9 Beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht voor professionele dienstverleners

Zakelijke dienstverleners hebben vaak te maken met gevoelige en vertrouwelijke gegevens, zoals financiële administratie, juridische documenten en medische dossiers. Daarom is het waarborgen van beveiligde bestandsoverdracht essentieel om het vertrouwen van klanten te behouden en hun gevoelige informatie te beschermen. In deze Blog Post bespreken we waarom beveiligde bestandsoverdracht belangrijk is voor zakelijke dienstverleners, de risico’s van onveilige bestandsoverdracht, beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht en waar je op moet letten bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht.

Waarom is beveiligde bestandsoverdracht belangrijk voor zakelijke dienstverleners?

Beveiligde bestandsoverdracht is om diverse redenen cruciaal voor zakelijke dienstverleners. Ten eerste helpt het de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te waarborgen, wat met name belangrijk is in sectoren als juridisch, financieel en zorg. Ten tweede beschermt beveiligde bestandsoverdracht tegen datalekken, die kunnen leiden tot reputatieschade, juridische aansprakelijkheid en financiële verliezen. Tot slot is beveiligde bestandsoverdracht vaak een wettelijke vereiste voor zakelijke dienstverleners, omdat zij moeten voldoen aan wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals de GDPR, HIPAA en de California Consumer Privacy Act (CCPA).

Risico’s van onveilige bestandsoverdracht voor zakelijke dienstverleners

Onveilige bestandsoverdracht brengt aanzienlijke risico’s met zich mee voor zakelijke dienstverleners, waarvan datalekken het grootste zijn. Wanneer bestanden zonder de juiste encryptie worden gedeeld, kan iedereen ze tijdens verzending onderscheppen, wat resulteert in ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie. Deze informatie kan klantgegevens, financiële informatie en vertrouwelijke bedrijfsdata omvatten. Het meest recente M-Trends Report van Mandiant bevestigt het risico dat datadiefstal een groeiend doelwit is voor cybercriminelen en malafide staten: het aandeel datadiefstal binnen alle incidenten steeg van 29% naar 40%. Het decoderen van bestanden werd tegelijkertijd als techniek gezien in 27,3% van de cyberaanvallen.

Een datalek kan financiële verliezen veroorzaken door juridische boetes, verlies van opdrachten en schade aan de reputatie van de organisatie. Identiteitsdiefstal is een ander risico dat gepaard gaat met onveilige bestandsoverdracht. Als een aanvaller toegang krijgt tot persoonlijke informatie, zoals namen, adressen en burgerservicenummers, kan deze informatie worden gebruikt voor identiteitsdiefstal.

Onveilige bestandsoverdracht kan ook leiden tot financiële verliezen. Als een aanvaller toegang krijgt tot financiële informatie, kan deze worden gebruikt voor fraude en diefstal van geld. Dit kan aanzienlijke financiële verliezen veroorzaken voor zowel de klant als de zakelijke dienstverlener.

Onveilige bestandsoverdracht kan ook reputatieschade veroorzaken voor de zakelijke dienstverlener. Als er een datalek plaatsvindt, kunnen klanten het vertrouwen in het vermogen van het bedrijf om hun gevoelige informatie te beschermen verliezen. Dit kan leiden tot verlies van opdrachten en schade aan de reputatie van het bedrijf.

Om deze risico’s te beperken, moeten zakelijke dienstverleners beveiligde bestandsoverdracht implementeren, zoals encryptie, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits.

Beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht voor zakelijke dienstverleners

Hieronder staan negen beste practices die zakelijke dienstverleners kunnen volgen om beveiligde bestandsoverdracht te waarborgen:

1. Gebruik encryptie voor bestandsoverdracht

Encryptie is het proces waarbij gegevens worden omgezet in een code die alleen door geautoriseerde partijen kan worden gelezen. Encryptie zorgt ervoor dat data veilig blijft tijdens verzending en opslag. Zakelijke dienstverleners moeten encryptie toepassen op alle bestanden met gevoelige informatie.

2. Stel toegangscontrole in voor bestandsoverdracht

Toegangscontrole beperkt wie toegang heeft tot gevoelige informatie. Zakelijke dienstverleners moeten toegangscontrole implementeren zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie. Toegangscontrole kan bestaan uit met wachtwoord beveiligde bestanden of het verlenen van toegang aan specifieke personen.

3. Gebruik beveiligde protocollen voor bestandsoverdracht

Bij het verzenden van content via beveiligde bestandsoverdracht moeten zakelijke dienstverleners beveiligde protocollen gebruiken, zoals Secure File Transfer Protocol (SFTP) of File Transfer Protocol Secure (FTPS), om te garanderen dat data veilig wordt verzonden. Deze protocollen versleutelen data tijdens verzending en bieden een beveiligde verbinding tussen verzender en ontvanger.

4. Train medewerkers in beveiligde protocollen voor bestandsoverdracht

Menselijke fouten zijn een veelvoorkomende oorzaak van datalekken. Zakelijke dienstverleners moeten hun medewerkers informeren over beveiligde bestandsoverdracht, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het niet delen van gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen.

5. Voer regelmatig audits uit en update beveiligingsmaatregelen voor bestandsoverdracht

Zakelijke dienstverleners moeten hun beveiligingsmaatregelen regelmatig auditen om te waarborgen dat deze actueel en effectief zijn. Dit omvat het updaten van software, het herzien van toegangscontrole en het monitoren van activiteit in logs die verband houden met bestandsoverdracht.

6. Voer regelmatig audits uit van gebruikersaccounts en rechten voor bestandsoverdracht

Het regelmatig auditen van gebruikersaccounts en rechten is essentieel voor het behouden van de veiligheid van bestandsoverdracht. Dit houdt in dat gebruikersaccounts en rechten periodiek worden gecontroleerd om te waarborgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot gevoelige informatie.

7. Stel vervaldatums in voor gedeelde links

Het instellen van vervaldatums voor gedeelde links is een effectieve manier om het risico op ongeautoriseerde toegang tot bestanden te verkleinen. Dit houdt in dat er een tijdslimiet wordt ingesteld voor gedeelde links, waarna deze niet langer toegankelijk zijn.

8. Gebruik geofencing voor bestandsoverdracht

Geofencing is een belangrijk hulpmiddel voor bestandsoverdracht omdat het veilige en gecontroleerde toegang tot bestanden mogelijk maakt op basis van de fysieke locatie van gebruikers. Door virtuele grenzen rond specifieke gebieden in te stellen, kan geofencing de toegang tot bepaalde bestanden binnen die grenzen beperken. Dit is vooral nuttig voor bedrijven of organisaties die gevoelige informatie moeten delen met geautoriseerd personeel op specifieke locaties.

Geofencing zorgt ervoor dat bestanden alleen toegankelijk zijn voor degenen die geautoriseerd zijn, en voorkomt ongeautoriseerde toegang van buiten het aangewezen gebied. Het biedt ook een extra beveiligingslaag en controle voor bedrijven die gevoelige data moeten beheren, omdat ze de toegang kunnen beperken op basis van de locatie van de gebruiker.

9. Stel governance-tracking, controles en rapportage in voor bestandsoverdracht

Governance-tracking, controles en rapportage zijn cruciale onderdelen van bestandsoverdracht. Een gebrek aan controle kan de databeveiliging in gevaar brengen en gevoelige informatie blootstellen aan onbevoegden. Governance-tracking stelt organisaties in staat om toegang tot gedeelde bestanden te monitoren en beheren, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige data. Controles zorgen ervoor dat de juiste beveiligingsmaatregelen aanwezig zijn, zoals encryptie, wachtwoorden en andere beschermingen. Rapportage stelt bedrijven in staat om bedreigingen en kwetsbaarheden te identificeren en direct actie te ondernemen om risico’s te beperken. Met het toenemende aantal datalekken is het belangrijk om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen voor de veiligheid van gedeelde bestanden.

Naleving en regelgeving voor beveiligde bestandsoverdracht

Zakelijke dienstverleners die zich bezighouden met bestandsoverdracht moeten voldoen aan diverse regelgeving en standaarden die gericht zijn op gegevensbescherming en privacy. Twee van de meest prominente regelgevingen zijn de GDPR en HIPAA, maar er zijn ook andere van toepassing, zoals de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), de Personal Data Protection Act (PDPA), de Australische privacyprincipes en diverse Amerikaanse privacywetten op staatsniveau, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA).

De GDPR, ingevoerd in 2018, is een verordening van de Europese Unie die gegevensbescherming en privacy regelt voor individuen binnen de EU. Het geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken en opslaan, ongeacht waar de organisatie gevestigd is. Onder de GDPR zijn zakelijke dienstverleners verplicht om expliciete toestemming te verkrijgen van personen voordat hun persoonsgegevens worden verwerkt. Ze moeten er ook voor zorgen dat de data veilig, accuraat en up-to-date is. Niet-naleving van de GDPR kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, die kunnen oplopen tot 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet van de organisatie of €20 miljoen, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

HIPAA daarentegen is een Amerikaanse federale wet die de privacy en beveiliging van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) regelt. Deze wet geldt voor alle organisaties die PHI verwerken, waaronder zakelijke dienstverleners die zorggerelateerde diensten leveren. HIPAA vereist dat organisaties administratieve, fysieke en technische maatregelen implementeren om PHI te beschermen. Ook moeten organisaties schriftelijke toestemming verkrijgen van personen voordat hun PHI aan derden wordt verstrekt. Niet-naleving van HIPAA kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, die kunnen oplopen tot $1,5 miljoen per overtreding.

Het spreekt voor zich dat zakelijke dienstverleners ook moeten voldoen aan andere regelgeving en standaarden, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) en de Federal Information Security Management Act (FISMA), afhankelijk van het type data dat zij verwerken.

De gevolgen van niet-naleving van deze regelgeving kunnen ernstig zijn, zowel juridisch als financieel. Naast de eerder genoemde boetes kan niet-naleving ook leiden tot reputatieschade en verlies van opdrachten. Klanten maken zich steeds meer zorgen over de veiligheid van hun data en kiezen eerder voor bedrijven die kunnen aantonen dat ze aan deze regelgeving voldoen.

Hoe zakelijke dienstverleners beveiligde bestandsoverdracht kunnen integreren

Het integreren van beveiligde bestandsoverdracht in de bedrijfsprocessen van zakelijke dienstverleners kan samenwerking verbeteren, workflows stroomlijnen en productiviteit optimaliseren. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen voor het integreren van beveiligde bestandsoverdracht in bedrijfsprocessen:

1. Integratie van beveiligde bestandsoverdracht in de totale bedrijfsstrategie

Zakelijke dienstverleners moeten beveiligde bestandsoverdracht opnemen in hun totale bedrijfsstrategie. Dit houdt in dat ze vaststellen welke type informatie beveiligde bestandsoverdracht vereist en welke beveiligingsmaatregelen daarvoor nodig zijn.

2. Gebruik van bestandsoverdracht voor samenwerking en communicatie tussen teamleden

Effectieve samenwerking en communicatie tussen teamleden zijn essentieel voor succesvolle bestandsoverdracht. Zakelijke dienstverleners moeten gebruikmaken van samenwerkingshulpmiddelen en duidelijke communicatiekanalen opzetten om efficiënte bestandsoverdracht te bevorderen.

3. Workflows stroomlijnen en productiviteit optimaliseren met beveiligde bestandsoverdracht

Beveiligde bestandsoverdracht kan helpen om workflows te stroomlijnen en productiviteit te optimaliseren door handmatige processen te elimineren en de tijd die nodig is om bestanden te delen te verkorten. Zakelijke dienstverleners moeten identificeren waar beveiligde bestandsoverdracht efficiëntie en productiviteit kan verbeteren.

4. Implementatie van beleid en procedures voor beveiligde bestandsoverdracht

Om beveiligde bestandsoverdracht te waarborgen, moeten zakelijke dienstverleners beleid en procedures implementeren. Dit omvat het instellen van toegangscontrole, het gebruik van encryptie voor gevoelige bestanden en het informeren van medewerkers over beveiligde bestandsoverdracht.

Het integreren van beveiligde bestandsoverdracht in bedrijfsprocessen vereist een holistische aanpak. Zakelijke dienstverleners moeten hun totale bedrijfsstrategie overwegen en vaststellen waar beveiligde bestandsoverdracht samenwerking kan verbeteren, workflows kan stroomlijnen en productiviteit kan optimaliseren. Ze moeten ook beleid en procedures opstellen om te waarborgen dat data veilig blijft tijdens verzending en opslag.

Effectieve communicatie en samenwerking tussen teamleden zijn essentieel voor succesvolle bestandsoverdracht. Zakelijke dienstverleners moeten samenwerkingshulpmiddelen inzetten om bestandsoverdracht te faciliteren en duidelijke communicatiekanalen opzetten zodat teamleden de juiste beveiligingsmaatregelen voor het delen van bestanden begrijpen.

Hoe kies je een beveiligd systeem voor bestandsoverdracht

Beveiligde systemen voor bestandsoverdracht zijn essentieel voor bedrijven en individuen die regelmatig gevoelige informatie uitwisselen met klanten of collega’s. Met zoveel opties kan het kiezen van het juiste systeem een uitdaging zijn.

Checklist van belangrijke factoren om te overwegen

De volgende checklist is een goed startpunt voor organisaties die opties voor bestandsoverdracht beoordelen:

1. Encryptie van bestandsoverdracht

Zorg ervoor dat het systeem voor bestandsoverdracht sterke encryptiemethoden gebruikt, zoals AES-256 Encryptie, om je data te beschermen tijdens verzending en opslag.

2. Toegangscontrole voor bestandsoverdracht

Kies een systeem waarmee je kunt bepalen wie toegang heeft tot je bestanden, met opties voor wachtwoordbeveiliging, tijdsgebonden toegang en de mogelijkheid om toegang op elk moment in te trekken.

3. Gebruikersbeheer bij bestandsoverdracht

Zorg ervoor dat het systeem eenvoudig en efficiënt gebruikersbeheer mogelijk maakt, met opties voor het toevoegen en verwijderen van gebruikers, het instellen van rechten en het aanmaken van gebruikersgroepen.

4. Integratie van bestandsoverdracht

Overweeg de compatibiliteit van het systeem met andere software en tools die je gebruikt, zoals cloudopslagplatforms, samenwerkingshulpmiddelen en projectmanagementsoftware.

5. Audittrail van bestandsoverdracht

Kies een systeem dat gedetailleerde audittrails biedt, inclusief informatie over wie bestanden heeft geopend, wanneer en vanaf welke locatie.

6. Technische ondersteuning van de leverancier van bestandsoverdracht

Let op het niveau van klantenservice en technische ondersteuning die door de aanbieder van het systeem wordt geboden.

7. Nalevingsmogelijkheden van bestandsoverdracht

Controleer of het systeem voldoet aan regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals GDPR, HIPAA, FISMA, PCI DSS of CCPA.

Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht voor zakelijke dienstverleners

In de huidige verbonden wereld genereren bedrijven veel gevoelige content die veilig gedeeld moet worden. Zakelijke dienstverleners werken met vertrouwelijke documenten over financiële plannen, juridische stukken, fusies en overnames, en meer. Het Kiteworks Private Content Network is de beste oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht om diverse redenen.

Ten eerste biedt Kiteworks een eenvoudige en veilige manier om privé-informatie te delen. Met Kiteworks kunnen bestandseigenaren bepalen met wie ze bestanden en mappen delen en toegangsniveaus instellen, variërend van alleen-lezen tot downloaden, uploaden en bewerken. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat gevoelige documenten vertrouwelijk blijven en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

Ten tweede wordt samenwerking eenvoudiger met Kiteworks. Dankzij de naadloze integratie van het platform met e-mail, mobiel, kantoor- en bedrijfsapplicaties is het eenvoudig om toegang te krijgen tot bestanden en mappen, wat de productiviteit verhoogt. De beveiligde samenwerkingsfunctie stelt medewerkers in staat om een document te openen vanuit elke bedrijfsrepository, vanaf elk apparaat, waar dan ook. Daarnaast integreert Kiteworks e-mailcollaboratie met gedeelde mapcollaboratie, waardoor medewerkers wereldwijd samen aan projecten kunnen werken met elke gebruiker.

Ten derde biedt Kiteworks virtuele dataruimten (VDR’s) voor grote bedrijfsevenementen zoals fusies, overnames, beursgangen en rechtszaken. Deze gebeurtenissen vereisen volledige vertrouwelijkheid, en de virtuele dataruimten van Kiteworks stellen raden van bestuur, directieleden en strategische partners in staat om samen te werken met het hoogste niveau van beveiliging en naleving. Bedrijfssecretarissen of juridisch adviseurs beheren de toegang tot de dataruimte strikt door het afdwingen van identiteit van externe gebruikers, multi-factor authentication en het instellen van vervaldatums voor bestanden en mappen.

Ten vierde maken beveiligde boardroom-communicaties op Kiteworks het mogelijk voor bestuurders, leidinggevenden en bedrijfssecretarissen om gevoelige content veilig, efficiënt en in overeenstemming met auditors en toezichthouders te delen. Alle e-mails en bijlagen worden versleuteld, en de toegang tot mappen wordt gecontroleerd door granulaire toegangsrechten die strikt worden afgedwongen met multi-factor authentication.

Tot slot is content governance cruciaal in de huidige regelgevende omgeving. Kiteworks biedt inzicht in alle bestandsactiviteiten, waardoor organisaties verdachte activiteiten kunnen detecteren en actie kunnen ondernemen bij afwijkingen, evenals verouderde en ongebruikte mappen en bestanden kunnen identificeren. Het platform helpt bedrijven ook om naleving aan te tonen met CMMC, HIPAA, GDPR en vele andere privacyregelgeving.

Zakelijke dienstverleners hebben behoefte aan beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht die vertrouwelijke content beschermen en de productiviteit verhogen. Het Kiteworks Private Content Network biedt de perfecte oplossing met functies als beveiligd delen, samenwerking, virtuele dataruimten, beveiligde boardroom-communicatie, content governance en naleving van regelgeving. De eenvoudige en veilige manier van delen van privé-informatie, gecombineerd met de naadloze integratie met e-mail, mobiel, kantoor- en bedrijfsapplicaties, verhoogt de productiviteit en waarborgt vertrouwelijkheid.

Wil je meer weten over hoe Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht biedt voor verzekeringsmaatschappijen en andere organisaties in de financiële sector? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.