GxP-naleving: een stappenplan voor succes
GxP-naleving is een verzameling richtlijnen en regelgeving met betrekking tot diverse aspecten van productie, testen en distributie van farmaceutica, biotechnologie, medische hulpmiddelen en andere producten die verband houden met de zorgsector. Organisaties moeten beschikken over de juiste strategie voor risicobeheer cyberbeveiliging om GxP-naleving te bereiken. In dit artikel wordt het belang van GxP-naleving, het doel, de soorten regelgeving en de noodzakelijke stappen om naleving te behouden, besproken.
Wat is GxP?
GxP is een acroniem voor “Good Practice” kwaliteitsrichtlijnen, een reeks voorschriften en normen die zijn opgesteld door regelgevende instanties zoals de Amerikaanse FDA. De “x” is een variabele die een specifiek gereguleerd vakgebied aanduidt. Bijvoorbeeld, ‘M’ staat voor Manufacturing (GMP), ‘C’ voor Clinical (GCP) en ‘L’ voor Laboratory (GLP).
Deze GxP-normen zijn opgesteld om ervoor te zorgen dat gereguleerde producten consequent van hoge kwaliteit en veilig voor menselijk gebruik zijn. Het is nuttig om GxP, de richtlijnen zelf, te onderscheiden van GxP-naleving, wat het naleven van deze strenge regels betekent. Dit onderscheid begrijpen is de eerste stap in het beheersen van het complexe landschap van GxP-vereisten, die verderop in de sectie over standaarden worden toegelicht.
Wat is GxP-naleving?
GxP-naleving verwijst naar de regelgeving die is vastgelegd in Good Manufacturing Practice, Good Laboratory Practice en Good Clinical Practice. Deze regels zijn ontwikkeld om ervoor te zorgen dat producten die verband houden met farmaceutica, voeding en medische hulpmiddelen veilig en effectief zijn voor menselijk gebruik. GxP-naleving vereist dat organisaties een kwaliteitsmanagementsysteem en diverse processen hebben voor het valideren van processen, het trainen van personeel en het bijhouden van documentatie. Het doel van deze regelgeving is het beschermen van de volksgezondheid door te waarborgen dat medische producten betrouwbaar en effectief zijn.
Belang van GxP-naleving in diverse sectoren
Naleving van GxP-regelgeving is essentieel in de farmaceutische, biotechnologische en medische hulpmiddelenindustrie, omdat het de veiligheid, kwaliteit en werkzaamheid van geproduceerde en gedistribueerde producten waarborgt. GxP-naleving is ook van cruciaal belang voor regelgevende instanties, die moeten garanderen dat producten die worden geproduceerd, getest en verspreid voldoen aan de juiste normen voor veiligheid en werkzaamheid. Daarnaast is GxP-naleving belangrijk voor consumenten en patiënten, omdat deze regelgeving helpt hun veiligheid en gezondheid te waarborgen.
Inzicht in GxP-nalevingsnormen
De belangrijkste regelgeving in de farmaceutische, biotechnologische en medische hulpmiddelenindustrie omvat Good Manufacturing Practices (GMP’s), Good Clinical Practices (GCP’s) en Good Laboratory Practices (GLP’s). Daarnaast zijn er Good Distribution Practices (GDP’s), Good Pharmacovigilance Practices (GVP’s) en Good Quality Practices (GQP’s).
Good Manufacturing Practices (GMP’s)
Good Manufacturing Practices zijn gebaseerd op regelgeving van de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA), waarin de basisvereisten voor de productie van geneesmiddelen en andere medische producten worden uiteengezet. Deze regelgeving is bedoeld om de veiligheid, kwaliteit en effectiviteit van deze producten te waarborgen. GMP’s bestrijken een breed scala aan onderwerpen, waaronder kwalificaties van personeel, ontwerp en bouw van faciliteiten, productieprocessen, operaties, kwaliteitscontrole en productetikettering. GMP’s worden tijdens het productieproces geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat het product correct en consistent wordt vervaardigd en voldoet aan de normen van de fabrikant en de FDA.
Good Clinical Practices (GCP’s)
Good Clinical Practices zijn een reeks internationale normen die bedoeld zijn om de veiligheid, rechten en het welzijn van deelnemers aan onderzoeksstudies te waarborgen, evenals de nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens die uit klinische onderzoeken worden verzameld. GCP’s vereisen dat alle klinische onderzoeken op een wetenschappelijk verantwoorde en ethische manier worden uitgevoerd en dat de onderzoeker zich houdt aan alle ethische en wettelijke vereisten, waaronder het verkrijgen van geïnformeerde toestemming van deelnemers.
Good Laboratory Practices (GLP’s)
Good Laboratory Practices zijn een reeks voorschriften die zijn ontworpen om de nauwkeurigheid en reproduceerbaarheid van gegevens die in laboratoria worden gegenereerd te waarborgen. GLP’s worden gehandhaafd door de FDA en vereisen dat laboratoria een bepaald niveau van kwaliteitscontrole handhaven bij het ontwerp, de uitvoering en het toezicht op laboratoriumtests en -protocollen. GLP’s vereisen ook dat alle laboratoriumprocedures, materialen en apparatuur die in het laboratorium worden gebruikt, correct worden gedocumenteerd en dat alle gegevens en resultaten nauwkeurig worden vastgelegd.
GxP-voorbeelden gedurende de productlevenscyclus
- Onderzoek & Ontwikkeling (GLP): Een laboratorium dat preklinische veiligheidsonderzoeken uitvoert voor een nieuw geneesmiddel moet Good Laboratory Practices volgen. Dit omvat het kalibreren van alle testapparatuur volgens een vast schema, het zorgvuldig documenteren van elke experimentele procedure en het laten beoordelen van het eindrapport door een onafhankelijke kwaliteitsborgingsafdeling om de gegevensintegriteit te waarborgen vóór indiening.
- Klinische proeven (GCP): Een sponsor die een onderzoek bij mensen uitvoert, moet zich houden aan Good Clinical Practices. Een belangrijke vereiste is het verkrijgen en documenteren van geïnformeerde toestemming van elke deelnemer, ervoor zorgen dat het onderzoeksprotocol is goedgekeurd door een medisch-ethische commissie (IRB) en alle bijwerkingen tijdig en nauwkeurig rapporteren aan toezichthouders.
- Productie (GMP): Een faciliteit die geneesmiddelen produceert, moet voldoen aan Good Manufacturing Practices. Dit houdt in: het valideren van het sterilisatieproces voor injecteerbare geneesmiddelen, het handhaven van een streng gecontroleerde steriele omgeving met gedocumenteerde luchtkwaliteit en ervoor zorgen dat al het personeel de kledingvoorschriften volgt om productbesmetting te voorkomen.
- Distributie (GDP): Een distributeur die temperatuurgevoelige vaccins verzendt, moet Good Distribution Practices volgen. Dit betekent het gebruik van gevalideerde cold-chain verzendverpakkingen, het continu monitoren en registreren van temperaturen tijdens transport en het bijhouden van gedetailleerde documentatie om aan te tonen dat de productkwaliteit van het magazijn tot de apotheek is gewaarborgd.
- Post-markt surveillance (GVP): Nadat een geneesmiddel op de markt is, moet het bedrijf Good Pharmacovigilance Practices volgen. Dit omvat het hebben van een systeem om bijwerkingen van patiënten en artsen te verzamelen, te beoordelen en te rapporteren, waarmee wordt aangetoond dat GxP-toezicht patiënten gedurende de hele productlevenscyclus beschermt.
De 5 P’s van GxP uitgelegd
- Mensen: Al het personeel moet over de juiste opleiding, training en ervaring beschikken om hun toegewezen taken uit te voeren. Hun rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn omschreven. Tip: Implementeer een robuust, gedocumenteerd trainingsprogramma met regelmatige beoordelingen van competentie en GxP-kennis.
- Pand: De faciliteit en apparatuur moeten goed zijn ontworpen, gelegen, gebouwd en onderhouden om besmetting en operationele verwarring te voorkomen. Dit omvat nutsvoorzieningen zoals lucht- en watersystemen. Tip: Stel een strikt schema op voor kalibratie, onderhoud en reiniging van apparatuur en documenteer alle activiteiten.
- Processen: Alle kritieke processen moeten worden gevalideerd om te waarborgen dat ze consequent de verwachte resultaten opleveren. Elke afwijking van vastgestelde processen moet worden gedocumenteerd en onderzocht. Tip: Gebruik procesmapping om kritieke controlepunten te identificeren en stel monitoringsystemen in om te waarborgen dat deze binnen de gespecificeerde grenzen blijven.
- Producten: Dit omvat alle aspecten van het product zelf, van grondstoffen tot eindproducten. Het omvat specificaties, testen, hantering, opslag en distributie om identiteit, zuiverheid en kwaliteit te waarborgen. Tip: Stel een grondig leverancierskwalificatieprogramma op en voer grondige inspecties en testen van inkomende materialen uit.
- Procedures (en documentatie): Alle activiteiten moeten worden beheerst door schriftelijke standaard operationele procedures (SOP’s). Nauwkeurige en volledige documentatie (“documentatie”) is vereist voor elke GxP-gerelateerde actie, waarmee een traceerbare geschiedenis wordt gecreëerd. Tip: Gebruik een gevalideerd documentmanagementsysteem om versiebeheer af te dwingen, audittrails te beheren en gegevensintegriteit te waarborgen in lijn met GxP-vereisten.
Belangrijke principes van GxP-naleving
Er moeten kwaliteitsvolle productie- en testprocessen aanwezig zijn om te waarborgen dat de geproduceerde producten veilig, effectief en conform de vastgestelde normen zijn, op basis van de volgende principes:
1. Kwaliteitsborging
Bedrijven moeten waarborgen dat producten voldoen aan kwaliteitsnormen via gedocumenteerde processen en procedures. Elke afwijking van vastgestelde normen moet worden gedocumenteerd en aangepakt.
2. Documentatie
Bedrijven moeten alle processen, procedures en beslissingen met betrekking tot de productie, het testen en de opslag van producten documenteren.
3. Training
Bedrijven moeten medewerkers voorzien van de noodzakelijke training om vastgestelde GxP-procedures te begrijpen en te volgen.
4. Auditing
Bedrijven moeten een auditsysteem hebben om te waarborgen dat processen, procedures en beslissingen in overeenstemming zijn met GxP-regelgeving.
5. Validatie
Bedrijven moeten valideren en verifiëren dat processen, procedures en systemen die worden gebruikt bij de productie en het testen van producten werken zoals bedoeld.
6. Registratie
Bedrijven moeten alle activiteiten met betrekking tot de productie, het testen en de opslag van producten registreren. Deze registraties moeten op een veilige locatie worden bewaard en toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.
Risico’s van niet-naleving van GxP
Het niet voldoen aan GxP-vereisten heeft ernstige gevolgen die verder reiken dan eenvoudige administratieve problemen. Het grootste risico is schade aan de patiëntveiligheid, wat kan leiden tot letsel of overlijden. Financieel kan niet-naleving resulteren in aanzienlijke boetes, waarbij toezichthouders zoals de FDA jaarlijks honderden waarschuwingsbrieven versturen en boetes opleggen die kunnen oplopen tot miljoenen dollars.
Overtredingen leiden vaak tot gedwongen productterugroepingen, waardoor inkomstenstromen worden stopgezet en enorme logistieke kosten ontstaan. Naast de directe financiële impact veroorzaken GxP-nalevingsfouten aanzienlijke reputatieschade, waardoor het vertrouwen van patiënten, zorgverleners en investeerders wordt aangetast. De enige effectieve strategie om deze uitkomsten te voorkomen is proactieve beperking, waarbij een sterke kwaliteitscultuur en robuuste GxP-systemen in de hele organisatie worden ingebed.
De voordelen van GxP-naleving
GxP-naleving is een essentieel onderdeel van elk kwaliteitsmanagementsysteem en biedt tal van voordelen.
1. Kostenoptimalisatie
Zorgen voor GxP-naleving verlaagt de kosten van zakendoen en helpt de productiekosten te optimaliseren.
2. Voorkomen van veiligheidsincidenten
Door GxP-principes te volgen kunnen bedrijven het risico op veiligheidsincidenten verkleinen, terwijl ze zeker weten dat ze voldoen aan de regelgeving.
3. Risicobeperking
Door GxP-regelgeving te volgen kunnen bedrijven risico’s identificeren, beheren en beperken.
4. Verbeterde kwaliteit
Door te waarborgen dat aan kwaliteitsnormen wordt voldaan, kan een bedrijf het beste kwaliteitsproduct of -dienst aan klanten leveren, wat resulteert in verbeterde klantenservice en klanttevredenheid.
5. Verhoogde efficiëntie
Naleving van GxP-regelgeving leidt vaak tot meer efficiëntie in de bedrijfsvoering, doordat standaard operationele procedures beter worden gevolgd.
6. Verhoogde geloofwaardigheid
GxP-naleving zorgt ervoor dat een bedrijf als geloofwaardig en betrouwbaar wordt gezien, wat de algehele reputatie versterkt.
7. Groter klantvertrouwen
Klanten hebben meer vertrouwen in een bedrijf dat voldoet aan GxP-regelgeving, wat de relatie tussen bedrijf en klant versterkt.
8. Betere traceerbaarheid
Een bedrijf dat GxP-principes volgt, heeft ook een betere traceerbaarheid van gegevens, wat belangrijk is voor uiteenlopende activiteiten en helpt bij het waarborgen van nauwkeurige registratie.
Beste practices voor GxP-naleving
Naleving van Good Practices-standaarden is niet eenvoudig. Veel bedrijven staan voor talloze uitdagingen om bij te blijven. Om naleving van GxP-regelgeving te waarborgen, moeten bedrijven beste practices implementeren.
1. Implementeer een kwaliteitssysteem
Stel een effectief kwaliteitssysteem op dat voldoet aan good manufacturing practices, zodat de producten die u ontwikkelt en produceert aan de hoogste normen van kwaliteit en veiligheid voldoen.
2. Documenteer procedures en training
Documenteer alle procedures in lijn met GxP-standaarden en zorg ervoor dat al het relevante personeel is getraind en gecertificeerd volgens deze standaarden.
3. Stel kwaliteitsborging in
Stel een systeem voor kwaliteitsborging in dat inspecties en audits omvat om naleving van GxP-vereisten te waarborgen.
4. Monitor apparatuur en naleving
Monitor het onderhoud, de kalibratie en het testen van apparatuur om te waarborgen dat deze voldoet aan GxP-regelgeving en -normen.
5. Voldoe aan validatievereisten
Valideer alle processen, operaties en producten om te waarborgen dat ze voldoen aan GxP.
6. Monitor registraties en documentatie
Monitor alle registraties en documentatie om nauwkeurigheid en naleving van GxP-regelgeving en -normen te waarborgen.
7. Monitor leverancierskwaliteit
Monitor de kwaliteit van alle leveranciers en partners om te waarborgen dat zij voldoen aan GxP-regelgeving en -normen.
8. Monitor personeelspraktijken
Monitor personeelspraktijken om te waarborgen dat deze voldoen aan GxP-regelgeving en -normen.
9. Investeer in technologie
Investeer in technologische oplossingen ter ondersteuning van GxP-naleving en automatisering, zoals elektronische documentmanagementsystemen en oplossingen voor procesautomatisering.
10. Regelmatig herzien en bijwerken
Herzie en actualiseer GxP-nalevingspraktijken regelmatig om te waarborgen dat ze effectief blijven en up-to-date zijn met wijzigingen in regelgeving of industriestandaarden.
GxP-nalevingssoftware-oplossingen
Om effectief om te gaan met de enorme documentatie- en procescontrolevraag van GxP, kiezen organisaties vaak voor gespecialiseerde software. Let bij het selecteren van een oplossing op belangrijke functies zoals onveranderlijke auditlogs om elke actie te volgen, granulaire rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) voor gegevensbeveiliging en uitgebreide validatieondersteuning om aan te tonen dat het systeem werkt zoals bedoeld. Voor elektronische registraties is gereedheid voor regelgeving zoals FDA 21 CFR Part 11 en EudraLex Annex 11 een absolute vereiste.
Terwijl on-premise oplossingen directe controle bieden, zorgen moderne cloudgebaseerde (SaaS) platforms voor meer schaalbaarheid en snellere implementatie. Oplossingen zoals het Kiteworks Private Data Network zijn ontworpen om de GxP-naleving in de farmaceutische industrie te ondersteunen door te integreren in de bestaande tech stack, een enkel, veilig platform te creëren voor het beheren van gereguleerde content, het automatiseren van workflows en het vereenvoudigen van auditvoorbereidingen.
GxP-risicobeoordelingsframework
Een GxP-risicobeoordeling is een systematisch proces voor het identificeren, evalueren en beperken van risico’s die de productkwaliteit of patiëntveiligheid in gevaar kunnen brengen, zoals beschreven in richtlijnen als ICH Q9 (Quality Risk Management).
Het proces begint met het identificeren van potentiële gevaren gedurende de hele productlevenscyclus. Veelgebruikte tools zoals Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) worden gebruikt om productieprocessen te analyseren, terwijl Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) besmettingsrisico’s kunnen identificeren. Na identificatie worden risico’s geëvalueerd op basis van hun ernst en waarschijnlijkheid. Organisaties moeten vervolgens duidelijke risicotolerantieniveaus vaststellen om te bepalen welke risico’s beperking vereisen.
Alle bevindingen, risicobeoordelingen en daaropvolgende plannen voor beperking moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd en geïntegreerd in het overkoepelende Quality Management System (QMS), zodat risicobeheer een doorlopende, datagedreven activiteit is die continue verbetering en GxP-naleving ondersteunt.
GxP-naleving voor opkomende biotechs
Opkomende biotechbedrijven staan voor unieke GxP-nalevingsuitdagingen, waaronder beperkte budgetten, kleine teams met meerdere rollen en de noodzaak om snel op te schalen naarmate producten door de pijplijn vorderen.
Een pragmatische aanpak is cruciaal. In plaats van vanaf dag één een enorm QMS op ondernemingsschaal te implementeren, moeten biotechs een gefaseerd stappenplan voor naleving opstellen. Dit houdt in dat de focus ligt op de GxP-vereisten die het meest kritiek zijn voor hun huidige fase—bijvoorbeeld prioriteit geven aan GLP tijdens preklinische ontwikkeling en vervolgens GCP-controles invoeren bij de voorbereiding op klinische proeven.
Door gebruik te maken van schaalbare, cloudgebaseerde platforms voor documentbeheer, training en data management kan de gereedheid aanzienlijk worden versneld. Deze oplossingen bieden compliancefuncties op ondernemingsniveau zonder zware initiële investeringen in infrastructuur, waardoor kleine bedrijven efficiënt aan strenge GxP-normen kunnen voldoen en een solide basis voor toekomstige groei leggen.
Wie definieert en houdt toezicht op GxP-naleving?
GxP-naleving wordt primair gedefinieerd en gehandhaafd door nationale en regionale regelgevende instanties die wettelijke bevoegdheid hebben binnen hun rechtsbevoegdheid. Deze instanties voeren inspecties uit en kunnen handhavend optreden.
Daarnaast ontwikkelen internationale organisaties invloedrijke normen en richtlijnen die breed worden overgenomen door deze instanties, wat leidt tot wereldwijde harmonisatie. Belangrijke richtlijnen van instanties zoals de International Council for Harmonisation (ICH), zoals ICH Q10 over Pharmaceutical Quality Systems, bieden een kader dat toezichthouders verwachten te zien. Het Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme (PIC/S) speelt ook een essentiële rol door inspectieprocedures te harmoniseren tussen meer dan 50 aangesloten autoriteiten, zodat wereldwijd een consistente benadering van GxP-normen wordt gewaarborgd.
Op nationaal niveau werken landen samen met regelgevende instanties die richtlijnen geven en regelgeving opstellen om de consumentveiligheid te waarborgen. Dit is een gedeeltelijke lijst:
- Verenigde Staten: Food and Drug Administration (FDA)
- Europese Unie: European Medicines Agency (EMA)
- Verenigd Koninkrijk: Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (MHRA)
- Japan: Pharmaceuticals and Medical Devices Agency (PMDA)
GxP en kwaliteitsmanagementsystemen
Een robuust Quality Management System (QMS) is de motor achter GxP-naleving. In plaats van een eenvoudige verzameling documenten is een QMS een geïntegreerd raamwerk dat alle aspecten van kwaliteit beheert, met modellen als ICH Q10 en ISO 13485 als blauwdruk voor implementatie. Essentiële QMS-modules sluiten direct aan op GxP-vereisten.
Zo zorgt de Document Control-module ervoor dat alle SOP’s die in de productie (GMP) worden gebruikt actueel en goedgekeurd zijn. Het CAPA-systeem (Corrective and Preventive Action) onderzoekt afwijkingen die tijdens laboratoriumstudies (GLP) of klinische proeven (GCP) worden gevonden, om herhaling te voorkomen.
Evenzo volgen Training Management-modules de kwalificaties van personeel en documenteren deze, terwijl Audit Management-systemen de interne en externe audits plannen en beheren die nodig zijn om voortdurende naleving van alle GxP-normen aan te tonen.
Vereisten voor elektronische registraties in GxP-naleving
Controles voor een gesloten systeem in GxP-naleving bieden richtlijnen voor het waarborgen van de integriteit van elektronische registraties in een gereguleerde omgeving. Deze vereisten specificeren dat elektronische registraties moeten worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en verwijdering en moeten worden geback-upt via beheerde en gecontroleerde processen. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat audittrails worden bewaard en beoordeeld, dat passende toegangscontroles aanwezig en gedocumenteerd zijn en dat registraties veilig worden gearchiveerd. Daarnaast zijn periodieke beoordelingen van systeembeveiliging noodzakelijk om te voldoen aan de regelgeving.
Contenttracking en controle van informatie met betrekking tot product- en dienstkwaliteit
Het Kiteworks Private Content Network biedt een audittrail die een veilig, computergeneerd en tijdgestempeld overzicht geeft van alle informatie die intern en met derden wordt verzonden en gedeeld via e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en application programming interfaces (API’s) in GxP-gereguleerde processen. Naleving van “good document practice”-regelgeving en verplichtingen voor registratie van documentstromen heeft prioriteit, omdat dit veilige en effectieve productie van voedsel, medische hulpmiddelen, geneesmiddelen en andere life science-producten mogelijk maakt.
Kiteworks verenigt gevoelige contentcommunicatie op één platform en levert uitgebreide tracking en controles waarmee organisaties GxP-naleving kunnen aantonen.
Kiteworks heeft een ingebouwde anomaliedetectie-engine om verdachte gebruikers en contentgedrag te identificeren en te signaleren. Integratie met security information and event management (SIEM)-tools stelt organisaties in staat deze meldingen te delen als onderdeel van een normaal beveiligingscentrum (SOC). Tot slot categoriseert, classificeert en tagt Kiteworks gevoelige contentcommunicatie in classificaties zoals documenttypes, gebruikers- en maptoegang, metadata en meer.
Kiteworks waarborgt ook de integriteit van opgeslagen en gecommuniceerde gegevens met behulp van ALCOA+ Principles Active by Design. Organisaties die Kiteworks gebruiken, kunnen daardoor citaties voor niet-naleving van regelgeving met betrekking tot gegevensintegriteit voorkomen die van toepassing zouden zijn op content binnen het Kiteworks Private Content Network.
Wilt u weten hoe Kiteworks organisaties ondersteunt bij GxP-naleving? Plan vandaag nog een op maat gemaakte demo.