Wat is een Enterprise Content Management Systeem?

Enterprise content management (ECM) is de oplossing voor uw stapel papieren en ontbrekende schriftelijke documenten. Met ECM worden al deze documenten vastgelegd en gearchiveerd.

Wat is enterprise content management? Kort gezegd is enterprise content management, of ECM, de levenscyclus van het verzamelen, organiseren en leveren van informatie en content, zoals bestanden, afbeeldingen, enzovoort, aan belanghebbenden binnen de hele organisatie, inclusief medewerkers, partners en klanten. Laten we het van dichterbij bekijken.

Wat is Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise content management (ECM) is een aanpak voor het beheren van content op ondernemingsniveau. Het omvat het verzamelen, opslaan, terugvinden en distribueren van digitale content, documenten en andere informatie op een veilige en georganiseerde manier. ECM kan helpen om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren door processen te stroomlijnen en samenwerking te bevorderen, en stelt organisaties in staat om snel te reageren op verzoeken om informatie. ECM-oplossingen worden doorgaans gebruikt door organisaties die content moeten opslaan, beheren en delen binnen hun onderneming.

Organisaties gebruiken ECM om digitale content effectiever op te slaan, te beheren en te controleren. Ze kunnen digitale archieven aanmaken, het gebruik van digitale content volgen en processen automatiseren om de efficiëntie te verhogen. ECM wordt door organisaties ingezet om opslagkosten te verlagen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen. Dit wordt bereikt door processen zoals documentproductie, goedkeuring en ondertekening te stroomlijnen. ECM stelt organisaties in staat om sneller toegang te krijgen tot specifieke content en data, waardoor ze betere beslissingen kunnen nemen en competitief blijven. Daarnaast kan ECM worden gebruikt om vertrouwelijke informatie veilig op te slaan en te beheren, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben.

Organisaties omarmen ECM steeds vaker om samenwerking te verbeteren en communicatie te versterken. ECM-oplossingen kunnen realtime toegang tot data en content bieden op meerdere locaties, waardoor teams op afstand in contact kunnen blijven en effectief kunnen samenwerken. ECM-oplossingen bieden ook geavanceerde zoekmogelijkheden, waardoor gebruikers sneller de benodigde informatie en data kunnen vinden. Door processen te automatiseren helpt ECM organisaties bovendien te voldoen aan regelgeving, risico’s te beperken en compliant te blijven. Dit bespaart tijd en middelen, terwijl de data veilig blijft.

De belangrijkste voordelen van een enterprise content management systeem zijn verbeterde productiviteit en efficiëntie, betere samenwerking, verhoogde beveiliging en efficiënter documentbeheer. Een ECM-systeem helpt organisaties tijd en geld te besparen door processen te stroomlijnen en opslagkosten te verminderen. Daarnaast kunnen gebruikers met ECM-oplossingen sneller toegang krijgen tot content en data, waardoor ze betere beslissingen kunnen nemen en competitief blijven. ECM-oplossingen bieden ook verbeterde beveiliging en compliancevoordelen, zodat vertrouwelijke informatie veilig blijft en organisaties voldoen aan regelgeving. Tot slot bieden ECM-oplossingen geavanceerde zoekmogelijkheden, waardoor gebruikers sneller de juiste content kunnen vinden.

Organisaties gebruiken ECM-oplossingen in diverse toepassingen, waaronder HR, marketing en reclame, financiën, klantenservice, juridische diensten en documentarchivering. ECM-oplossingen kunnen ook worden ingezet voor documentbeheer, zoals het aanmaken, bewerken, delen en volgen van documenten. Daarnaast kunnen ECM-oplossingen samenwerking verbeteren door realtime toegang tot data en content te bieden op meerdere locaties. Tot slot kunnen ECM-oplossingen worden gebruikt voor compliance, het automatiseren van processen en het waarborgen dat organisaties voldoen aan regelgeving.

Wat zijn ECM-systemen en wat moet ik erover weten?

Een ECM-systeem is een technologie waarmee u content en documenten door uw hele organisatie kunt beheren. Sommigen vragen zich misschien af waarom er een complex systeem nodig is om documenten te organiseren. Wat moet een organisatie nog meer doen dan ervoor zorgen dat medewerkers hun bestanden beheren?

Het klopt dat ECM-oplossingen verschillende basisfuncties voor bestands- en documentbeheer bevatten, zoals systeemtoegang, bestandsoverdracht, het bewerken van bestanden en in sommige gevallen versiebeheer. Een klein bedrijf dat dagelijks een dozijn documenten aanmaakt, archiveert en deelt, kan waarschijnlijk zonder een ECM-oplossing. Een ziekenhuis, advocatenkantoor, autofabrikant of ingenieursbureau genereert echter elke minuut of sneller een dozijn bestanden. Het bedrijfsproces komt tot stilstand als deze bestanden niet goed worden beheerd. In een enterprise-omgeving wordt documentbeheer veel belangrijker en complexer dan alleen het juist benoemen van bestanden en mappen.

Contracten werden bijvoorbeeld traditioneel in drievoud ondertekend en in een archiefkast bewaard voor de administratie. In de moderne onderneming worden contracten door alle relevante partijen ondertekend en elektronisch opgeslagen op meerdere locaties voor compliance, interne audits en eDiscovery-doeleinden. Contracten worden vaak digitaal ondertekend, gedeeld via online documentportalen en opgeslagen in de cloud; geen papieren exemplaren of archiefkasten meer. Het is een best practice voor de onderneming om direct controle te hebben over documenttoegang en metadata, waarin staat wanneer en waar het document is geraadpleegd, wie het heeft ondertekend en welke wijzigingen er zijn aangebracht in verschillende versies.

Een ECM-systeem biedt daarom alle juiste en noodzakelijke functies, mogelijkheden en tools die organisaties nodig hebben om een complex en uitgebreid ecosysteem van bestanden te beheren, waaronder officiële documenten (contracten, toestemmingsformulieren, privégegevens, enz.), gestructureerde data (zoals in een relationele database) of ongestructureerde data (gescande bestanden, geannoteerde dossiers, enz.). Zonder een ECM-systeem is het vinden van het juiste bestand net zo moeilijk als het zoeken naar een speld in een hooiberg.

Er zijn verschillende deelgebieden van ECM, elk gericht op een ander aspect van contentbeheer:

• Transactioneel beheer ontwikkelt processen en procedures die gericht zijn op documentgestuurd beheer, met nadruk op versiebeheer en documentcontrole.
• Collaboratief beheer legt de nadruk op tools en technieken die samenwerking aan documenten faciliteren, met gedeelde bronnen en intuïtieve manieren om inzichten en werk te delen.
• Webcontent beheer richt zich op webauthoring-tools en workflows, inclusief tools voor het beheren van multimedia en metadata.

Zoals u ziet, is een ECM-systeem veel meer dan alleen een opslag- en beheersysteem voor bestanden. Documenten hebben verschillende toepassingen, levenscycli, workflows en compliancevereisten. Een ECM-systeem moet daarom de levenscyclus van een document beheren. Tot slot democratiseren ECM-systemen de manier waarop medewerkers documenten beheren en openen op verschillende locaties en via andere apparaten.

Hoe werkt ECM?

Enterprise content management is een bredere term die een verzameling technologieën, praktijken en strategieën beschrijft die documentretentie ondersteunen via een productieve en gestandaardiseerde levenscyclus. Meer specifiek richt ECM zich op hoe documenten worden gedigitaliseerd en beheerd via digitale middelen, met zakelijke, administratieve en in sommige gevallen compliance- en cyberbeveiligingsprocessen.

ECM omvat diverse onderling verbonden processen voor documentbeheer:

1. Documenten vastleggen, vaak via digitale scans, in gestructureerde (tekst en cijfers) of ongestructureerde (audio, video, afbeeldingen, e-mails, enz.) formaten
2. Content beheren, waaronder het stroomlijnen en vereenvoudigen van bestands- en documenttoegang en zichtbaarheid binnen het systeem
3. Automatisering, vooral van herhaalbare taken die te maken hebben met beveiligde bestandsoverdracht, integriteitscontrole van documenten, gebeurtenismonitoring en workflows rond specifieke acties (bijvoorbeeld: een contractondertekening kan opslag, bestandsoverdracht en het aanmaken van meerdere nieuwe documenten activeren)
4. Casemanagement, het volgen, monitoren en analyseren van documenten (en verschillende versies van individuele stukken) ter ondersteuning van besluitvorming op hoog niveau
5. Samenwerking aan gedeelde documenten, vaak met gelijktijdige online bewerking of duidelijk versiebeheer om te voorkomen dat content per ongeluk wordt verwijderd, overschreven of dat iemand een oudere versie bewerkt
6. Zoekfunctionaliteit om specifieke versies van documenten of zelfs delen van documenten te vinden op basis van de inhoud of gekoppelde metadata
7. Retentiebeheer, specifiek voor regelgeving en compliancevereisten
8. Analytics over documentgebruik en toegang om documentprocessen te optimaliseren en inzicht te krijgen in de documentworkflows van uw organisatie in bredere zin

Op basis van deze ECM-processen zien we dat er een specifieke documentlevenscyclus is die als checklist voor de meeste organisaties kan dienen:

1. Vastleggen: De levenscyclus begint met het vastleggen en importeren van documenten, en kan elk type document omvatten: Word-bestanden, tekstbestanden, gescande papieren documenten, afbeeldingen en meer.
2. Bewaren: Kies precies waar u een document in uw systeem opslaat voor optimale toegankelijkheid en beschikbaarheid. Dit omvat ook het bewerken van documenten of het publiceren ervan in statische vorm voor documentatie of wettelijke vereisten.
3. Categoriseren: Organiseer data per categorie via een beschrijvende mappenstructuur of metadata, evenals een volledige en adequate tag- of categorietaxonomie.
4. Verwerken: Bereid documenten voor op de processen die u ermee uitvoert, zoals workflows, beoordelingen en retentieprocedures.
5. Publiceren: Content kan op diverse manieren gepubliceerd worden, afhankelijk van uw vereisten en het gebruik van het document binnen uw organisatie. Dit kan webcontent zijn, documenten die direct aan klanten of gebruikers worden verstrekt, enzovoort.
6. Archiveren: In tegenstelling tot opslag duidt archiveren waardevolle content aan die voor specifieke doeleinden (compliance, referentie, enz.) bewaard moet blijven zonder gedeelde opslag of workflows te belasten.
7. Verwijderen: Verwijderde documenten moeten worden verwijderd volgens de verschillende gegevensbeheerstrategieën en compliance-eisen die uw organisatie hanteert.

Hoe helpt ECM bij content lifecycle management en documentbeheer?

ECM-strategieën zijn opgebouwd rond de workflows en processen voor het beheren van kritieke documenten. ECM’s sturen ook die levenscycli en strategieën op basis van de functionaliteit die ze aan uw organisatie toevoegen. Hoewel een ECM-systeem kan helpen bij algemeen contentbeheer, zijn ze het meest geschikt om complexe contentmanagementprocessen te ondersteunen waarbij langetermijnbusinesscases, interactiviteit en compliance de bedrijfsvoering aansturen. Bovendien maakt een ECM-systeem documentaudits mogelijk, wat voor de meeste organisaties een topprioriteit is.

Gezien wat een ECM-systeem voor uw organisatie kan betekenen, is het essentieel om een effectieve ECM-strategie op te bouwen. Een strategie moet rekening houden met de volgende punten:

1. Bepalen van de scope: Documentbeheer binnen de organisatie moet een operationele scope hebben, inclusief wie welke documenten wanneer moet kunnen benaderen. Deze scope moet ook de relevante workflows omvatten die belanghebbenden met documenten verbinden en geautomatiseerde reacties bevatten.
2. Documentbeheer koppelen aan compliancevereisten: Compliance en gegevensbeveiliging krijgen prioriteit boven veel andere bedrijfsdoelen, en uw ECM-strategie moet dat ook doen. Vragen over privacy, beveiliging en documentatie zijn noodzakelijke onderdelen van elke ECM-strategie.
3. Begrijp uw documentlevenscyclus: Een levenscyclus bevat mogelijk niet elke hierboven genoemde stap, dus u moet begrijpen wat voor u werkt, wat niet, en hoe die levenscyclusfasen de communicatie- en contentstroom binnen uw organisatie en naar externe belanghebbenden beïnvloeden.
4. Integraties: Herontdek het wiel niet. ECM-oplossingen moeten tot op zekere hoogte uw bestaande infrastructuur benutten. Dat kan zo eenvoudig zijn als het bieden van een geschikt documentbeheerplatform dat omgeving-onafhankelijke SaaS-tools en applicatiespecifieke integraties ondersteunt voor functies zoals cloudopslag, toegang via mobiele apparaten en samenwerkingsbewerkingen.

ECM brengt echter enkele risico’s met zich mee:

1. Gebrek aan overgang: Als uw content niet 100% in het ECM-systeem staat, kan veel ervan verloren gaan. ECM vraagt om een geïntegreerde en holistische aanpak van contentbeheer.
2. Ongelijke adoptie of gebruik: Evenzo, als uw medewerkers niet volledig achter uw ECM-strategie staan, loopt u het risico op gefragmenteerde of gebrekkige contentinspanningen, wat workflows verstoort.
3. Gebrek aan training: ECM-systemen vereisen het juiste gebruik van technologie en werkprocessen. Als uw team op een van beide niet is getraind, zullen uw contentinspanningen moeizaam verlopen. Zorg dat iedereen aan boord is met uw systeem en dat er doorlopende training plaatsvindt wanneer processen of technologieën veranderen.

Enterprise Content Management of Documentbeheer?

Documentbeheer is de praktijk van het beheren van zowel fysieke als elektronische documenten. Het richt zich op het organiseren en volgen van documenten om ervoor te zorgen dat het juiste document op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar is. Documentbeheer omvat ook documentopslag, beveiligde toegang, versiebeheer, bewerken en het volgen van documentgebruik.

Enterprise content management (ECM) is een aanpak voor het beheren van de data of content van een organisatie. Het omvat documentbeheer, maar gaat verder door ook webcontent, digitale assets, audio- en videocontent, e-mail, blogs en alle andere soorten digitale informatie te beheren. Een ECM-systeem kan worden gebruikt om documenten te volgen vanaf het ontstaan tot archivering, evenals om beveiliging en compliance te waarborgen. Het maakt ook veilige samenwerking en workflowbeheer mogelijk om taken te volgen en de voltooiing ervan te garanderen. Enterprise content management wordt gebruikt om content gedurende de hele levenscyclus van een organisatie te coördineren en te beheren.

De voordelen van documentbeheer zijn onder meer verbeterde organisatie, samenwerking en beveiliging van opgeslagen documenten. Met documentbeheer hebben medewerkers een veilige manier om documenten op te slaan, te delen en te volgen. Het zorgt voor efficiënter terugvinden en delen van documenten, en garandeert dat documenten in het systeem up-to-date zijn. Documentbeheer biedt bovendien meer inzicht en controle over informatie, waardoor minder tijd wordt besteed aan het zoeken naar documenten. Daarnaast kan documentbeheer compliance met toepasselijke regelgeving verbeteren.

De nadelen van documentbeheer zijn de kosten voor implementatie en onderhoud van het systeem, evenals extra overhead voor het opleiden van personeel en het auditen van gebruik. Daarnaast bieden documentbeheersystemen mogelijk niet alle functies die een organisatie nodig heeft, en kan migratie van documenten uit bestaande systemen lastig en kostbaar zijn. Er kunnen ook compatibiliteitsproblemen zijn tussen documentbeheersystemen en andere bestaande systemen. Tot slot zijn sommige documentbeheersystemen mogelijk niet zo veilig als vereist, waardoor vertrouwelijke informatie risico loopt.

Beheer content in uw hele organisatie met het Kiteworks Private Content Network

Contentbeheer omvat drie kritieke gebieden: beveiliging, compliance en productiviteit. Met het Kiteworks Private Content Network krijgt u alle drie zonder concessies te doen aan uw eigen contentmanagementbeleid en -procedures.

Met het Kiteworks-platform krijgt u:

• Beveiliging: Onze systemen maken gebruik van AES-256 Encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2+ voor gegevens onderweg. De hardened virtual appliance, granulaire controles, authenticatie en andere integraties in de beveiligingsstack, en uitgebreide logging en audit stellen u in staat om efficiënt aan compliance te voldoen. Dit omvat alle ingebouwde functies voor preventie van gegevensverlies, ATP-scanning, disaster recovery en single-tenant cloud-omgevingen.
• Audittrail: Het Kiteworks-platform biedt kritieke loggingtechnologie zodat u alle informatie met betrekking tot bestandsgebruik kunt beheren. Monitor en log bestandsgebruik, downloads, documentwijzigingen en beheer versiebeheer voor samenwerking en eDiscovery-integriteit.
• Compliance: Industriële regelgeving bepaalt wie welke informatie wanneer mag inzien. Met het Kiteworks Private Content Network kunt u granulaire toegang tot documenten beheren in meerdere omgevingen, toegang in realtime bepalen en toegangsrechten modelleren op basis van organisatiebrede compliancebeleid.
• Datavisibiliteit en management: Ons CISO-dashboard geeft u een overzicht van uw data: waar deze zich bevindt, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of deze compliant is. Help uw bedrijfsleiders om geïnformeerde beslissingen te nemen en uw complianceverantwoordelijken om aan regelgeving te voldoen.
• Integratie: Maak gebruik van toonaangevende opslag- en productiviteitsapps om documenten en het werk van medewerkers te beheren. Integraties omvatten Google Drive, Box, DropBox, SharePoint (online en on-premises), OneDrive en Office 365.

Wilt u weten hoe u content in uw hele organisatie kunt beheren? Plan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.