Wat is Gegevensbeheer?

Gegevensbeheer is een integraal onderdeel van de data management strategie van elke organisatie. Het vormt de basis waarop betrouwbare, geloofwaardige en bruikbare data wordt opgebouwd. In een wereld waarin data wordt beschouwd als een essentieel bezit, kan het belang van gegevensbeheer niet genoeg worden benadrukt.

In de kern is gegevensbeheer de coördinatie van mensen, processen en technologie om dataintegriteit en betrouwbaarheid in de gehele organisatie te waarborgen. Het omvat het opzetten van een bestuursorgaan of raad, beleidsregels en procedures om ervoor te zorgen dat data als een waardevol bezit wordt beheerd. Het primaire doel is het waarborgen van datakwaliteit, privacy van gegevens, naleving van regelgeving en ervoor zorgen dat datagedreven beslissingen betrouwbaar zijn en vertrouwd kunnen worden.

In dit artikel gaan we dieper in op gegevensbeheer, waarom het belangrijk is, hoe je een gegevensbeheerprogramma opzet en beste practices voor gegevensbeheer.

Gegevensbeheer: Een Overzicht

In de kern is gegevensbeheer het mechanisme waarmee organisaties hun data-assets beheren. Dit omvat het totale beheer, de beschikbaarheid, bruikbaarheid, integriteit en beveiliging van de data die binnen een onderneming wordt gebruikt. Het stelt een reeks procedures en plannen vast om ervoor te zorgen dat data op een manier wordt behandeld die aansluit bij de behoeften van het bedrijf. Het draait om de coördinatie van mensen, processen en technologie om data als waardevolle bron te benutten.

Nu organisaties steeds meer op data vertrouwen voor strategische beslissingen, is het waarborgen van de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van die data essentieel. Zonder robuust gegevensbeheer lopen bedrijven het risico beslissingen te nemen op basis van onnauwkeurige of misleidende informatie.

Met de toename van datalekken en cyberaanvallen is goed gegevensbeheer cruciaal om de privacy en beveiliging van gevoelige informatie te waarborgen. Het beschermen van data tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, openbaarmaking, verstoring, wijziging of vernietiging is daarom een belangrijk aspect van gegevensbeheer.

Een goed geïmplementeerd gegevensbeheerprogramma biedt organisaties tal van voordelen. Allereerst verbetert het de kwaliteit van data, wat leidt tot betere beslissingen en verbeterde business intelligence. Het verhoogt ook de databeveiliging, een kritiek aspect in het huidige tijdperk van cyberdreigingen.

Ten tweede zorgt effectief gegevensbeheer voor naleving van regelgeving, wat vooral belangrijk is in sectoren zoals de zorg en de financiële sector waar het voldoen aan datavoorschriften verplicht is. Gegevensbeheer verhoogt ook de efficiëntie door het verwijderen van duplicaten en verlaagt de kosten die gepaard gaan met het beheren van data.

Tot slot verhoogt het de totale waarde van data doordat organisaties deze strategisch kunnen inzetten voor groei en innovatie.

Ondanks deze voordelen zijn veel bedrijven nog steeds terughoudend om een gegevensbeheerprogramma te implementeren, vaak vanwege de vermeende kosten en complexiteit. Maar de risico’s van het ontbreken van een degelijk gegevensbeheerprogramma kunnen ernstig zijn. Slechte datakwaliteit kan leiden tot onnauwkeurige analyses, verkeerde zakelijke beslissingen en mogelijk verlies van klantvertrouwen. Niet-naleving van datavoorschriften kan resulteren in hoge boetes en juridische sancties. Een gebrek aan goed gegevensbeheer kan de organisatie ook blootstellen aan een verhoogd risico op datalekken, met reputatieschade en financiële verliezen als gevolg. Het is dus zeker de moeite waard om te investeren in een robuust gegevensbeheerframework om deze risico’s te beperken en te profiteren van de aanzienlijke voordelen die goed beheer van data met zich meebrengt.

Belangrijkste Kenmerken van Gegevensbeheer

Om effectief te functioneren en waarde toe te voegen aan een organisatie, moet een succesvol gegevensbeheerprogramma uit diverse kernkenmerken bestaan die gezamenlijk zorgen voor het beheer en de bescherming van de data van de instelling.

Om te beginnen moet een gegevensbeheerprogramma worden geleid door een bestuursorgaan of raad die het databeleid van de organisatie beheert. Deze raad vormt de basis van het hele programma en is de drijvende kracht achter alle data management-initiatieven. Een representatieve mix van alle relevante bedrijfsonderdelen moet in deze raad aanwezig zijn om een breed perspectief te bieden op de impact en behoeften van de data. De raad moet niet alleen voldoende bevoegdheid hebben om belangrijke beslissingen te nemen, maar ook beschikken over de nodige kennis om weloverwogen keuzes te maken die de organisatie ten goede komen.

Vervolgens moet het gegevensbeheerprogramma worden ondersteund door duidelijk geformuleerde beleidsregels en procedures. Deze richtlijnen bepalen de normen voor dataverzameling, dataopslag, dataverwerking en datagebruik. Deze standaarden moeten niet alleen worden vastgelegd in documenten, maar ook duidelijk worden uitgelegd en verspreid binnen de organisatie. Transparante en brede communicatie van deze procedures is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen zich eraan houdt, en zo organisatiebrede naleving te realiseren.

Last but not least, de rol van technologie in gegevensbeheer mag niet worden onderschat. Innovatieve tools en software kunnen het afdwingen van gegevensbeheerbeleid automatiseren, wat de efficiëntie van het programma aanzienlijk kan verhogen. Dit varieert van mechanismen die de naleving van het eigen beleid monitoren tot systemen die afwijkingen of datalekken beheren. Deze tools kunnen de menselijke belasting aanzienlijk verlichten en fouten minimaliseren, waardoor de effectiviteit van het programma wordt vergroot.

Samengevat hangt het succes van een gegevensbeheerprogramma af van een capabel bestuursorgaan, helder gedefinieerd en gecommuniceerd beleid en het effectief inzetten van de juiste technologie. Als deze elementen samenkomen, kunnen ze de data management- en beheerkwaliteiten van de organisatie aanzienlijk verbeteren.

Waarom Gegevensbeheer van Cruciaal Belang is voor Organisaties

Gegevensbeheer is van het grootste belang voor elk bedrijf. Met effectief gegevensbeheer kunnen organisaties voldoen aan privacywetgeving, de beveiliging verbeteren, datatransparantie bevorderen en vertrouwen opbouwen bij belanghebbenden. Het helpt ook risico’s te minimaliseren die kunnen leiden tot kostbare gevolgen zoals juridische sancties of reputatieschade. Zonder een goed gedefinieerde gegevensbeheerstrategie stellen organisaties zich bloot aan deze risico’s, met datalekken, niet-naleving van regelgeving en uiteindelijk verlies van vertrouwen als gevolg.

Bovendien is gegevensbeheer ook voordelig voor consumenten. Het zorgt ervoor dat de data die organisaties verzamelen ethisch en verantwoord wordt verwerkt, met respect voor de privacyrechten van consumenten. Wanneer consumenten erop vertrouwen dat hun data met zorgvuldigheid wordt beheerd, zijn ze eerder bereid deel te nemen aan data-uitwisselingsactiviteiten, wat de waarde van data als bezit verder vergroot.

Een Gegevensbeheerstrategie Ontwerpen

Een sterke gegevensbeheerstrategie is essentieel voor effectief data management en betrouwbare datagedreven inzichten, ter ondersteuning van het besluitvormingsproces en strategische initiatieven van een onderneming.

Om een effectieve gegevensbeheerstrategie te ontwikkelen, zijn er diverse kritieke elementen om rekening mee te houden. Het begrijpen van de bestaande bedrijfscultuur en het datalandschap is de eerste stap. Dit houdt in dat je de belangrijkste stakeholders, hun rollen en verantwoordelijkheden en de data-assets die zij beheren identificeert. Zo kunnen bedrijven potentiële beheergaten en specifieke verbeterpunten vaststellen.

Vervolgens is het stellen van duidelijke doelen en doelstellingen voor gegevensbeheer cruciaal. Deze kunnen op korte termijn liggen, zoals het verbeteren van datakwaliteit of naleving van bepaalde regelgeving, of op lange termijn, zoals het stimuleren van een datagedreven cultuur. De doelstellingen moeten aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie, zodat gegevensbeheer bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Een belangrijk onderdeel van de gegevensbeheerstrategie is het vaststellen van datastandaarden, beleid en procedures. Deze bepalen hoe data wordt verzameld, opgeslagen, gedeeld en gebruikt binnen de organisatie. Datastandaarden waarborgen consistentie, terwijl beleid en procedures zorgen voor naleving van wettelijke en regelgevende vereisten.

De tools en technologieën die worden ingezet voor gegevensbeheer moeten zorgvuldig worden gekozen. Ze moeten aansluiten bij de specifieke behoeften van de organisatie en naadloos integreren met bestaande systemen. De tools moeten onder andere ondersteuning bieden voor data catalogisering, metadata management, kwaliteitscontrole en rapportage.

Om effectief gegevensbeheer te waarborgen, moet een organisatie ook investeren in data literacy onder het personeel. Dit houdt in dat medewerkers worden getraind over het belang van gegevensbeheer, de geldende richtlijnen en hun rol bij het waarborgen van dataintegriteit. Dit stimuleert een sterke datacultuur en bevordert verantwoordelijkheid en eigenaarschap binnen het team.

Tot slot moet de effectiviteit van de gegevensbeheerstrategie regelmatig worden gemonitord en geëvalueerd. Metingen zoals datakwaliteitsscores, het aantal data-incidenten en het niveau van naleving kunnen worden gebruikt om de prestaties van de strategie te beoordelen. Dit helpt bij het identificeren van verbeterpunten en het nemen van corrigerende maatregelen waar nodig.

Een goed ontwikkelde gegevensbeheerstrategie levert tal van voordelen op, waaronder verbeterde datakwaliteit, naleving van regelgeving, databeveiliging en betere besluitvormingsprocessen. Het vereist een doordachte en allesomvattende aanpak, afgestemd op de specifieke behoeften en context van het bedrijf. Met het toenemende belang van data in de digitale wereld is de noodzaak van robuust gegevensbeheer groter dan ooit.

Een Gegevensbeheerprogramma Implementeren

Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma is geen standaardproces, omdat de vereiste per organisatie kunnen verschillen. Er zijn echter enkele universele voorwaarden voor een succesvolle inzet.

Ten eerste moet er duidelijke organisatorische betrokkenheid zijn bij gegevensbeheer, te beginnen bij het topmanagement.

Ten tweede zijn een heldere visie en strategie nodig om de inspanningen in de juiste richting te sturen.

Ten derde heeft de organisatie deskundig personeel nodig dat zowel de zakelijke als technische aspecten van data management begrijpt.

En tot slot mag de rol van technologie niet worden genegeerd. De juiste gegevensbeheertools kunnen het implementatieproces veel soepeler en efficiënter maken.

Als het gaat om het stimuleren van adoptie van het gegevensbeheerprogramma, speelt communicatie een sleutelrol. Het beleid en de procedures moeten effectief worden gecommuniceerd binnen de organisatie.

Er moeten trainingsprogramma’s worden georganiseerd om ervoor te zorgen dat alle relevante medewerkers hun rol en verantwoordelijkheden begrijpen.

Bovendien moeten er regelmatig audits worden uitgevoerd om naleving van het beleid te waarborgen.

Beste Practices voor de Implementatie van een Gegevensbeheerprogramma

Om een succesvolle uitrol van een gegevensbeheerprogramma te garanderen, doen organisaties er goed aan deze beste practices te volgen:

1. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe: Een van de belangrijkste aspecten van een succesvol gegevensbeheerprogramma is het toewijzen van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden aan alle betrokkenen. Iedereen binnen de organisatie moet een volledig begrip hebben van zijn of haar taken en plichten met betrekking tot het gegevensbeheerprogramma. Dit houdt in dat wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor datakwaliteit, wie beslist welke data wordt verzameld, wie zorgt voor privacy en beveiliging van data, enzovoort. Daarbij moet elke stakeholder ook de gevolgen en potentiële risico’s begrijpen van het niet nakomen van hun verantwoordelijkheden. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, kunnen organisaties verwarring voorkomen, eigenaarschap stimuleren en verantwoordelijkheid waarborgen.
2. Stel succesmetingen vast: Het is essentieel voor organisaties om de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) te bepalen waarmee het succes van het gegevensbeheerprogramma wordt gemeten. Deze metingen kunnen betrekking hebben op datakwaliteit, zoals de nauwkeurigheid, consistentie en volledigheid van data. Ze kunnen ook te maken hebben met naleving van regelgeving, waarbij wordt gemeten in hoeverre aan datawetgeving wordt voldaan. Daarnaast kan gebruikers­tevredenheid, bijvoorbeeld via feedback en reviews, een belangrijke KPI zijn. Door deze succesmetingen vast te stellen, kunnen bedrijven objectief de effectiviteit van hun gegevensbeheerstrategieën evalueren en weloverwogen beslissingen nemen.
3. Beheer een datacatalogus: Een datacatalogus fungeert als een centrale opslagplaats waarin alle data-assets van een organisatie worden bijgehouden en geregistreerd. Het bevat essentiële informatie over de data, zoals de bron, de eigenaar (persoon of afdeling), het formaat, hoe vaak het wordt bijgewerkt en de verschillende fasen van de levenscyclus. Met een goed onderhouden datacatalogus kunnen organisaties hun data-assets eenvoudig lokaliseren en raadplegen, hun datalandschap beter begrijpen en hun data efficiënter en effectiever beheren.
4. Zorg voor continue verbetering: Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma is geen eenmalige aangelegenheid, maar een langdurige inzet die voortdurende verfijning vereist. Organisaties moeten hun gegevensbeheerstrategieën continu monitoren, evalueren en verbeteren op basis van feedback van stakeholders, veranderende bedrijfsbehoeften, evoluerende regelgeving en opkomende trends en technologieën in data management. Door een cultuur van continue verbetering te omarmen, kan een organisatie zich aanpassen aan veranderingen, datagerelateerde risico’s en problemen minimaliseren en meer waarde uit haar data halen.

Uitdagingen bij de Implementatie van Gegevensbeheer

Voordat de strategieën om uitdagingen te overwinnen worden besproken, is het belangrijk eerst de obstakels te identificeren die zich kunnen voordoen bij het implementeren van een gegevensbeheerprogramma. Deze uitdagingen vallen onder diverse categorieën, zoals organisatorisch, technisch en cultureel. Organisatorische uitdagingen zijn onder meer een gebrek aan duidelijke visie en strategie, onvoldoende personeel en weerstand tegen verandering.

Op technisch vlak kunnen uitdagingen bestaan uit het ontbreken van de juiste infrastructuur, het gebruik van verouderde tools en technieken en problemen rond privacy en beveiliging van data. Tot slot kunnen culturele uitdagingen voortkomen uit een gebrek aan begrip van het belang van gegevensbeheer, weerstand tegen verandering en een gebrek aan vertrouwen in het gegevensbeheerproces.

Het is cruciaal te beseffen dat het overwinnen van deze uitdagingen een geleidelijk proces is dat een strategische aanpak vereist. Het begint met betrokkenheid van het topmanagement, duidelijke communicatie van de visie en voordelen van gegevensbeheer en investeren in de juiste middelen, waaronder deskundig personeel en moderne technologie.

Strategieën om Implementatie-uitdagingen te Overwinnen

Hoewel deze uitdagingen aanvankelijk ontmoedigend kunnen lijken, zijn er bewezen strategieën om ze te overwinnen. Ten eerste is het veiligstellen van betrokkenheid van het topmanagement van groot belang voor succes. Dit omvat hun actieve deelname aan het bepalen van de visie en strategie en het waarborgen van de benodigde middelen voor het gegevensbeheerinitiatief. Daarnaast is het creëren van een cultuur van gegevensbeheer binnen de organisatie minstens zo belangrijk. Dit houdt in dat medewerkers worden geïnformeerd over het belang van gegevensbeheer en hun rol in het succes ervan.

Een andere belangrijke strategie is klein beginnen en geleidelijk uitbreiden. Dit betekent starten met een pilotproject gericht op een specifiek gebied of probleem, en dit na succes uitrollen naar de rest van de organisatie. Bovendien helpt het integreren van gegevensbeheer in dagelijkse routines en processen om de duurzaamheid ervan te waarborgen. Even belangrijk is het vaststellen van prestatie-indicatoren (KPI’s) om de voortgang te volgen en verbeterpunten te identificeren.

Kiteworks Helpt Organisaties Hun Meest Gevoelige Inhoud te Beschermen met Gegevensbeheer

Gegevensbeheer is een essentieel onderdeel van de data management strategie van een organisatie. Het waarborgt dataintegriteit, beveiliging en naleving, en bevordert vertrouwen onder stakeholders. Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma kan uitdagend zijn vanwege organisatorische, technische en culturele obstakels. Deze kunnen echter worden overwonnen met betrokkenheid van het topmanagement, een heldere visie en strategie, informatie en training, klein beginnen en geleidelijk uitbreiden, en het integreren van gegevensbeheer in dagelijkse routines.

Beste practices zoals duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, het bijhouden van een actuele datacatalogus, investeren in geschikte technologie en zorgen voor continue verbetering, bieden richting voor succesvolle implementatie en duurzaamheid. In essentie levert een effectief gegevensbeheerprogramma niet alleen voordelen op voor de organisatie door ethisch en verantwoord datagebruik te waarborgen, maar verzekert het ook consumenten dat hun data met zorgvuldigheid wordt beheerd.

Kiteworks ondersteunt de gegevensbeheerinitiatieven van organisaties met granulaire governance controls om de meest gevoelige digitale assets van een organisatie veilig te houden en in lijn te brengen met industriële compliance-vereisten. De gedetailleerde audit logs stellen een organisatie in staat om compliance aan te tonen aan auditors en alle gevoelige inhoud die de organisatie binnenkomt en verlaat te monitoren en analyseren.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligde bestandsoverdracht en file sharing, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Kiteworks ondersteunt de inspanningen van organisaties op het gebied van gegevensbescherming en privacy door granulaire toegangscontrole te bieden, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke data en de hoeveelheid data waartoe elk individu toegang heeft, wordt beperkt. Kiteworks biedt ook rolgebaseerd beleid, waarmee de hoeveelheid data die per rol toegankelijk is binnen een organisatie kan worden beperkt. Dit zorgt ervoor dat individuen alleen toegang hebben tot de data die noodzakelijk is voor hun specifieke functie, waardoor de hoeveelheid data die per persoon toegankelijk is verder wordt geminimaliseerd.

Kiteworks’ beveiligde opslagfuncties dragen ook bij aan dataminimalisatie door ervoor te zorgen dat data veilig wordt opgeslagen en alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen. Dit vermindert het risico op onnodige blootstelling van data en helpt organisaties de controle over hun data te behouden.

Kiteworks biedt daarnaast een ingebouwde audittrail, waarmee data-toegang en -gebruik kan worden gemonitord en gecontroleerd. Dit helpt organisaties onnodige toegang tot en gebruik van data te identificeren en te elimineren.

Met Kiteworks delen bedrijven vertrouwelijke persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie, klantgegevens, financiële informatie en andere gevoelige inhoud met collega’s, klanten of externe partners. Omdat ze Kiteworks gebruiken, weten ze dat hun gevoelige klantdata en onschatbare intellectueel eigendom vertrouwelijk blijft en wordt gedeeld in overeenstemming met relevante regelgeving zoals GDPR, HIPAA, Amerikaanse privacywetten op staatsniveau en vele andere.

Kiteworks inzetopties omvatten on-premises, gehost, privé, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe uitwisseling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe. Toon tenslotte naleving aan van regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, NIS2 en vele anderen.

Wil je meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een persoonlijke demo.

 

Terug naar het Risk & Compliance Glossarium