Beveiligd delen van bestanden voor Financial Conduct Authority (FCA) Naleving

Bestanden veilig delen is niet alleen een gemak, maar een absolute noodzaak. Dit geldt vooral voor gereguleerde sectoren zoals de zorgprocessen en de financiële sector. In het Verenigd Koninkrijk moeten bedrijven in de financiële sector voldoen aan strikte nalevingsregels die zijn opgesteld door de Financial Conduct Authority (FCA). Deze Blog Post gaat dieper in op beveiligde bestandsoverdracht voor FCA-naleving en behandelt belangrijke aspecten zoals de inherente risico’s, softwarefuncties van conforme oplossingen en de beste beschikbare oplossingen.

Wat is FCA-naleving?

De Financial Conduct Authority (FCA) is een organisatie die verantwoordelijk is voor het reguleren van in het VK gevestigde financiële bedrijven en het waarborgen van de integriteit van de financiële markten in het VK. De rol omvat het beschermen van consumenten, het stabiel houden van de sector en het bevorderen van gezonde concurrentie tussen financiële dienstverleners. FCA-naleving is cruciaal. Conforme organisaties werken met transparantie en eerlijkheid en bevorderen vertrouwen bij consumenten. Ze nemen ook effectieve maatregelen om het risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang tot gegevens te minimaliseren, zoals vereist door de FCA. Dit omvat het versleutelen van gevoelige gegevens, het gebruik van beveiligde bestandsoverdrachtmethoden, het bijhouden van gedetailleerde audittrails en meer. FCA-naleving is bovendien niet onderhandelbaar. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes en sancties, verlies van licentie, reputatieschade en mogelijke juridische stappen.

Risico’s van bestandsoverdracht voor financiële instellingen

Financiële instellingen verwerken dagelijks een grote hoeveelheid gevoelige informatie, zoals persoonlijk identificeerbare informatie (PII), klantaccountgegevens, contracten en creditcardtransacties. Bestandsoverdracht is een essentieel onderdeel van hun processen en hoewel het de efficiëntie verhoogt, brengt het ook aanzienlijke risico’s met zich mee. Enkele van de belangrijkste bedreigingen met betrekking tot bestandsoverdracht bij financiële instellingen zijn:

1. Datalekken: Ongeautoriseerde medewerkers, onbedoelde ontvangers en cybercriminelen kunnen toegang krijgen tot kritieke gegevens, wat kan leiden tot datalekken met aanzienlijke financiële verliezen en schade aan de reputatie van de instelling tot gevolg.

2. Nalevingsschendingen: Financiële instellingen vallen onder diverse regelgeving met betrekking tot de omgang met gevoelige gegevens. Onvoldoende bestandsoverdrachtpraktijken kunnen leiden tot niet-naleving van deze regelgeving, met boetes en sancties als gevolg.

3. Malware en virussen: Bestandsoverdracht kan het netwerk van de instelling blootstellen aan malware en virussen, wat grote schade kan veroorzaken aan de IT-infrastructuur en gevoelige gegevens in gevaar kan brengen.

4. Vertrouwelijke informatie lekken: Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kan bestandsoverdracht leiden tot het lekken van vertrouwelijke informatie, zowel intern als extern. Dit kan schadelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de instelling en kan ook juridische gevolgen hebben.

5. Hackers: Bestandsoverdracht opent een extra ingang voor hackers om het netwerk van een organisatie binnen te dringen. Eenmaal binnen kunnen ze gevoelige informatie stelen, processen verstoren of andere complicaties veroorzaken.

6. Dubbele informatie: Bestandsoverdracht kan ook meerdere kopieën van hetzelfde bestand aan het licht brengen. Dit kan leiden tot inconsistenties in data, verwarring en mogelijke fouten.

7. Gegevensverlies: Er bestaat ook een risico op het verliezen van cruciale informatie als gedeelde bestanden niet goed beveiligd en geback-upt zijn. In sommige gevallen is gegevensverlies onherstelbaar, wat de bedrijfsvoering en klantrelaties van de financiële instelling kan beïnvloeden.

Om deze risico’s te beperken, moeten financiële instellingen beschikken over robuuste beveiligingsmaatregelen en strikte protocollen voor bestandsoverdracht handhaven. Dit kan het gebruik van beveiligde bestandsoverdrachtplatforms omvatten, het implementeren van toegangscontroles, het regelmatig back-uppen van gegevens en het personeel opleiden in correcte bestandsoverdrachtpraktijken.

Gevolgen van niet-naleving van FCA

De FCA-richtlijnen vereisen het veilig verwerken en delen van gevoelige content binnen financiële instellingen. Niet-naleving kan ernstige gevolgen hebben. De FCA heeft de bevoegdheid om instellingen die klantgegevens niet beschermen te bestraffen, met boetes die kunnen oplopen tot miljoenen. Boetes kunnen ook het vertrouwen en de loyaliteit van klanten op de proef stellen, wat de reputatie van de instelling kan schaden. Daarnaast kan niet-naleving juridische gevolgen hebben, waaronder rechtszaken van individuen of organisaties die getroffen zijn door het datalek. Deze risico’s onderstrepen de noodzaak voor financiële instellingen om gebruik te maken van bestandsoverdracht- en geautomatiseerde bestandsoverdrachtplatforms die voldoen aan strikte nalevingsvereisten om gevoelige klantgegevens te beveiligen en te beschermen.

Beveiligde bestandsoverdracht en FCA-naleving

De beveiliging van gevoelige gegevens zoals klantdossiers is van het grootste belang voor financiële instellingen. De FCA verplicht financiële bedrijven om voldoende maatregelen te nemen om deze gegevens te beschermen. Door ervoor te zorgen dat bestanden veilig worden gedeeld—zowel intern als extern—kunnen bedrijven het risico op datalekken aanzienlijk verkleinen en voldoen aan de FCA-regelgeving.

Belangrijke elementen van beveiligde bestandsoverdracht

Beveiligde bestandsoverdrachtsoftware biedt een overvloed aan functies die financiële bedrijven helpen FCA-naleving aan te tonen. Voorbeelden zijn end-to-end encryptie, toegangscontroles, activiteitsmonitoring, multi-factor authentication, integraties voor preventie van gegevensverlies (DLP) en ondersteuning voor nalevingswetten zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), Cyber Essentials Plus en de Data Protection Act 2018. Elke functie zorgt voor de bescherming van gevoelige content, verhoogt de beveiliging en bevordert het vertrouwen tussen klanten en bedrijven. Laten we enkele van deze beveiligde bestandsoverdrachtfuncties nader bekijken.

End-to-end encryptie zorgt ervoor dat bestanden tijdens verzending beschermd zijn tegen onderschepping

In de praktijk betekent encryptie dat de gedeelde content wordt omgezet in een code, waardoor deze onleesbaar is als deze tijdens verzending wordt onderschept. End-to-end encryptie waarborgt de vertrouwelijkheid en integriteit van gedeelde content door deze te versleutelen vanaf het moment dat het het apparaat van de verzender verlaat tot het aankomt op de e-mailserver van de beoogde ontvanger. Hierdoor wordt het risico dat data wordt onderschept en gestolen drastisch verkleind, wat essentieel is voor het behouden van vertrouwen in beveiligde bestandsoverdracht.

Toegangscontroles stellen de bestandseigenaar in staat te bepalen wie welke bestanden mag zien

Toegangscontroles zijn de poortwachters van bestandsbeveiliging. Ze geven bestandseigenaren de mogelijkheid te bepalen wie bestanden met gevoelige content mag bekijken, bewerken of downloaden, en stellen zo duidelijke bevoegdheidsgrenzen vast. Door het aantal mensen dat met bestanden kan werken te beperken, wordt het risico op ongeautoriseerde toegang en datalekken aanzienlijk verminderd. Dit beschermt de integriteit van de content en waarborgt de privacyrechten van de betrokken partijen.

Activiteitsmonitoring en auditing geven organisaties inzicht in wie toegang heeft tot content en wat ermee gebeurt

De mogelijkheid om bestandsactiviteiten te volgen, zoals wie een bestand heeft geopend of gewijzigd en wanneer, of wie een bestand met wie heeft gedeeld en wanneer, biedt een broodnodig toezichtsniveau bij beveiligde bestandsoverdracht. Dit helpt organisaties verdachte activiteiten en potentiële beveiligingsdreigingen te detecteren, zodat snel en effectief kan worden ingegrepen. De transparantie en zichtbaarheid die activiteitsmonitoring en auditing bieden zijn essentieel voor het behouden van beveiliging, het voorkomen van datalekken en het aantonen van naleving van privacyregelgeving en -normen.

Multi-factor authentication voegt een extra beveiligingslaag toe

Multi-factor authentication fungeert als een extra beveiligingslaag die de reeds bestaande toegangscontroles versterkt. Het vereist dat gebruikers twee of meer vormen van identificatie verstrekken voordat ze toegang krijgen tot bestanden. Dit kan iets zijn dat ze weten (een wachtwoord), iets dat ze hebben (een mobiel apparaat) of iets dat ze zijn (een vingerafdruk). Door het moeilijker te maken om toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie, wordt de kans op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk verkleind.

Preventie van gegevensverlies (DLP) houdt gevoelige content veilig tegen verspreiding

Preventie van gegevensverlies-tools of -integraties zijn een essentieel onderdeel van een beveiligd bestandsoverdrachtsysteem, waarbij ze zorgvuldig alle potentieel risicovolle datastromen monitoren en blokkeren. Deze tools zijn gericht op het voorkomen dat gevoelige gegevens uitlekken of worden gestolen en bieden een proactieve oplossing om gegevens te beschermen tegen interne en externe bedreigingen. Het voordeel van DLP-tools is hun vermogen om gegevens te identificeren, classificeren en beveiligen op basis van gevoeligheidsniveau. Dit beschermt niet alleen privécontent, maar verkleint ook het risico op niet-naleving van privacywetten en regelgeving aanzienlijk.

Naleving van regelgeving

Tot slot is ondersteuning voor naleving van regelgeving een functie die niet mag ontbreken in een beveiligde bestandsoverdrachtoplossing. Deze functies zorgen ervoor dat financiële bedrijven blijven voldoen aan toezichthouders en regelgeving zoals de Financial Conduct Authority, de NIS 2-richtlijn, de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) en het EU-VS Data Privacy Framework. Met functies zoals het bijhouden van een gedetailleerd auditlog en het genereren van uitgebreide nalevingsrapporten kunnen bedrijven eenvoudig aantonen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten. Niet alleen worden zo alle datahandelingen gevolgd en vastgelegd, ook helpt het bedrijven om eventuele nalevingsproblemen snel te signaleren en op te lossen. Dit vermindert het risico op hoge boetes en sancties bij niet-naleving en vergroot tegelijkertijd het vertrouwen van klanten in de gegevensverwerking van het bedrijf.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van een FCA-conforme beveiligde bestandsoverdrachtoplossing:

Beste beveiligde bestandsoverdrachtoplossingen voor FCA-naleving

Het implementeren van beveiligde bestandsoverdrachtoplossingen is een vereiste voor bedrijven die FCA-naleving willen bereiken. Deze oplossingen bieden een combinatie van geavanceerde technologie, robuuste beveiliging en praktische functies om te zorgen dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan, terwijl ook eenvoudige en veilige bestandsoverdracht mogelijk blijft. Laten we enkele beschikbare opties bekijken.

1. Datto Workplace

Datto Workplace is een topkeuze voor bedrijven die FCA-naleving willen bereiken dankzij de enterprise-grade bestandsynchronisatie- en deelmogelijkheden. Deze oplossing legt de nadruk op beveiliging en biedt robuuste functies om gevoelige gegevens te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn encryptie, disaster recovery en multi-factor authentication. Datto Workplace kan echter duurder zijn dan andere opties en sommige gebruikers ervaren een steilere leercurve bij het begrijpen van de diverse functionaliteiten.

2. Citrix ShareFile

Citrix ShareFile biedt uitgebreide functies zoals remote wipe, apparaatvergrendeling en beperkingen op apps van derden. Deze functies geven organisaties controle over bestanden, zelfs wanneer apparaten verloren of gestolen zijn. Bovendien voldoen de uitgebreide auditmogelijkheden van ShareFile aan de FCA-vereisten door inzicht te geven in bestandsgebruik en wijzigingen. Het interface van Citrix ShareFile kan echter wat complex zijn voor nieuwe gebruikers en premiumfuncties kunnen tegen een hogere prijs beschikbaar zijn.

3. Box

Box is een populaire keuze voor bedrijven in de financiële sector en biedt tal van beveiligingsfuncties en uitgebreide integratiemogelijkheden. De beveiligde toegangsrechten, versiegeschiedenis en activiteitsregistratie bieden volledig inzicht in bestandsbeheer. Daarnaast vergroot de compatibiliteit met diverse apps van derden de operationele flexibiliteit. Trage uploadsnelheden en af en toe systeemstoringen worden echter genoemd als enkele beperkingen door sommige gebruikers.

4. Kiteworks

Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht biedt een geïntegreerde oplossing voor het veilig beheren en delen van bestanden via bestaande contentopslag. Het platform beschikt over robuuste functies zoals real-time auditing, rapportages en geavanceerde zoekmogelijkheden die het eenvoudig maken om specifieke data te vinden. De oplossing integreert naadloos met andere systemen voor enterprise content management, e-mailagents en opslagapparaten, waardoor het zeer veelzijdig is. Met Kiteworks kunnen organisaties eenvoudig hun bestanden beheren en delen, in real-time samenwerken met collega’s en overal, altijd en vanaf elk apparaat toegang krijgen tot bestanden. Bovendien is het platform zeer schaalbaar en aanpasbaar, waardoor bedrijven de oplossing kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften zonder concessies te doen aan de beveiliging van hun data.

5. Onehub

Onehub’s beveiligde cloudopslag- en deelservice biedt granulaire controle over bestandsrechten en gebruikersrechten. Dit geeft bedrijven de mogelijkheid te bepalen wie wanneer toegang heeft tot welke bestanden, een essentiële functie voor het behouden van naleving met FCA-standaarden. Onehub biedt ook real-time activiteitsmonitoring en waarschuwingen, zodat direct kan worden gereageerd op potentiële beveiligingsdreigingen. Dit platform is echter mogelijk minder gebruiksvriendelijk, vooral voor wie niet bekend is met cloudgebaseerde systemen, en de responstijden van de klantenservice worden soms als een aandachtspunt genoemd.

Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht voor FCA-naleving

Kiteworks maakt FCA-conforme beveiligde bestandsoverdracht mogelijk via het Private Content Network. Door communicatiekanalen zoals e-mail, bestandsoverdracht, file sharing, webformulieren en zelfs API’s te bundelen, stelt Kiteworks financiële organisaties in staat om alle bestandsactiviteiten te zien, volgen, beheren en beveiligen. Geavanceerde beveiligingsfuncties zijn onder andere granulaire toegangscontrole, multi-factor authentication, geautomatiseerde end-to-end encryptie en naadloze integratie met DLP, advanced threat protection (ATP), content disarm and reconstruction (CDR) en security information and event management (SIEM) oplossingen.

Aanvullende beveiligingsfuncties zijn flexibele, veilige inzetopties, waaronder on-premises, private, hybride en een FedRAMP Authorized virtual private cloud. Een hardened virtual appliance verkleint het aanvalsoppervlak voor alle communicatiekanalen van derden aanzienlijk. Het creëert ook een gesloten e-mailsysteem, versterkt door zichtbaarheid van bestandsactiviteiten en CDR- en ATP-integraties, om het risico op phishingaanvallen vrijwel te elimineren doordat Kiteworks-gebruikers zelf bepalen van wie ze e-mails willen ontvangen.

Wilt u meer weten over Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht voor FCA-naleving? Plan vandaag nog een aangepaste demo.