Wat is Beveiligde E-mail en Hoe Verschilt het van Gewone E-mail?
E-mailcommunicatie is een essentieel hulpmiddel dat bedrijfsprocessen en interacties in de moderne wereld aandrijft. Het biedt een snelle en efficiënte manier om ideeën, plannen, bestanden en gevoelige informatie zoals financiële gegevens, klantdata en intellectueel eigendom te communiceren. E-mail verhoogt daardoor aanzienlijk de productiviteit, samenwerking en snelheid van bedrijven, allemaal kritieke factoren voor groei en langdurige levensvatbaarheid.
Gezien deze vitale rol die e-mail speelt in zakelijke communicatie, vooral wanneer het gaat om gevoelige en belangrijke informatie of bijlagen, vormt het een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. Kwaadwillenden, criminele organisaties en vijandige staten zoeken voortdurend naar manieren om e-mailplatforms binnen te dringen om waardevolle informatie uit e-mails te stelen, waaronder financiële data, klantgegevens en intellectueel eigendom, die hackers vervolgens voor eigen gewin kunnen misbruiken. Een onderschepte e-mail kan leiden tot aanzienlijke financiële, juridische en reputatieschade. Het waarborgen van e-mailbeveiliging voor bedrijven mag daarom niet worden onderschat of genegeerd.
In dit artikel behandelen we de basisprincipes en het belang van beveiligde e-mail, hoe het verschilt van traditionele e-mail en enkele beste practices voor het implementeren en gebruiken van beveiligde e-mail.
Belangrijke Elementen van Beveiligde E-mail
Beveiligde e-mail is een vorm van communicatie waarbij gegevens worden versleuteld om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. In tegenstelling tot gewone e-mail, die berichten in een ruwe, leesbare vorm verzendt, versleutelt of versluierd beveiligde e-mail de inhoud om privacy te waarborgen.
Beveiligde e-mail is een veel veiligere optie voor het verzenden van gevoelige informatie. Beveiligde e-mailsystemen zijn uitgerust met diverse belangrijke functies om de veiligheid van communicatie te garanderen. Een primaire eigenschap van beveiligde e-mailsystemen is het gebruik van krachtige encryptie-algoritmen, zoals Rivest-Shamir-Adleman (RSA) of Advanced Encryption Standard (AES). Deze algoritmen beschermen de gegevens tijdens verzending over het internet en voorkomen dat hackers of andere ongeautoriseerde partijen toegang krijgen tot gevoelige informatie.
Het encryptieproces houdt in dat de gegevens worden omgezet in een onleesbaar formaat met behulp van een geheime sleutel, die alleen beschikbaar is voor de beoogde ontvangers. Dit betekent dat zelfs als de e-mail tijdens verzending wordt onderschept, de gegevens onbegrijpelijk blijven tenzij ze met dezelfde geheime sleutel worden ontsleuteld. Na ontvangst van de e-mail gebruiken de ontvangers deze sleutel om de gegevens weer om te zetten naar het oorspronkelijke, leesbare formaat.
Een ander belangrijk kenmerk van beveiligde e-mailsystemen is het bieden van veilige opslagoplossingen. Dit betekent dat wanneer e-mails en bijbehorende bijlagen niet actief worden verzonden, ze veilig worden opgeslagen in versleutelde vorm. Dit principe, bekend als encryptie van gegevens in rust, verkleint het risico op datalekken die kunnen ontstaan door fysieke of softwarematige aanvallen op opslaglocaties aanzienlijk. Het encryptieniveau is doorgaans hoog, zodat zelfs als hackers ongeautoriseerde toegang krijgen tot e-mailopslagsystemen, het uiterst moeilijk of zelfs onmogelijk is om de e-mail zonder de juiste sleutels te ontsleutelen.
Tot slot leggen beveiligde e-mailsystemen sterk de nadruk op krachtige authenticatiemechanismen. Deze systemen maken vaak gebruik van twee-factor (2FA) of multi-factor authenticatie (MFA) om de identiteit van gebruikers te verifiëren. 2FA of MFA houdt vaak in dat er meer dan één verificatiemethode wordt gebruikt, zoals een combinatie van wachtwoordinvoer, biometrische scan of een code die naar een vertrouwd apparaat wordt gestuurd. Deze gelaagde aanpak van identiteitsverificatie verkleint het risico op ongeautoriseerde toegang door hackers aanzienlijk, zelfs als zij het wachtwoord van een gebruiker hebben bemachtigd.
Door deze beveiligingsmaatregelen te implementeren, waarborgen beveiligde e-mailsystemen de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van e-maildata.
Verschillen Tussen Beveiligde E-mail en Traditionele E-mail
Traditionele e-mail is de meest gebruikte vorm van digitale communicatie en wordt universeel toegepast vanwege het gemak en de vele voordelen. Traditionele e-mail verschilt van beveiligde e-mail doordat e-mails en hun inhoud in platte tekst worden verzonden. Dit betekent dat de inhoud van berichten door iedereen kan worden ingezien en gelezen. Deze universele vorm van communicatie is vooral populair omdat het eenvoudig is; informatie kan gemakkelijk worden verzonden en ontvangen, waardoor het wereldwijd de voorkeur geniet.
De alomtegenwoordigheid van traditionele e-mail is een ander kenmerk. Traditionele e-maildiensten zijn direct beschikbaar en worden op grote schaal gebruikt, waardoor het een toegankelijke communicatiemethode is voor iedereen. Traditionele e-mail blijft populair vanwege het gebruiksgemak, de snelle levering en het brede bereik. Het is snel, efficiënt en ideaal voor het verzenden van niet-gevoelige informatie, zoals het maken van sociale afspraken of het delen van interessante artikelen. Beveiligde e-mailsystemen bieden daarentegen een aanzienlijke upgrade op het gebied van veiligheid en privacy. Het belangrijkste verschil tussen traditionele en beveiligde e-mailsystemen is het gebruik van encryptie om e-mails te beschermen tijdens verzending en opslag.
Encryptie zorgt ervoor dat zelfs als iemand erin slaagt een e-mail tijdens verzending te onderscheppen, de inhoud niet kan worden gelezen of begrepen zonder de bijbehorende decryptiesleutel. Deze sleutel is een unieke code waarmee alleen de beoogde ontvanger de e-mail kan openen en lezen, wat zorgt voor veilige communicatie.
Beveiligde e-mailsystemen gaan verder dan alleen encryptie tijdens verzending; ze garanderen ook veilige opslag van e-mails. Dit betekent dat e-mails versleuteld blijven, niet alleen tijdens verzending, maar ook wanneer ze op servers worden opgeslagen, waardoor ze beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang.
Bovendien maken beveiligde e-mailsystemen gebruik van complexe en veelzijdige authenticatiemechanismen om een extra beveiligingslaag toe te voegen. Deze mechanismen kunnen bestaan uit twee-factor authenticatie (2FA) of multi-factor authenticatie (MFA), inclusief biometrische verificatie, om de identiteit van de gebruiker vast te stellen voordat toegang tot e-mails wordt verleend. Traditionele e-mailsystemen bieden doorgaans niet zulke geavanceerde beveiligingsfuncties, waardoor beveiligde e-mailsystemen een veel veiligere keuze zijn voor gevoelige en vertrouwelijke communicatie.
Wanneer Moeten Organisaties Beveiligde E-mail Gebruiken
Hoewel organisaties misschien denken dat ze geen gevoelige informatie verwerken en daarom geen beveiligde e-mail nodig hebben, gaat het bij reguliere bedrijfsactiviteiten vaak toch om het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers, klanten en partners. In zulke gevallen is het gebruik van beveiligde e-mail niet alleen een goede beveiligingspraktijk, maar ook een vereiste voor naleving van regelgeving of zelfs een ethische verantwoordelijkheid.
Uiteindelijk moeten organisaties beveiligde e-mail gebruiken wanneer ze omgaan met gevoelige of vertrouwelijke data. Dit kan financiële transacties zijn, beschermde gezondheidsinformatie, juridische documenten, handelsgeheimen of elk ander type informatie dat vertrouwelijk moet blijven.
Bovendien is beveiligde e-mail ook noodzakelijk bij werken op afstand of bij samenwerking met externe partners en klanten. Deze communicatiemethode biedt een extra beveiligingslaag die geografische en netwerkgrenzen overstijgt. Het zorgt ervoor dat zelfs als het e-mailaccount of netwerk van de ontvanger wordt gecompromitteerd, de inhoud van uw e-mails veilig blijft.
Samengevat zou het gebruik van beveiligde e-mail standaardpraktijk moeten zijn voor alle organisaties.
Toepassingen van Beveiligde E-mail
Bijna elke sector kan profiteren van het gebruik van beveiligde e-mail in zakelijke communicatie. Hier zijn enkele voorbeelden.
Beveiligde E-mail voor de Zorg
Wanneer een arts testresultaten naar een patiënt stuurt via beveiligde e-mail, zorgt de versleutelde inhoud ervoor dat de persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) vertrouwelijk blijft, waardoor de privacy van de patiënt wordt beschermd. Deze zorgvuldige omgang met gezondheidsdata biedt de patiënt niet alleen gemoedsrust, maar helpt de zorginstelling ook te voldoen aan de vereisten van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Beveiligde E-mail voor de Financiële Sector
Een bank kan beveiligde e-mail gebruiken om maandelijkse rekeningafschriften naar klanten te sturen. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie zoals rekeningsaldi, transactiegegevens en persoonlijke informatie alleen toegankelijk is voor de bevoegde persoon. Dit voorkomt niet alleen ongeautoriseerde toegang en beschermt tegen mogelijke frauduleuze activiteiten, maar behoudt ook het vertrouwen van de klant in het vermogen van de bank om hun financiële informatie veilig te beheren.
Beveiligde E-mail voor Juridische Doeleinden
In een juridische context kan beveiligde e-mail bijvoorbeeld worden gebruikt wanneer een advocaat met een cliënt communiceert over een lopende strafzaak. De advocaat kan de cliënt belangrijke informatie over de strategie of gevoelige rechtbankdocumenten moeten sturen. Het gebruik van beveiligde e-mail in deze context helpt de privacy en vertrouwelijkheid van deze zeer gevoelige informatie te waarborgen, zodat deze beschermd blijft tegen toegang door ongeautoriseerde personen of partijen, wat de uitkomst van de zaak aanzienlijk zou kunnen beïnvloeden.
Beveiligde E-mail voor E-commerce
E-commercebedrijven, bijvoorbeeld die kleding of elektronica online verkopen, beheren enorme hoeveelheden klantdata, waaronder creditcardgegevens, woonadressen en andere persoonlijke details. In deze situaties is het gebruik van beveiligde e-mail essentieel. Wanneer een klant bijvoorbeeld een aankoop doet, kan de transactiebevestiging en het ontvangstbewijs veilig via e-mail worden verzonden, zodat de betalingsgegevens beschermd blijven. Dit beschermt niet alleen gevoelige informatie tegen potentiële cyberdreigingen, maar toont ook naleving van de Payment Card Services Data Security Standard (PCI DSS) aan en versterkt het vertrouwen van de klant in het bedrijf. Deze veilige e-mailpraktijk draagt dus aanzienlijk bij aan een positief merkimago en klantloyaliteit.
Beveiligde E-mail voor Overheidsinstanties
Een overheidsinstantie zoals de Federal Bureau of Investigation (FBI) gebruikt beveiligde e-mail om zeer gevoelige informatie met betrekking tot een onderzoek te verwerken. Dit waarborgt maximale vertrouwelijkheid en voorkomt ongeautoriseerde toegang. Wanneer agenten informatie uitwisselen over een lopende zaak of een potentiële dreiging, gebruiken ze beveiligde e-mail om de details veilig te houden en zo de openbare veiligheid te waarborgen.
Het Implementeren van een Beveiligde E-mailoplossing
Het kiezen en inzetten van de juiste beveiligde e-mailoplossing is absoluut cruciaal voor organisaties. Een geschikte beveiligde e-mailoplossing kan aanzienlijk variëren afhankelijk van de specifieke vereisten van een organisatie. De zakelijke behoeften verschillen op basis van de aard van de activiteiten, de sector waarin men opereert en andere factoren. Evenzo moeten organisaties voldoen aan diverse complianceverplichtingen, afhankelijk van hun locatie, industrienormen en regelgeving. Een passende beveiligde e-mailoplossing helpt organisaties deze vereisten te navigeren en tegelijkertijd de communicatie veilig en efficiënt te houden.
De juiste beveiligde e-mailoplossing moet idealiter worden aangeboden door een dienst die het vereiste encryptieniveau biedt om gevoelige informatie te beschermen tegen potentiële cyberdreigingen. Encryptie maakt gegevens onleesbaar voor ongeautoriseerde gebruikers, wat essentieel is voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid en veiligheid van zakelijke communicatie.
De oplossing moet ook gebruiksvriendelijk zijn, zodat alle gebruikers binnen de organisatie deze eenvoudig kunnen gebruiken zonder problemen. Dit is een belangrijk kenmerk omdat het de adoptiegraad onder medewerkers verhoogt en potentiële obstakels in de communicatie vermindert.
Compatibiliteit met de bestaande infrastructuur is een andere belangrijke factor waar organisaties rekening mee moeten houden. De oplossing moet goed aansluiten op de bestaande hardware en software om effectief en efficiënt te kunnen functioneren. Als een oplossing niet compatibel is, kunnen bedrijven extra kosten maken voor upgrades of vervangingen, wat omslachtig en duur kan zijn.
Kostenefficiëntie is ook een cruciale factor bij het kiezen van een beveiligde e-mailoplossing. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat de oplossing waar voor hun geld biedt. Het moet organisaties helpen hun communicatiebehoeften en beveiligingsvereisten te realiseren zonder hun financiële middelen zwaar te belasten. De juiste mix van beveiligingsfuncties, gebruiksgemak, compatibiliteit en kostenefficiëntie is dus essentieel bij het vinden van een beveiligde e-mailoplossing.
Bij het implementeren van een beveiligde e-mailoplossing, overweeg deze vijf beste practices:
- Kies een betrouwbare aanbieder van beveiligde e-mail die voldoet aan de unieke behoeften en wettelijke compliancevereisten van de organisatie.
- Integreer het beveiligde e-mailsysteem naadloos met de huidige infrastructuur en migreer eventueel data vanuit het bestaande e-mailsysteem.
- Configureer de instellingen van het beveiligde e-mailsysteem grondig voor optimale beveiliging.
- Leid medewerkers uitgebreid op over het belang van het gebruik van beveiligde e-mail en hoe ze deze effectief kunnen inzetten.
- Informeer medewerkers over geavanceerde processen, zoals het verzenden van versleutelde e-mails, het veilig opslaan van e-mails en het begrijpen van authenticatiemethoden.
Beste Practices voor het Stimuleren van Beveiligde E-mailadoptie
Na de inzet van een beveiligde e-mailoplossing moet de organisatie zich richten op het stimuleren van adoptie. Medewerkers zover krijgen dat ze een beveiligde e-mailoplossing gebruiken is echter niet eenvoudig, omdat het een bewuste inspanning vereist om een beveiligingsgerichte mindset te omarmen. Toch maken de voordelen van beveiligde e-mail de inspanningen de moeite waard.
Er zijn diverse beproefde tactieken die organisaties kunnen inzetten om adoptie te stimuleren. Overweeg de volgende vijf als beste practices voor adoptie:
- Stel het gebruik van sterke en unieke wachtwoorden verplicht en zorg ervoor dat deze regelmatig worden gewijzigd. Deze eenvoudige handeling kan voorkomen dat hackers ongeautoriseerde toegang krijgen tot e-mailaccounts.
- Implementeer multi-factor authenticatie voor een extra beveiligingslaag, waardoor het voor cyberdreigingen moeilijker wordt om binnen te dringen.
- Verifieer de identiteit van e-mailontvangers voordat gevoelige informatie wordt verzonden. Dit voorkomt dat informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.
- Vermijd het openen van e-mails of bijlagen van onbekende bronnen, omdat deze malware of phishing kunnen bevatten.
- Werk de software van de beveiligde e-mailoplossing regelmatig bij om te zorgen dat deze is uitgerust met de nieuwste beveiligingsfuncties en bugfixes, waardoor potentiële kwetsbaarheden worden geminimaliseerd.
Als extra tip raden we sterk aan om een cultuur van beveiligingsbewustzijn binnen de organisatie te bevorderen, omdat dit essentieel is voor het beveiligen van e-mailcommunicatie. Dit omvat regelmatige trainingen en bewustwordingssessies, zodat medewerkers altijd op de hoogte zijn van de beste practices en de risico’s van non-compliance begrijpen. Op deze manier wordt de adoptie van beveiligde e-mail een collectieve verantwoordelijkheid en wordt de algehele beveiligingsstatus van de organisatie versterkt.
Kiteworks Helpt Organisaties Hun Gevoelige Inhoud te Beschermen met Beveiligde E-mail
Beveiligde e-mail is een cruciaal hulpmiddel om gevoelige informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en cyberdreigingen. Het maakt gebruik van robuuste encryptietechnieken, veilige opslag en sterke identiteitsverificatie om de beveiliging te verhogen.
Organisaties die beveiligde e-mailsystemen inzetten en omarmen, behouden vertrouwelijkheid en integriteit en kunnen mogelijk voldoen aan regelgeving en financiële, juridische of reputatierisico’s vermijden. Het volgen van implementatie- en adoptiebeste practices kan de effectiviteit van beveiligde e-mailsystemen aanzienlijk verbeteren en de beveiligingspositie van een organisatie versterken. Beveiligde e-mail is uiteindelijk meer dan alleen een hulpmiddel; het is een integraal onderdeel van een holistische aanpak van informatiebeveiliging binnen de organisatie.
Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.
Kiteworks stelt organisaties in staat te bepalen wie toegang heeft tot gevoelige informatie, met wie deze gedeeld mag worden en hoe derden kunnen omgaan met (en voor hoe lang) de gevoelige inhoud die zij ontvangen. Samen beperken deze geavanceerde DRM-mogelijkheden het risico op ongeautoriseerde toegang en datalekken.
Deze toegangscontroles, evenals de beveiligde transmissie-encryptie op ondernemingsniveau van Kiteworks, stellen organisaties ook in staat te voldoen aan strikte datasoevereiniteitseisen.
Bovendien beheren klanten van Kiteworks hun eigen encryptiesleutels. Hierdoor heeft Kiteworks geen toegang tot klantgegevens, wat de privacy en veiligheid van de informatie van de klant waarborgt. Andere diensten, zoals Microsoft Office 365, die de encryptiesleutels van klanten beheren of co-beheren, kunnen (en zullen) klantgegevens overdragen als reactie op dagvaardingen en bevelen van de overheid. Met Kiteworks heeft de klant volledige controle over zijn data en encryptiesleutels, wat een hoog niveau van privacy en beveiliging garandeert.
Kiteworks biedt inzetopties zoals on-premises, hosted, private, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: bepaal wie toegang heeft tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe deling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe. Toon tenslotte naleving aan met regelgeving en standaarden zoals GDPR, ANSSI, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, DPA en vele anderen.
Wil je meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een persoonlijke demo.