Eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeraars: verhoging van de productiviteit van medewerkers

Eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringsprofessionals is zowel een noodzaak als een uitdaging. Verzekeringsmaatschappijen moeten formulieren, klantgegevens, eigen onderzoek en andere gevoelige informatie beschikbaar stellen aan een steeds mobielere beroepsgroep. Het beschikbaar maken van verzekeringsinformatie wordt bemoeilijkt doordat deze is opgeslagen in diverse gescheiden content silo’s, waardoor het vinden, gebruiken en delen ervan traag en omslachtig is.

Enterprise content-integratie – de manier waarop organisaties eindgebruikers die data consumeren verbinden met de beveiligde dataopslagplaatsen waar data wordt opgeslagen en beheerd – maakt eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringen mogelijk.

Eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringen Uitdaging #1: De Moeizame Zoektocht naar Inhoud

Toegankelijkheid van content heeft eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringsprofessionals al geruime tijd belemmerd. Een voorbeeld: verzekeringsmaatschappijen groeien vaak door fusies en overnames. Het samenvoegen van bedrijven levert vaak uiteenlopende IT-systemen op, die lastig en kostbaar te integreren zijn. Te vaak moeten medewerkers van verzekeringsmaatschappijen en onafhankelijke contractanten het doen met toegang tot informatie in “stovepipes”, niet-geïntegreerde enterprise content management (ECM)-systemen, zoals Windows File Shares, Microsoft SharePoint, Open Text, enzovoort, elk beheerd met hun eigen toegangscontroles en gebruiksbeleid. De opkomst van cloud computing en cloudopslagsystemen zoals Google Drive, SharePoint Online, Dropbox, OneDrive en anderen maakt de toegang tot bestanden alleen maar ingewikkelder.

De “stovepipe”-benadering van contentbeheer maakt toegang, beheer, delen en analyse complexer. Adviseur en auteur Joe McKendrick beschreef het probleem als volgt in een column voor Insurance Networking:

Het probleem is mogelijk te veel stovepipes binnen de sector. Ik heb met veel CIO’s van verzekeringsmaatschappijen gesproken… die vijf of meer polisadministratiesystemen onder hun beheer hadden, het gevolg van overnames en de introductie van nieuwe productlijnen. Deze aparte systemen blijven functioneren voor hun beperkte productlijnen. Dit weerspiegelt ook de uitdagingen om tot één integraal bedrijfsbeeld van deze applicaties en datasets te komen, om analyses te vergemakkelijken.

De gemiddelde kenniswerker besteedt 1,8 uur per dag aan het zoeken naar informatie. In de verzekeringssector kan dit aantal zelfs hoger zijn vanwege de ongewoon grote hoeveelheid content (zoals formulieren en claims) bij een typische verzekeringsorganisatie.

Alle content migreren naar één systeem zodat verzekeringsprofessionals uniforme toegang hebben tot alle informatie lijkt onwaarschijnlijk. Zo’n project zou miljoenen euro’s kosten en jaren duren, met verstoring van bestaande workflows tot gevolg. Het zou bovendien uiterst risicovol zijn gezien de mate waarin deze systemen zijn geïntegreerd met andere IT-systemen.

Eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringen Uitdaging #2: Het Gebruik van Meerdere Apparaten

De informatie die verzekeringsprofessionals nodig hebben en gebruiken is niet het enige bezit dat verspreid is over een groot ecosysteem. De verzekeringsprofessionals zelf zijn verspreid over het hele land en, bij grotere bedrijven, wereldwijd. Sommige medewerkers werken op kantoor. Andere medewerkers werken onderweg of in het veld. De diversiteit aan werkplekken vereist een diversiteit aan apparaten.

De gemiddelde mobiele medewerker heeft tegenwoordig drie mobiele apparaten bij zich: een smartphone, een tablet en een laptop. Om nuttig te zijn, moeten al deze apparaten – zelfs de privé-apparaten van medewerkers – toegang hebben tot de data die medewerkers dagelijks creëren, beoordelen en beheren. Data synchroniseren over apparaten kan echter complex zijn als die data is opgesloten in diverse on-premise en cloudgebaseerde content systemen met verschillende wachtwoorden en toegangsrechten. Toegang tot deze systemen op afstand via VPN’s vergroot de complexiteit nog verder, vooral op mobiele apparaten waar VPN-toegang berucht omslachtig en traag is.

Natuurlijk geldt: hoe meer apparaten klantgegevens en persoonlijk identificeerbare informatie (PII) bevatten, des te groter het risico dat een van deze apparaten verloren raakt of wordt gestolen en gevoelige informatie blootstelt aan onbevoegde gebruikers.

De Oplossing

Het Kiteworks platform voor beveiligde bestandsoverdracht en governance maakt eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringsprofessionals mogelijk door te integreren met legacy content systemen en alle content beschikbaar te stellen aan geautoriseerde gebruikers, ongeacht waar of op welk apparaat ze toegang hebben.

Belangrijke functies die eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekeringsprofessionals mogelijk maken zijn onder andere:

• beveiligde Microsoft Outlook-plugin
• beveiligde webmappen met hetzelfde gebruiksgemak als consumenten-apps voor bestandsoverdracht
• dedicated mobiele apps voor iOS en Android
• beveiligde Microsoft Office en Office 365-plugins voor Word, Excel en PowerPoint
• enterprise-plugins voor Salesforce, iManage en Microsoft SharePoint
• Onbeperkte bestandsgroottes

Meer dan 15 miljoen zakelijke gebruikers en 2.500 van ’s werelds toonaangevende ondernemingen – waaronder OneAmerica, AAA, Kaiser Permanente, Tower Group, Chubb en andere verzekeringsmaatschappijen – vertrouwen op Kiteworks om mensen eenvoudig te verbinden met bedrijfsinformatie vanaf elk apparaat.

Wil je meer weten over eenvoudige bestandsoverdracht voor verzekerings- en andere financiële sector professionals met Kiteworks? Plan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.