Wat is een Virtuele dataruimte?
Met de globalisering van bedrijven en de toegenomen controle op data is er een grotere behoefte ontstaan om fysieke dataruimten te vervangen, zodat de beveiliging wordt verhoogd en effectief data management mogelijk wordt. Virtuele dataruimten zijn een aantrekkelijk alternatief voor de traditionele dataruimten, omdat ze breed toegankelijk zijn, direct beschikbaar en aanzienlijk meer beveiliging bieden voor data.
Wat is een Virtuele Dataruimte?
Een virtuele dataruimte (VDR), of simpelweg een dataruimte, is een beveiligde virtuele omgeving die wordt gebruikt als opslagplaats voor de documenten van een bedrijf. Virtuele dataruimten maken het mogelijk om informatie en documenten veilig te delen tussen een bedrijf en zijn klanten, aannemers en investeerders in een gecontroleerde omgeving. Virtuele dataruimten bieden functies zoals toegangsbeperkingen tot documenten, encryptie, watermerken op documenten en zelfvernietigende documenten.
Hoe ziet een goede Virtuele Dataruimte eruit?
Waar moet je op letten bij het zoeken naar een virtuele dataruimte? Een virtuele dataruimte moet je in staat stellen om gevoelige bedrijfsdocumenten veilig en conform regelgeving op te slaan. De documenten moeten overal toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen of groepen. Een virtuele dataruimte fungeert als hefboom bij zakelijke transacties die veilige opslag, beheer en delen van documenten vereisen.
Virtuele dataruimten zijn nuttig voor bedrijven die zorgvuldigheid willen betrachten en kritieke activa gedurende hun levenscyclus willen beheren. Organisaties die verschillende vormen van samenwerking aangaan, zoals fusies en overnames, patentering, licenties of andere joint venture-investeringen, kunnen virtuele dataruimten gebruiken om het veilig delen van bestanden en documentatie te bevorderen en dataprivacy te waarborgen. Daarom moeten virtuele dataruimten worden geïntegreerd in de strategie voor risicobeheer cyberbeveiliging van een organisatie.
Belangrijke functies van een Virtuele Dataruimte
Virtuele dataruimten zijn voornamelijk ontworpen met diverse functies en mogelijkheden, omdat ze zich richten op verschillende sectoren. Voordat een bedrijf voor een specifieke aanbieder van virtuele dataruimten kiest, moet het zijn behoeften evalueren. Toch moet een goede VDR over bepaalde documentbeheerfuncties beschikken. Deze omvatten:
Documentbeveiliging
Aangezien bedrijven virtuele dataruimten gebruiken om gevoelige informatie op te slaan, is het logisch dat ze goede beveiligingsfuncties bevatten, zoals:
- Toegangsbeperkingen tot documenten waarmee wordt bepaald wie toegang heeft tot een document, wanneer dit kan en wat ermee mag gebeuren (bijv. beheren, samenwerken, beoordelen, downloaden, enz.)
- TLS-encryptie om informatie te beschermen tijdens verzending binnen en buiten de virtuele dataruimte
- Back-up van gevoelige inhoud
- Multi-factor authentication om ongeautoriseerde toegang te voorkomen
- Toegang via mobiele apparaten
- Integratie van beveiligingsprotocollen, waaronder virusscanning, advanced threat protection en preventie van gegevensverlies
- Gebruik van watermerken op documenten
- Toepassing van zelfvernietigende documenten, verlopen van toegang, enz.
Documenttracking
Een goede virtuele dataruimte maakt het eenvoudig om verschillende aspecten van documenttoegang te volgen, zoals:
- Wie een document heeft bekeken
- Wanneer die toegang heeft plaatsgevonden
- Aan wie het document is verzonden of gedeeld—en aan wie het kan worden verzonden of gedeeld
- Of de persoon aan wie het document is verzonden of gedeeld het heeft geopend en wanneer
- Hoeveel tijd iemand heeft besteed aan het beoordelen van een document
- Welke documenten het meest worden bekeken
- Meldingen wanneer gebruikers updates aanbrengen, welke updates zijn gedaan en wanneer nieuwe documenten zijn geüpload
Bovendien omvat documenttracking in virtuele dataruimten een zelf-auditing mogelijkheid die kan worden opgenomen in compliance-rapporten.
Gebruiksvriendelijkheid
Een goede virtuele dataruimte vergemakkelijkt het gebruik door functies zoals:
- Integratie met Microsoft Office (bijv. Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) en Google samenwerking- en productiviteitstools
- Geavanceerde zoekmogelijkheden
- Bulk uploads van bestanden
- Drag-and-drop functionaliteit
- Helpsectie voor gebruiksgemak voor elke gebruiker
- Meertalige toegang
- Multi-factor authentication en single sign-on (SSO) zodat gebruikers veilig en eenvoudig toegang hebben
Gebruikersbeheer
Een goede virtuele dataruimte bevat eenvoudige opties voor gebruikersbeheer, waaronder:
- Meerdere niveaus van gebruikersrechten voor eenvoudig beheer van wie documenten mag bekijken, bewerken, delen en downloaden door rechten toe te wijzen waar nodig
- Individuele of bulk uitnodiging en beheer van gebruikers
- Groepsindeling zodat een beheerder eenvoudig meerdere gebruikers kan beheren door ze in groepen met verschillende toegangsniveaus en functies in de dataruimte te verdelen
- Beperkt bekijken zodat gebruikers alleen toegang hebben tot de documenten waarvoor zij rechten hebben
Overige functies van virtuele dataruimten
Andere functies van virtuele dataruimten zijn integratie met oplossingen van derden (bijv. Slack, Microsoft Teams, enz.), taakprioritering, veelgestelde vragen, intuïtieve interfaces en live chatten.
Virtuele Dataruimten vs. Traditionele Cloudopslag
Tegenwoordig hebben bedrijven meer opties als het gaat om dataopslag. De twee meest gebruikte opties zijn traditionele cloudopslag en virtuele dataruimten. Deze twee verschillen op de volgende manieren:
Efficiëntie van virtuele dataruimten
Virtuele dataruimten zijn efficiënter dan traditionele cloudopslag. Met een virtuele dataruimte kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig toegang krijgen tot het platform en kunnen taken op hetzelfde platform worden gepland. Bij traditionele cloudopslag kost het beheer van gebruikers meer tijd en is toegangsbeheer complexer.
Communicatie met virtuele dataruimten
Met virtuele dataruimten is communicatie tussen partijen vertrouwelijk en veilig. Dit komt doordat data wordt versleuteld tijdens overdracht tussen gebruikers. Dit is wellicht het grootste voordeel van virtuele dataruimten. Bij traditionele cloudopslag is dit niet mogelijk. Virtuele dataruimten maken privécommunicatie mogelijk waarbij toegang tot privé-inhoud wordt beheerst.
Monitoring van activiteiten in virtuele dataruimten
In een virtuele dataruimte is het monitoren van bestanden en gebruikers zeer eenvoudig en effectief. Je kunt gemakkelijk bijhouden welke wijzigingen er op documenten worden aangebracht, door wie, en hoe lang iemand aan een document heeft gewerkt. In traditionele cloudopslag is monitoring niet mogelijk. Documenten kunnen niet worden gevolgd zoals in een virtuele dataruimte.
Beveiliging met virtuele dataruimten
Traditionele cloudopslagoplossingen bieden een bepaald beveiligingsniveau. Hun beveiligingscontroles zijn echter onvoldoende vergeleken met het beveiligingsniveau van virtuele dataruimten, waar data wordt versleuteld volgens de nieuwste encryptiestandaarden. Virtuele dataruimten regelen de toegang tot gevoelige inhoud. Gebruikers kunnen ook het kopiëren, downloaden en printen van documenten beperken, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.
Rapportages genereren met virtuele dataruimten
Virtuele dataruimten beschikken over diverse rapportagetools die nuttig zijn wanneer een organisatie inzichten wil verkrijgen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om de positie van een bedrijf te versterken tijdens onderhandelingen en het sluiten van deals, en om naleving van regelgeving aan te tonen. Traditionele cloudopslag biedt dergelijke functies niet.
Toepassingen van Virtuele Dataruimten
Midden in technologische vooruitgang zijn organisaties geëvolueerd in de manier waarop zij data opslaan, gebruiken en delen. Door de toename van gevoelige data die wordt verzonden en gedeeld bij bepaalde zakelijke transacties, neemt het risico op beveiligingslekken met mogelijk grote verliezen toe. Hier komen virtuele dataruimten in beeld. Enkele van de meest voorkomende toepassingen van virtuele dataruimten zijn:
Fusies en Overnames (M&A)
Bij fusies en overnames wordt veel informatie gedeeld. Dit geldt vooral wanneer partijen due diligence uitvoeren voordat deals worden gesloten en belangrijke beslissingen worden genomen. Tijdens deze fasen worden veel documenten tussen partijen gedeeld, waarbij vaak meerdere mensen per partij betrokken zijn. Meestal bevatten de gedeelde documenten gevoelige informatie over de betrokken bedrijven, en deze informatie moet worden beschermd voor compliance- en privacydoeleinden. Virtuele dataruimten stroomlijnen het hele proces van een fusie of overname. Ze vereenvoudigen taken, beschermen gevoelige informatie, bevorderen effectieve communicatie en automatiseren elk onderdeel van het proces.
Initial Public Offerings (IPOs)
Naar de beurs gaan en een beursgang uitvoeren is een tijdrovende, intensieve taak die een enorme hoeveelheid papierwerk vereist. De essentie van een beursgang betekent dat een bedrijf meer transparantie moet bieden aan klanten, gebruikers, stakeholders, het publiek en toezichthouders dan voorheen.
Voor een bedrijf dat naar de beurs gaat en effectief de veelheid aan benodigde documenten wil beheren, is een virtuele dataruimte een uitstekende optie. Meerdere externe partijen zijn betrokken bij het hele IPO-proces, en met een virtuele dataruimte wordt ervoor gezorgd dat alle gevoelige bedrijfsdata veilig wordt gedeeld met alle stakeholders.
Audits
Er zijn talloze situaties waarin externe partijen toegang moeten krijgen tot en inzage moeten hebben in de data van een bedrijf. Met name wanneer advocaten, accountants of auditors de administratie en andere documentatie van een bedrijf moeten inzien, moet toegang worden verleend zonder het risico op een datalek of een compliance-overtreding. In deze gevallen kan een virtuele dataruimte worden ingezet om vrijwel alle behoeften aan het delen van documenten van een bedrijf te faciliteren.
Communicatie met de Raad van Bestuur
In sommige bedrijven zijn bestuursleden actief betrokken bij de bedrijfsvoering. Bestuursleden maken echter doorgaans geen gebruik van door het bedrijf verstrekte apparatuur (zoals laptops, smartphones, enz.). Communicatie van kritieke informatie met de raad van bestuur moet veilig en compliant verlopen. Door deze inhoud in een virtuele dataruimte op te slaan, kan de informatiestroom worden beheerd en de veiligheid worden gegarandeerd.
Een Private Data Network gebruiken als Virtuele Dataruimte
Het Kiteworks Private Data Network breidt zero trust uit voorbij applicaties en workloads naar gevoelige inhoud, en beschermt en beheerst wie, wanneer, hoe en waar deze wordt gecommuniceerd. Dit omvat ook beveiligde virtuele dataruimten.
Met Kiteworks krijgen organisaties:
- Naadloze samenwerking met zowel interne als externe stakeholders waarbij bestanden en mappen in de virtuele dataruimte beschikbaar zijn voor degenen die bevoegd zijn om ze te bekijken, downloaden, bewerken, delen en verzenden
- Versnelde deals met onbeperkte productiviteit dankzij naadloze Microsoft Office- en G Suite-bewerking, mobiele en webinterfaces, gedetailleerd map- en bestandsbeheer en meer
- Een defense-in-depth beveiligingsaanpak, waaronder inzet op locatie, op FedRAMP of als private cloud, integratie met multi-factor authentication, SSO en andere identity & access management-mogelijkheden, en hardened virtual appliance en optioneel HSM-sleutelbeheer
- Vermogen om te voldoen aan sector- en overheidsregulering zoals SOC 2, HIPAA, GDPR en FIPS 140-2, en vele anderen
Plan een aangepaste demo om te zien hoe je virtuele dataruimten kunt creëren met Kiteworks.
Gerelateerde content:
Wat is de meest veilige bestandsoverdracht?
Wat zijn cloudoplossingen voor bestandsoverdracht?
Wat is enterprise software voor bestandsoverdracht?
Hoe abonneer je je op populaire berichten en gebruik je HIPAA-conforme cloudopslag?
Wat is een beveiligde virtuele dataruimte?