Beveiligd delen van bestanden voor advocatenkantoren: Onmisbare functionaliteiten

Bestandsoverdracht voor advocatenkantoren kan een risicovolle aangelegenheid zijn, vooral als u de documenten en informatie van uw cliënten wilt beschermen tegen hackers.

Waarom heb ik een oplossing voor bestandsoverdracht nodig voor mijn advocatenkantoor? U heeft een oplossing voor bestandsoverdracht nodig omdat het advocaat-cliëntprivilege van het grootste belang is en het gebruik van onbeveiligde e-mail de vertrouwelijkheid van cliënten in gevaar brengt. Om informatie privé te houden, moeten advocatenkantoren een oplossing voor bestandsoverdracht gebruiken die deze bestanden en e-mails versleutelt.

Wat is beveiligde bestandsoverdracht?

Bestandsoverdracht is een van de meest fundamentele taken binnen de computertechnologie. Protocollen zoals FTP bestaan bijna net zo lang als het internet, en tegenwoordig kunnen we consumenten- en zakelijke cloudopslagoplossingen zoals Dropbox of Microsoft OneDrive ook als oplossingen voor bestandsoverdracht beschouwen.

Beveiligde bestandsoverdracht betekent het gebruik van technologie zoals encryptie om een bestandsoverdracht te beveiligen. SFTP omvat encryptie voor gegevens die op de server zijn opgeslagen (“in rust”) en wanneer deze worden verzonden tussen gebruikers (“onderweg”).

Waarom is beveiligde bestandsoverdracht belangrijk voor advocatenkantoren?

Volgens het Solo and Small Firm Tech Report 2019 van de American Bar Association gebruikt minder dan 50% van de respondenten encryptie voor bestandsoverdracht of e-mailverkeer, gegevensopslag of het voorkomen van hacking.

Dit gegeven is zorgwekkend als u bedenkt hoe gevoelig de meeste communicatie tussen advocaat en cliënt is. Een datalek waarbij gevoelige cliëntinformatie wordt blootgesteld, kan dan ook rampzalig zijn. Daarom zijn advocaten en advocatenkantoren verplicht om het advocaat-cliëntprivilege te handhaven, aldus de ABA. In een blogartikel en bijbehorend webinar benadrukken advocaten van de ABA het belang van cybersecuritytechnologie zoals encryptie voor gegevensbescherming. Zij zien gegevensbescherming als een ethische plicht en onderdeel van hun eed om het privilege tussen advocaat en cliënt te beschermen.

ABA-vereisten omvatten:

• Regel 1.1: Het bieden van bekwame vertegenwoordiging van een cliënt, inclusief het beheren van hun privilege met veilige communicatie.
• Regel 1.4: Het beschermen van communicatie met cliënten over hun vertegenwoordiging en de beslissingen die zij nemen.
• Regel 1.6: Het waarborgen van vertrouwelijkheid van cliëntgegevens en communicatie met betrekking tot vertegenwoordiging en hun juridische zaak.
• Regels 5.1, 5.2 en 5.3: Advocatenkantoren moeten aantonen dat hun advocaten hun verplichtingen onder ABA-regelgeving en de wet begrijpen.

Het ABA-artikel merkt ook op dat de belangrijkste vorm van communicatie en bestandsoverdracht bij advocatenkantoren nog steeds vooral onbeveiligde e-mail is, wat de vertrouwelijkheid van cliënten ondermijnt en ethische bezwaren van de ABA schendt.

De ABA heeft vervolgens verschillende formele standpunten gepubliceerd om hun visie op veilige overdrachten te verduidelijken. Formeel Standpunt 477 beschrijft bijvoorbeeld hoe advocatenkantoren verplicht zijn om cliëntgegevens te beschermen om competentie, vertrouwelijkheid en beschermde communicatie aan te tonen. In het bijzonder koppelt dit standpunt beveiligde bestandsoverdracht en encryptie aan de wettelijke en ethische verplichting van een advocaat tegenover zijn/haar cliënten.

Bestandsoverdracht voor advocaten

Advocatenkantoren profiteren van diverse voordelen door het gebruik van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht. Deze voordelen zijn onder andere

1. Bescherming van vertrouwelijke gegevens: Door een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht te gebruiken, kunnen advocatenkantoren ervoor zorgen dat hun gegevens vertrouwelijk en veilig blijven.
2. Verbeterde communicatie: Beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht stellen advocatenkantoren in staat om eenvoudig te communiceren, samen te werken en documenten te delen, zowel intern als extern met cliënten, partners en andere derden.
3. Risico op datalekken verkleinen: Een beveiligd platform voor bestandsoverdracht kan advocatenkantoren helpen het risico op een datalek te verkleinen door robuuste beveiligingsfuncties te bieden, zoals encryptie en toegangsbeheer.
4. Efficiëntie verbeteren: Beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht kunnen de efficiëntie van samenwerking verbeteren door eenvoudige toegang tot documenten te bieden en de noodzaak voor fysieke opslag te elimineren.
5. Tijd en geld besparen: Door gebruik te maken van beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht kunnen advocatenkantoren tijd en geld besparen door processen te stroomlijnen en de behoefte aan extra hardware en software te verminderen.

Nu de voordelen van beveiligde bestandsoverdracht voor advocatenkantoren duidelijk zijn, bekijken we enkele strategieën die zij kunnen toepassen om veilige bestandsoverdracht te realiseren:

1. Gebruik vertrouwde beveiligde bestandsoverdrachtdiensten: Zorg ervoor dat u een systeem voor beveiligde bestandsoverdracht gebruikt dat encryptie, authenticatie en een auditlog biedt van wie wat wanneer heeft benaderd.
2. Gebruik cloudopslagdiensten: Zorg ervoor dat het cloudopslagsysteem dat u kiest HIPAA-compliant is en dat uw gegevens veilig in de cloud blijven.
3. Gebruik virtuele privénetwerken: Het opzetten van een virtueel privénetwerk, of VPN, biedt een extra laag van encryptie en authenticatie voor gevoelige bestanden.
4. Gebruik robuuste authenticatie: Vereis multi-factor authenticatie bij toegang tot gevoelige gegevens, of verplicht het gebruik van digitale certificaten.
5. Stel een protocol voor gegevensbenadering op: Stel kantoorbrede beleidsregels en procedures op voor het benaderen en delen van vertrouwelijke informatie.
6. Implementeer toegangsbeheer: Stel toegangscontroles in die bepalen wie gedeelde informatie mag bekijken of bewerken.
7. Personeel opleiden in beveiligingspraktijken: Zorg ervoor dat uw medewerkers zich bewust zijn van het belang van gegevensbeveiliging en getraind zijn in de geldende beveiligingsprotocollen.
8. Bestandsactiviteit monitoren: Houd bestandsactiviteiten in de gaten, inclusief wie gedeelde bestanden downloadt, verwijdert en bewerkt.

Hoe kunnen advocatenkantoren beveiligde bestandsoverdracht realiseren?

De ABA definieert noch suggereert een specifiek niveau van encryptie of een verplichte vorm van bestandsoverdracht. Het is daarom aan advocatenkantoren om hun eigen oordeel te gebruiken bij het implementeren van beveiligde bestandsoverdracht.

Voorbeelden van beveiligde overdracht zijn onder andere:

• Fysieke media: Dit omvat een harde schijf, USB-stick of “thumb drive”, dvd of cd-rom. Fysieke media zijn minder geschikt voor het uitwisselen van documenten die vaak worden bijgewerkt, zoals contracten. Fysieke media zijn bovendien gevoelig voor verlies of diefstal, vooral tijdens transport. Fysieke media zijn echter wel effectief als back-up voor belangrijke documenten.
• Versleutelde e-mails: Moderne e-mailencryptie stelt de gebruiker in staat niet alleen e-mails, maar vaak ook bijlagen te versleutelen. Maar er is een kanttekening. Versleutelde e-mails werken twee kanten op, dus zowel u als uw cliënten moeten dezelfde encryptie- en decryptiemethoden gebruiken voor alle e-mails. Een advocaat of cliënt kan op zoek gaan naar een onbeveiligde (lees: minder veilige) oplossing als de encryptietechnologie van de verzender te omslachtig is.
• Beveiligde servers met beschermde berichten: Deze optie is veel veiliger, omdat alle communicatie op een versleutelde server wordt bewaard. Een versleutelde server die berichten en bijlagen opslaat, is een zeer veilige optie, maar vereist dat beide partijen het systeem exclusief gebruiken, wat het beheer van bestanden en berichten ingewikkelder maakt.
• Beveiligde e-maillinks: Deze aanpak combineert beveiligde servers met e-mail om het voor uw cliënten eenvoudiger te maken om informatie te benaderen. In deze opzet stuurt een advocaat alleen een beveiligde link naar de cliënt. De link geeft toegang tot een beveiligde server waar het e-mailbericht en eventuele bijlagen zijn opgeslagen. Cliënten moeten zich authenticeren om toegang te krijgen tot de e-mailinhoud. Beveiligde e-maillinks minimaliseren het risico dat een onbevoegde gebruiker toegang krijgt tot de e-mail van een cliënt.

Beveiligde bestandsoverdracht en bedrijfsvoering voor advocatenkantoren

Een goed geconfigureerde oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht kan veel meer dan alleen documenten versleutelen.

Een robuuste oplossing voor bestandsoverdracht, bijvoorbeeld een enterprise file sharing- of beveiligd managed file transfer-platform dat SFTP en beveiligde e-maillinks gebruikt, biedt essentiële functies waarmee advocatenkantoren hun data effectiever kunnen beheren, hun belangen kunnen beschermen en hun bedrijfsactiviteiten kunnen uitvoeren.

Geautomatiseerde auditlogs en rapportages die bestandsbenadering en systeemevenementen aantonen, zijn een essentiële functionaliteit voor oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht. Deze logs ondersteunen uw bedrijfsvoering op diverse manieren, waaronder:

1. Diagnostiek en compliance: Onveranderlijke audittrails zijn noodzakelijk om aan te tonen dat u werkt aan het waarborgen van cliëntvertrouwelijkheid. Audittrails helpen u bovendien de oorzaak van een schending van die vertrouwelijkheid beter te begrijpen, zodat u toekomstige schendingen kunt beperken.
2. eDiscovery: Onveranderlijke auditlogs worden beschouwd als toelaatbaar bewijs in geval van juridische procedures. Door auditlogs te overleggen aan een rechter of andere juridische autoriteit kunt u de rechtmatigheid van uw handelen aantonen en uw praktijk beschermen tegen beschuldigingen van wanpraktijken.
3. Optimalisatie: Met logging en rapportage gekoppeld aan bestandsoverdracht ziet u wie specifieke documenten opent, waar en wanneer dit gebeurt, en met wie deze worden gedeeld. Op termijn helpt deze informatie u om communicatie en bedrijfsprocessen te optimaliseren voor meer efficiëntie.

Hoe kunnen advocatenkantoren vertrouwelijke bestanden veilig delen?

Advocatenkantoren kunnen vertrouwelijke bestanden veilig delen met een systeem dat beschikt over sterke encryptie, multi-factor authenticatie, zorgvuldig toegangsbeheer, audittrails en functies voor het voorkomen van datalekken. Daarnaast moeten advocatenkantoren ervoor zorgen dat alle gebruikers die verbonden zijn met het systeem sterke wachtwoorden gebruiken en getraind zijn in het correct omgaan met gevoelige gegevens. Bij online bestandsoverdracht moeten advocatenkantoren veilige overdrachtsprotocollen zoals FTPS, SFTP en HTTPS gebruiken. Het systeem dient regelmatig te worden gemonitord om pogingen van onbevoegde partijen om toegang te krijgen tot vertrouwelijke gegevens te detecteren.

Advocatenkantoren en cloudbeveiliging

Advocatenkantoren moeten extra waakzaam zijn als het gaat om cloudbeveiliging. De gegevens die zij in de cloud opslaan kunnen juridische documenten, cliëntinformatie, financiële gegevens en andere vertrouwelijke informatie omvatten. Om te waarborgen dat deze gegevens vertrouwelijk blijven, moeten advocatenkantoren de nodige stappen nemen om hun data te beschermen.

De cloudprovider moet bijvoorbeeld gecertificeerd zijn door de relevante toezichthoudende instanties. Het is ook belangrijk om een beleid voor acceptabel gebruik op te stellen, waarin de protocollen en regels voor het gebruik van de clouddienst worden vastgelegd.

Advocatenkantoren moeten gebruikmaken van de vele beveiligingsdiensten en tools die cloudopslagproviders aanbieden. Deze diensten omvatten:

1. Encryptie van gegevens, zowel onderweg als in rust
2. Toegangsbeheer en authenticatie
3. Multi-factor authenticatie
4. Applicatiefirewalls
5. Eventlogging en auditing
6. Netwerkisolatie
7. Preventie van gegevensverlies
8. Advanced Threat Protection
9. Back-up en disaster recovery
10. Identity & Access Management

Deze diensten en tools kunnen datalekken detecteren en voorkomen, evenals verdachte activiteiten monitoren en erop reageren. Daarnaast kunnen deze diensten en tools realtime waarschuwingen en rapportages bieden om ervoor te zorgen dat verdachte activiteiten snel en effectief worden aangepakt.

Bied cliënten vertrouwelijkheid met het Kiteworks Platform

Advocatenkantoren die een IT-platform nodig hebben dat veilige documentdeling, bedrijfsvoering en interne of wettelijke compliance ondersteunt, kunnen voor al hun behoeften terecht bij het Kiteworks Platform. Kiteworks biedt onder andere:

1. Beveiligde e-maillinks: Ons platform stelt u in staat om via reguliere e-mail beveiligde links te sturen die gebruikers naar een beveiligde server leiden waar zij e-mails en juridische documenten kunnen ophalen. Het delen en opslaan van vertrouwelijke juridische documenten is eenvoudig en intuïtief.
2. CISO-dashboard: Advocatenkantoren profiteren van inzicht in hoe hun data wordt gebruikt. Haal bruikbare inzichten uit uw cliënten en advocaten om uw bedrijfsvoering te optimaliseren en uw klanten beter van dienst te zijn.
3. Audittrails en compliance-rapportages: Onveranderlijke audittrails zijn van cruciaal belang voor advocatenkantoren om te kunnen aantonen dat zij voldoen aan de wet en hun verantwoordelijkheden richting cliënten nakomen.

Wilt u meer weten over beveiligde e-mail en beveiligde bestandsoverdracht voor advocaten? Plan dan vandaag nog een persoonlijke demo van Kiteworks in.