Beveiligd delen en opslaan van bestanden: Een uitgebreid overzicht
Beveiligd delen en opslaan van bestanden is de praktijk waarbij bestanden tussen twee of meer partijen op een beveiligde, beschermde en vertrouwelijke manier worden overgedragen. Zowel de verzender als de ontvanger moeten ervoor zorgen dat de inhoud tijdens het transport én bij opslag beschermd is. Beveiligd delen en opslaan van bestanden vereist zowel encryptie als authenticatie, evenals andere hulpmiddelen zoals digitale handtekeningen en digitale certificaten, om te garanderen dat de inhoud privé blijft en beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. In deze post wordt beveiligd delen en opslaan van bestanden uitgebreid besproken, en bieden we een compleet overzicht om gebruikers inzicht te geven in de diverse technologieën en technieken die worden gebruikt om inhoud te beschermen.
Wat is bestandsoverdracht en hoe werkt het?
Bestandsoverdracht en opslag is het proces waarbij digitale bestanden worden verspreid tussen meerdere gebruikers, apparaten of systemen via netwerken. In tegenstelling tot eenvoudige opslag, waarbij bestanden op één locatie blijven, maakt bestandsoverdracht het mogelijk om samen te werken en inhoud te verspreiden.
Op lokale netwerken wordt bestandsoverdracht meestal uitgevoerd via protocollen zoals SMB (Server Message Block), waarmee gebruikers toegang krijgen tot gedeelde mappen en schijven. Internetgebaseerde bestandsoverdracht maakt gebruik van protocollen zoals File Transfer Protocol (FTP), Secure File Transfer Protocol (SFTP) of HTTP/HTTPS voor overdracht via het web.
Cloud-bestandsoverdracht maakt gebruik van API’s en webservices om overal met een internetverbinding toegang te bieden, waarbij bestanden worden opgeslagen op externe servers die door dienstverleners worden beheerd.
Moderne systemen voor bestandsoverdracht combineren vaak meerdere protocollen en methoden om een naadloze gebruikerservaring te bieden en tegelijkertijd de beveiliging te waarborgen.
Inzicht in deze basisprincipes van bestandsoverdracht is essentieel voor het implementeren van de juiste beveiligingsmaatregelen, omdat gegevens zowel tijdens het transport tussen systemen als bij opslaglocaties beschermd moeten worden. Organisaties moeten rekening houden met encryptie, toegangscontroles en auditmogelijkheden bij het selecteren van oplossingen voor bestandsoverdracht, zodat gevoelige informatie gedurende het hele overdrachtsproces veilig blijft.
Belang van beveiligd delen en opslaan van bestanden
Oplossingen voor beveiligd delen en opslaan van bestanden zijn ontworpen om gevoelige inhoud te beschermen, terwijl gebruikers toch eenvoudig informatie kunnen delen en benaderen. Zo kunnen oplossingen de mogelijkheid bieden om inhoud te versleutelen voordat deze wordt opgeslagen of gedeeld. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde partijen toegang tot de gegevens hebben, waardoor deze veilig blijven voor kwaadwillenden. Beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht kunnen aanvullende beschermingsmaatregelen bevatten, zoals gebruikersauthenticatie en toegangscontrole, die ervoor zorgen dat alleen de bedoelde ontvangers toegang tot de inhoud hebben.
Organisaties moeten ook overwegen om beveiligd delen en opslaan van bestanden te integreren in hun contentbeveiligingsstrategie. Door beveiligde bestandsoverdracht en opslag op te nemen in het beveiligingsbeleid van een organisatie, wordt gegarandeerd dat inhoud alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers. Daarnaast moeten organisaties ervoor zorgen dat hun oplossingen voor bestandsoverdracht en opslag maatregelen bevatten om hun inhoud te beschermen tegen kwaadwillenden. Organisaties kunnen ook profiteren van het implementeren van strategieën voor preventie van gegevensverlies, zoals het instellen van strikte toegangscontroles, het continu monitoren van toegang tot inhoud en het regelmatig uitvoeren van audits op hun systemen en netwerken. Tot slot moeten organisaties hun medewerkers trainen in beste practices op het gebied van beveiliging, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van onbeveiligde netwerken, om ervoor te zorgen dat de inhoud die zij benaderen en delen veilig blijft.
De noodzaak van beveiligde bestandsoverdracht: veelvoorkomende beveiligingsrisico’s
Beveiligd delen en opslaan van waardevolle inhoud is een essentieel onderdeel om de integriteit van gevoelige en vertrouwelijke informatie te waarborgen. Het is cruciaal om waardevolle informatie te beschermen met de juiste tools en strategieën die zorgen voor een veilige overdracht en opslag van gegevens. Hoewel er veel voordelen zijn aan beveiligde bestandsoverdracht en opslag, zijn er enkele veelvoorkomende beveiligingsrisico’s en kwetsbaarheden die gevoelige inhoud kunnen blootstellen.
Gebrek aan juiste encryptie
Encryptie en encryptiesleutels bieden organisaties de fundamentele middelen om veilige communicatie tussen verzender en ontvanger te waarborgen. Zonder goede encryptie of beheer van encryptiesleutels kan inhoud worden onderschept, gewijzigd en misbruikt. Daarom moeten protocollen voor beveiligde bestandsoverdracht end-to-end encryptie en eigenaarschap van encryptiesleutels bevatten om veilige overdracht en opslag van inhoud te garanderen.
Ongeautoriseerde toegang
Zonder goede authenticatie kan een ongeautoriseerde gebruiker—of dit nu een interne medewerker, een onbedoelde ontvanger of een hacker is—toegang krijgen tot documenten en bestanden, waardoor de vertrouwelijkheid van gevoelige inhoud in gevaar komt. Het is belangrijk dat protocollen voor beveiligde bestandsoverdracht authenticatie en autorisatie vereisen om de inhoud te beschermen tegen potentiële aanvallers.
Zwakke wachtwoorden
Zwakke wachtwoorden kunnen eenvoudig worden gekraakt en gecompromitteerd, waardoor een aanvaller toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie. Het is belangrijk dat protocollen voor beveiligde bestandsoverdracht gebruikmaken van sterke wachtwoorden met een mix van hoofdletters, kleine letters, speciale tekens en cijfers.
Kwaadaardige software
Malware-aanvallen zijn ontworpen om beveiligingslekken uit te buiten en zo toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie. Het is essentieel om beveiligde anti-malwaresoftware te hebben die kwaadaardige software kan detecteren en verwijderen van het systeem.
Bedreigingen van binnenuit
Medewerkers of andere vertrouwde partijen kunnen toegang hebben tot gevoelige informatie, die kan worden misbruikt als deze niet goed is beveiligd. Het is belangrijk om effectieve toegangscontroles te implementeren om kwaadaardige bedreigingen van binnenuit te voorkomen.
Om inhoud tegen deze beveiligingsrisico’s te beschermen, is het belangrijk om beveiligde protocollen voor bestandsoverdracht en opslag toe te passen. Organisaties moeten de nieuwste beveiligingstools en technologieën gebruiken om de veilige overdracht en opslag van waardevolle gegevens te waarborgen. Daarnaast moeten ze hun systemen regelmatig auditen om potentiële beveiligingslekken te identificeren en maatregelen te nemen om hun gegevens te beschermen. Door de juiste beveiligingsprotocollen te implementeren, kunnen organisaties zorgen voor een veilige uitwisseling van vertrouwelijke informatie en de privacy van hun klanten beschermen.
Methoden voor beveiligde bestandsoverdracht
Beveiligde bestandsoverdracht is een belangrijk onderdeel van de moderne onderneming, en er zijn diverse methoden beschikbaar om gedeelde bestanden veilig te houden. Enkele van de populairste methoden voor beveiligde bestandsoverdracht zijn:
1. Versleutelde bestandsoverdracht: Versleutelde bestandsoverdracht is een veilige methode die gebruikmaakt van encryptietechnieken zoals SSL/TLS, RSA en AES-256 om gegevens te beschermen en beveiligen.
2. Wachtwoordbeveiligde bestandsoverdracht: Bij deze methode is een wachtwoord vereist om toegang te krijgen tot het bestand. De gebruiker moet het wachtwoord kennen, dat vervolgens wordt gebruikt om het bestand te versleutelen en ontoegankelijk te maken zonder dat wachtwoord.
3. Virtual Private Network (VPN): Een virtual private network (VPN) creëert een beveiligde verbinding tussen twee computers via het internet, waardoor gebruikers bestanden op een privé en veilige manier kunnen delen.
4. Beveiligde online opslag: Beveiligde online opslagdiensten bieden een extra beveiligingslaag bij bestandsoverdracht, zodat bestanden en inhoud veilig worden opgeslagen op een externe locatie.
5. Cloud-bestandsoverdracht: Cloudgebaseerde diensten voor bestandsoverdracht bieden een veilige, betrouwbare en gemakkelijke manier om grote bestanden en inhoud tussen meerdere gebruikers te versturen. Diensten zoals Dropbox en Google Docs zijn enkele van de populairste cloudoplossingen voor bestandsoverdracht.
6. Beveiligde e-mailencryptie: Beveiligde e-mailencryptie is een andere optie voor gebruikers om bestanden veilig en vertrouwelijk te delen. E-mails worden versleuteld en vervolgens door de bedoelde ontvanger ontsleuteld, zodat de inhoud veilig en vertrouwelijk blijft.
Beste cloudopslagopties voor beveiligde bestandsoverdracht
Bij het selecteren van een cloudopslagprovider voor beveiligde bestandsoverdracht moeten organisaties meerdere factoren evalueren om robuuste gegevensbescherming te waarborgen. Toonaangevende platforms zoals Box, Google Drive, Microsoft OneDrive en Dropbox Business bieden elk unieke beveiligingsmodellen en compliance-mogelijkheden.
Box biedt client-side encryptie, granulaire toegangscontroles en uitgebreide compliance-certificeringen, waaronder HIPAA, GDPR en FedRAMP. Het platform levert beveiliging op ondernemingsniveau met AES 256 encryptie en ondersteunt geavanceerde governancefuncties.
Google Drive for Business biedt server-side encryptie, tweefactorauthenticatie en geïntegreerde tools voor preventie van gegevensverlies (DLP), met sterke compliance-dekking waaronder SOC2- en ISO 27001-certificeringen.
Microsoft OneDrive for Business biedt opties voor end-to-end encryptie, advanced threat protection (ATP) en naadloze integratie met het beveiligingsecosysteem van Microsoft, waardoor het ideaal is voor organisaties die al gebruikmaken van Microsoft 365.
Dropbox Business biedt AES-256 encryptie, mogelijkheden voor remote wipe en uitgebreide auditlogs, met ondersteuning voor compliance met belangrijke regelgeving.
Bij het kiezen van een provider moeten organisaties prioriteit geven aan oplossingen die encryptie bieden tijdens transport en bij opslag, robuuste toegangscontroles, uitgebreide auditmogelijkheden en compliance-certificeringen die aansluiten bij hun branchevereisten. Overweeg factoren zoals vereisten voor dataresidentie, integratiemogelijkheden met bestaande systemen, gebruikerservaring en totale eigendomskosten bij het maken van uw keuze.
Vergelijking van diensten voor bestandsoverdracht: beveiligings- en compliancefuncties
- Kiteworks: End-to-end encryptie met door de klant beheerde sleutels, FIPS 140-3 Level 1 gevalideerde encryptie, uitgebreide certificeringen waaronder FedRAMP High Authorization, HIPAA-naleving, GDPR-naleving, CMMC 2.0-naleving, granulaire toegangscontroles met DLP-integratie, veilige inzetopties met competitieve prijzen voor gereguleerde sectoren.
- Citrix ShareFile: AES 256 encryptie, SOC 2 Type II, HIPAA, GDPR-naleving, rolgebaseerde toegangscontroles, native DLP-mogelijkheden, cloud- en on-premises inzetopties met prijsniveaus per gebruiker.
- Egnyte: Hybride cloud-encryptiemodel, HIPAA, GDPR, SOC 2-certificeringen, geavanceerde toegangscontroles met anomaliedetectie, geïntegreerde DLP en compatibiliteit met beveiligingstools van derden, flexibele inzet met prijsstelling op basis van opslag.
- Microsoft OneDrive for Business: Door Microsoft beheerde encryptie, uitgebreid complianceportfolio waaronder ISO 27001, HIPAA, GDPR, Azure AD-integratie voor toegangscontrole, Microsoft Purview DLP-integratie, cloud-native inzet met Microsoft 365-abonnementsprijzen.
Bij het evalueren van deze platforms moeten organisaties hun specifieke risicotolerantie, wettelijke vereisten en integratiebehoeften beoordelen. Sectoren met een hoog risico kunnen prioriteit geven aan door de klant beheerde encryptie en FedRAMP-naleving, terwijl anderen zich kunnen richten op naadloze integratie met bestaande productiviteitssuites en kosteneffectiviteit.
Beste practices voor beveiligd delen en opslaan van bestanden
Nu organisaties steeds verder digitaliseren, is het essentieel om het belang van beveiligd delen en opslaan van bestanden te begrijpen. Om vertrouwelijke gegevens te beschermen, moeten organisaties uitgebreide beveiligingsprotocollen implementeren, zoals sterke wachtwoorden, toegangscontrole voor gebruikers en multi-factor authenticatie. Organisaties moeten ook zorgen voor regelmatige back-ups en training en informatievoorziening voor medewerkers of teamleden. Laten we enkele van deze en andere beste practices voor beveiligd delen en opslaan van bestanden nader bekijken.
1. End-to-End Encryptie
End-to-end encryptie is een verplichte beste practice om beveiligd delen en opslaan van bestanden te waarborgen, omdat het voorkomt dat iemand meeluistert of knoeit met de gedeelde of opgeslagen inhoud. End-to-end encryptie versleutelt inhoud op het apparaat van de verzender en ontsleutelt deze pas wanneer deze door de bedoelde ontvanger wordt ontvangen. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang tot de gegevens hebben, zelfs als deze via een onbeveiligde externe server worden verzonden. Het voorkomt ook dat iemand de inhoud tijdens het transport kan monitoren of wijzigen. Door encryptie te gebruiken, kunnen organisaties gevoelige inhoud beschermen tegen externe bedreigingen en ongeautoriseerde toegang.
2. Multi-factor authenticatie
Multi-factor authenticatie is een beveiligingsmaatregel waarbij gebruikers twee of meer methoden moeten gebruiken om hun identiteit te verifiëren. Dit kan uiteenlopende technologieën omvatten, zoals wachtwoorden, biometrische of gezichtsherkenning, of tweefactorauthenticatie. Dit helpt om vertrouwelijke inhoud te beschermen en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
3. Digital Rights Management
Digital rights management (DRM) is een vorm van software die helpt om digitale inhoud te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en verspreiding. Het zorgt ervoor dat inhoud niet zonder toestemming wordt gekopieerd of gedeeld, en dat alleen geautoriseerde personen toegang tot en gebruik van de inhoud hebben. DRM helpt ook om datalekken te voorkomen en garandeert dat inhoud alleen door de juiste mensen wordt benaderd. Organisaties kunnen DRM-tools gebruiken om hun digitale inhoud te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en om te waarborgen dat inhoud alleen wordt gebruikt voor het beoogde doel.
4. Toegangscontrole
Toegangscontrolemechanismen zijn ook belangrijk voor beveiligd delen en opslaan van bestanden, omdat ze organisaties in staat stellen te bepalen wie toegang tot de inhoud heeft en deze toegang tot specifieke personen te beperken. Door veilige toegang tot inhoud en de systemen waarop deze inhoud staat mogelijk te maken, kunnen organisaties voorkomen dat ongeautoriseerde personen toegang krijgen, terwijl ze ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Daarnaast kunnen toegangscontrolemechanismen worden gebruikt om te garanderen dat inhoud alleen door de juiste mensen wordt benaderd, en niet door personen die daar geen toestemming voor hebben.
5. Content governance
Het aannemen van een robuust content governance-beleid is een andere beste practice voor beveiligd delen en opslaan van bestanden. Content governance-beleidsregels zijn bedoeld om te waarborgen dat inhoud veilig wordt gebruikt en opgeslagen, en dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Door zo’n beleid te hanteren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat inhoud zorgvuldig wordt behandeld en alleen door de juiste personen wordt benaderd. Het opzetten en onderhouden van een solide content governance-programma helpt organisaties ook te voldoen aan normen voor gegevensprivacy en gegevensbeveiliging, zoals het NIST Cybersecurity Framework (CSF). Bovendien kan een uitgebreid content governance-beleid organisaties helpen om hun digitale inhoud te beschermen tegen externe bedreigingen en ongeautoriseerde toegang.
6. Uitgebreide infrastructuurbeveiliging
Tot slot moeten organisaties diverse best-of-breed cyberbeveiligingstechnologieën inzetten om hun inhoud en systemen te beschermen tegen interne en externe bedreigingen. Technologieën omvatten firewalls, antivirussoftware, inbraakdetectiesystemen, identity & access management (IAM), content disarm and reconstruction (CDR), preventie van gegevensverlies (DLP), advanced threat protection (ATP) en meer. IT-organisaties moeten er ook voor zorgen dat deze technologieën up-to-date zijn, zodat kwetsbaarheden worden verholpen. Deze maatregelen helpen om inhoud te beschermen tegen externe bedreigingen en ongeautoriseerde toegang, en garanderen dat inhoud alleen wordt benaderd door de juiste personen, namelijk geautoriseerde interne gebruikers en bedoelde externe ontvangers. Door best-of-breed cyberbeveiligingstechnologieën te gebruiken, kunnen organisaties hun inhoud beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
7. Training en informatievoorziening
Tot slot is het essentieel dat organisaties training en informatievoorziening bieden aan medewerkers of teamleden, zodat zij het belang van beveiligd delen en opslaan van bestanden begrijpen. Organisaties moeten ook gedetailleerde beleidsregels en procedures opstellen om te waarborgen dat elke gebruiker de gevolgen van zijn of haar eigen handelen begrijpt. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle teamleden een duidelijk beeld hebben van de beveiligingsprotocollen en de nodige stappen kunnen nemen om vertrouwelijke gegevens te beschermen.
Zijn mijn gedeelde bestanden veilig?
De beveiliging van uw gedeelde bestanden hangt af van diverse kritieke factoren die zorgvuldig moeten worden geëvalueerd. De sterkte van de encryptie is fundamenteel – bestanden moeten worden beschermd met AES 256 encryptie, zowel tijdens het transport als bij opslag. Identiteitsverificatie via multi-factor authenticatie (MFA) zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot uw inhoud hebben.
Linkinstellingen zoals vervaldatums, downloadlimieten en wachtwoordbeveiliging voegen essentiële beveiligingslagen toe. Auditlogs bieden inzicht in wie welke inhoud wanneer heeft benaderd, zodat u verdachte activiteiten kunt monitoren.
Om uw deelinstellingen te valideren, volgt u deze beveiligingschecklist: schakel multi-factor authenticatie in voor alle gebruikers, stel automatische vervaldatums in voor gedeelde links, beperk downloadrechten waar mogelijk, vereis wachtwoordbeveiliging voor gevoelige bestanden, controleer toegangsrechten regelmatig, monitor auditlogs op ongebruikelijke activiteiten en zorg ervoor dat uw platform encryptie op ondernemingsniveau biedt.
Controleer daarnaast of uw dienst voor bestandsoverdracht voldoet aan relevante industrienormen en regelgeving. Hoewel geen enkel systeem volledig immuun is voor bedreigingen, verkleint het implementeren van deze proactieve governance-maatregelen uw risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang aanzienlijk, waardoor uw gevoelige informatie robuust wordt beschermd.
Kiteworks Secure File Sharing and Storage: Een klasse apart
Beveiligd delen van bestanden is een van de meest fundamentele activiteiten voor bedrijven. Het beschikken over een veilige, conforme en krachtige oplossing voor bestandsoverdracht biedt bedrijven de tools die ze nodig hebben om veilig, efficiënt en effectief te werken en te voldoen aan regelgeving en normen op het gebied van gegevensprivacy.
Het Kiteworks Private Content Network (PCN) stelt organisaties in staat om privé-inhoud te delen met vertrouwde derden via diverse beveiligde kanalen, zoals e-mail, bestandsoverdracht, virtuele dataruimten (VDR’s), samenwerking, beheerde bestandsoverdracht (MFT) en SFTP. Grote ondernemingen in sterk gereguleerde sectoren wereldwijd vertrouwen op Kiteworks voor een gebruiksvriendelijk platform voor beveiligde bestandsoverdracht met één set aan controles, governance-beleidsregels en veilige toegang tot gekoppelde enterprise content management-systemen (ECM) zoals Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint en SharePoint Online. De kernmogelijkheden van Kiteworks omvatten co-creatie via naadloze Microsoft Office-integratie, samenwerking met elke gebruiker, waar ook ter wereld, integratie van e-mailcollaboratie met gedeelde mappen en meer.
Wilt u meer weten over het Kiteworks-platform en de mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht met uitgebreide governance, compliance en bescherming? Plan dan vandaag nog een gepersonaliseerde demo in.