Zijn Google Forms HIPAA-nalevend?

In een snel veranderende digitale wereld vertrouwen bedrijven sterk op e-mail en bestandsoverdracht om te communiceren en samen te werken met klanten en teamleden. Echter, met de toename van cyberaanvallen en datalekken is beveiligde bestandsoverdracht een steeds belangrijker onderwerp geworden voor organisaties. In deze Blog Post verkennen we hoe bedrijven veilig bestanden kunnen delen met Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365: Een introductie

Microsoft Office 365 is een cloudgebaseerde productiviteitssuite die een breed scala aan tools en applicaties biedt voor bedrijven, waaronder e-mail, bestandsopslag en samenwerking.

Microsoft Office 365 is populair bij bedrijven omdat het een uitgebreide suite van productiviteitstools biedt zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, die standaard zijn in diverse sectoren. Bedrijven die Microsoft Office 365 gebruiken, realiseren verschillende zakelijke voordelen:

1. Hogere productiviteit: Office 365 is cloudgebaseerd, waardoor medewerkers overal toegang hebben tot hun werk. Ook kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig aan hetzelfde document werken, wat samenwerking en productiviteit bevordert.
2. Toegankelijkheid: Als cloudservice is Microsoft Office 365 toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Dit betekent dat medewerkers thuis, onderweg of bij klanten kunnen werken zonder aan een vaste werkplek gebonden te zijn.
3. Draagbaarheid: Alle bestanden en documenten worden in de cloud opgeslagen, waardoor ze eenvoudig te delen en te verplaatsen zijn. Gebruikers zijn niet gebonden aan een specifiek apparaat of locatie, omdat hun bestanden vanaf elk apparaat toegankelijk zijn.
4. Updates en upgrades: Office 365 zorgt ervoor dat bedrijven altijd de meest recente versies van de software gebruiken, die automatisch worden bijgewerkt zonder handmatige tussenkomst.
5. Kostenefficiënt: Er zijn geen initiële kosten bij Office 365. In plaats daarvan werkt het op basis van een abonnementsmodel waarbij bedrijven per gebruiker per maand betalen. Dit is vooral handig voor groeiende bedrijven, omdat ze hun behoeften kunnen opschalen naarmate ze groeien.

Beveiligingsrisico’s van bestandsoverdracht in Microsoft Office 365

Hoewel Office 365 veel voordelen biedt voor bedrijven, brengt het ook beveiligingsrisico’s met zich mee, vooral bij bestandsoverdracht. Er zijn inherente risico’s verbonden aan het delen van bestanden, ongeacht de gebruikte applicatie. Microsoft Office 365 kent echter een unieke set uitdagingen. Zo beschikt Office 365 wel over ingebouwde beveiligingsfuncties, maar deze zijn mogelijk niet toereikend om te beschermen tegen malware-, ransomware-aanvallen en Advanced Threats. Daarnaast werkt Microsoft met het shared responsibility model, wat betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor de beveiliging “van” de cloud, terwijl klanten verantwoordelijk zijn voor de beveiliging “in” de cloud; gebruikers moeten zich dus bewust zijn van hun rol in het beveiligen van hun data. Ook is de e-maildienst van Office 365 een belangrijk doelwit voor phishingaanvallen, waarbij cybercriminelen gebruikers misleiden om hun inloggegevens of andere gevoelige informatie prijs te geven.

Laten we deze en andere veelvoorkomende beveiligingsrisico’s bij bestandsoverdracht in Office 365 nader bekijken:

Gebrek aan adequate encryptie

Een van de grootste beveiligingsrisico’s van bestandsoverdracht in Office 365 is het ontbreken van voldoende end-to-end encryptie. Als bestanden niet versleuteld zijn tijdens verzending en opslag, kunnen ze worden onderschept door hackers of andere derden, waardoor gevoelige inhoud risico loopt.

Ongeautoriseerde toegang

Een ander belangrijk beveiligingsrisico bij bestandsoverdracht in Microsoft Office 365 is de mogelijkheid van ongeautoriseerde toegang tot gevoelige inhoud. Wanneer medewerkers gevoelige informatie opslaan in Microsoft cloudopslagapplicaties zoals SharePoint Online en OneDrive for Business, kunnen deze toegankelijk zijn voor iedereen met een internetverbinding, tenzij rolgebaseerde rechten zijn ingesteld. Elke ongeautoriseerde toegang, zelfs door een andere medewerker, kan leiden tot een datalek. Dit gebeurt (en komt vaak voor) door menselijke fouten, zoals per ongeluk toegang verlenen aan de verkeerde persoon of vergeten de toegang in te trekken wanneer deze niet meer nodig is.

Malware- en phishingaanvallen

Malware- en phishingaanvallen vormen ook een grote bedreiging voor bestandsoverdracht in Office 365. Microsoft Office 365 is zelfs een magneet voor phishingaanvallen. Als gebruikers per ongeluk malware downloaden of in een phishingval trappen, kunnen hackers toegang krijgen tot hun accounts en gevoelige data stelen.

Waarop letten bij een veilige oplossing voor bestandsoverdracht

Nu we de beveiligingsgaten in Microsoft Office 365 beter begrijpen, bekijken we de essentiële mogelijkheden en functies die nodig zijn om Microsoft Office 365 veiliger te maken bij het delen van bestanden met gevoelige informatie.

Encryptie

Encryptie is de basis van een veilige oplossing voor bestandsoverdracht. Het is een proces waarbij platte tekst wordt omgezet in ciphertext, zodat deze onleesbaar is zonder sleutel. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet sterke encryptie-algoritmen hebben die moeilijk te kraken zijn, zodat data beschermd is tijdens verzending. Zoek naar oplossingen die toonaangevende encryptie bieden, zoals AES-256 Encryptie en TLS-protocollen.

Authenticatie

Authenticatie zorgt ervoor dat data wordt gedeeld tussen geautoriseerde partijen. Het verifieert de identiteit van de verzender en ontvanger en voorkomt ongeautoriseerde toegang. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet meerdere authenticatieopties bieden, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, multi-factor authentication en biometrische authenticatie.

Toegangscontrole

Het vermogen om gebruikersrechten te beheren en aan te passen is essentieel voor elk veilig bestandsoverdrachtsysteem. Toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de data. Het beperkt toegang op basis van gebruikersrollen, rechten en privileges. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet toegangscontrolemogelijkheden bieden waarmee beheerders gebruikersrechten en -toegang kunnen beheren.

Audittrail

Audit logs bieden een gedetailleerd overzicht van de activiteiten rondom bestandsoverdracht, inclusief wie toegang had tot de data, wanneer en vanaf waar. Dit helpt bedrijven te voldoen aan regelgeving en ongeautoriseerde activiteiten te detecteren. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet robuuste audit logging bieden waarmee beheerders activiteiten kunnen volgen voor anomaliedetectie, forensisch onderzoek en naleving van regelgeving.

Preventie van gegevensverlies

Preventie van gegevensverlies is het vermogen om onbedoeld of opzettelijk verlies van data te voorkomen. Dit omvat het monitoren en controleren van de datastroom, zodat deze niet uitlekt of wordt gestolen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet mechanismen bieden die datalekken, lekken en diefstal voorkomen.

Naleving van regelgeving

Veel organisaties moeten voldoen aan specifieke data- en beveiligingsregels. Zorg ervoor dat de oplossing voor bestandsoverdracht voldoet aan alle relevante regelgeving zoals GDPR, HIPAA of PCI DSS. Zo weet je zeker dat jouw systeem voldoet aan wettelijke vereiste rondom databeveiliging en privacy.

Firewallbescherming

Firewallbescherming is het vermogen om het netwerk te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en aanvallen. Het filtert inkomend en uitgaand verkeer en laat alleen geautoriseerd verkeer door. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet firewallbescherming bieden die het netwerk beschermt tegen aanvallen en ongeautoriseerde toegang.

Veilige protocollen

Veilige protocollen zorgen ervoor dat data veilig over het netwerk wordt gedeeld. Ze versleutelen gevoelige inhoud zowel tijdens verzending als opslag om de integriteit te waarborgen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet veilige protocollen ondersteunen zoals FTPS, SFTP, HTTPS en AS2.

Schaalbaarheid

Schaalbaarheid is het vermogen om grote hoeveelheden data en gebruikers te verwerken zonder concessies te doen aan prestaties en beveiliging. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet schaalbaar zijn om te voldoen aan de groeiende eisen van bedrijven.

Gebruiksvriendelijke interface

Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet een gebruiksvriendelijke interface hebben waarmee gebruikers efficiënt bestanden kunnen beheren en delen. Het moet eenvoudig, intuïtief en aanpasbaar zijn.

Integratie

Integratie is het vermogen om te koppelen met andere applicaties en systemen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet integratiemogelijkheden bieden waarmee bedrijven deze kunnen koppelen aan bestaande systemen, zoals LDAP/AD, SSO, DLP, ATP, IAM, CDR en meer.

Betrouwbaarheid

Betrouwbaarheid is het vermogen om ervoor te zorgen dat de oplossing voor bestandsoverdracht beschikbaar is en presteert zoals verwacht. Een veilige oplossing moet betrouwbaar zijn en een hoge beschikbaarheid bieden.

Ondersteuning

Ondersteuning is essentieel voor bedrijven om te garanderen dat de oplossing voor bestandsoverdracht correct werkt en om eventuele problemen snel op te lossen. Een veilige oplossing moet uitstekende support bieden met snelle en effectieve oplossingen voor elk probleem.

Kiteworks helpt organisaties veilig en compliant bestanden delen in Microsoft Office 365

Het Kiteworks Private Content Network consolideert, beheert, beschermt en volgt communicatiekanalen van derden zoals e-mail, bestandsoverdracht, SFTP, MFT en andere om het risico op een datalek of schending van regelgeving te beperken.

De Kiteworks Microsoft Office 365-plugin stelt bedrijven in staat om de bestanden die medewerkers delen via Teams, OneDrive, Outlook en SharePoint te beheren, beschermen en monitoren. Met Kiteworks kunnen medewerkers zelfs direct bestanden delen via Microsoft-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Microsoft-beheerders kunnen met Kiteworks rolgebaseerde toegangscontrole instellen en afdwingen voor bestanden, en automatische logging die alle bestandsactiviteiten rapporteert—wie wat naar wie heeft gestuurd, wanneer en hoe—en zo naleving van regelgeving vergemakkelijkt en tegelijkertijd het risico op datalekken beperkt.

Kiteworks integreert ook met enterprise content management systemen (ECM’s) zoals Box en Google Drive, bedrijfsapplicaties zoals Salesforce en iManage, en beveiligingsoplossingen zoals ATP, DLP en CDR voor volledige controle, bescherming en monitoring van gevoelige bestanden.

Kiteworks biedt geautomatiseerde end-to-end encryptie, granulaire toegangscontrole, multi-factor authentication, integraties met beveiligingsinfrastructuur en meer. Deze functies, plus uitgebreide audit logs, helpen organisaties aantonen dat zij voldoen aan privacywetgeving en standaarden zoals GDPR, CMMC, HIPAA, IRAP, ITAR, Cyber Essentials Plus, ISO 27000 normen en vele anderen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van de Kiteworks Microsoft Plugin en hoe deze jou kan helpen de controle te krijgen over gevoelige content die is opgeslagen in en gedeeld wordt vanuit Microsoft Office 365? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo in.