Extern beheer van bestandsoverdracht voor het transformeren van zorgprocessen
Extern bestandsoverdrachtbeheer is een uitdaging voor veel zorgorganisaties (HCO’s), maar het is een uitdaging die ze moeten aangaan om de best mogelijke zorg te leveren en tegelijkertijd te voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en gegevensbeveiliging, zoals HIPAA.
Hier is waarom.
Het wordt steeds belangrijker voor zorgverleners om volledige controle en inzicht te hebben in patiëntgezondheidsinformatie (PHI) en hoe deze extern wordt gedeeld met specialisten, onderzoekers, andere instellingen of verzekeraars. De gevolgen van niet weten waar PHI is opgeslagen, wie er toegang toe heeft of wat ermee gebeurt, duiden niet alleen op slecht extern bestandsoverdrachtbeheer. Het kan leiden tot een datalek of een nalevingsschending, of beide.
Extern Bestandsoverdrachtbeheer Is een Operationele Vereiste
Er zijn diverse redenen waarom organisaties extern bestandsoverdrachtbeheer moeten toepassen, en deze hebben betrekking op het veilig delen van gegevens met externe organisaties of gebruikers. Denk aan het scenario waarin een arts samenwerkt met een specialist aan een specifiek geval, een externe zorginstelling een patiënt (en haar dossiers) overdraagt aan een ziekenhuis, of een medisch personeelslid een behandelingssamenvatting van een patiënt naar zijn verzekeraar stuurt.
Maar het vinden van de gegevens om te versturen is vaak een uitdaging. De informatie van één patiënt is waarschijnlijk verspreid over een modern ziekenhuis. EPD-systemen zoals Epic en Cerner, ECM-systemen zoals SharePoint Online en Open Text, CRM-systemen zoals Salesforce en SugarCRM, ERP-systemen zoals Oracle en SAP en andere systemen bevatten allemaal patiëntgegevens. En er worden voortdurend nieuwe systemen en apparaten toegevoegd.
Extern Bestandsoverdrachtbeheer Vereist Interne Controle over Gegevens
Het koppelen van deze systemen is één uitdaging; toegang krijgen tot de informatie op deze systemen is een andere. HIPAA vereist dat zorgorganisaties precies weten waar patiëntinformatie is opgeslagen en wie er toegang toe heeft (tip: niet iedereen mag toegang hebben tot patiëntinformatie).
Ongeautoriseerde toegang – of het nu een hacker is, een medewerker die slachtoffer wordt van een phishingpoging of een nieuwsgierige beheerder die geïnteresseerd is in een bekende patiënt – zijn allemaal reële bedreigingen voor ziekenhuizen en hun inspanningen op het gebied van bestandsoverdrachtbeheer. Datalekken en daaropvolgende HIPAA-boetes nemen toe. Er is geen indicatie dat het probleem binnenkort zal verbeteren.
Maar het is niet alleen kommer en kwel. CIO’s, CISO’s en IT-afdelingen in de zorg hebben een uitgelezen kans om alle gegenereerde gegevens te benutten en te gebruiken om het hoogste beveiligingsniveau te bereiken, naleving aan te tonen en bestaande workflows te behouden. Dit omvat extern bestandsoverdrachtbeheer.
Intern toegangsbeheer tot bestanden en extern bestandsoverdrachtbeheer kunnen IT-organisaties in de zorg het inzicht en de controle geven die ze nodig hebben om PHI veilig te houden en hun organisatie compliant te houden met HIPAA en HITECH.
Wil je weten hoe goed extern bestandsoverdrachtbeheer essentieel—en mogelijk—is om de privacy van patiënten te waarborgen en te voldoen aan regelgeving? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks in.
Veelgestelde Vragen
HIPAA-naleving betekent het voldoen aan de federale normen die zijn vastgelegd in de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) van 1996. Dit omvat vereiste voor het omgaan met en beschermen van patiëntgegevens, evenals de privacy van patiënten.
Beschermde gezondheidsinformatie (PHI) is alle individueel identificeerbare informatie die verband houdt met de fysieke of mentale gezondheidstoestand van een patiënt, de levering van zorg of de betaling voor zorgdiensten. Dit omvat namen, adressen, burgerservicenummers, medische dossiers en alle andere vertrouwelijke informatie die aan de gezondheid van een patiënt is gekoppeld.
Het niet naleven van HIPAA-regelgeving kan leiden tot civiele of strafrechtelijke sancties. Civiele boetes variëren van $100 tot $50.000 per incident. In gevallen van opzettelijke nalatigheid kunnen strafrechtelijke sancties leiden tot maximaal 10 jaar gevangenisstraf.
Om aan HIPAA-nalevingsvereiste te voldoen, moet je technologie veilige gegevensopslag, toegangscontrole, gebruikersauthenticatie, encryptie, audit logs en activiteitenmonitoring bieden. Ook moet het mogelijk zijn om de toegang tot gegevens te beperken op basis van de rol van de gebruiker en alleen geautoriseerde personen toegang te geven tot de gegevens die ze nodig hebben.
Het naleven van HIPAA-regelgeving helpt patiëntgegevens te beschermen, vergroot het vertrouwen in het zorgsysteem, verlaagt de zorgkosten en verbetert de patiëntveiligheid. Het beschermt je organisatie bovendien tegen juridische en financiële gevolgen.
Om te zorgen dat je organisatie HIPAA-compliant is, werk je samen met een gekwalificeerde externe leverancier die je kan helpen je gegevens en processen te auditen, een uitgebreid informatiebeveiligingsplan te ontwikkelen en je personeel op te leiden in beste practices voor gegevensbeveiliging en privacy van patiënten.
Kiteworks biedt organisaties de tools en functies die nodig zijn om hun gegevens veilig en privé te houden en te voldoen aan HIPAA. Het Kiteworks Private Content Network stelt organisaties in staat om HIPAA-naleving aan te tonen door gevoelige PHI-gegevensuitwisselingen—e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en API’s—te verenigen, controleren, volgen en beveiligen. Kiteworks biedt rolgebaseerde toegangscontrole zodat gebruikers alleen toegang krijgen tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun werk, en helpt organisaties bij het monitoren en beheren van gegevens in overeenstemming met HIPAA. Ook blijven organisaties compliant dankzij de geautomatiseerde audit logs, mogelijkheden voor gegevensvernietiging op aanvraag en uitgebreide rapportagemogelijkheden. Deze functies helpen organisaties een duidelijk beeld te houden van hun beveiligingsstatus en zorgen ervoor dat patiëntgegevens alleen door geautoriseerde personen worden geraadpleegd en veilig en permanent worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn.