Meest veilige opties voor bestandsoverdracht voor ondernemingen & compliance

Op zoek naar de meest veilige opties voor bestandsoverdracht? Hier vind je de mogelijkheden, waar je op moet letten, hoe je opties vergelijkt en welke het beste is voor jouw onderneming.

Wat is beveiligde bestandsoverdracht? Beveiligde bestandsoverdracht betekent dat je op een privé manier data of bestanden verzendt of ontvangt van interne medewerkers en externe klanten. Dit type overdracht beschermt de informatie tegen delen met onbevoegde gebruikers of hackers en waarborgt de vertrouwelijkheid.

Waarom beveiligde bestandsoverdracht essentieel is voor ondernemingen

Beveiligde bestandsoverdracht is essentieel voor ondernemingen om de volgende redenen:

1. Bescherming van gevoelige informatie: Ondernemingen verwerken een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige en vertrouwelijke content, waaronder financiële administratie, klantgegevens, intellectueel eigendom, persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), en personeelsinformatie. Beveiligde bestandsoverdracht zorgt ervoor dat deze informatie beschermd blijft tegen onbevoegde toegang, diefstal en cyberbedreigingen.
2. Naleving van regelgeving: Veel sectoren en regio’s hebben privacywetgeving die organisaties verplicht om gevoelige content te beschermen en veilig op te slaan en te verzenden. Niet voldoen aan deze regelgeving kan leiden tot hoge boetes en juridische aansprakelijkheid. Beveiligde bestandsoverdracht helpt organisaties te voldoen aan deze vereiste en voorkomt sancties.
3. Samenwerking: In de digitale werkomgeving van vandaag is samenwerking cruciaal voor zakelijk succes. Beveiligde bestandsoverdracht stelt medewerkers, partners en klanten in staat om veilig bestanden en informatie te benaderen en uit te wisselen zonder concessies te doen aan de beveiliging. Dit bevordert betere samenwerking, productiviteit en groei.
4. Reputatie en vertrouwen: Datalekken en cyberaanvallen kunnen de reputatie en het vertrouwen van een organisatie bij klanten en partners ernstig schaden. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht helpen ondernemingen een sterke reputatie te behouden door belanghebbenden gerust te stellen dat hun content wordt beschermd.
5. Kostenbesparing: Een datalek of cyberaanval kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen voor een organisatie door juridische kosten, schikkingen, bedrijfsstilstand, herstel en reputatieschade. Beveiligde bestandsoverdracht kan deze incidenten helpen voorkomen en zo op de lange termijn geld besparen.

Al met al is beveiligde bestandsoverdracht essentieel voor ondernemingen om hun gevoelige content te beschermen, te voldoen aan regelgeving, samenwerking te bevorderen, een sterke reputatie te behouden en kosten te besparen. Het implementeren van een robuuste en veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet een topprioriteit zijn voor elke organisatie die met gevoelige informatie werkt.

Welke verschillende typen bestandsoverdracht zijn er?

Hoewel bestandsoverdracht en opslag duidelijke definities hebben, werken ze ook via diverse methoden die meer of minder veilig zijn (en die van invloed kunnen zijn op de naleving binnen ondernemingen):

• E-mail en USB-deling: Het spreekt voor zich, maar veel bedrijven vertrouwen nog steeds op verouderde middelen zoals e-mail en verwisselbare media om bestanden te delen. Dit werkt op kleine schaal, maar is zeker geen beste practice voor data-gedreven bedrijven. Dit geldt vooral voor bedrijven die werken met PII- of PHI-data waarvoor specifieke beveiligingsmaatregelen vereist zijn.
• File Transfer Protocol (FTP): Dit protocol is bijna net zo oud als het internet zelf en ondersteunt snelle bestandsoverdracht tussen twee computers. Elke computer kan bestanden verzenden en ontvangen via FTP zolang ze via een netwerk met elkaar verbonden zijn. Hoewel het een veelgebruikte overdrachtsmethode is, is het niet veilig. Er is geen end-to-end encryptie en data wordt onversleuteld over het internet verzonden. Gebruikers die echte beveiliging nodig hebben voor bestandsoverdracht maken daarom gebruik van FTP met SSL (FTPS) of SSH FTP (SFTP), afhankelijk van hun behoeften.
• Cloudopslag en -deling: Zowel consumenten als bedrijven gebruiken cloudopslagoplossingen om bestanden veilig te bewaren en samenwerking en toegang te ondersteunen. Deze platforms hebben doorgaans ingebouwde mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht en autorisatiebeheer.
• Peer-to-peer (P2P) delen: P2P-bestandsoverdracht werd populair in de jaren 90 en 2000 met netwerken als LimeWire, Napster en Kazaa. Veel van deze netwerken waren bedoeld voor legitieme bestandsoverdracht, maar werden al snel gebruikt (of speciaal ontwikkeld) voor het delen van auteursrechtelijk beschermd materiaal zoals muziek en films. Deze categorie omvat ook BitTorrent, een gedecentraliseerd en snel overdrachtsprotocol voor contentdistributie.
• Beheerde bestandsoverdracht (MFT): MFT is een afgeleide van beveiligde bestandsoverdracht. Waar beveiligde overdracht de veiligheid van bestandsoverdracht over een openbaar netwerk waarborgt, voegt MFT extra datavisibiliteit, beveiliging, automatisering en compliance-functionaliteiten toe om te voldoen aan de behoeften van ondernemingen.

Wat zijn de risico’s van bestandsoverdracht?

Hoewel het delen van een simpel document onschuldig lijkt, brengt het delen van bestanden binnen een onderneming of via een groter netwerk zoals het internet een aantal risico’s en uitdagingen met zich mee waar bedrijven rekening mee moeten houden.

1. Beveiliging. Een van de grootste risico’s van online bestandsoverdracht is beveiliging. Hackers kunnen overdrachten onderscheppen, meeluisteren met verbindingen of inbreken op bestandsservers die binnen een organisatie worden gebruikt. Dit is een groot probleem voor elke organisatie, maar vooral voor organisaties in gereguleerde sectoren zoals de zorg, financiële sector of overheidscontracten. Zonder een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht en -opslag loop je het risico malware en andere schadelijke software in je netwerk te introduceren. In het beste geval stel je je organisatie bloot aan potentieel gevaarlijke bestanden die je niet kunt traceren of volgen.
2. Naleving. De meeste beveiligingsregels vereisen een vorm van encryptie voor bestandsoverdracht en -opslag. Complexere regelgeving, zoals HIPAA, vereist ook de mogelijkheid om bestandsbeheer te traceren en gebruikers in het systeem te volgen, voor zover zij deze bestanden gebruiken. Heb je geen beveiligd systeem, dan ben je niet compliant. Werken buiten de compliance kan, en zal meestal, leiden tot zware sancties zoals hoge boetes en het verlies van de mogelijkheid om in die sector zaken te doen. Werk je in een gereguleerde sector, dan zijn beveiligde tools voor bestandsoverdracht onmisbaar.
3. Gebrek aan datatransparantie. Veel beveiligde oplossingen voor bestandssynchronisatie en -deling bieden functies zoals gebruikersauthenticatie en andere beveiligingsmaatregelen, waardoor je inzicht krijgt in hoe gebruikers met bestanden omgaan. Met een beveiligd systeem kun je erop vertrouwen dat gebruikers legitiem zijn en dat toegang gecontroleerd wordt, wat betekent dat je transparantie in het hele systeem kunt bieden.

Welke beveiligingsrisico’s bij bestandsoverdracht lopen producenten?

Bestandsoverdracht is een gangbare praktijk bij veel producenten. Het is een belangrijk zakelijk hulpmiddel waarmee producenten veilig ontwerpbestanden kunnen delen en samenwerken. Toch zijn er enkele beveiligingsrisico’s verbonden aan bestandsoverdracht waar rekening mee moet worden gehouden.

Ten eerste is onbevoegde toegang tot bestanden een serieus risico. Als een bestand niet goed is beveiligd, kan het eenvoudig worden geopend door iedereen met de juiste inloggegevens voor bestandsoverdracht. Systemen voor bestandsoverdracht moeten zo worden geconfigureerd dat een wachtwoord of een andere vorm van multi-factor authenticatie vereist is, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de bestanden. Daarnaast is het belangrijk om tools te gebruiken die data tijdens verzending versleutelen, zodat bestanden niet eenvoudig toegankelijk zijn of kunnen worden gemanipuleerd.

Ten tweede kunnen malware en virussen zich verspreiden via bestandsoverdracht. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen is het eenvoudig voor schadelijke software om ongemerkt te worden gedownload en geïnstalleerd op bedrijfscomputers. Om dit te voorkomen, moet op alle computers antivirussoftware draaien en moeten gedeelde bestanden worden gescand op virussen voordat ze worden geopend.

Ten derde kan onbedoeld datalekken een probleem zijn. Datalekken kunnen ontstaan wanneer een gevoelig bestand met de verkeerde persoon of groep wordt gedeeld, of als het bestand niet goed is beveiligd. Het is belangrijk om medewerkers te informeren over het belang van het beschermen van gevoelige bestanden en ervoor te zorgen dat alle gedeelde bestanden goed zijn beveiligd.

Tot slot is het belangrijk om alert te zijn op bedreigingen van binnenuit. Medewerkers met toegang tot systemen voor bestandsoverdracht kunnen in de verleiding komen hun privileges te misbruiken en gevoelige bestanden te delen met concurrenten of andere kwaadwillenden. Het is belangrijk om beleid op te stellen dat de toegang van medewerkers tot bestanden beperkt en om medewerkersactiviteiten rondom bestandsoverdracht te monitoren om mogelijke bedreigingen te identificeren.

Kortom, met de juiste beveiligingsmaatregelen kan bestandsoverdracht een krachtig zakelijk hulpmiddel zijn. Toch is het voor producenten belangrijk om zich bewust te zijn van de beveiligingsrisico’s en stappen te nemen om zich hiertegen te beschermen.

Waar moet je op letten bij een dienst voor bestandsoverdracht

Niet alle platforms voor bestandsoverdracht zijn gelijk. Er zijn diverse functies op het gebied van gebruik, toegang en beveiliging waar elk bedrijf op moet letten voordat het besluit ze te gebruiken.

Belangrijke functies om op te letten:

1. Toegangsbeheer, inclusief geavanceerde gebruikersrechten en organisatiebreed gebruikersbeheer.
2. Automatiseringsfuncties, zoals geautomatiseerde workflows, communicatie en logging. Automatisering kan ook samenwerken met beveiliging, integratie en toegangsbeheer.
3. Beveiligingsmaatregelen, waaronder geavanceerde end-to-end encryptie die voldoet aan of beter is dan de vereiste standaarden in jouw sector. Overweeg ook een oplossing die integreert met grotere beveiligingsautomatisering en risicobeheer.
4. Naleving. Verschillende sectoren vragen om verschillende compliance-raamwerken. Kies een dienst die kan aantonen dat deze binnen een bepaald raamwerk werkt, zoals HIPAA of FedRAMP.
5. Robuuste authenticatiefuncties, waaronder multi-factor en/of biometrische authenticatie.
6. Onbeperkte bestandsgrootte om grote bestanden (10 MB of meer) en unieke bestandstypen zoals .mp4, .wav, .mov, .psd en .flac te ondersteunen.
7. Integratie met diverse apparaten, inclusief mobiele apparaten zodat gebruikers onderweg toegang hebben tot bestanden zonder concessies aan de beveiliging.

Encryptie voor systemen voor bestandsoverdracht

Encryptie is een krachtig hulpmiddel voor beveiligde bestandsoverdracht. Het beschermt data door de inhoud van een bestand te versleutelen, zodat alleen iemand met de encryptiesleutel het kan lezen. Dit betekent dat als je bestand tijdens verzending wordt onderschept, de data onleesbaar blijft. Een ander voordeel van encryptie is dat alleen bevoegde partijen toegang hebben tot de data. Dit voorkomt dat onbevoegden gevoelige informatie uit een bestand kunnen halen. Daarnaast zorgt encryptie ervoor dat data tijdens verzending niet wordt gewijzigd, wat manipulatie of beschadiging door kwaadwillenden voorkomt. Kortom, encryptie biedt een extra beveiligingslaag voor systemen voor bestandsoverdracht en verdient sterke overweging.

De gevolgen van het niet gebruiken van encryptie bij bestandsoverdracht kunnen ernstig zijn. Zonder encryptie zijn bestanden kwetsbaar voor onderschepping en onbevoegde toegang. Dit betekent dat gevoelige informatie uit het bestand kan worden ingezien of gestolen door kwaadwillenden. Bovendien kunnen wijzigingen aan het bestand tijdens verzending het bestand beschadigen of corrumperen. Dit kan niet alleen leiden tot dataverlies, maar ook tot schade aan andere systemen. Tot slot kunnen bedrijven en organisaties zonder encryptie in strijd zijn met diverse sector- of overheidsregels, wat kan resulteren in hoge boetes of andere juridische stappen.

Waarom multi-factor authenticatie cruciaal is voor beveiligde bestandsoverdracht

Multi-factor authenticatie is cruciaal voor beveiligde bestandsoverdracht omdat het een extra beveiligingslaag toevoegt aan het authenticatieproces. Traditionele methoden zoals gebruikersnamen en wachtwoorden kunnen eenvoudig worden gecompromitteerd door cybercriminelen. Multi-factor authenticatie vereist echter dat de gebruiker twee of meer bewijzen levert om zijn identiteit aan te tonen. Dit kan iets zijn wat de gebruiker weet (zoals een wachtwoord), iets wat de gebruiker heeft (zoals een mobiele telefoon of beveiligingstoken), of iets wat de gebruiker is (zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning).

Door deze extra beveiligingslaag toe te voegen, maakt multi-factor authenticatie het voor cybercriminelen veel moeilijker om toegang te krijgen tot gevoelige content, zelfs als ze de inloggegevens van een gebruiker weten te bemachtigen.

Al met al is multi-factor authenticatie een essentiële beveiligingsmaatregel voor elke organisatie die wil garanderen dat gevoelige bestanden alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen. Het biedt een extra beveiligingslaag die het veel moeilijker maakt voor cybercriminelen om het systeem te kraken, en helpt beschermen tegen bedreigingen zoals phishing en social engineering-aanvallen. Daarnaast helpt het het risico op datalekken en andere beveiligingsincidenten te verkleinen.

Beveiligde bestandsoverdracht vs. beveiligde bestandsoverdracht

Beveiligde bestandsoverdracht verwijst naar het overbrengen van bestanden van de ene locatie of het ene apparaat naar een andere locatie of apparaat op een veilige manier, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de bestanden wordt gewaarborgd. Dit gebeurt doorgaans via encryptie- en authenticatieprotocollen. Beveiligde bestandsoverdracht vindt plaats via beheerde bestandsoverdracht (MFT) of via secure file transfer protocol (SFTP).

Beveiligde bestandsoverdracht verwijst daarentegen naar het delen van bestanden met anderen op een veilige manier, zonder concessies te doen aan de beveiliging van de bestanden. Dit gebeurt meestal via beveiligde online platforms of tools waarmee gebruikers veilig kunnen samenwerken en bestanden kunnen delen.

Hoewel beide vormen van beveiligde bestandsoverdracht betrekking hebben op het veilig overdragen van bestanden, zit het belangrijkste verschil in het doel en de context van de overdracht. Beveiligde bestandsoverdracht wordt meestal gebruikt om grote hoeveelheden bestanden te verzenden, voor eenmalige of herhaalde overdrachten, zoals het versturen van vertrouwelijke documenten naar een klant of collega. Beveiligde bestandsoverdracht wordt gebruikt voor doorlopende samenwerking, bijvoorbeeld bij het werken aan een project met een team of het delen van bestanden met klanten of partners.

Beveiligde bestandsoverdracht goed regelen met Kiteworks

Beveiligde bestandsoverdracht is voor de meeste bedrijven onmisbaar. Door de opkomst van cloudproviders in de zakelijke markt is het vinden van een oplossing niet moeilijk. Bij het kiezen van een provider geldt echter altijd: je hoeft nooit productiviteit of toegankelijkheid op te offeren voor beveiliging (of andersom).

De beveiligde bestandsoverdracht van Kiteworks biedt beveiliging en gebruiksgemak op vier prioriteiten:

1. Beveiliging en naleving: De beveiligde bestandsoverdracht van Kiteworks gebruikt encryptie volgens industriestandaarden, geschikt voor vrijwel elk gebruik. Dit omvat het delen van bestanden in virtuele dataruimten of via beveiligde cloud- en e-mailoverdracht. Deze mogelijkheden ondersteunen ook strenge compliance-eisen voor bestandsbeheer en -bescherming, naast handige functies zoals automatisering en analyses.
2. Automatisering: Workflow-optimalisatie en automatische meldingen zijn een essentieel onderdeel van bedrijfsprocessen, en Kiteworks automatiseert veelvoorkomende taken zoals uploads, downloads en opmerkingen/logging/rapportage. Ook recordkeeping als onderdeel van automatische compliance-processen voor protocollen zoals FedRAMP is inbegrepen.
3. Gebruiksvriendelijkheid: Kiteworks staat samenwerking niet in de weg. Medewerkers in jouw organisatie kunnen eenvoudig bestanden delen via desktop of mobiele apparaten zonder hun samenwerking te hoeven opofferen. Belangrijker nog: ze kunnen veilig samenwerken met klanten en externe teams zonder compliance of hun workflow te verstoren.
4. Inzicht: Kiteworks biedt volledige datavisibiliteit in de hele organisatie, wat essentieel is voor data-gedreven ondernemingen. Bovendien is dat inzicht geïntegreerd in compliance-, deel- en rapportagefuncties.
5. Integratie met kritieke bedrijfsapplicaties: Kiteworks brengt topbeveiliging en tools voor bestandsoverdracht naar toonaangevende bedrijfsapplicaties en plug-ins zoals Microsoft Office, Salesforce, iManage en Google Docs.

Plan een persoonlijke demo om te ontdekken hoe de beveiligde bestandsoverdracht van Kiteworks je kan helpen om je meest gevoelige content te beheren, beschermen en veilig te delen.