidsgegevens, een cruciaal aspect van HIPAA-regelgeving. Door te bepalen wie specifieke bestanden en mappen mag bekijken, bewerken of delen, kunnen organisaties de toegang tot gegevens effectief beheren en beperken.

Bovendien voldoet SharePoint aan HIPAA-vereisten dankzij de robuuste auditfuncties. Deze functies helpen bij het volgen van gegevensgebruik, wijzigingen en overdrachten, bieden een extra beveiligingslaag en vergemakkelijken naleving van regelgeving.

Een integratie met Kiteworks kan HIPAA-naleving verder versterken. Kiteworks biedt een veilig en gestroomlijnd platform voor externe gegevensdeling, inclusief gevoelige gezondheidsinformatie. Het biedt extra controles, zoals strikt beleidsgestuurd delen en clean room-deelmappen, die de blootstelling van gegevens beperken en zo bijdragen aan naleving van de privacyregels van HIPAA.

Bovendien gebruikt SharePoint encryptie in rust en onderweg, wat essentieel is voor het beveiligen van gevoelige gezondheidsgegevens. Encryptie maakt data onleesbaar voor ongeautoriseerde gebruikers, waardoor de integriteit en vertrouwelijkheid van patiëntinformatie behouden blijft.

Waarin verschilt Kiteworks voor veilige externe bestandsoverdracht van SharePoint en SharePoint Online?

Het kiezen van het optimale systeem voor het beheren van gevoelige contentcommunicatie in beveiligde bestandsoverdrachtoplossingen is essentieel. Een veelgemaakte valkuil bij organisaties is de geïsoleerde beoordeling en selectie van verschillende oplossingen. Bovendien zijn veel platforms voor bestandsoverdracht onvoldoende voorbereid op bedrijfsniveau, waardoor ze onvoldoende tracking en controle bieden over wie toegang heeft tot en bestanden deelt met gevoelige data.

Kiteworks erkent en adresseert deze uitdagingen. Kiteworks is afgestemd op ondernemingen en maakt gebruik van een defense-in-depth-beveiligingsstrategie. Deze aanpak zorgt voor geautomatiseerde, end-to-end data-encryptie, omvat sleutelbeheer en encryptie en levert robuuste beveiligingsfuncties en uitgebreide beveiligingsintegraties. In het geval van een cyberaanval faciliteert deze aanpak realtime waarschuwingen en snelle incidentrespons.

Kiteworks blinkt met name uit in externe bestandsoverdracht voor SharePoint en SharePoint Online. Kiteworks maakt het mogelijk om aparte “clean room”-deelmappen op te zetten die cruciale SharePoint-data niet blootstellen aan externe partijen, wat voor veel ondernemingen een belangrijk aandachtspunt is.

Via strikte, beleidsgestuurde toegangscontrole kunnen beheerders in Kiteworks specifieke deelregels instellen op basis van gebruikersrollen, bestandstypen, klanten en MIP-tags. Afhankelijk van de gebruikersrol zijn acties zoals downloaden, alleen-lezen met watermerk en uploaden toegestaan. Ook is het mogelijk automatische vervaldatums voor gedeelde links in te stellen, allowlists en blocklists voor domeinen te maken en te bepalen wie externe deelmappen mag aanmaken. Met Kiteworks is volledige Office 365-samenwerking mogelijk. Na externe samenwerking worden bestanden als nieuwe versies teruggeschreven naar SharePoint, waarbij automatische vergrendeling overschrijvingen voorkomt.

Een ander voordeel van Kiteworks is de mogelijkheid om externe partijen uit te nodigen met hun standaard zakelijke e-mailadres, zodat een Microsoft-e-mailadres niet nodig is. Er is ook een gratis proefperiode beschikbaar, met maatwerk-evaluaties voor zakelijke klanten.

Hoewel bestandsgroottes een duidelijk voordeel kunnen zijn, is deze factor in de Microsoft-omgeving vaak minder relevant. Kiteworks is een robuuste, veilige en veelzijdige oplossing voor het beheren en delen van gevoelige content.

Waarom is Kiteworks de juiste oplossing voor jouw organisatie?

Er zijn diverse factoren die meespelen bij de keuze voor de juiste beveiligde bestandsoverdrachtoplossing. Organisaties maken een grote fout als ze oplossingen voor gevoelige contentcommunicatie in gescheiden silo’s evalueren en kiezen. Bovendien zijn veel oplossingen voor bestandsoverdracht niet geschikt voor ondernemingen, omdat ze niet kunnen bijhouden en controleren wie vertrouwelijke gegevens opent en deelt.

Het Kiteworks-platform is ontworpen en gebouwd met het oog op ondernemingen. Kiteworks hanteert een defense-in-depth-benadering van beveiliging die gegevens versleutelt in rust en onderweg. De beveiligingsarchitectuur omvat sleutelbeheer en encryptie, evenals proactieve defense-in-depth-maatregelen om realtime waarschuwingen en snelle incidentrespons te garanderen als er toch een aanval plaatsvindt. Kiteworks stelt organisaties ook in staat de privacy van hun data te behouden die wordt gehost in single-tenancy clouds—er is dus geen vermenging van data, metadata of gedeelde applicatiebronnen. Dit is niet mogelijk met SharePoint of andere oplossingen voor bestandsoverdracht op de markt.

Andere belangrijke functies van Kiteworks zijn onder meer:

• Een CISO-dashboard biedt uitgebreid inzicht in data- en gebruikersactiviteiten, datatrends en -bewegingen, en controle over gegevensoverdracht.
• Naadloze MFT-automatisering en planning voor krachtige beleidsgestuurde bestandsoverdracht, inclusief overdrachten buiten kantooruren en acties die worden getriggerd door medewerkers, klanten, partners of patiënten.
• Uitgebreide en onveranderbare audit logs die kunnen worden gebruikt om naleving aan te tonen, gegevensintegriteit te waarborgen en forensisch onderzoek te ondersteunen bij datalekken of aanvallen van binnenuit.
• Beveiligde e-maillinks beschermen beschermde gezondheidsinformatie (PHI) om te voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), terwijl communicatie met patiënten via e-mail eenvoudig en gestroomlijnd blijft.
• SIEM-integratie met populaire platforms zoals IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix en Splunk Forwarder. Daarnaast worden audit logs gestandaardiseerd naar één bestandsformaat voor brede SIEM-consumptie.
• Disaster recovery met hot, altijd beschikbare systemen en multisite dataredundantie, zodat je systemen bij een calamiteit operationeel blijven.
• Nalevingsgerichte encryptie inclusief AES-256 voor gegevens in rust en TLS 1.2+ encryptie voor gegevens onderweg.
• Grote bestandsoverdracht en opslag tot 16 TB.
• Extra beschermingslagen voor encryptiesleutels door integratie met een hardware security module (HSM) of Amazon Web Services Key Management Service (AWS KMS).