Het belang van risicobeheer voor verkopers voor CISO’s
Als een bedrijf met zelfs maar één externe leverancier werkt, dan moet risicobeheer voor verkopers bovenaan de prioriteitenlijst van de CISO staan.
Wat is risicobeheer voor verkopers? Vendor risk management (VRM) is het proces dat een bedrijf doorloopt om te verifiëren dat hun leveranciers en dienstverleners voldoen aan specifieke regelgeving en standaarden, zodat ze geen negatieve impact hebben op het bedrijf.
Risicobeheer voor verkopers gedefinieerd
Effectief risicobeheer voor verkopers is nog nooit zo belangrijk geweest. Als een cruciaal onderdeel van moderne bedrijfsvoering wordt vendor risk management (VRM) gedefinieerd als het proces dat organisaties inzetten om de potentiële risico’s te beheren die gepaard gaan met het gebruik van externe leveranciers of dienstverleners. Deze risico’s kunnen operationeel, financieel, reputatiegericht of juridisch van aard zijn.
Risicobeheer voor verkopers omvat een reeks processen en strategieën die helpen bij het identificeren, beoordelen en beperken van de risico’s die gepaard gaan met externe leveranciers. Deze leveranciers kunnen diensten aanbieden zoals IT, toeleveringsketen, inkoop, klantenservice of andere waarde toevoegende diensten.
Waarom leveranciersbeheer belangrijk is voor het beperken van bedrijfsrisico’s
Moderne bedrijven vertrouwen steeds vaker op leveranciers om traditionele interne processen over te nemen. Cloud-productiviteitsapplicaties, marketing, opslag, analytics, betalingsverwerking en cyberbeveiliging zijn allemaal, deels of volledig, effectief omgevormd tot uitbestede diensten geleverd door leveranciers die experts zijn in hun vakgebied.
Enkele voordelen die bedrijven behalen door samen te werken met leveranciers zijn het verlagen van kosten doordat ze geen complex of gespecialiseerd IT-personeel hoeven aan te stellen of te onderhouden voor het beheren van nichefuncties. Daarnaast kun je veel hogere niveaus van gespecialiseerde expertise naar je organisatie halen, of dat nu geldt voor beveiliging, machine learning, cloudondersteuning of een andere belangrijke bedrijfsfunctie. Tot slot dragen de gecombineerde voordelen van ondersteuning, expertise en efficiëntie aanzienlijk bij aan de veerkracht en schaalbaarheid van je bedrijf en IT-infrastructuur.
Aangezien leveranciers deze noodzakelijke niches voor onze bedrijven invullen, komen ze logischerwijs in contact met kritieke bedrijfsprocessen en informatie. Daarom zie je sectoren zoals de zorg, met strikte HIPAA-regelgeving, goed gedefinieerde regels hanteren over de verplichtingen en vereisten voor leveranciers die patiëntinformatie verwerken.
Deze aandacht voor detail, beveiliging en procedure zou echter ook buiten de eisen van naleving van regelgeving voor jouw bedrijf moeten gelden. Werken met leveranciers, zelfs leveranciers met de beste operationele en logistieke ondersteuning, introduceert risico’s in je bedrijf: risico op datalekken, inefficiëntie, of verlies of schade aan data.
Deze risico’s ontstaan op diverse belangrijke gebieden, waaronder:
- Beveiliging: Je vertrouwt op de beveiligingsinfrastructuur van een leverancier. Hoewel dit kosteneffectief kan zijn als het goed wordt gedaan, betekent het ook dat een beveiligingsdreiging bij een leverancier (of diens klant) invloed kan hebben op jouw processen of databeveiliging.
- Naleving: Afhankelijk van jouw branche moet je met compliant leveranciers werken. Als zij niet compliant zijn of naleving niet handhaven, kun je te maken krijgen met zware boetes, verlies van operationele mogelijkheden en reputatieschade.
- Afhankelijkheid van externe infrastructuur: Als een leverancier waarop je vertrouwt uitvalt, kan dat je hele bedrijf verstoren. Bugs, fouten of infrastructurele problemen kunnen een enorme impact hebben op de productiviteit, en het oplossen van het probleem ligt vaak buiten jouw controle.
- Gebrek aan strategische flexibiliteit: Leveranciers zijn zelfstandige entiteiten met hun eigen bedrijfsdoelen en operationele prioriteiten, en zij kunnen beslissingen nemen die niet aansluiten bij jouw doelen of behoeften. Als dit gebeurt, kan jouw organisatie onvoorbereid worden getroffen en moet je snel het gat opvullen.
VRM vraagt van jouw organisatie om inzicht te krijgen in de partijen die functies binnen je bedrijf beheren. In tegenstelling tot risicobeheer van leveranciers (waar je producten en toeleveringsketens moet bijhouden), zullen veel leveranciers nauw samenwerken met je bedrijf of technologie leveren die een integraal onderdeel van je organisatie wordt en meer diepgaande analyse vereist om te beheren.
Een strategie voor risicobeheer van verkopers implementeren
Risicobeheer voor verkopers dwingt je organisatie om plannen te ontwikkelen om het risico te beoordelen dat je loopt bij het werken met één of meerdere leveranciers. Een degelijke VRM-strategie geeft prioriteit aan het analyseren van leveranciersrelaties en bedrijfsdoelen om te bepalen hoe leveranciers worden geselecteerd, hoe relaties zich ontwikkelen en wanneer je moet besluiten een samenwerking te beëindigen of over te stappen naar een andere leverancier.
Een fundamentele VRM-strategie bevat een duidelijke strategische richting over hoe je organisatie risico’s in leveranciersrelaties verwerkt. Enkele stappen die je kunt nemen bij het opstellen van een VRM-strategie zijn:
- Ontwikkel een risicobereidheidsverklaring om te definiëren welk risiconiveau voor jouw bedrijf acceptabel is
- Maak een overzicht van nalevings- of industrienormen die van invloed zijn op leveranciersdiensten en hoe je samenwerkt met leveranciers die beschermde gegevens verwerken
- Gebruik risicobereidheid, naleving en interne processen om een controle- en beoordelingsstandaard te definiëren die de meetcriteria voor leveranciers bepaalt
- Inventariseer individuele producten of diensten die leveranciers aanbieden aan de hand van de vastgestelde beoordelingsstandaard
- Categoriseer leveranciers en diensten op basis van hun noodzaak voor jouw processen en hoe dat het acceptabele risico beïnvloedt
- Eis regelmatige interne risicoanalyses en contractuele rapportages van leveranciers om geïnformeerde, risicogebaseerde besluitvorming te waarborgen
- Evalueer leverancierscontracten regelmatig en bepaal benodigde updates op basis van veranderende regelgeving, technologieën en kwetsbaarheden
- Monitor continu de prestaties van leveranciers (zoals beveiliging, efficiëntie en responsiviteit), en beoordeel relaties regelmatig opnieuw
Met deze stappen in gedachten zie je mogelijk een pad of traject ontstaan. Kort samengevat omvat de levenscyclus van de VRM-strategie de volgende stappen:
- Identificeer geschikte leveranciers om mee samen te werken op basis van je behoeften
- Evalueer leveranciers op hun toepasbaarheid voor jouw werkzaamheden, waaronder het opstellen van een catalogus van diensten, producten, nalevingsrapportages, enzovoort
- Beoordeel de risico’s die gepaard gaan met deze leveranciers en hun producten
- Stel contracten op met de leveranciers, inclusief afspraken over regelmatige evaluaties, rapportages en andere vereisten die je in je VRM-strategie hebt vastgesteld
- Eis en verkrijg documentatie en rapportages over kritieke aspecten van hun processen, zowel vóór het tekenen van een contract als op regelmatige momenten daarna
- Monitor continu de processen, wijzigingen in leveranciersactiviteiten en effectiviteit van controles om noodzakelijke aanpassingen of herstelmaatregelen te bepalen
Hoe stuurt een CISO VRM aan?
Als CISO is het jouw rol om technologie, infrastructuur en medewerkers binnen IT te sturen voor maximale beveiliging, efficiëntie en dienstverlening aan je bedrijf. Je werkt daarom direct samen met leveranciers en ontwikkelt VRM om ervoor te zorgen dat deze leveranciers je bedrijf naar wens ondersteunen. Daarnaast moet je verantwoording afleggen over leveranciers aan investeerders, organisatieleiders en collega’s. Als een leverancier niet beveiligd is, snel diensten wijzigt of regelmatig negatief in het nieuws of in de sector verschijnt, zullen organisatieleiders jou om uitleg vragen.
Het belangrijkste feit dat je moet onthouden, is dat kwetsbaarheden bij leveranciers steeds vaker voorkomen in moderne bedrijven, zelfs bij gevestigde dienstverleners die met de grootste bedrijven ter wereld werken. Daarom, als je met een netwerk van leveranciers werkt, ben je verantwoordelijk voor elke negatieve ervaring met een leverancier. VRM wordt dus een essentiële praktijk.
Je eerste stap moet altijd zijn om een leverancier grondig te screenen. Enkele stappen bij het evalueren van potentiële leveranciers als CISO zijn het verzamelen van klantreferenties, het vaststellen van aansprakelijkheid en verzekeringen, en het uitvoeren van achtergrondcontroles. Je moet altijd documentatie zoeken over naleving, zowel van industrienormen als van aanvullende kaders zoals SOC 2. Tot slot moet er altijd een duidelijk en grondig beoordelingsproces zijn voor alle contracten tussen jou en een leverancier.
Als CISO ben je verantwoordelijk voor de daadwerkelijke implementatie van je VRM-strategie. Als je nog geen managementmodel hebt, kun je het VRM Maturity Model (VRMMM) gebruiken om te bepalen waar je staat en hoe je als organisatie kunt groeien.
De zes niveaus van VRMMM zijn als volgt:
- Geen VRM: Je bent mogelijk een start-up of nieuw bedrijf zonder actief VRM-beleid.
- Ad hoc VRM: Je bent begonnen met het implementeren van beoordelings- en beheersprocedures op basis van de behoefte.
- Stappenplan met ad hoc: Na samenwerking met leveranciers heb je een daadwerkelijk VRM-plan ontwikkeld op basis van eerdere inzichten uit ad hoc activiteiten. Je werkt ook toe naar volledige implementatie van VRM.
- Gevestigde VRM: Je hebt een volledige, gevestigde en gedefinieerde VRM-infrastructuur die je voorbereidt op implementatie binnen je organisatie.
- Geïmplementeerd en operationeel: Je VRM is nu van kracht en je leveranciersrelaties functioneren binnen dat kader.
- Continue verbetering: Je optimaliseert je VRM in de loop van de tijd, met behulp van data uit leveranciersprestaties, continue monitoring en interne risicobeoordeling.
Tot slot bestaat er VRM-software die kan helpen bij het beheren van leveranciersrisico’s. VRM-tools van third-party risk management-aanbieders automatiseren kritieke taken zoals het beoordelen en monitoren van risico’s, en het implementeren van controles en rapportages. Daarnaast kan software voor risicobeheer van externe leveranciers oplossingen bevatten om contracten en wijzigingen in beleid, procedures en correspondentie tussen je organisatie en de leverancier te beoordelen. En vaak kan VRM-software je helpen risico’s te beoordelen over een complex netwerk van leveranciersrelaties.
Maak risicobeheer voor verkopers een essentieel onderdeel van je functie
Het proces van risicobeheer voor verkopers is geen eenmalige taak, maar een continu proces van risicobeoordeling, beperking, monitoring en herbeoordeling. De risicoprofielen van leveranciers kunnen in de loop van de tijd veranderen door diverse factoren zoals veranderingen binnen de organisatie van de leverancier, marktomstandigheden, geopolitieke kwesties en wijzigingen in regelgeving. Daarom zijn regelmatige risicobeoordeling en monitoring essentieel om een actueel risicoprofiel van leveranciers te behouden.
Een robuust systeem voor risicobeheer van leveranciers zorgt ook voor naleving van diverse regelgeving. Deze standaarden kunnen branchespecifieke regelgeving, landspecifieke wetten en internationale regelgeving omvatten. Niet-naleving van deze regels kan leiden tot hoge boetes, juridische stappen en schade aan de reputatie van het merk. Effectief VRM draait dus niet alleen om het beperken van bedrijfsrisico’s, maar ook om het waarborgen van naleving van regelgeving.
Uiteindelijk is risicobeheer voor verkopers een integraal onderdeel van de totale risicobeheerstrategie van een organisatie. Naarmate bedrijven steeds meer vertrouwen op externe leveranciers voor diverse diensten, zal de focus op VRM in de toekomst alleen maar toenemen. Daarom moeten organisaties zich richten op het opbouwen en voortdurend verbeteren van hun strategieën voor risicobeheer van leveranciers om potentiële risico’s te beperken en bedrijfscontinuïteit te waarborgen.
Als CISO van je organisatie moet je leveranciersrisico behandelen als elke andere meetbare en te verbeteren factor. Definieer, meet, monitor en onderneem actie op leveranciersrisico en de behoeften van je organisatie, zodat je de beveiliging en naleving van je data en systemen kunt waarborgen.
Aanvullende bronnen