Automatiseren van bedrijfsprocessen met de Kiteworks API
De behoefte: Blijf competitief met digitale transformatie
Om relevant en competitief te blijven, moeten organisaties digitale transformatie omarmen. Digitale transformatie wordt bereikt wanneer organisaties diverse technologieën samenbrengen om onderscheidende proposities te creëren. Hiervoor moet data uit gescheiden bronnen beschikbaar worden gemaakt voor diverse doelgroepen, zoals klanten, leveranciers en medewerkers. In die context moeten databeveiliging en compliance als een directiedossier worden beschouwd. Dit probleem is echter vooral lastig voor organisaties die samenwerking over gevoelige data-assets tussen verschillende partijen en gescheiden systemen vereisen, vaak afhankelijk van onveilige en trage handmatige processen.
Het succesvol aangaan van deze uitdagingen is niet alleen essentieel voor een geslaagde digitale transformatie, maar ook een onderscheidende succesfactor.
Kiteworks Private Content Network
Het door Kiteworks mogelijk gemaakte Private Content Network (PCN) stelt organisaties in staat om de uitwisseling van vertrouwelijke bedrijfsinformatie met klanten, leveranciers en partners te beveiligen door zichtbaarheid en beveiliging te verenigen over gescheiden communicatiekanalen van derden. Dit omvat e-mail, bestandsoverdracht, communicatie via mobiele apparaten, webformulieren, beheerde bestandsoverdracht (MFT), SFTP en application programming interfaces (API’s).
De automatiseringsbehoeften van organisaties
Om te voldoen aan de behoefte om zakelijk wendbaar te blijven, zonder concessies te doen aan de beveiliging van data-assets, wenden organisaties zich tot Kiteworks om hun contentgerichte bedrijfsprocessen te automatiseren.
De Kiteworks-omgeving is van nature een verbonden systeem, waarmee gebruikers veilig, beveiligd en compliant kunnen samenwerken met collega’s (zowel intern als extern). Dit betekent dat Kiteworks moet kunnen koppelen aan andere systemen, en dat andere systemen en gebruikers verbinding kunnen maken met Kiteworks.
Hieronder staan enkele voorbeelden van uitdagingen waarmee organisaties te maken krijgen wanneer zij een hoge mate van automatisering van hun contentgerichte bedrijfsprocessen nastreven:
- Integratie: Door Kiteworks als kernlaag van content management te gebruiken, kunnen organisaties Kiteworks integreren met hun CRM, ERP en andere soorten business-process enablers.
- Customisatie: Organisaties kunnen sterk aangepaste workflows implementeren om beveiligingsstandaarden af te dwingen.
- Schaalbaarheid: Organisaties kunnen aan vereisten op het gebied van schaal voldoen bij het distribueren en verzamelen van content van duizenden samenwerkende partijen.
- Rijke UI-gedreven ervaring: Organisaties kunnen applicaties bouwen die inspelen op samenwerkingsworkflows om een aantrekkelijke gebruikerservaring te bieden.
Onder andere zijn dit enkele van de vele use-case scenario’s met Kiteworks:
- Een advocatenkantoor dat hulp nodig heeft bij het automatiseren van het verzamelen, valideren en organiseren van documenten van eisers
- Een biomedisch onderzoeks- en ontwikkelingsbedrijf dat onderzoeksdocumenten verzamelt van meer dan 300 onderzoekspartners
- Een landelijke Amerikaanse retailer die inventarisinformatie distribueert, verzamelt en bijhoudt met zijn leveranciers voor orderplanning
- Een industriële producent die het verzamelen van materialen voor klantcases wil automatiseren, met integratie van Salesforce CRM en een eigen serviceportaal
- Een overheidsinstantie die Kiteworks wil gebruiken om gevoelige informatie uit te wisselen en tegelijkertijd Kiteworks gesynchroniseerd wil houden met eigen gebruikers- en toegangsbeheer
- Een advocatenkantoor dat hulp nodig heeft bij het implementeren van een proces om door Preventie van gegevensverlies (DLP)-gemarkeerde content in uitgaande e-mails vrij te geven
De Kiteworks API
Om deze use-cases te automatiseren, maken organisaties gebruik van de Kiteworks API-functionaliteit. Hieronder volgt een overzicht van het proces:
Wat is de Kiteworks API-functionaliteit?
De Kiteworks API is een RESTful API die functionele controles biedt om content te zoeken en te benaderen en om toegangsrechten tot content te beheren. Beheerderscontroles worden gebruikt om gebruikers en profielen te beheren, allemaal onder de paraplu van beveiliging, compliance en governance binnen het Kiteworks Private Content Network.
API Access Governance
Toegang tot de Kiteworks API is mogelijk via aangepaste applicaties. Een aangepaste applicatie bepaalt de reikwijdte van toegestane acties voor een bepaald object (zoals bestanden, mappen, e-mail, uploads en meer), de toegestane authenticatiestromen voor de clientapplicatie en de beveiligingsvoorkeuren. De reikwijdte bepaalt de grenzen van je applicatie om blootstelling aan ongewenst risico te beperken.
Waarom de Kiteworks API gebruiken?
De Kiteworks API stelt organisaties in staat om contentgerichte processen te automatiseren. Dit is vooral waardevol wanneer IT-organisaties een hoge mate van connectiviteit en flexibiliteit nodig hebben om aangepaste bedrijfslogica te faciliteren en te voldoen aan veranderende zakelijke vereisten.
Voorbeelden van processen die geautomatiseerd zijn met de Kiteworks API
Hieronder volgen enkele prominente voorbeelden van bedrijfsprocessen die geautomatiseerd kunnen worden met de Kiteworks API:
Veilige facturatie
Een internationale industriële machineproducent met duizenden klanten heeft het facturatieproces geautomatiseerd via een integratie met SAP ERP. De producent gebruikte de Kiteworks API om de volgende flow te bouwen:
- Maak een nieuwe map aan voor elke klant en facturatieperiode via de Folders API.
- Stel toegestane samenwerkers, intern en extern, in via de Folders API
- Kopieer het factuurbestand vanuit SAP naar de map via de Files API
- Verkrijg en deel een beveiligde link naar de factuurlocatie via SAP
- Volg de toegang tot de factuur in SAP ERP via de Activities API
- Sta het financiële team toe de factuur te benaderen in een beveiligde map via een UI-module met de Folders API
Met de Kiteworks API heeft de producent het distribueren en volgen van facturen volledig kunnen digitaliseren zonder concessies te doen aan beveiliging en compliance.
Veilige samenwerking over supportcase-materialen
Een producent van computerapparatuur met wereldwijde activiteiten heeft een geconvergeerde samenwerkingsflow gecreëerd rond casematerialen, terwijl werd voldaan aan diverse lokale regelgeving. De koppeling stelde de producent in staat om een samenwerkingsflow te realiseren waarin het volgende gebeurt:
- Veilig nieuwe casematerialen verzamelen via integratie met het publieke supportportaal
- Casematerialen die door gebruikers zijn ingediend bewaren in een speciale beveiligde map
- Casematerialen delen met toegewezen leden van het klantenserviceteam op de Salesforce Service Cloud voor caseverwerking
- Casematerialen delen met toegewezen technische teamleden voor beoordeling en oplossing
- Dienen als beveiligd kanaal voor aanvullende vereiste communicatie tussen het supportteam en de klant
Door te kiezen voor de Kiteworks API heeft de producent een voorheen gescheiden data-/informatieomgeving omgezet in een geconvergeerde omgeving. Dit zorgt voor toegankelijkheid van data tussen partijen, met beveiliging en compliance mogelijk gemaakt door het Kiteworks Private Content Network.
Aan de slag met de Kiteworks API
De Kiteworks API is beschikbaar onder de Kiteworks Enterprise-licentie en kan op verzoek worden geactiveerd. Zodra toegang is verleend, kunnen ontwikkelaars hun eerste aangepaste applicatie maken in de Kiteworks Web Admin-interface, leren, testen en API-koppelingen bouwen. De API Playground, onderdeel van het Kiteworks Private Content Network, is een op Swagger gebaseerde interface waarmee ontwikkelaars kunnen leren en experimenteren. Op verzoek kan Kiteworks een speciale, gescheiden testomgeving aanbieden.
De Kiteworks API ontwikkelen
Bij Kiteworks zien we dat API-gedreven automatisering een steeds belangrijker onderdeel wordt van de IT-strategie van onze klanten. Daarom blijven we de API verder ontwikkelen. Onze nadruk ligt op drie gebieden: de ontwikkelaarsbeleving, de functionele controles voor nieuwe kernmogelijkheden, en de beheerders- en orkestratiecontroles. Pas de beveiligingskaders en automatisering toe, zodat derde partijen een rijk netwerk van applicaties kunnen bouwen om het connectiviteitsgat voor bredere doelgroepen te overbruggen.
Digitale transformatie mogelijk maken met Kiteworks API’s
Digitale transformatie gaat niet zonder uitdagingen, zeker wanneer bedrijfsprocessen de uitwisseling van gevoelige data-assets tussen verschillende partijen en gescheiden systemen omvatten. Kiteworks, als API-gedreven platform, bereikt een alomtegenwoordige aanwezigheid.
Ben je IT-teamlid en wil je meer weten over de mogelijkheden van het Kiteworks Private Content Network en Kiteworks API’s, vraag dan een op maat gemaakte demo aan.
Veelgestelde vragen
Risicobeheer cyberbeveiliging is een strategische aanpak die organisaties gebruiken om potentiële bedreigingen voor hun digitale assets, zoals hardware, systemen, klantgegevens en intellectueel eigendom, te identificeren, beoordelen en prioriteren. Het omvat het uitvoeren van een risicobeoordeling om de belangrijkste bedreigingen te identificeren en een plan op te stellen om deze aan te pakken, waaronder preventieve maatregelen zoals firewalls en antivirussoftware. Dit proces vereist ook regelmatige monitoring en updates om nieuwe bedreigingen en organisatorische veranderingen het hoofd te bieden. Het uiteindelijke doel van Risicobeheer cyberbeveiliging is het beschermen van de informatie-assets, reputatie en juridische positie van de organisatie, waardoor het een cruciaal onderdeel is van het algehele risicobeheer van elke organisatie.
De belangrijkste onderdelen van een programma voor Risicobeheer cyberbeveiliging zijn risicobeoordeling, risicobeoordeling, risicobeperking en continue monitoring. Het omvat ook het ontwikkelen van een cyberbeveiligingsbeleid, het implementeren van beveiligingsmaatregelen en het uitvoeren van regelmatige audits en evaluaties.
Organisaties kunnen risico’s op het gebied van cyberbeveiliging beperken via verschillende strategieën. Denk aan het implementeren van sterke toegangscontroles zoals robuuste wachtwoorden en multi-factor authentication, het regelmatig updaten en patchen van systemen om bekende kwetsbaarheden te verhelpen, en het trainen van medewerkers om potentiële bedreigingen te herkennen. Het gebruik van beveiligingssoftware, zoals antivirus- en anti-malwareprogramma’s, helpt bij het detecteren en verwijderen van bedreigingen, terwijl regelmatige back-ups schade door datalekken of ransomware-aanvallen kunnen beperken. Een incident response plan minimaliseert schade tijdens een cyberincident en regelmatige risicobeoordelingen brengen potentiële kwetsbaarheden in kaart en pakken deze aan. Tot slot helpt naleving van industriestandaarden en regelgeving, zoals de Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) en National Institute of Standards and Technology (NIST)-standaarden, organisaties om risico’s op het gebied van cyberbeveiliging verder te beperken.
Een risicobeoordeling is een cruciaal onderdeel van Risicobeheer cyberbeveiliging. Het omvat het identificeren van potentiële bedreigingen en kwetsbaarheden, het beoordelen van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van deze risico’s, en het prioriteren ervan op basis van hun ernst. Dit helpt bij het ontwikkelen van effectieve strategieën om deze risico’s te beperken.
Continue monitoring is een essentieel onderdeel van Risicobeheer cyberbeveiliging en biedt realtime observatie en analyse van systeemcomponenten om beveiligingsafwijkingen te detecteren. Dit maakt onmiddellijke dreigingsdetectie en -respons mogelijk, waardoor schade wordt voorkomen of beperkt. Het zorgt ook voor naleving van cyberbeveiligingsstandaarden en regelgeving, zodat organisaties snel eventuele non-compliance kunnen aanpakken. Door systeemprestaties te volgen, helpt continue monitoring bij het identificeren van potentiële kwetsbaarheden, terwijl de verzamelde data beslissingen ondersteunt over resource-allocatie, risicobeheerstrategieën en beveiligingsmaatregelen.