Wat is Gegevensbeheer?

Gegevensbeheer is een integraal onderdeel van de data management strategie van elke organisatie. Het vormt de basis waarop betrouwbare, geloofwaardige en toepasbare data wordt opgebouwd. In een wereld waarin data wordt beschouwd als een essentieel bezit, kan het belang van gegevensbeheer niet genoeg benadrukt worden.

In de kern is gegevensbeheer de afstemming van mensen, processen en technologie om dataintegriteit en betrouwbaarheid in de hele organisatie te waarborgen. Het omvat het opzetten van een bestuursorgaan of raad, beleidsregels en procedures om ervoor te zorgen dat data als een waardevol bezit wordt beheerd. Het primaire doel is het waarborgen van datakwaliteit, privacy van gegevens, naleving van regelgeving en het zekerstellen dat datagedreven beslissingen betrouwbaar zijn en vertrouwd kunnen worden.

In dit artikel gaan we dieper in op gegevensbeheer, waarom het belangrijk is, hoe je een gegevensbeheerprogramma opzet en beste practices voor gegevensbeheer.

Gegevensbeheer: Een Overzicht

In essentie is gegevensbeheer het mechanisme waarmee organisaties hun data-assets beheren. Dit omvat het totale beheer, de beschikbaarheid, bruikbaarheid, integriteit en beveiliging van de data die binnen een onderneming wordt gebruikt. Het stelt een reeks procedures en plannen vast om ervoor te zorgen dat data zodanig wordt behandeld dat het voldoet aan de behoeften van het bedrijf. Het draait om de coördinatie van mensen, processen en technologie om data als waardevolle bron te benutten.

Nu organisaties steeds meer vertrouwen op data voor strategische beslissingen, is het waarborgen van de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van die data van vitaal belang. Zonder robuust gegevensbeheer lopen bedrijven het risico beslissingen te nemen op basis van onjuiste of misleidende informatie.

Met de toename van datalekken en cyberaanvallen is goed gegevensbeheer essentieel om de privacy en beveiliging van gevoelige informatie te waarborgen. Het beschermen van data tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, openbaarmaking, verstoring, wijziging of vernietiging is daarom een cruciaal aspect van gegevensbeheer.

Een goed geïmplementeerd gegevensbeheerprogramma levert organisaties tal van voordelen op. Ten eerste verbetert het de kwaliteit van data, wat leidt tot betere beslissingen en verbeterde business intelligence. Ook verhoogt het de databeveiliging, een kritiek aspect in het huidige tijdperk van cyberdreigingen.

Ten tweede zorgt effectief gegevensbeheer voor naleving van regelgeving, wat cruciaal is in sectoren zoals de zorg en de financiële sector, waar het naleven van datavoorschriften verplicht is. Gegevensbeheer verhoogt ook de efficiëntie door het verwijderen van duplicaten en verlaagt de kosten die gepaard gaan met het beheren van data.

Tot slot verhoogt het de totale waarde van data doordat organisaties deze strategisch kunnen inzetten voor groei en innovatie.

Ondanks deze voordelen zijn veel bedrijven nog steeds terughoudend om een gegevensbeheerprogramma te implementeren, vaak vanwege de vermeende kosten en complexiteit. Maar de risico’s van het ontbreken van een degelijk gegevensbeheerprogramma kunnen ernstig zijn. Slechte datakwaliteit kan leiden tot onnauwkeurige analyses, verkeerde zakelijke beslissingen en mogelijk verlies van klantvertrouwen. Niet-naleving van datavoorschriften kan resulteren in hoge boetes en juridische sancties. Een gebrek aan goed gegevensbeheer kan de organisatie ook blootstellen aan een verhoogd risico op datalekken, wat leidt tot reputatieschade en financiële verliezen. Het is dus zeker de moeite waard te investeren in een robuust gegevensbeheerframework om deze risico’s te beperken en de aanzienlijke voordelen van goed gegevensbeheer te realiseren.

Belangrijkste Kenmerken van Gegevensbeheer

Om effectief te functioneren en waarde toe te voegen aan een organisatie, moet een succesvol gegevensbeheerprogramma uit diverse belangrijke kenmerken bestaan die harmonieus samenwerken aan het beheer en de bescherming van de data van de instelling.

Om te beginnen moet een gegevensbeheerprogramma worden geleid door een bestuursorgaan of raad die het databeleid van de organisatie beheert. Deze raad vormt de basis van het hele programma en is de drijvende kracht achter alle data management-inspanningen. Een representatieve mix van alle relevante bedrijfsonderdelen moet in deze raad aanwezig zijn om een breed perspectief te bieden op de implicaties en behoeften van de data. De raad moet niet alleen voldoende bevoegdheid hebben om belangrijke beslissingen te nemen, maar ook over de nodige kennis beschikken om weloverwogen keuzes te maken die de organisatie ten goede komen.

Vervolgens moet het gegevensbeheerprogramma worden ondersteund door goed uitgewerkte beleidsregels en procedures. Deze richtlijnen bepalen de normen voor het verzamelen, opslaan, verwerken en gebruiken van data. Deze standaarden moeten niet alleen in documenten worden vastgelegd, maar ook duidelijk worden uitgelegd en verspreid binnen de organisatie. Transparante en uitgebreide communicatie van deze procedures is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen zich eraan houdt, wat organisatiebrede naleving waarborgt.

Tot slot mag de rol van technologie in gegevensbeheer niet worden onderschat. Innovatieve tools en software kunnen het afdwingen van gegevensbeheerbeleid automatiseren, wat de efficiëntie van het programma aanzienlijk kan verbeteren. Dit varieert van mechanismen die de naleving van het eigen beleid monitoren tot tools die afwijkingen of incidenten beheren. Deze hulpmiddelen kunnen de menselijke belasting aanzienlijk verlichten en fouten minimaliseren, waardoor de effectiviteit van het programma wordt vergroot.

Samengevat hangt het succes van een gegevensbeheerprogramma af van een capabel bestuursorgaan, duidelijk gedefinieerde en gecommuniceerde beleidsregels en het effectief inzetten van de juiste technologie. Wanneer deze elementen samenkomen, kunnen ze de data management- en governancecapaciteiten van de organisatie aanzienlijk versterken.

Waarom Gegevensbeheer van Cruciaal Belang is voor Organisaties

Gegevensbeheer is van het grootste belang voor elk bedrijf. Met effectief gegevensbeheer kunnen organisaties voldoen aan privacywetgeving, de beveiliging verbeteren, datatransparantie bevorderen en vertrouwen opbouwen bij belanghebbenden. Het helpt ook risico’s te minimaliseren die kunnen leiden tot kostbare gevolgen zoals juridische sancties of reputatieschade. Zonder een goed gedefinieerde gegevensbeheerstrategie stellen organisaties zich bloot aan deze risico’s, wat kan resulteren in datalekken, niet-naleving van regelgeving en uiteindelijk verlies van vertrouwen.

Bovendien is gegevensbeheer ook gunstig voor consumenten. Het zorgt ervoor dat de data die organisaties verzamelen ethisch en verantwoord wordt verwerkt, met respect voor de privacyrechten van consumenten. Wanneer consumenten erop vertrouwen dat hun data met zorgvuldigheid wordt behandeld, zijn ze eerder bereid deel te nemen aan data-uitwisselingsactiviteiten, wat de waarde van het data-asset verder vergroot.

Het Ontwerpen van een Gegevensbeheerstrategie

Een sterke gegevensbeheerstrategie is essentieel om effectief data management en betrouwbare datagedreven inzichten te waarborgen, ter ondersteuning van het besluitvormingsproces en de strategische initiatieven van een onderneming.

Voor het ontwikkelen van een effectieve gegevensbeheerstrategie zijn er diverse kritieke elementen om rekening mee te houden. Inzicht in de bestaande bedrijfscultuur en het datalandschap is de eerste stap. Dit houdt in dat je de belangrijkste stakeholders, hun rollen en verantwoordelijkheden en de data-assets die ze beheren identificeert. Hierdoor kunnen bedrijven potentiële governancegaten en specifieke verbeterpunten vaststellen.

Vervolgens is het stellen van duidelijke doelen en doelstellingen voor gegevensbeheer cruciaal. Dit kunnen korte termijn doelen zijn, zoals het verbeteren van datakwaliteit of naleving van bepaalde regelgeving, of lange termijn doelen, zoals het bevorderen van een datagedreven cultuur. De doelstellingen moeten aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie, zodat gegevensbeheer bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Een belangrijk onderdeel van de gegevensbeheerstrategie is het vaststellen van datastandaarden, beleidsregels en procedures. Deze bepalen hoe data wordt verzameld, opgeslagen, gedeeld en gebruikt binnen de organisatie. Datastandaarden waarborgen consistentie, terwijl beleidsregels en procedures zorgen voor naleving van wettelijke en regelgevende vereisten.

De tools en technologieën die worden ingezet voor gegevensbeheer moeten zorgvuldig worden gekozen. Ze moeten aansluiten bij de specifieke behoeften van de organisatie en naadloos integreren met bestaande systemen. De tools moeten onder andere ondersteuning bieden voor data catalogus, metadata management, datakwaliteitscontrole en rapportage.

Om effectief gegevensbeheer te waarborgen, moet een organisatie ook investeren in data literacy onder het personeel. Dit houdt in dat medewerkers worden getraind over het belang van gegevensbeheer, de geldende richtlijnen en hun rol in het waarborgen van dataintegriteit. Dit bevordert een sterke datacultuur en stimuleert verantwoordelijkheid en eigenaarschap binnen het team.

Tot slot moet de effectiviteit van de gegevensbeheerstrategie regelmatig worden gemonitord en geëvalueerd. Metingen zoals datakwaliteitsscores, het aantal data-incidenten en het niveau van naleving van regelgeving kunnen worden gebruikt om de prestaties van de strategie te beoordelen. Dit helpt bij het identificeren van verbeterpunten en het nemen van corrigerende maatregelen waar nodig.

Een goed ontwikkelde gegevensbeheerstrategie levert tal van voordelen op, waaronder verbeterde datakwaliteit, naleving van regelgeving, databeveiliging en besluitvormingsprocessen. Het vereist een uitgebreide en doordachte aanpak, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften en context van het bedrijf. Met het toenemende belang van data in de digitale wereld van vandaag is de noodzaak voor robuust gegevensbeheer groter dan ooit.

Het Implementeren van een Gegevensbeheerprogramma

Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma is geen standaardproces, omdat de vereisten per organisatie kunnen verschillen. Er zijn echter enkele universele vereisten voor een succesvolle inzet.

Ten eerste moet er duidelijke organisatorische betrokkenheid zijn bij gegevensbeheer, beginnend bij het topmanagement.

Ten tweede zijn een goed gedefinieerde visie en strategie nodig om de inspanningen in de juiste richting te sturen.

Ten derde heeft de organisatie bekwaam personeel nodig dat zowel de zakelijke als technische aspecten van data management begrijpt.

En tot slot mag de rol van technologie niet worden genegeerd. De juiste gegevensbeheertools kunnen het implementatieproces veel soepeler en efficiënter maken.

Als het gaat om het stimuleren van acceptatie van het gegevensbeheerprogramma, speelt communicatie een sleutelrol. De beleidsregels en procedures moeten effectief worden gecommuniceerd binnen de organisatie.

Er moeten trainingsprogramma’s worden georganiseerd om ervoor te zorgen dat alle relevante medewerkers hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen.

Bovendien moeten er regelmatig audits worden uitgevoerd om naleving van het governancebeleid te waarborgen.

Beste Practices voor de Implementatie van een Gegevensbeheerprogramma

Om een succesvolle uitrol van een gegevensbeheerprogramma te garanderen, moeten organisaties sterk rekening houden met deze beste practices:

1. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe: Een van de belangrijkste aspecten van een succesvol gegevensbeheerprogramma is het toewijzen van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden aan alle betrokken stakeholders. Iedereen binnen de organisatie moet een volledig begrip hebben van zijn of haar taken en plichten met betrekking tot het gegevensbeheerprogramma. Dit betekent onder andere het bepalen wie verantwoordelijk is voor datakwaliteit, wie beslist welke data wordt verzameld, wie zorgt voor privacy en beveiliging van data, enzovoort. Daarbij moet elke stakeholder ook de gevolgen en potentiële risico’s begrijpen van het niet nakomen van hun verantwoordelijkheden. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, kunnen organisaties verwarring voorkomen, eigenaarschap stimuleren en verantwoordelijkheid waarborgen.
2. Stel succesindicatoren vast: Het is essentieel voor organisaties om de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) te bepalen waarmee het succes van het gegevensbeheerprogramma wordt gemeten. Deze indicatoren kunnen betrekking hebben op datakwaliteit, zoals de nauwkeurigheid, consistentie en volledigheid van de data. Ze kunnen ook gerelateerd zijn aan naleving van regelgeving, waarbij wordt gemeten in hoeverre aan data-gerelateerde wetten en regels wordt voldaan. Daarnaast kan gebruikerstevredenheid, bijvoorbeeld gemeten via feedback en reviews, een belangrijke KPI zijn. Door deze succesindicatoren vast te stellen, kunnen bedrijven objectief de effectiviteit van hun gegevensbeheerstrategieën evalueren en weloverwogen beslissingen nemen.
3. Onderhoud een data catalogus: Een data catalogus fungeert als centrale opslagplaats waarin alle data-assets van een organisatie worden bijgehouden en geregistreerd. Het bevat essentiële informatie over de data, zoals de bron, de eigenaar (persoon of afdeling), het formaat, de frequentie van updates en de verschillende fasen van de levenscyclus. Met een goed onderhouden data catalogus kunnen organisaties hun data-assets eenvoudig lokaliseren en benaderen, hun datalandschap beter begrijpen en hun data efficiënter en effectiever beheren.
4. Zorg voor continue verbetering: Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma is geen eenmalige onderneming, maar een langetermijnverplichting die voortdurende verfijning vereist. Organisaties moeten hun gegevensbeheerstrategieën continu monitoren, evalueren en verbeteren op basis van feedback van stakeholders, veranderende bedrijfsbehoeften, evoluerende regelgeving en opkomende trends en technologieën op het gebied van data management. Door een cultuur van continue verbetering te omarmen, kan een organisatie zich aanpassen aan veranderingen, data-gerelateerde risico’s en problemen minimaliseren en meer waarde uit haar data halen.

Uitdagingen bij de Implementatie van Gegevensbeheer

Voordat de strategieën om uitdagingen te overwinnen worden besproken, is het belangrijk eerst de obstakels te identificeren die kunnen ontstaan bij het implementeren van een gegevensbeheerprogramma. Deze uitdagingen vallen onder diverse categorieën, zoals organisatorisch, technisch en cultureel. Organisatorische uitdagingen zijn onder andere een gebrek aan duidelijke visie en strategie, onvoldoende personeel en weerstand tegen verandering.

Op technisch vlak kunnen uitdagingen bestaan uit een gebrek aan goede infrastructuur, het gebruik van verouderde tools en technieken en privacy- en beveiligingsproblemen. Tot slot kunnen culturele uitdagingen voortkomen uit een gebrek aan inzicht in het belang van gegevensbeheer, weerstand tegen verandering en een gebrek aan vertrouwen in het gegevensbeheerproces.

Het is cruciaal te begrijpen dat het overwinnen van deze uitdagingen een geleidelijk proces is dat een strategische aanpak vereist. Het begint met betrokkenheid van het topmanagement, duidelijke communicatie van de visie en voordelen van gegevensbeheer en investering in de juiste middelen, waaronder bekwaam personeel en moderne technologie.

Strategieën om Implementatie-uitdagingen te Overwinnen

Hoewel deze uitdagingen aanvankelijk ontmoedigend kunnen lijken, zijn er bewezen strategieën om ze te overwinnen. Allereerst is het veiligstellen van betrokkenheid van het topmanagement van groot belang voor succes. Dit omvat hun actieve deelname aan het vaststellen van de visie en strategie en het waarborgen van de benodigde middelen voor het gegevensbeheerinitiatief. Daarnaast is het creëren van een cultuur van gegevensbeheer binnen de organisatie even essentieel. Dit houdt in dat medewerkers worden geïnformeerd over het belang van gegevensbeheer en hun rol in het succes ervan.

Een andere belangrijke strategie is klein beginnen en geleidelijk uitbreiden. Dit betekent starten met een pilotproject dat zich richt op een specifiek gebied of probleem en, zodra dit succesvol is, het uitrollen naar de rest van de organisatie. Verder helpt het integreren van gegevensbeheer in dagelijkse routines en processen om de duurzaamheid ervan te waarborgen. Even belangrijk is het vaststellen van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om de voortgang te volgen en verbeterpunten te identificeren.

Kiteworks Helpt Organisaties Hun Meest Gevoelige Inhoud te Beschermen met Gegevensbeheer

Gegevensbeheer is een essentieel onderdeel van de data management strategie van een organisatie. Het waarborgt dataintegriteit, beveiliging en naleving, en bevordert vertrouwen onder stakeholders. Het implementeren van een gegevensbeheerprogramma kan uitdagend zijn gezien de organisatorische, technische en culturele obstakels. Deze kunnen echter worden overwonnen met betrokkenheid van het topmanagement, een duidelijke visie en strategie, informatie en training, klein beginnen en geleidelijk uitbreiden, en het integreren van gegevensbeheer in dagelijkse routines.

Beste practices zoals duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, het onderhouden van een actuele data catalogus, investeren in geschikte technologie en zorgen voor continue verbetering kunnen de weg wijzen naar succesvolle implementatie en duurzaamheid. Kortom, een effectief gegevensbeheerprogramma levert niet alleen voordelen op voor de organisatie door ethisch en verantwoord datagebruik te waarborgen, maar verzekert ook consumenten dat hun data met zorgvuldigheid wordt beheerd.

Kiteworks ondersteunt de gegevensbeheerinitiatieven van organisaties met granulaire governancecontroles om de meest gevoelige digitale assets van een organisatie veilig te houden en in lijn te brengen met branchevoorschriften. De gedetailleerde audit logs stellen een organisatie in staat om naleving aan auditors te bewijzen en alle gevoelige inhoud die de organisatie binnenkomt en verlaat te monitoren en analyseren.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Kiteworks ondersteunt de inspanningen van organisaties op het gebied van gegevensbescherming en privacy door granulaire toegangscontroles te bieden, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke data en de hoeveelheid data waartoe elke persoon toegang heeft wordt beperkt. Kiteworks biedt ook rolgebaseerde beleidsregels, waarmee de hoeveelheid data die per rol binnen een organisatie toegankelijk is, kan worden beperkt. Dit zorgt ervoor dat individuen alleen toegang hebben tot de data die nodig is voor hun specifieke rol, wat het risico op onnodige toegang verder minimaliseert.

De beveiligde opslagfuncties van Kiteworks dragen ook bij aan dataminimalisatie door ervoor te zorgen dat data veilig wordt opgeslagen en alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen. Dit verkleint het risico op onnodige blootstelling van data en helpt organisaties de controle over hun data te behouden.

Kiteworks biedt ook een ingebouwde audittrail, waarmee data toegang en gebruik kan worden gemonitord en gecontroleerd. Dit helpt organisaties om onnodige toegang tot en gebruik van data te identificeren en te elimineren.

Met Kiteworks delen bedrijven vertrouwelijke persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie, klantgegevens, financiële informatie en andere gevoelige inhoud met collega’s, klanten of externe partners. Doordat ze Kiteworks gebruiken, weten ze dat hun gevoelige klantdata en waardevol intellectueel eigendom vertrouwelijk blijven en gedeeld worden in overeenstemming met relevante regelgeving zoals GDPR, HIPAA, Amerikaanse staatsprivacywetten en vele andere.

Kiteworks inzetopties omvatten on-premises, gehost, privé, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe uitwisseling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe. Toon ten slotte naleving aan van regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, NIS2 en vele andere.

Wil je meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een gepersonaliseerde demo.

 

Terug naar Risk & Compliance Woordenlijst