Beveiligde bestandsoverdracht voor advocatenkantoren en advocaten: waarborging van vertrouwelijkheid in het compliance-tijdperk

Advocatenkantoren en advocaten delen dagelijks vertrouwelijke informatie met hun cliënten online. Nu cyberdreigingen toenemen, is het waarborgen van de beveiliging van gevoelige informatie een topprioriteit geworden. In deze Blog Post leer je enkele van de beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht met juridische cliënten, waaronder encryptie, wachtwoordbeveiliging en veilige protocollen voor bestandsoverdracht.

De risico’s van onveilige bestandsoverdracht

Advocatenkantoren en advocaten die zich bezighouden met onveilige bestandsoverdracht brengen zowel hun cliënten als het kantoor onnodig in gevaar. De gevolgen van onveilige bestandsoverdracht zijn ernstig. Onveilige bestandsoverdracht kan bijvoorbeeld leiden tot een datalek, waarbij gevoelige informatie zoals financiële gegevens, persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), en natuurlijk vertrouwelijke juridische documenten worden gecompromitteerd. Onveilige bestandsoverdracht die resulteert in een datalek kan leiden tot een nalevingsschending, financiële boetes, rechtszaken en reputatieschade. Het kan ook, mogelijk onherstelbaar, de relatie tussen het kantoor en zijn cliënten schaden. Hier volgt een nadere blik op enkele risico’s die samenhangen met onveilige bestandsoverdracht en voorbeelden van hoe deze advocatenkantoren, advocaten en hun cliënten kunnen treffen.

Verlies van vertrouwelijke informatie

Een van de grootste risico’s van advocatenkantoren en advocaten die onveilige bestandsoverdracht gebruiken, is het verlies van vertrouwelijke informatie. Advocatenkantoren en advocaten verwerken, bewaren, verzenden en delen bijna dagelijks gevoelige informatie met cliënten, rechtbanken, wederpartijen en andere vertrouwde partners. Gevoelige inhoud kan bestaan uit arbeidsovereenkomsten, faillissementsdocumenten, zorgdossiers, auteursrechten- en octrooiaanvragen en nog veel meer. Als hackers deze gevoelige informatie onderscheppen, kan dit aanzienlijke gevolgen hebben, waaronder financiële verliezen, rechtszaken, reputatieschade, nalevingsschendingen en meer. De Panama Papers waren bijvoorbeeld een enorme datalek in 2016 waarbij meer dan 11 miljoen vertrouwelijke documenten van een Panamees advocatenkantoor werden gelekt. De documenten toonden aan hoe het kantoor rijke individuen en organisaties hielp bij het opzetten van offshore-rekeningen en brievenbusfirma’s om belastingen te ontwijken en hun vermogen te verbergen. Het lek leidde tot internationale aandacht en onderzoeken en resulteerde in het aftreden van diverse prominente personen en politici.

Schending van het cliënt-advocaatprivilege

Onveilige bestandsoverdracht kan ook leiden tot een schending van het cliënt-advocaatprivilege. Advocaten hebben een wettelijke plicht om de informatie van hun cliënten vertrouwelijk te houden. Een datalek dat voortkomt uit onveilige bestandsoverdracht, zoals een advocaat die per ongeluk vertrouwelijke informatie met de verkeerde cliënt deelt, kan de relatie tussen cliënt en advocaat onherstelbaar beschadigen. Gevolgen kunnen zijn: omzetverlies, reputatieschade, nalevingsschendingen, rechtszaken en meer.

Cyberaanvallen en malware-infecties

Onveilige bestandsoverdracht vergroot ook het risico op cyberaanvallen en malware-infecties. Hackers kunnen kwaadaardige software gebruiken of cyberaanvallen uitvoeren, zoals man-in-the-middle aanvallen, om toegang te krijgen tot gevoelige informatie en juridische praktijken te verstoren. Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld slachtoffer worden van een ransomware-aanval en de toegang tot kritieke bestanden en systemen verliezen, waardoor advocaten projectdeadlines missen, zaken niet kunnen behandelen of cliënten niet efficiënt en effectief kunnen bedienen.

Gecompromitteerde dataintegriteit

Onveilige bestandsoverdracht kan ook de integriteit van gegevens aantasten. Als bestanden tijdens overdracht of opslag worden gemanipuleerd, bijvoorbeeld wanneer een onbevoegde gebruiker een contract wijzigt nadat het is goedgekeurd, kan dit een project ontsporen. Dit kan de professionele of zelfs ethische reputatie van een advocatenkantoor ondermijnen. Problemen met dataintegriteit als gevolg van onveilige bestandsoverdracht kunnen ook leiden tot rechtszaken, financiële gevolgen en reputatieschade. 

Nalevingsproblemen

Onveilige bestandsoverdracht kan ook leiden tot het niet naleven van sectorregels. Veel sectoren, zoals de zorg en de financiële sector, hebben strikte regels voor het opslaan en delen van vertrouwelijke informatie. Als een advocatenkantoor niet voldoet aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) of een regionale privacywet zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) of de California Consumer Privacy Act (CCPA), kan dit aanzienlijke juridische, financiële en reputatiegevolgen hebben.

Beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht

Er zijn diverse beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht die advocatenkantoren en advocaten kunnen volgen om de privacy van hun cliënten te beschermen, gevoelige informatie te waarborgen en een reputatie van integriteit te behouden. Deze beste practices omvatten onder andere:

Encryptie

Door encryptietechnieken te gebruiken, kunnen juridische praktijken gevoelige informatie beschermen, zelfs als deze in verkeerde handen valt. AES-256 Encryptie is een krachtig middel om gevoelige cliëntinformatie te beschermen waar deze is opgeslagen. Een andere techniek is encryptie van gegevens tijdens overdracht, zoals TLS 1.2, waarmee bestanden worden versleuteld wanneer ze tussen een advocaat en cliënt worden gedeeld. Een populaire techniek is end-to-end encryptie, waarmee gevoelige e-mails en bestanden versleuteld blijven vanaf het moment dat ze de outbox van de verzender verlaten tot ze de inbox van de ontvanger bereiken. Dit is vooral nuttig voor vertrouwelijke informatie, zoals financiële of medische dossiers.

Wachtwoordbeveiliging

Wachtwoordbeveiliging is een cruciaal onderdeel van beveiligde bestandsoverdracht. Wachtwoorden moeten sterk en uniek zijn, met een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens. Wachtwoorden moeten bovendien regelmatig worden gewijzigd, bijvoorbeeld elke 90 dagen, om onbevoegde toegang te voorkomen. Daarnaast moeten juridische praktijken overwegen om wachtwoordbeleid te implementeren waarin minimale wachtwoordlengtes en complexiteit worden vereist en beleid dat gebruikers blokkeert na meerdere mislukte pogingen. Door sterke wachtwoorden te gebruiken en wachtwoordbeleid te hanteren, kunnen juridische praktijken het risico op datalekken verkleinen en ervoor zorgen dat alleen bevoegde partijen toegang hebben tot gevoelige informatie.

Twee-factor authenticatie

Twee-factor of multi-factor authenticatie is een extra beveiligingslaag die advocatenkantoren en advocaten kunnen inzetten om gevoelige cliëntinhoud te beschermen tegen onbevoegde toegang. Twee-factor authenticatie vereist een extra verificatiemiddel naast een wachtwoord, zoals een sms-code naar een mobiel apparaat of een biometrische scan. Door twee vormen van authenticatie te eisen, kunnen advocatenkantoren en advocaten het risico op wachtwoordaanvallen, zoals credential stuffing en brute-force aanvallen, verkleinen en ervoor zorgen dat alleen bevoegde partijen toegang krijgen tot gevoelige informatie. Twee-factor authenticatie is vooral nuttig voor medewerkers die op afstand werken en mogelijk gevoelige gegevens buiten kantoor moeten benaderen.

Veilige protocollen voor bestandsoverdracht

Tijdens een bestandsoverdracht kunnen advocatenkantoren en advocaten gevoelige informatie beschermen door gebruik te maken van Secure File Transfer Protocol (SFTP) om het risico op een datalek te verkleinen. Veilige protocollen voor bestandsoverdracht zoals SFTP en HTTPS zijn essentieel voor beveiligde bestandsoverdracht. Deze protocollen gebruiken data-encryptie om bestanden tijdens overdracht te beschermen, zodat onbevoegden geen bestanden of inhoud kunnen onderscheppen. HTTPS is bijvoorbeeld een specifieke versie van HTTP die encryptie gebruikt om webverkeer te beveiligen.

Regelmatige software-updates en patches

Regelmatig software updaten en beveiligingspatches installeren is essentieel voor beveiligde bestandsoverdracht. Software-updates bevatten vaak noodzakelijke beveiligingspatches die kwetsbaarheden aanpakken en beschermen tegen potentiële dreigingen. Advocatenkantoren en advocaten moeten ervoor zorgen dat alle software, waaronder besturingssystemen, platforms voor bestandsoverdracht en systemen die gevoelige inhoud verwerken of opslaan, zoals customer relationship management (CRM) en enterprise resource planning (ERP) systemen, regelmatig worden bijgewerkt en gepatcht. Daarnaast moeten advocatenkantoren en advocaten overwegen om software te gebruiken die specifiek is ontworpen voor beveiligde bestandsoverdracht, aangezien deze oplossingen vaak geavanceerde beveiligingsfuncties bevatten die beschermen tegen potentiële dreigingen.

Training en educatie van teamleden

Training en educatie van teamleden zijn cruciale aspecten van beveiligde bestandsoverdracht. Alle medewerkers moeten worden geïnformeerd over het herkennen en vermijden van dreigingen zoals phishing-e-mails. Advocatenkantoren moeten advocaten en personeel regelmatig cybersecurity-awareness trainingen aanbieden, waaronder beste practices voor wachtwoordbeheer, het herkennen van potentiële dreigingen en het toepassen van beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht. Daarnaast moeten advocatenkantoren overwegen om een cybersecuritybeleid te implementeren waarin de beveiligingspraktijken en verwachtingen van de organisatie worden beschreven.

Gebruikers toegangsbeheer

Gebruikers toegangsbeheer is een essentieel onderdeel van beveiligde bestandsoverdracht. Advocatenkantoren en advocaten moeten ervoor zorgen dat alleen bevoegde medewerkers, bijvoorbeeld alleen advocaten en personeel die aan specifieke dossiers of zaken zijn toegewezen, toegang hebben tot gevoelige inhoud. Ook moet de duur van de toegang tot gevoelige inhoud worden beperkt. Zodra een project of zaak is afgerond, is het onwaarschijnlijk dat personeel, opdrachtnemers of vertrouwde derden nog toegang nodig hebben. Bestanden en mappen moeten daarom worden beschermd met een vervaldatum.

Monitoring en auditing

Monitoring en auditing zijn essentieel voor het waarborgen van de beveiliging van vertrouwelijke juridische informatie. Een goede oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht moet de toegang tot gevoelige bestanden monitoren en alle gebruikersacties loggen, zoals wie wat naar wie en wanneer heeft gestuurd. Deze informatie ondersteunt dataintegriteit, naleving van regelgeving en helpt bij het identificeren van verdachte activiteiten.

Waar advocatenkantoren en advocaten op moeten letten bij een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht

Het kiezen van de juiste oplossing voor bestandsoverdracht is cruciaal voor advocatenkantoren en advocaten om de vertrouwelijkheid tussen advocaat en cliënt te waarborgen. Hier zijn enkele factoren om rekening mee te houden bij het selecteren van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht:

Robuuste beveiligingsfuncties

Beveiliging moet de hoogste prioriteit hebben bij beveiligde bestandsoverdracht met juridische cliënten. Kies voor een oplossing voor bestandsoverdracht die robuuste beveiligingsfuncties biedt, zoals encryptie, wachtwoordbeveiliging en granulaire toegangscontrole. Deze beveiligingsfuncties helpen om onbevoegde toegang, datalekken en gegevensverlies te voorkomen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat de gekozen oplossing voldoet aan de gegevensbeschermings- en nalevingsvereisten van je organisatie. Werk je bijvoorbeeld met cliënten in de zorg, dan moet je voldoen aan HIPAA. Kies daarom voor een oplossing voor bestandsoverdracht die HIPAA-naleving ondersteunt en voldoet aan de noodzakelijke privacy- en beveiligingsvereisten.

Gebruiksgemak

Hoewel e-mail- en bestandsbeveiliging cruciaal zijn, moet de oplossing voor bestandsoverdracht ook gebruiksvriendelijk zijn. Het mag geen uitgebreide technische kennis vereisen en de gebruikersinterface moet eenvoudig te navigeren zijn. Een complexe oplossing voor bestandsoverdracht kan leiden tot inefficiëntie, verwarring en fouten bij medewerkers, waardoor men mogelijk een onveilige, niet-goedgekeurde consumentenapplicatie voor bestandsoverdracht gaat gebruiken. Kies daarom voor een intuïtieve oplossing voor bestandsoverdracht. De oplossing moet gebruikers in staat stellen om met slechts enkele klikken bestanden te uploaden, downloaden, openen, benaderen en delen. Daarnaast moet een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht duidelijke instructies en ondersteuning bieden om gebruikers snel op weg te helpen en productief te blijven.

Integratie met andere tools

De oplossing voor bestandsoverdracht moet integreren met andere tools die juridische professionals gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan integratie met iManage en andere document management systemen, e-mailclients en agenda’s. Deze integratie kan workflows stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Overweeg bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht welke andere tools je kantoor en advocaten dagelijks gebruiken, zoals Microsoft Outlook en Office 365, inclusief Microsoft OneDrive. Kies voor een oplossing die plugins biedt voor naadloze integratie met deze tools, zodat advocaten en personeel direct vanuit deze applicaties bestanden kunnen delen. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Schaalbaarheid

Advocatenkantoren moeten meer gebruikers en opslag kunnen toevoegen naarmate de organisatie groeit. De oplossing voor bestandsoverdracht moet daarom schaalbaar zijn om aan de veranderende behoeften van je organisatie te voldoen. Kies voor een oplossing die groei aankan en eenvoudig is te upgraden. Overweeg bij het selecteren van een oplossing voor bestandsoverdracht de huidige en toekomstige behoeften van je kantoor. Kies voor een oplossing die snel kan opschalen naarmate je organisatie groeit. Daarnaast moet de oplossing flexibele prijsplannen bieden waarmee je eenvoudig extra gebruikers en opslag kunt toevoegen wanneer dat nodig is.

Kosten

Bepaal welke functies en voordelen essentieel zijn voor je kantoor en kies een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht die aan die behoeften voldoet. De kosten van de oplossing voor bestandsoverdracht zijn ook een belangrijk aandachtspunt. Kies voor een oplossing die binnen je budget past en waar je waar voor je geld krijgt. Houd bij het selecteren van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht rekening met de totale eigendomskosten. Dit omvat de initiële en terugkerende kosten, zoals opslag, onderhoud en support. Kies voor een oplossing met een transparante prijsstructuur en een goede prijs-kwaliteitverhouding.

Beveiligde bestandsoverdracht voor advocatenkantoren en advocaten: een specialiteit van Kiteworks

Beveiligde bestandsoverdracht is een essentieel hulpmiddel voor advocatenkantoren en advocaten. De mogelijkheid om samen te werken aan gevoelige juridische documenten en deze inhoud te delen met partners en collega’s zonder concessies te doen aan de beveiliging, is van cruciaal belang voor het succes van elk kantoor. Het Kiteworks Private Content Network (PCN) biedt diverse mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht, waaronder virtuele dataruimten (VDR’s), beheerde bestandsoverdracht (MFT), samenwerking, boardroomcommunicatie en SFTP, om te voldoen aan de behoeften van moderne organisaties. Dubbele encryptie, uniforme zichtbaarheid, hardened virtual appliance, beveiligingsintegraties en inzetflexibiliteit bieden samen advocatenkantoren en advocaten een uitgebreide en robuuste bescherming van alle juridische inhoud.

Voor organisaties die het Kiteworks Private Content Network in de praktijk willen zien, inclusief de mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht, plan vandaag nog een klantdemo.