25 MFT-toepassingen

Beheerde bestandsoverdracht (MFT) is een technologie waarmee bedrijven de overdracht van bestanden binnen en buiten hun organisatie kunnen beveiligen, controleren en beheren. MFT wordt door bedrijven zeer gewaardeerd vanwege het vermogen om processen te stroomlijnen, de gegevensbeveiliging te verbeteren en naleving te waarborgen. Bedrijven die MFT implementeren, profiteren van hogere productiviteit, lagere operationele kosten en meer efficiëntie. In dit artikel verkennen we 25 unieke use cases voor MFT, met praktische voorbeelden van hoe deze technologie kan worden ingezet om diverse bedrijfsprocessen te optimaliseren. Niet elke van deze 25 use cases zal van toepassing zijn op uw organisatie. Toch laat deze lijst hopelijk zien op hoeveel verschillende manieren u MFT in uw workflows kunt implementeren om de operationele efficiëntie te verhogen.

1. Veilig Grote Bestanden Overdragen Tussen Diverse Afdelingen Binnen een Organisatie

MFT zorgt voor veilige en efficiënte uitwisseling van grote bestanden tussen diverse afdelingen zoals marketing en sales, HR en finance, productie en design, operations en logistiek, IT, juridisch en tussen vestigingen. Het helpt bij het waarborgen van gegevensbeveiliging, het voorkomen van ongeautoriseerde toegang of datalekken en versterkt samenwerking, coördinatie en operationele stabiliteit. MFT faciliteert ook veilige uitwisseling van data tussen leveranciers en klanten, overdracht van onderzoeks- en biometrische gegevens en naleving van regelgeving voor gegevensbescherming.

2. Gevoelige Financiële Gegevens Uitwisselen met Zakelijke Partners of Klanten

Beheerde bestandsoverdrachtsoftware biedt een veilige manier om gevoelige gegevens te beheren en over te dragen. Het waarborgt beveiliging bij het werken met contracten, het delen van financiële rapporten en het beheren van transactiegegevens, vooral in de financiële sector en het bankwezen. De software maakt ook veilige overdracht van salarisinformatie mogelijk, verwerkt belastingrapportages, ondersteunt fusies en overnames en vergemakkelijkt klantonboarding. Andere functies zijn het creëren van audittrails voor naleving, het veilig overdragen van leveranciersbetalingen en het beveiligen van verzekeringsclaims.

3. Het Proces van Uploaden en Downloaden van Bestanden naar en van Cloudopslagproviders Stroomlijnen

MFT vereenvoudigt en automatiseert bestandsoverdracht, waardoor handmatig werk wordt verminderd. Het werkt met diverse cloudopslagproviders voor naadloze overdracht, biedt robuuste beveiliging via encryptie en strikte toegangscontrole, en integreert met bedrijfsprocessen. MFT bevordert samenwerking door bestandsoverdracht eenvoudiger te maken, is schaalbaar voor groeiende bedrijfsbehoeften en biedt foutdetectie en herstel. Het levert ook gedetailleerde bestandsregistratie, bespaart middelen en verhoogt de productiviteit door repetitieve taken te automatiseren.

4. De Overdracht van Sales- en Marketingmateriaal naar Externe Salesteams Automatiseren

Een mogelijke use case van MFT is het automatiseren van de overdracht van sales- en marketingmateriaal naar externe salesteams. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het handmatig verzenden en ontvangen van bestanden, zodat alle teamleden altijd over het meest actuele materiaal beschikken, ongeacht hun locatie. Door deze overdrachten te automatiseren, kunnen bedrijven hun externe salesteams voorzien van up-to-date marketingmateriaal, wat hun verkoopcapaciteiten versterkt en mogelijk de verkoopcijfers verbetert.

5. Vertrouwelijke Juridische Documenten Delen met Externe Advocatenkantoren of Klanten

MFT biedt veilige, efficiënte uitwisseling van juridische documenten, waarborgt klantvertrouwelijkheid en naleving van privacywetgeving. Het faciliteert snelle, traceerbare overdrachten, ondersteunt eDiscovery in juridische procedures en maakt ad-hoc bestandsoverdracht mogelijk. Daarnaast integreert MFT met andere platforms zoals DMS of CRM voor eenvoudigere toegang tot juridische documenten. Het biedt ook toegangscontrole om ongeautoriseerde toegang tot gevoelige documenten te voorkomen, terwijl de disaster recovery-functie zorgt voor veilige back-ups van juridische documenten.

6. Overdracht van Medische Dossiers en Patiëntinformatie Tussen Zorgverleners Faciliteren

MFT stroomlijnt de zorg door medische dossiers veilig over te dragen, samenwerking in de zorg te bevorderen en databeveiliging te versterken, met waarborging van naleving van regelgeving. Het vermindert administratieve taken door automatisering, verbetert de patiëntervaring en bevordert interoperabiliteit tussen zorgsystemen. MFT ondersteunt telemedicine, helpt bij zorgonderzoek, waarborgt continuïteit van zorg en verhoogt efficiëntie door een gedeelde opslagplaats voor patiëntgegevens te creëren.

7. Distributie van Software-updates of Patches naar Externe Kantoren Automatiseren

Een essentiële use case voor MFT is het geautomatiseerd distribueren van software-updates of patches naar externe kantoren. Door het beheer van deze distributies te centraliseren, wordt de operationele efficiëntie aanzienlijk verhoogd. MFT maakt geplande automatische updates mogelijk, zodat externe kantoren altijd over de nieuwste softwareversies beschikken zonder handmatige tussenkomst. Dit optimaliseert niet alleen de applicatieprestaties, maar beperkt ook de risico’s van verouderde software.

8. Grote Mediabestanden zoals Video’s of Hoge Resolutie Afbeeldingen Overdragen naar Marketing- of Creatieve Teams

MFT vereenvoudigt de overdracht van grote mediabestanden, zoals video’s of hoge resolutie afbeeldingen, tussen verschillende teams binnen uw bedrijf. Het ondersteunt veilige, snelle en naadloze uitwisseling van multimediadata. Dit is vooral handig voor marketing- en creatieve teams die dagelijks met grote bestanden werken. MFT zorgt ervoor dat deze teams eenvoudig toegang hebben tot, bestanden kunnen uitwisselen en samenwerken aan deze bestanden, terwijl de integriteit van de data behouden blijft.

9. Gevoelige Onderzoeksgegevens of Intellectueel Eigendom Uitwisselen binnen de Wetenschappelijke Gemeenschap

MFT-oplossingen faciliteren veilige gegevensuitwisseling tussen wetenschappers, versnellen onderzoeksontwikkeling en bevorderen wereldwijde samenwerking. Ze beschermen gevoelige data tegen internetbedreigingen door encryptie en alleen geautoriseerde gebruikers toe te laten. MFT waarborgt ook naleving van wet- en regelgeving zoals GDPR en HIPAA. Dankzij hoge overdrachtssnelheid verwerkt het efficiënt grote hoeveelheden data, bevordert tijdige projectafronding en biedt schaalbare oplossingen voor groeiende data en gebruikers. Het levert realtime tracking en rapportages voor beter data management, veilige bestandsoverdracht met geavanceerde functies en ondersteunt geautomatiseerde overdrachten voor minder fouten en meer focus op onderzoek. Tot slot vereenvoudigt de gebruiksvriendelijke interface het gegevensuitwisselingsproces, met minimale technische kennis.

10. Automatiseren van Back-up en Herstel van Kritieke Gegevens naar Externe Locaties

MFT kan het proces van back-up en herstel van kritieke gegevens naar externe locaties automatiseren. Dit waarborgt een hoog niveau van gegevensbescherming voor bedrijven. Met MFT worden gegevensoverdrachten automatisch gepland en uitgevoerd, waardoor handmatige inspanningen worden verminderd. In geval van dataverlies maakt de MFT-oplossing snelle en efficiënte gegevensherstel mogelijk, waardoor downtime wordt geminimaliseerd. De externe back-up biedt bovendien een extra beveiligingslaag, die waardevolle data beschermt tegen lokale risico’s zoals hardwarestoringen, natuurrampen of cyberdreigingen.

11. Veilige Overdracht van Persoonlijk Identificeerbare Informatie (PII) voor Naleving van Gegevensbeschermingsregels Faciliteren

Naleving van gegevensbeschermingsregels vereist een veilige overdracht van PII. Managed File Transfer-tools ondersteunen dit door geavanceerde encryptiemethoden te bieden voor gegevens onderweg en in rust, zodat informatie onleesbaar is voor onbevoegden. MFT biedt ook controles voor het voorkomen van datalekken en ondersteunt auditvereisten door gedetailleerde logs van alle bestandsoverdrachten bij te houden. Dit stelt organisaties in staat om naleving van regels zoals GDPR, HIPAA en CCPA aan te tonen.

12. Externe Samenwerking Mogelijk Maken Door Teamleden Veilig Bestanden te Laten Uitwisselen vanaf Diverse Locaties

In een tijd waarin werken op afstand en samenwerking steeds meer de norm worden, is veilige bestandsoverdracht essentieel. Met MFT kunnen teamleden veilig bestanden uitwisselen, ongeacht hun fysieke locatie. Het waarborgt dat de gegevens die tussen verschillende gebruikers worden overgedragen vertrouwelijk en veilig blijven. Zo is MFT niet alleen een tool, maar een facilitator voor werken op afstand, die samenwerking en productiviteit binnen een team stimuleert.

13. Batchverwerking Ondersteunen Door Grote Hoeveelheden Bestanden Gepland en Geautomatiseerd Over te Dragen

Deze use case van Managed File Transfer omvat het automatiseren en plannen van grote hoeveelheden bestanden. MFT ondersteunt batchverwerking, waarbij het systeem grote blokken informatie in bulk verwerkt. Dit helpt om efficiëntie te behouden en handmatige werkdruk te verminderen. Door een schema in te stellen, start het systeem automatisch het overdrachtsproces, zodat grote bestanden op optimale tijden worden verplaatst, wat de overdrachtssnelheid verbetert en netwerkcongestie voorkomt.

14. Integratie van Data uit Diverse Bronnen Automatiseren Door Bestanden Tussen Verschillende Systemen Over te Dragen

Beheerde bestandsoverdracht automatiseert het samenvoegen van data uit diverse bronnen, vermindert fouten en vereenvoudigt analyse. MFT zorgt voor eenvoudige, veilige en betrouwbare bestandsoverdracht tussen verschillende systemen, waardoor dure systeem-specifieke oplossingen overbodig worden. De veelzijdigheid van MFT voorziet in diverse behoeften zoals naleving van regelgeving, grote en regelmatige bestandsoverdrachten en hoge snelheidsvereisten. Het stroomlijnt bedrijfsprocessen door tijd en middelen te besparen, verhoogt efficiëntie en productiviteit. De robuuste encryptie zorgt ervoor dat gevoelige data tijdens verzending beschermd blijft.

15. Vertrouwelijke HR-documenten Delen met Externe Recruiters of Potentiële Nieuwe Medewerkers

MFT verstuurt HR-documenten zoals contracten en salarisinformatie veilig, waarborgt vertrouwelijkheid en voorkomt ongeautoriseerde toegang. Het stroomlijnt HR-processen door documentdeling te automatiseren, verhoogt de productiviteit en kan grote bestandsoverdrachten aan zonder dataverlies. MFT ondersteunt juridische naleving, biedt een gedetailleerde audittrail en faciliteert bestandssynchronisatie en -deling voor eenvoudige samenwerking. Het biedt versiebeheer, realtime notificaties bij bestandsactiviteiten en beveiligt e-mailbijlagen via encryptie en wachtwoordbeveiliging.

16. Distributie van Trainingsmateriaal of e-Learning Content naar Werknemers of Studenten Faciliteren

MFT verbetert de distributie van trainingsmateriaal door veilige, snelle en brede overdracht te bieden. Het vereenvoudigt distributie van e-learning content, maakt gecentraliseerde toegang tot leermiddelen mogelijk en kan vertrouwelijk materiaal veilig overdragen. MFT stelt bedrijven in staat trainingscontent eenvoudig te updaten, zorgt voor distributie naar externe teams en houdt de verspreiding van materiaal bij. Het systeem verlaagt de kosten van materiaaldistributie aanzienlijk en versnelt het feedbackproces, terwijl de mogelijkheden voor multimedia-overdracht de betrokkenheid vergroten.

17. Ondersteunen van Datamigratie Tussen Verschillende Systemen of Platforms Tijdens een Systeemupgrade of Migratie

Beheerde bestandsoverdracht verbetert cross-platform datamigratie, systeemupgrades, cloudmigraties en serverconsolidatie door naadloze, veilige en efficiënte gegevensoverdracht met minimaal dataverlies te waarborgen. Het is cruciaal voor automatisering van bedrijfsprocessen, overdracht van big data en het behouden van naleving door veilige, controleerbare overdrachten. MFT bevordert business-to-business data-uitwisseling en ondersteunt disaster recovery door snel en veilig back-updata over te dragen. Het faciliteert ook realtime datasynchronisatie tussen systemen, waardoor discrepanties worden verminderd.

18. Datasynchronisatie Mogelijk Maken Tussen Diverse Locaties of Externe Kantoren

MFT maakt datasynchronisatie tussen meerdere geografische locaties of externe kantoren naadloos mogelijk. Het automatiseert het overdrachtsproces zodat alle locaties toegang hebben tot de meest actuele data. Hierdoor kunnen bedrijven de productiviteit en samenwerking tussen teams verbeteren, ongeacht hun fysieke locatie. Daarnaast biedt MFT beveiligingscontroles en encryptie tijdens de overdracht, waardoor het risico op blootstelling van gevoelige data wordt geminimaliseerd.

19. Uitwisseling van Juridische Contracten of Overeenkomsten met Klanten of Zakelijke Partners Stroomlijnen

Beheerde bestandsoverdracht beveiligt de overdracht van gevoelige juridische contracten en overeenkomsten binnen bedrijven. Het maakt automatisering mogelijk, vermindert menselijke fouten en zorgt voor tijdige documentdeling. MFT biedt tracking van documentstatus, bevordert transparantie en voldoet aan compliance-eisen. Het maakt ook multi-party toegang mogelijk tijdens contractonderhandelingen, waardoor het beoordelingsproces wordt versneld. MFT integreert met bedrijfsapplicaties zoals CRM of ERP en stroomlijnt de uitwisseling van juridische documenten. Het voldoet aan branchevoorschriften via audittrails, gebruikersrollen en robuuste encryptie. MFT-oplossingen zijn schaalbaar en verwerken efficiënt een groeiend aantal bestandsoverdrachten. Ze versnellen ook grote bestandsoverdrachten, wat de bedrijfsvoering verbetert. MFT waarborgt disaster recovery en back-up van contracten, waardoor bedrijfscontinuïteit behouden blijft. Operationele kosten worden verlaagd doordat MFT documentuitwisseling automatiseert, zodat medewerkers zich kunnen richten op waarde toevoegende taken.

20. Indienen van Nalevingsrapportages of Documenten bij Relevante Autoriteiten Faciliteren

Een belangrijke MFT use case is het stroomlijnen van het indienen van nalevingsrapportages en documenten. MFT-oplossingen automatiseren dit proces, zodat bestanden veilig, snel en nauwkeurig worden verzonden. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven in sterk gereguleerde sectoren, waar niet-naleving kan leiden tot hoge boetes. De audittrails van MFT maken het bovendien eenvoudiger om naleving aan te tonen tijdens audits, wat tijd en middelen bespaart.

21. Overdracht van Engineering Designbestanden en Specificaties Tussen Teams of Locaties Stroomlijnen

MFT helpt bij het integreren van externe teams door een gecentraliseerde structuur te bieden voor veilige gegevensuitwisseling, wat de productiviteit en beveiliging verhoogt. Het maakt werken op afstand mogelijk door veilige overdracht van gevoelige data te faciliteren. MFT verhoogt de overdrachtefficiëntie via geautomatiseerde, geplande en bulkoverdrachten en verbetert de beveiliging met functies zoals encryptie, veilige FTP en audittrails.

22. Uitwisseling van Financiële Overzichten of Auditrapporten met Externe Auditors of Toezichthouders Ondersteunen

Beheerde bestandsoverdrachtoplossingen stroomlijnen het proces van het veilig versturen van financiële overzichten of auditrapporten naar externe auditors of toezichthouders. Ze bieden een veilige en versleutelde overdracht van gevoelige data, zodat alleen geautoriseerde partijen toegang hebben tot deze documenten, wat cruciaal is in de financiële sector. Met MFT is de uitwisseling niet alleen veilig, maar ook efficiënt, met de mogelijkheid om grote hoeveelheden bestanden te verwerken en diverse bestandstypen te ondersteunen.

23. Grote Datasets Overdragen voor Data-analyse of Verwerking in Wetenschappelijk Onderzoek of Data-intensieve Sectoren

MFT wordt veel gebruikt in diverse sectoren om grote hoeveelheden data veilig en efficiënt over te dragen. In wetenschappelijk onderzoek, genetische sequencing, astronomie en klimaatmodellering maakt MFT tijdige analyse en verwerking mogelijk. De farmaceutische, energie-, financiële, productie-, telecom-, toeleveringsketen-, media-, sport-, logistiek-, mijnbouw-, milieu-, HR-, e-commerce-, IoT-, smart city-, overheid-, defensie-, retail-, zorg-, online onderwijs- en social media-sectoren profiteren ook van de veilige gegevensoverdracht van MFT, wat bijdraagt aan compliance, besluitvorming, kwaliteitsborging, natuurbehoud, klantbeleving, verbetering van stedelijke diensten, nationale veiligheid en leerresultaten.

24. Veilige Overdracht van Vertrouwelijke Klantgegevens Tussen Financiële Instellingen Mogelijk Maken

Beheerde bestandsoverdracht speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de veilige uitwisseling van gevoelige klantgegevens tussen financiële instellingen. Het gebruikt geavanceerde encryptieprotocollen om data tijdens verzending te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Daarnaast biedt het realtime tracking en controle, waardoor de risico’s op dataverlies of -wijziging worden verkleind. Zo draagt MFT aanzienlijk bij aan fraudepreventie, het voorkomen van datalekken en naleving van gegevensbeschermingsregels in de financiële sector.

25. Distributie van Digitale Content zoals eBooks, Whitepapers of Softwaredownloads naar Klanten Automatiseren

MFT kan de distributie van digitale content zoals eBooks, whitepapers en softwaredownloads naar klanten automatiseren bij aankoop of abonnement, wat de efficiëntie en klantervaring verbetert. Het vermindert handmatig werk, versnelt distributie en verbetert responstijden voor betere klantenservice. Bovendien leidt automatisering tot aanzienlijke besparingen op operationele kosten en kunnen medewerkers zich richten op strategische groeiactiviteiten.

Kiteworks Helpt Producenten Hun Vertrouwelijke Inhoud te Beschermen met Veilige SFTP

Beheerde bestandsoverdracht (MFT) blijkt een essentiële tool voor diverse use cases in tal van sectoren. Het maakt efficiënte en veilige overdracht van documenten en data mogelijk, waardoor de operationele efficiëntie wordt verbeterd, informatie up-to-date blijft en beveiliging en naleving worden versterkt. Of het nu gaat om het automatiseren van de distributie van salesmateriaal, het ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek of het waarborgen van veilige uitwisseling van vertrouwelijke klantinformatie in de financiële sector, MFT stelt bedrijven in staat handmatig werk te verminderen en zich te richten op strategische groeiactiviteiten. MFT verhoogt dus niet alleen de productiviteit, maar waarborgt ook de beveiliging van gevoelige inhoud die binnen en buiten de organisatie wordt gedeeld.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level 1 gevalideerd platform voor veilige bestandsoverdracht en file sharing, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Met Kiteworks: beheer toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe sharing met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe.  

Toon tenslotte aan dat u voldoet aan regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP en nog veel meer. 

Meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een demo op maat.