What Is Vendor Risk Management: Een VRM-programma creëren

Vendor risk management behandelt kwetsbaarheden die leveranciers en derden naar uw bedrijf brengen. Maar hoe kunt u deze risico’s beperken?

Wat is Vendor Risk Management?

Vendor risk management (VRM) is een proces van het beoordelen, monitoren en beperken van risico’s die verband houden met leveranciers die diensten of producten aan een organisatie leveren. Het doel van VRM is ervoor te zorgen dat de organisatie beschermd is tegen potentiële verliezen veroorzaakt door ongunstige prestaties of gedrag van de leverancier en om een acceptabel risiconiveau te handhaven. Het proces vereist een uitgebreide screening van leveranciers en de implementatie van beleid, procedures en protocollen om naleving van alle contractuele vereisten te waarborgen. Het proces omvat ook het uitvoeren van regelmatige beoordelingen en audits van de prestaties van de leverancier om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de normen van de organisatie.

Waarom is Vendor Risk Management belangrijk?

Vendor risk management is belangrijk omdat het organisaties helpt om alle risico’s die samenhangen met hun leveranciersrelaties te identificeren, te beoordelen en aan te pakken. Het helpt organisaties om de risico’s te begrijpen en te beheren die door derden (leveranciers, aannemers en leveranciers) worden gecreëerd om eventuele verstoringen van hun bedrijfsactiviteiten en processen te verminderen of te voorkomen, evenals om mogelijke financiële en reputatieschade te beperken of te vermijden. Vendor risk management helpt organisaties ook om te voldoen aan industriële regelgeving en om hun klanten en andere belanghebbenden te beschermen.

Wat zijn de verschillende soorten leveranciersrisico’s?

Leveranciersrisico’s verwijzen naar een reeks potentiële problemen die kunnen ontstaan door met hen in zee te gaan. Enkele van de meest voorkomende soorten leveranciersrisico’s zijn:

1. Financiële risico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door de financiële gezondheid van een leverancier of het vermogen om een project te voltooien.
2. Beveiligingsrisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door het vermogen van een leverancier om beveiligingsnormen te handhaven, inclusief gegevensprivacy en bescherming van intellectueel eigendom.
3. Kwaliteitsrisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door het vermogen van een leverancier om producten of diensten te leveren die aan hun verplichtingen voldoen.
4. Reputatierisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door de reputatie van een leverancier, inclusief hun eerdere prestaties en publieke perceptie.
5. Regelgevingsrisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door het vermogen van een leverancier om te voldoen aan relevante wetten en voorschriften.
6. Leveringsrisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door het vermogen van een leverancier om binnen afgesproken tijdlijnen en budgetten te leveren.
7. Relatierisico’s: Het risico dat wordt veroorzaakt door het vermogen van een leverancier om een sterke samenwerking met uw bedrijf te onderhouden.

Waarom heeft een bedrijf Vendor Risk Management nodig?

Leveranciers maken deel uit van het zakendoen. Complexe ondernemingen spreiden hun aanbod en diensten steeds vaker over meerdere industrieën en hebben daarbij uitgebreide mogelijkheden nodig om aan de eisen van hun collectieve markten te voldoen.

Dienovereenkomstig heeft de moderne digitale markt een toegenomen afhankelijkheid gezien van aanbieders van beheerde diensten die software en oplossingen bieden voor beveiliging, betalingsverwerking, cloudopslag—bijna elke potentiële behoefte die een bedrijf kan hebben.

Naast deze aanbieders van beheerde diensten (MSP’s) zijn interne functies zoals identiteitsbeheer en authenticatie, beveiligingscentra en netwerkbeheer traditioneel ook uitbesteed aan leveranciers.

Aangezien leveranciers meer complexe en kritieke functies afhandelen, is het cruciaal voor bedrijven die leveranciers inhuren om het risico dat zij kunnen introduceren te beoordelen. Deze risico’s kunnen het volgende omvatten:

• Beveiligingsrisico’s: Onbeveiligde leverancierstechnologie, of zelfs onbedoelde inbreuken, kunnen invloed hebben op de leverancier en al hun klanten. Recente aanvallen op dienstverleners tonen aan hoe onderling verbonden systemen beveiligingsgaten openen.
• Operationele risico’s: Afhankelijkheid van leveranciers kan ondernemingen blootstellen aan problemen met operationele betrouwbaarheid. Als de systemen van een leverancier falen, kan dit al hun klanten zonder belangrijke diensten achterlaten. Stel bijvoorbeeld dat een detailhandelaar afhankelijk is van een betalingsverwerker zoals Square en die diensten uitvallen. In dat geval kan die detailhandelaar zichzelf zonder de mogelijkheid bevinden om producten te verkopen.
• Nalevingsrisico’s: Verschillende industrieën, zoals de zorg en defensiecontractering, omvatten strenge voorschriften waaraan bedrijven moeten voldoen. Als deze bedrijven samenwerken met leveranciers die zelf niet compliant zijn, kan dat rampzalig zijn voor dat bedrijf. Dit betekent dat deze bedrijven met leveranciers moeten samenwerken om naleving in hun systemen aan te tonen en te handhaven.
• Reputatierisico’s: Met wie een bedrijf samenwerkt, kan hun reputatie beïnvloeden. Samenwerken met een leverancier met een minder dan smakelijke of betrouwbare reputatie kan ook de reputatie van hun klanten schaden. Als een cloudserviceprovider een geschiedenis van inbreuken heeft, zal dat geen vertrouwen wekken bij klanten van bedrijven die die cloudservice gebruiken.

Daarom is vendor risk management een organisatorische inspanning om deze risico’s te beoordelen, te begrijpen en te beheersen met betrekking tot hun leveranciersrelaties.

Vaak worden de termen “leverancier” en “derde partij” door elkaar gebruikt in risicobeheer. Hoewel er enkele industriespecifieke verschillen zijn tussen deze termen, verwijzen ze over het algemeen naar hetzelfde type risicobeheer.

Hoe beïnvloedt Vendor Risk Management het initiële selectieproces van leveranciers?

Wanneer een organisatie overweegt een nieuwe partner aan te trekken om een toegevoegde waarde product of dienst te leveren, moet de organisatie rekening houden met en evalueren welke stappen moeten worden ondernomen om leveranciersrisico’s te beheren. Vendor risk management beïnvloedt het initiële selectieproces van leveranciers door organisaties in staat te stellen potentiële risico’s te identificeren en te beperken die verband houden met de leverancier. Organisaties kunnen potentiële risico’s identificeren en methoden ontwikkelen om deze te beheren voordat ze zich aan een leverancier verbinden en een contract aangaan. Deze risico’s omvatten de financiële stabiliteit van de leverancier en de beveiliging van de producten of diensten die zij aanbieden. Daarnaast kunnen organisaties de reputatie, geloofwaardigheid, naleving en regelgevingsvereisten van de leverancier beoordelen. Door deze factoren in het selectieproces in overweging te nemen, kunnen organisaties beter ervoor zorgen dat ze een leverancier selecteren die aan hun behoeften voldoet en geschikt is voor de organisatie.

Hoe Vendor Risk beheren en monitoren

Bedrijven kunnen effectief vendor risk beheren en monitoren door consequent leveranciers te beoordelen en evalueren, een proactieve benadering te hanteren om leveranciersrelaties te beveiligen en uitgebreide leveranciersbeheerprocessen in te voeren. Dit kan worden gedaan door zorgvuldigheid uit te oefenen op de kwalificaties, naleving en beveiligingsprotocollen van de leverancier, regelmatig contracten te herzien en te verifiëren dat eventuele wijzigingen of updates aan de gewenste normen voldoen. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde technologie bedrijven helpen om de prestaties van leveranciers te monitoren en ervoor te zorgen dat de activiteiten van leveranciers correct worden gevolgd en geregistreerd. Ten slotte moeten bedrijven regelmatig met leveranciers in gesprek gaan om informatie en feedback over prestaties te delen en eventuele zorgen die zijn ontstaan te bespreken.

Hoe Vendor Risk Management te automatiseren

1. Stel een vendor risk management proces op: Stel een beleid op dat het proces en de procedures voor vendor risk management beschrijft. Zorg ervoor dat het omvat welke groepen en belanghebbenden verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van het proces.
2. Monitor leveranciers: Monitor leveranciers regelmatig op veranderingen in hun beveiligingsstatus en andere gebieden die meer risico voor uw organisatie kunnen aangeven.
3. Analyseer risico’s: Analyseer het risico dat elke leverancier met zich meebrengt. Beoordeel hun beveiligingsstatus, nalevingsvereisten, financiële stabiliteit en meer.
4. Herbeoordeel risico’s: Herbeoordeel het risico dat elke leverancier met zich meebrengt op regelmatige basis. Dit moet worden gedaan wanneer er significante veranderingen zijn in de leverancier of hun diensten.
5. Creëer en beheer contracten: Zorg ervoor dat contracten goed zijn opgesteld met passende bepalingen voor beveiliging en naleving.
6. Automatiseer vendor risk management: Automatiseer het vendor risk management proces door gebruik te maken van technologie zoals geautomatiseerde e-mailmeldingen, dashboards en workflowprocessen.

Wat is een Vendor Risk Management Maturity Model (VRMMM)?

Een vendor risk management maturity model (VRMMM) is een raamwerk dat organisaties een reeks meetwaarden biedt om hun vendor risk management (VRM) praktijken te beoordelen. Het model kan organisaties helpen beter inzicht te krijgen in hun huidige risicolandschap en gebieden voor verbetering te identificeren. Het biedt ook een stappenplan voor organisaties om hun VRM-capaciteit voortdurend te verfijnen en veerkrachtiger te worden tegen leveranciersgerelateerde risico’s. Het VRMMM bestaat uit vijf belangrijke niveaus, namelijk: bewustzijn, proactief, geïntegreerd, strategisch en geoptimaliseerd. Elk niveau beschrijft een reeks attributen en praktijken die een bedrijf moet hebben bij het beheren van leveranciersrelaties. Bedrijven kunnen het model gebruiken om hun huidige capaciteiten te beoordelen, doelen te stellen en de voortgang in de loop van de tijd bij te houden.

Gewoonlijk omvat het VRMMM verschillende volwassenheidsniveaus om capaciteiten te meten:

1. Start-up/Geen leveranciersbeheer: Een organisatie heeft op dit volwassenheidsniveau geen enkele leveranciersrisicobeoordeling geïmplementeerd (meestal geassocieerd met nieuwe bedrijven).
2. Ad hoc activiteit: Leveranciersrisicoactiviteiten worden ad hoc geïmplementeerd op basis van verschillende situaties zonder strategieën of plannen, hoewel de organisatie misschien enkele strategieën overweegt.
3. Stappenplan en ad hoc activiteit: Ad hoc activiteiten gaan door, maar hun beveiliging en leveranciersbeheer hebben een leveranciersbeheer stappenplan bedacht en goedgekeurd.
4. Gedefinieerd en gevestigd: Managementplannen zijn gedefinieerd, geïmplementeerd en gedeeltelijk in uitvoering in een organisatie, maar nog niet volledig geïmplementeerd.
5. Volledig geïmplementeerd: Leveranciersbeheeractiviteiten zijn aanwezig en operationeel, inclusief rapportage en nalevingsintegratie.
6. Continue verbetering: Organisaties monitoren leveranciersrisico om strategieën en beheer continu te optimaliseren.

Wat zijn geschikte beste practices bij het selecteren van een leverancier?

Zelfs met een VRMMM-systeem moeten organisaties potentiële derde-partij leveranciers beoordelen voordat ze relaties met hen aangaan. Bovendien moeten bedrijven deze relaties voortdurend beoordelen, zelfs nadat het contract is ondertekend.

Om zorgvuldigheid te betrachten bij leveranciers en beste practices te handhaven, moeten organisaties overwegen de volgende suggesties te volgen:

• Ontwikkel een risicobeheerprogramma: Voordat u een leveranciersrelatie aangaat, moet u programma’s hebben om beleid, procedures en bedrijfsdoelen rond leveranciersrelaties te definiëren. Het is onmogelijk om criteria te ontwikkelen om leveranciers te evalueren zonder die criteria vooraf vast te stellen. 
• Stel contractvereisten op: Zorg voor een standaard leverancierscontract dat risicobeheervereisten dekt, inclusief verplichte rapportage, monitoring en beoordelingen. Deze vereisten kunnen ook het regelmatig herbeoordelen van contractvoorwaarden omvatten op basis van veranderende systeemconfiguraties, nieuwe infrastructuur of verschuivende bedrijfsmodellen.
• Voer achtergrondcontroles uit: Evalueer altijd een leverancier over alle risicocategorieën. Dit kan het bestuderen van nieuwsverhalen en industrieel rapporteren omvatten, het raadplegen van huidige en eerdere klanten van de leverancier, het opvragen van rapporten over financiën en nalevingsnormen, en het uitvoeren van gecoördineerde evaluaties van werknemers en technologieën.
• Definieer een selectieproces: Zorg voor documentatie en taal voor verzoeken om voorstellen, inclusief beleid en meetwaarden om potentiële leveranciers te vergelijken. Deze verzoeken om voorstellen moeten ook duidelijke overzichten bevatten van de risicobeoordeling en achtergrondcontroles die van deze leveranciers worden verwacht.
• Heb plannen voor inbreukrespons: Als u met technologie leveranciers werkt, is de mogelijkheid van een inbreuk altijd aanwezig. Wacht niet tot leveranciers hun problemen oplossen, maar zorg voor een inbreukrespons en herstelplan voor het geval er een ramp toeslaat.
• Implementeer voortdurende audits: Laat beveiliging niet aan het toeval over. Leveranciersbeheer moet werken met de nieuwste informatie, regelmatige rapportage en audits uitvoeren. Audits kunnen nalevings- en technische beoordelingen en geautomatiseerde kwetsbaarheidsscans omvatten. Vereis bovendien dat leveranciers jaarlijkse rapportage over hun systemen verstrekken en regelmatiger rapporten verstrekken wanneer systeemtechnologieën en configuraties veranderen. Een organisatie kan ook leveranciersvragenlijsten implementeren die door de derde partij worden ingevuld om enkele aspecten van risicobeoordeling te stroomlijnen.
• Wijs bekwame leiders toe aan leveranciersbeheer: De meeste organisaties hebben toegewijde managers of leidinggevenden toegewezen aan gebieden zoals financiën, marketing en informatiebeveiliging. Creëer en beman een leveranciersbeheer executive die verantwoordelijk kan zijn voor leveranciersrelaties en het risicobeoordelingsproces.

Vendor Risk beheren: Een cruciale stap richting naleving

Vendor risk management is een cruciale stap om te voldoen aan industriële regelgeving en beste practices. Het omvat het beoordelen van de capaciteiten, het beleid en de procedures van leveranciers om ervoor te zorgen dat alle producten en diensten veilig en compliant zijn met regelgeving. Vendor risk management kan organisaties helpen om risico’s die verband houden met leveranciers te identificeren, te beperken en te beheren, waardoor hun gegevens en systemen veilig en compliant blijven.

Organisaties moeten een uitgebreid risicobeoordelingsproces hebben om potentiële risico’s die verband houden met leveranciers te identificeren en te monitoren, zowel vóór als na het contract. Tijdens de pre-contractfase moeten organisaties de kwalificaties van leveranciers identificeren en beoordelen, een zorgvuldigheidsonderzoek uitvoeren en de impact beoordelen die een potentiële samenwerking op de operaties zou kunnen hebben. Documentatie van het beoordelingsproces en eventuele bevindingen moeten worden bewaard voor beoordeling en in geval van toekomstige geschillen.

Tijdens de post-contractfase moeten organisaties onboarding en voortdurende monitoring van alle leveranciers uitvoeren, inclusief beoordelingen van naleving van contractuele verplichtingen, beveiligings- en privacyvereisten. Routinematige beoordelingen van leveranciersoplossingen moeten ook worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat ze het afgesproken serviceniveau bieden en nog steeds voldoen aan de risicovereisten van de organisatie. Organisaties moeten ook een proces hebben om eventuele problemen of kwesties aan te pakken die worden geïdentificeerd, zoals niet-naleving door leveranciers of onvoldoende beveiligingsmaatregelen.

Organisaties moeten er ook voor zorgen dat ze hun leveranciersrisicobeleid en -procedures regelmatig herzien, aangezien deze up-to-date moeten worden gehouden met ontwikkelingen in de industrie en veranderende regelgeving. Vendor risk management gaat niet alleen over het naleven van industriële regelgeving, maar ook over het beschermen van gevoelige gegevens. Door effectief risicobeheer kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun gegevens veilig blijven en dat de leveranciers waarmee ze samenwerken hun verplichtingen nakomen.

Compliant, veilig contentbeheer met Kiteworks

Leveranciersbeheer vormt een kritieke uitdaging voor veel organisaties. Kiteworks, een aanbieder van cloudgebaseerd content- en datamanagement van derden, maakt deze taken gemakkelijker te volbrengen. Met geavanceerde rapportage- en auditmogelijkheden, veilige samenwerkingshulpmiddelen van derden en uitgebreide automatisering en analyses kunnen gebruikers van Kiteworks beveiligings- en nalevingsproblemen met elke medewerker of leverancier monitoren.

Lees de capaciteitsbeschrijving om te leren hoe Kiteworks vendor risk management en naleving kan ondersteunen. Zorg er ook voor dat u een gratis, gepersonaliseerde demo van het Kiteworks-platform probeert.

 

Gerelateerde inhoud:
Wat is Security Risk Management?
Wat is Supply Chain Financial Risk?
Hoe due diligence bij derdenrisico’s uit te voeren?
Wat is Geïntegreerd Risicobeheer? IRM vs. GRC vs. ERM
Wat zijn Cybersecurity Risk Solutions?

Terug naar Risk & Compliance Glossary