Beveiligde bestandsoverdracht voor de zorg

De zorgsector is steeds afhankelijker geworden van digitale technologie om beschermde gezondheidsinformatie te delen met patiënten, verzekeringsmaatschappijen en tussen artsen en netwerken. Dit heeft geleid tot de noodzaak van veilige oplossingen voor bestandsoverdracht die patiëntendossiers, verzekeringsclaims, MRI-scans en andere gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of diefstal. In deze Blog Post bespreken we het belang van beveiligde bestandsoverdracht in de zorg, de risico’s van onveilige bestandsoverdracht en beste practices voor het implementeren van veilige bestandsoverdracht die voldoet aan de regelgeving in de sector, met name de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act.

Belang van beveiligde bestandsoverdracht in de zorg

Nu zorgverleners overstappen op elektronische patiëntendossiers (EHR), elektronische medische dossiers (EMR) en andere digitale systemen, wordt de behoefte aan veilige bestandsoverdracht cruciaal. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kan gevoelige PHI worden gecompromitteerd, wat kan leiden tot identiteitsdiefstal, verzekeringsfraude, financiële verliezen, rechtszaken en reputatieschade.

Beveiligde bestandsoverdracht beschermt niet alleen patiëntgegevens, maar stelt zorgverleners ook in staat om efficiënter en effectiever informatie te delen. Met een veilige oplossing voor bestandsoverdracht kunnen zorgprofessionals samenwerken binnen diverse zorgomgevingen, het risico op fouten verkleinen, de patiëntresultaten verbeteren en de algehele productiviteit verhogen.

Risico’s van onveilige bestandsoverdracht in de zorg

Onveilige bestandsoverdracht verwijst naar het overdragen of delen van bestanden via onbeveiligde kanalen of platforms die kwetsbaar zijn voor ongeautoriseerde toegang of cyberaanvallen. Onveilige bestandsoverdracht stelt gevoelige informatie bloot aan cybercriminelen, hackers en andere ongeautoriseerde gebruikers, die deze informatie kunnen gebruiken voor kwaadaardige activiteiten zoals identiteitsdiefstal, financiële fraude of reputatieschade. Enkele risico’s van onveilige bestandsoverdracht in de zorg zijn:

• Ongeautoriseerde toegang tot PHI: Wanneer PHI via onbeveiligde kanalen wordt gedeeld, is het kwetsbaar voor onderschepping door onbevoegden. Man-in-the-middle aanvallen, credential stuffing-aanvallen en sessie hijacking kunnen leiden tot identiteitsdiefstal, verzekeringsfraude of andere vormen van financiële schade.
• Malware en virussen: Het delen van bestanden via onbeveiligde kanalen kan zorgverleners ook blootstellen aan malware- en ransomware-aanvallen, die hun systemen kunnen infecteren en patiëntgegevens in gevaar brengen.
• Slechte administratie: Wanneer bestanden zonder de juiste controles worden gedeeld, is het lastig om bij te houden wie toegang heeft gehad en wanneer. Dit leidt tot slechte administratie en een gebrek aan verantwoordelijkheid.
• Datalekken: Bij een datalek in de zorg kunnen patiëntgegevens verloren gaan of gestolen worden, wat leidt tot verlies van vertrouwen, juridische en financiële gevolgen en reputatieschade.

Beperkingen van traditionele methoden voor bestandsoverdracht in de zorg

Traditionele methoden voor bestandsoverdracht, zoals e-mail en fax, zijn niet langer toereikend voor de behoeften van de zorgsector. Deze methoden zijn vaak niet versleuteld en onveilig, waardoor PHI kwetsbaar is voor onderschepping, diefstal of verlies. Ze missen ook de benodigde functies voor samenwerking en efficiënt delen, waardoor ze inefficiënt zijn en foutgevoelig.

Soorten beveiligde bestandsoverdracht voor de zorg

Beveiligde bestandsoverdracht is belangrijk voor bedrijven in elke sector, maar is vooral essentieel in de zorg vanwege de gevoeligheid van PHI en de strenge privacywetgeving die is ingevoerd om PHI te beschermen. Er zijn diverse soorten systemen voor beveiligde bestandsoverdracht beschikbaar, elk met hun eigen voordelen en nadelen. Deze omvatten:

Cloud-gebaseerde systemen voor bestandsoverdracht in de zorg

De afgelopen jaren kiezen zorgverleners steeds vaker voor cloud-gebaseerde oplossingen voor bestandsoverdracht, die meer veiligheid, flexibiliteit en schaalbaarheid bieden. Cloud-gebaseerde oplossingen maken gebruik van geavanceerde encryptie en gebruikersauthenticatie om PHI te beschermen, en bieden toegangscontroles en audittrail om gebruikersgedrag te volgen en te monitoren.

Systemen worden gehost in beveiligde datacenters, waar ze worden beschermd door meerdere lagen van beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie, firewalls en toegangscontroles. Cloud-gebaseerde oplossingen bieden eenvoudige inzet, schaalbaarheid en kostenefficiëntie, waardoor ze aantrekkelijk zijn voor zorgverleners van elke omvang.

On-premise oplossingen voor bestandsoverdracht in de zorg

On-premise oplossingen voor bestandsoverdracht worden geïnstalleerd op lokale servers, waar ze nauwer kunnen worden aangepast en beheerd. On-premise oplossingen bieden meer controle en privacy, maar vereisen toegewijd IT-personeel en kunnen duurder zijn om te implementeren en te onderhouden. On-premise oplossingen bieden meer controle en maatwerk, maar zijn vaak duurder en vragen om toegewijd IT-personeel voor het onderhoud.

Hybride systemen voor bestandsoverdracht in de zorg

Hybride systemen combineren de voordelen van zowel cloud-gebaseerde als on-premise oplossingen. Hybride systemen kunnen worden aangepast aan specifieke beveiligings- en compliancevereisten, terwijl ze de flexibiliteit en schaalbaarheid van cloud-gebaseerde oplossingen bieden.

Gezien de risico’s van traditionele methoden voor bestandsoverdracht, moeten zorgverleners en hun zakelijke partners beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht implementeren die voldoen aan HIPAA, HITECH en andere relevante regelgeving en beste practices. Het niet naleven hiervan kan leiden tot juridische en financiële gevolgen, evenals schade aan reputatie en het vertrouwen van patiënten.

Beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht in de zorg

Nu de risico’s van het onveilig delen van PHI door zorgorganisaties en hun zakelijke partners duidelijk zijn, bekijken we enkele beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht die deze organisaties kunnen toepassen om PHI en de privacy van patiënten te beschermen.

Encryptie ter bescherming van PHI tijdens overdracht en opslag

Encryptie is een essentieel onderdeel van beveiligde bestandsoverdracht in de zorg, omdat het ervoor zorgt dat gegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Zorgverleners en hun zakelijke partners moeten geavanceerde encryptietechnieken gebruiken, zoals AES-256 Encryptie, om te waarborgen dat PHI vertrouwelijk blijft wanneer het wordt gedeeld, opgeslagen of geraadpleegd.

Toegangscontrole voor het beveiligen van PHI

Toegangscontrolemechanismen, zoals rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) of op attributen gebaseerde toegangscontrole (ABAC: Attribute Based Access Control), moeten worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige gegevens. Toegangscontrole moet regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt om personeelswisselingen en functiewijzigingen te weerspiegelen.

Audittrail voor het volgen van PHI binnen en buiten de organisatie

Audittrail is belangrijk voor het volgen en monitoren van gebruikersgedrag in systemen voor beveiligde bestandsoverdracht. Zorgverleners en hun zakelijke partners moeten audittrail implementeren die gebruikersactiviteiten registreert, waaronder bestandsraadpleging, downloads, uploads, delen en wijzigingen. Audittrail moet regelmatig worden beoordeeld door interne auditors en GRC-professionals om verdachte activiteiten te detecteren en hierop te reageren die kunnen leiden tot een datalek.

Multi-factor authenticatie

Multi-factor authenticatie is een beveiligingsmechanisme waarbij gebruikers meerdere vormen van authenticatie moeten geven voordat ze toegang krijgen tot gevoelige gegevens. Zorgverleners moeten multi-factor authenticatie implementeren, zoals twee-factor authenticatie of biometrische authenticatie, om te waarborgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot PHI.

Back-ups van gegevens

Regelmatige back-ups van gegevens zijn belangrijk om de impact van gegevensverlies of diefstal te minimaliseren. Zorgverleners moeten regelmatige back-ups van gegevens uitvoeren op veilige, externe locaties, zodat gegevens snel kunnen worden hersteld bij een beveiligingsincident of systeemstoring.

Beveiligde bestandsoverdracht voor naleving van HIPAA en andere regelgeving voor gegevensbeveiliging

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een federale wet die in 1996 is aangenomen om nationale standaarden vast te stellen voor de bescherming van PHI. HIPAA-nalevingsvereisten omvatten het implementeren van administratieve, fysieke en technische maatregelen om PHI te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik en openbaarmaking.

Beste practices om HIPAA-naleving te bereiken via beveiligde bestandsoverdracht

Om HIPAA-naleving te bereiken, moeten zorgverleners en hun zakelijke partners beleid en procedures implementeren die beste practices weerspiegelen voor de bescherming van PHI. Dit omvat het implementeren van beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht, het geven van regelmatige training en informatie aan personeel, en het uitvoeren van regelmatige risicobeoordelingen en audits.

Andere relevante regelgeving voor gegevensbeveiliging

Naast HIPAA en HITECH moeten zorgverleners en hun zakelijke partners vaak ook voldoen aan andere regelgeving voor gegevensbeveiliging, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA). Zorgverleners dienen juridisch en regulatoir advies in te winnen om te waarborgen dat ze aan alle relevante regelgeving voldoen.

Factoren om te overwegen bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht in de zorg

Bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht ter bescherming van PHI en de privacy van patiënten, moeten zorgverleners diverse factoren overwegen, waaronder:

• Beveiligingsfuncties: De oplossing moet gebruikmaken van geavanceerde encryptie en gebruikersauthenticatie om PHI te beschermen. Daarnaast moet de oplossing integreren met andere beveiligingsoplossingen zoals preventie van gegevensverlies (DLP: Data Loss Prevention), advanced threat prevention (ATP), content disarm and reconstruction (CDR) en anderen. Tot slot moet de oplossing worden ingezet in een beveiligde omgeving, zoals on-premise, in een private cloud of FedRAMP virtual private cloud voor maximale bescherming van PHI.
• Naleving van regelgeving: De oplossing moet voldoen aan alle relevante regelgeving, zoals HIPAA, HITECH en GDPR.
• Gebruiksgemak: De oplossing moet eenvoudig te beheren en te gebruiken zijn (ook voor niet-technische gebruikers) en integreren met bestaande workflows om verstoring van de bedrijfsvoering te voorkomen en efficiëntie te bevorderen of te behouden.
• Maatwerk: De oplossing moet aanpasbaar zijn aan specifieke beveiligings- en compliancevereisten, evenals workflows en use cases.
• Schaalbaarheid: De oplossing moet kunnen opschalen om te voldoen aan de behoeften van zorgverleners van elke omvang.

Vergelijking van toonaangevende oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht voor zorgverleners

Er zijn veel beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht beschikbaar voor zorgverleners en hun zakelijke partners. Enkele van de beste oplossingen zijn:

Box

Box is een cloud-gebaseerde oplossing voor bestandsoverdracht die geavanceerde encryptie en gebruikersauthenticatie biedt, evenals naleving van HIPAA en andere regelgeving. Box is bovendien aanpasbaar en schaalbaar, waardoor het een populaire keuze is voor zorgverleners van elke omvang.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile is een hybride oplossing voor bestandsoverdracht die geavanceerde encryptie en gebruikersauthenticatie biedt, evenals naleving van HIPAA en andere regelgeving. ShareFile is ook aanpasbaar en schaalbaar, waardoor het een goede keuze is voor zorgverleners die een oplossing nodig hebben die op hun specifieke behoeften kan worden afgestemd.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive is een cloud-gebaseerde oplossing voor bestandsoverdracht die geïntegreerd is met Microsoft Office-producten. OneDrive biedt geavanceerde encryptie en gebruikersauthenticatie, evenals naleving van HIPAA en andere regelgeving. OneDrive is bovendien aanpasbaar en schaalbaar, waardoor het een goede keuze is voor zorgverleners die Microsoft Office-producten gebruiken.

Kiteworks Secure File Sharing voor de zorg

De beveiligde bestandsoverdracht van Kiteworks voor de zorg stelt medisch personeel, medewerkers, patiënten en partners in staat om veilig en efficiënt PHI te delen en samen te werken via meerdere apparaten, platforms en gebruikers. Granulaire toegangscontrole, geavanceerde encryptie, bestandsmonitoring en éénklik HIPAA-compliancerapporten stellen organisaties in staat om PHI te beheren, beschermen en monitoren, en dit aan auditors te bewijzen.

Implementatie van beveiligde bestandsoverdracht in de zorg

Voordat zorgverleners een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht aanschaffen en implementeren, dienen zij de volgende stappen te nemen:

• Voer een PHI-risicobeoordeling uit: Zorgverleners moeten een risicobeoordeling uitvoeren om kwetsbaarheden en potentiële bedreigingen voor PHI te identificeren.
• Ontwikkel beleid en procedures ter bescherming van PHI: Zorgverleners moeten beleid en procedures ontwikkelen en implementeren die beste practices voor gegevensbeveiliging weerspiegelen.
• Personeel opleiden in het beschermen van PHI: Zorgverleners moeten regelmatig training en informatie bieden aan personeel, zodat zij zich bewust zijn van de risico’s van onveilige bestandsoverdracht en weten hoe ze de beveiligde oplossing correct gebruiken.

Technische vereisten en overwegingen bij het selecteren van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht in de zorg

Bij het implementeren van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht moeten zorgverleners rekening houden met de volgende technische vereisten en overwegingen:

• Integreert de beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht met bestaande systemen? De oplossing moet naadloos integreren met bestaande systemen zoals enterprise content management (ECM), customer relationship management (CRM) en enterprise resource planning (ERP) systemen en hun respectievelijke workflows.
• Beheert de beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht gebruikers adequaat om PHI te beschermen? De oplossing moet functies voor gebruikersbeheer bieden, zoals rolgebaseerde toegangscontrole en gebruikersauthenticatie.
• Classificeert en labelt de beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht PHI correct? Zorgverleners moeten gegevens classificeren en labelen om te waarborgen dat deze goed worden beschermd en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers. Het adopteren van een standaard zoals het National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) voor het identificeren, beschermen en herstellen van PHI en andere gevoelige informatie is een uitstekend begin.

Training en ondersteuning voor eindgebruikers van beveiligde bestandsoverdracht in de zorg

Zorgverleners moeten regelmatig training en ondersteuning bieden aan eindgebruikers, zodat zij begrijpen hoe ze de beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht correct en veilig gebruiken. Dit omvat training over gegevensclassificatie en labeling, gebruikersauthenticatie, toegangscontrole en audittrail. Zorgverleners moeten ook doorlopende ondersteuning bieden om gebruikers te helpen bij het oplossen van eventuele problemen.

Beveiligde bestandsoverdracht in de zorg en het behouden van HIPAA-naleving

Het behouden van naleving van regelgeving en het beperken van risico’s zijn essentieel voor de zorgsector. Zorgverleners en hun zakelijke partners moeten diverse strategieën implementeren om de beveiliging van PHI, de privacy van patiënten en HIPAA-naleving te waarborgen.

Strategieën voor het behouden van HIPAA-naleving

Zorgverleners die HIPAA-naleving moeten aantonen, dienen de volgende strategieën te implementeren:

• Voer regelmatig PHI-risicobeoordelingen en audits uit: Zorgverleners en hun zakelijke partners moeten regelmatig risicobeoordelingen en audits uitvoeren om kwetsbaarheden en potentiële bedreigingen voor PHI te identificeren.
• Stel beleid en procedures op, implementeer en handhaaf deze: Zorgverleners moeten beleid en procedures hebben die beste practices weerspiegelen voor PHI-beveiliging en HIPAA-naleving.
• Bied periodieke cybersecuritytraining en informatie om PHI te beschermen: Zorgverleners moeten regelmatig training en informatie bieden aan personeel, zodat zij de risico’s van onveilige bestandsoverdracht begrijpen en weten hoe ze een beveiligde oplossing correct gebruiken om PHI te beschermen en HIPAA-naleving aan te tonen.

Beperk het risico op datalekken met beveiligde bestandsoverdracht

Om de risico’s van het delen van PHI te beperken, moeten zorgverleners en hun zakelijke partners de volgende maatregelen nemen:

• Beperk toegang tot PHI: Zorgverleners moeten de toegang van personeel tot PHI beperken. Alleen behandelend artsen, verpleegkundigen en medewerkers die bij een specifieke patiënt betrokken zijn, mogen toegang hebben tot het dossier van die patiënt.
• Voer regelmatig audits en beoordelingen van beveiligde bestandsoverdracht uit: Zorgverleners en hun zakelijke partners moeten hun oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht en processen voor bestandsoverdracht regelmatig beoordelen en auditen om verdachte activiteiten te detecteren en hierop te reageren.
• Stel back-up- en herstelmaatregelen voor PHI in: Zorgverleners moeten uitgebreide back-up- en herstelmaatregelen implementeren om de impact van verlies of diefstal van PHI te minimaliseren.
• Beoordeel en evalueer beveiligingsmaatregelen regelmatig: Zorgverleners moeten hun beveiligingsmaatregelen regelmatig beoordelen en evalueren om te waarborgen dat deze effectief en actueel blijven. Dit omvat het uitvoeren van regelmatige risicobeoordelingen en audits, het beoordelen van toegangscontrole en gebruikersauthenticatie, en het bijwerken van beleid en procedures waar nodig.

Kiteworks Secure File Sharing voor de zorg: de beste keuze voor het beschermen van PHI en het aantonen van HIPAA-naleving

Het Kiteworks Private Content Network biedt diverse functies en mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht die veiligheid, controle en beheer prioriteren voor de bescherming van PHI en HIPAA-naleving. Mogelijkheden zijn onder meer end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie, granulaire toegangscontrole en monitoring van bestandsactiviteiten. Kiteworks is ontworpen voor maximale beveiliging en bescherming, met onder andere een Hardened Virtual Appliance, veilige inzetopties zoals on-premise, private cloud en FedRAMP, integraties met de beveiligingsinfrastructuur van uw organisatie zoals preventie van gegevensverlies (DLP), advanced threat prevention (ATP), content disarm and reconstruction (CDR), Lightweight Directory Access Protocol en Active Directory (LDAP/AD), security information and event management (SIEM) en meer. Deze mogelijkheden zorgen ervoor dat de inhoud die zorgprofessionals delen met patiënten en partners altijd veilig blijft, zelfs bij externe toegang of via mobiele apparaten.

Kiteworks stelt beheerders ook in staat om toegangsrechten en vervaldatums voor bestanden in te stellen en gebruikersactiviteiten te volgen en te auditen. Dit niveau van controle zorgt ervoor dat PHI en andere gevoelige inhoud alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers en niet beschikbaar is na de ingestelde vervaldatum. Daarnaast kunnen gebruikers op elk moment de toegang tot bestanden of mappen intrekken. Tot slot zorgen uitgebreide audit logs ervoor dat alle activiteiten rondom bestandsoverdracht worden gevolgd en vastgelegd voor compliance en eDiscovery.

Wilt u meer weten over hoe Kiteworks zorgorganisaties helpt om gevoelige PHI te beschermen en HIPAA-naleving aan te tonen? Plan vandaag nog een gepersonaliseerde demo.