Til je Managed File Transfer naar een hoger niveau voor het behalen en behouden van GDPR-naleving
Beheerde bestandsoverdracht (MFT: Managed File Transfer) beheert, automatiseert en stroomlijnt gegevensuitwisselingen tussen gebruikers, systemen en bedrijven in een veilige en gecontroleerde omgeving. Zo wordt de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens gewaarborgd, terwijl deze tijdens verzending en opslag worden beschermd. De GDPR, een privacywet die is ingevoerd in de Europese Unie (EU), reguleert hoe bedrijven omgaan met en bescherming bieden aan de gegevens van EU-burgers en stelt zware sancties op niet-naleving. De wet geeft individuen meer controle over hun gegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van hun gegevens.
MFT speelt een cruciale rol bij het helpen van organisaties om gegevens naar of van vertrouwde derde partijen te verzenden of ontvangen. Deze bestanden bevatten onvermijdelijk persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) van EU-burgers, waardoor naleving van de GDPR noodzakelijk is. Een MFT-oplossing moet daarom in staat zijn om gegevens tijdens verzending en opslag te beveiligen, het verplaatsen van bestanden te volgen en dataprivacy te waarborgen.
Beheerde bestandsoverdracht en GDPR-naleving
MFT-oplossingen zijn een integraal onderdeel van een robuuste GDPR-nalevingsstrategie. Omdat de GDPR tal van gegevensrechten en strenge richtlijnen voor gegevensbescherming benadrukt, moeten organisaties ervoor zorgen dat gegevensoverdrachten veilig, betrouwbaar en compliant zijn. MFT-oplossingen, ontworpen om grote hoeveelheden gevoelige gegevens veilig, efficiënt en betrouwbaar te verplaatsen, bieden het noodzakelijke kader om aan deze criteria te voldoen. De veelzijdigheid van MFT-oplossingen in het verwerken van diverse soorten gegevensoverdrachten, hun ingebouwde encryptiemogelijkheden en hun ondersteuning voor gedetailleerde audittrail onderstrepen hun cruciale rol bij het waarborgen van GDPR-naleving.
De rol van MFT in gegevensbeveiliging
Dataprivacy is een fundamenteel principe van de GDPR, die voorschrijft dat organisaties passende beveiligingsmaatregelen moeten nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. MFT-oplossingen spelen een sleutelrol bij het beveiligen van persoonsgegevens tijdens het overdrachtsproces. Ze doen dit door end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie, antivirus-scanning en preventie van gegevensverlies te bieden, naast andere beveiligingsfuncties. Bovendien bieden MFT-oplossingen automatisering van bestandsoverdrachten, waardoor de kans op menselijke fouten – vaak de oorzaak van datalekken – wordt verkleind.
Waarom MFT belangrijk is voor het behouden van dataprivacy
De GDPR stelt uitgebreide privacyvereisten, waardoor bedrijven het hoogste niveau van dataprivacy moeten handhaven. In wezen helpen MFT-oplossingen organisaties om aan deze vereisten te voldoen door ervoor te zorgen dat gegevensoverdrachten strikt worden gecontroleerd en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel. Veel MFT-tools bevatten geavanceerde functies zoals gegevensmaskering en anonimisering, die de privacy van gegevens verder vergroten. Daarnaast stelt het vermogen van MFT-oplossingen om complexe bedrijfsregels rond gegevensverwerking en -overdracht te beheren bedrijven in staat om meer gedetailleerde controle over gegevens toe te passen, wat de privacy verder versterkt.
Hoe faciliteert MFT GDPR-naleving?
Veilige MFT-oplossingen kunnen GDPR-naleving op diverse manieren ondersteunen. Ten eerste ondersteunen ze het principe van dataminimalisatie door organisaties in staat te stellen alleen de noodzakelijke gegevens over te dragen. Ten tweede helpen MFT-tools bij het voldoen aan de verantwoordingsvereiste van de GDPR door gedetailleerde audittrail van alle gegevensoverdrachten bij te houden, waardoor organisaties tijdens audits hun naleving kunnen aantonen. Verder bieden MFT-oplossingen organisaties de mogelijkheid om toegang tot gegevens te beheren en in te trekken, waarmee ze het “recht op verwijdering” ondersteunen dat de GDPR voorschrijft. Tot slot dragen MFT-tools met robuuste beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en veilige protocollen bij aan de GDPR-vereiste voor “integriteit en vertrouwelijkheid” van persoonsgegevens.
MFT-functies die GDPR-naleving ondersteunen
Veilige MFT-oplossingen beschikken over een reeks functies die expliciet aansluiten bij de strenge vereisten van GDPR-naleving. Deze robuuste mechanismen zijn ontworpen om het hoge niveau van beveiliging en privacy te waarborgen dat de GDPR vereist.
| Encryptie- en decryptiemogelijkheden | Geavanceerde encryptie en decryptiemogelijkheden zijn essentiële onderdelen voor het beschermen van gevoelige gegevens tijdens overdracht, waarmee het risico op kostbare datalekken aanzienlijk wordt beperkt. Daarnaast worden zowel symmetrische als asymmetrische encryptiemethoden toegepast, wat maximale privacy garandeert, zelfs wanneer informatie tussen meerdere partijen wordt gedeeld. Deze encryptiemethoden maken het vrijwel onmogelijk voor ongeautoriseerde partijen om toegang te krijgen tot en inzicht te krijgen in de overgedragen gegevens. |
| Registratie en audittrail | Uitgebreide registratie- en audittrailfuncties bieden gedetailleerd inzicht in alle activiteiten rondom bestandsoverdracht, waaronder wie de bestanden heeft geraadpleegd, wanneer deze zijn geopend en welke wijzigingen zijn aangebracht. Deze registraties kunnen dienen als sterk bewijs van naleving tijdens externe audits of interne onderzoeken. |
| Rolgebaseerde toegangscontrole | De rolgebaseerde toegangscontrolefunctie van MFT maakt het mogelijk om toegangsrechten toe te wijzen op basis van rollen, zodat alleen geautoriseerde personen gevoelige gegevens kunnen inzien of wijzigen. Met deze functie wordt ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens voorkomen, wat een essentieel vereiste is voor GDPR-naleving. |
| Bestandsintegriteitscontrole en validatie | Bestandsintegriteitscontrole en validatie waarborgen dat bestanden niet zijn gemanipuleerd of beschadigd tijdens verzending. Door gebruik te maken van hash-algoritmen en checksums kan MFT de integriteit van bestanden na overdracht verifiëren. Dit biedt niet alleen zekerheid over de juistheid en betrouwbaarheid van de overgedragen gegevens, maar vergroot ook het vertrouwen bij stakeholders en toont naleving van de GDPR-vereisten voor gegevensintegriteit aan. |
| Ondersteuning voor non-repudiation | Ondersteuning voor non-repudiation voorkomt ontkenning van verzending of ontvangst van bestanden. De gegevens worden voorzien van een digitale handtekening, zodat de verzender niet kan ontkennen dat hij een bestand heeft verzonden en de ontvanger niet kan ontkennen dat hij het heeft ontvangen. Deze functie levert onweerlegbaar bewijs van gegevensoverdracht en sluit aan bij het verantwoordingsprincipe van de GDPR, waarmee de basis voor GDPR-naleving verder wordt versterkt. Ondersteuning voor non-repudiation, gecombineerd met de andere functies, waarborgt het hoogst mogelijke niveau van betrouwbaarheid en integriteit bij gegevensoverdrachten, wat cruciale aspecten zijn van GDPR-naleving. |
MFT-audittrail en GDPR-naleving
Audittrail is van cruciaal belang voor GDPR-naleving. Een audittrail is een beveiligingsrelevante chronologische registratie, set van registraties of bestemming en bron van registraties die documentair bewijs leveren van de reeks activiteiten die op enig moment een specifieke operatie, procedure of gebeurtenis hebben beïnvloed. Dit is essentieel voor dataprivacy, omdat het een duidelijk, voorzien van tijdstempel, overzicht biedt van wie toegang tot gegevens heeft gehad, welke wijzigingen zijn aangebracht en wanneer. GDPR-regelgeving vereist dat organisaties hun naleving kunnen aantonen, waardoor audittrail onmisbaar is voor organisaties die met gevoelige gebruikersgegevens werken.
Details van bestandsoverdracht registreren
Als onderdeel van GDPR-naleving moeten MFT-systemen diepgaande details over elke bestandsoverdracht vastleggen. Dit omvat de identiteit van de verzender en ontvanger, tijdstempel, transmissiepad, details van de payload en meer. Deze vastgelegde gegevens moeten niet te manipuleren zijn en veilig worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. Dergelijke uitgebreide logging draagt niet alleen bij aan transparantie, maar speelt ook een cruciale rol bij forensisch onderzoek. MFT biedt van nature uitgebreide protocollen en mechanismen om dit te realiseren.
Monitoring- en rapportagemogelijkheden
MFT biedt robuuste monitoring- en rapportagemogelijkheden die essentieel zijn voor GDPR-naleving. Met realtime monitoring kunnen organisaties onregelmatigheden of verdachte activiteiten bij gegevensoverdrachten detecteren en direct actie ondernemen. De uitgebreide rapportages die door MFT-systemen worden gegenereerd, kunnen dienen als definitief bewijs van naleving van de GDPR. Ze maken het eenvoudiger voor organisaties om trends te identificeren, gebruikersgedrag te monitoren en gegevensstromen te analyseren, waarmee het gegevensbeschermingskader wordt versterkt en de naleving van GDPR-regelgeving wordt bevorderd.
MFT en bescherming tegen datalekken
Volgens de GDPR is een datalek in wezen een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt. Toen de GDPR in 2018 van kracht werd, introduceerde deze strenge meldingsvereisten voor datalekken. Organisaties die datalekken niet binnen 72 uur melden aan de relevante toezichthoudende autoriteit, kunnen zware sancties krijgen.
Hoe MFT beschermt tegen datalekken
MFT biedt diverse functies die zijn ontworpen om te beschermen tegen datalekken. Het maakt gebruik van end-to-end encryptie, waardoor de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens tijdens verzending wordt gewaarborgd. Ook worden protocollen zoals SFTP en FTPS ingezet voor veilige bestandsoverdracht. Aanvullende beveiligingsfuncties zoals firewalls, inbraakdetectiesystemen, multi-factor authenticatie en toegangscontroles kunnen de gegevensbeschermingsmogelijkheden van een MFT-systeem verder versterken. Door op elk niveau strenge beveiligingsmaatregelen af te dwingen, kan MFT het risico op datalekken aanzienlijk beperken en organisaties helpen te voldoen aan de strenge regelgeving van de GDPR.
De rol van MFT bij naleving van meldingsplicht bij datalekken
In het geval van een datalek vereist de GDPR dat organisaties niet alleen het lek melden, maar ook gedetailleerde documentatie verstrekken over de aard van het lek, de gevolgen en de genomen maatregelen om de impact te beperken. MFT-systemen kunnen hierbij een essentiële rol spelen door uitgebreide logs en audittrail te leveren die kunnen helpen bij onderzoek naar datalekken. Bovendien beschikken sommige MFT-systemen over ingebouwde mechanismen voor het detecteren van datalekken. Ze kunnen de organisatie waarschuwen voor potentiële lekken, waardoor snelle reactie en beperking mogelijk is en zo wordt voldaan aan de 72-uurs meldingsplicht van de GDPR.
MFT en rechten van betrokkenen onder de GDPR
Volgens de GDPR hebben betrokkenen het recht op inzage in hun persoonsgegevens die door een organisatie worden bewaard. Dit omvat het recht om bevestiging te krijgen dat hun gegevens worden verwerkt, toegang tot de persoonsgegevens en informatie over hoe de gegevens worden verwerkt. MFT-systemen kunnen dit recht waarborgen door nauwkeurige, actuele en direct toegankelijke registraties van persoonsgegevens bij te houden. MFT kan ook veilige, gecontroleerde toegang tot deze gegevens faciliteren wanneer de betrokkene hierom vraagt.
Het recht op dataportabiliteit
De GDPR geeft betrokkenen ook het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat zij het recht hebben hun persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en het recht hebben deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. MFT-systemen, gezien hun kernfunctie van veilige gegevensoverdracht, zijn bij uitstek geschikt om aan deze vereiste te voldoen. MFT kan het proces van dataportabiliteit automatiseren, stroomlijnen en beveiligen, waardoor naleving van dit aspect van de GDPR wordt gefaciliteerd.
De rol van MFT bij het waarborgen van rechten van betrokkenen
MFT speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de rechten van betrokkenen door een veilige en gecontroleerde omgeving te bieden voor gegevensverwerking. Door middel van uitgebreide logging, realtime monitoring en robuuste encryptie zorgt MFT ervoor dat persoonsgegevens worden verwerkt op een manier die de rechten en vrijheden van betrokkenen respecteert, zoals de GDPR voorschrijft. Daarnaast kunnen MFT-oplossingen de benodigde infrastructuur bieden om de rechten van betrokkenen op verwijdering, correctie, beperking van verwerking of bezwaar tegen verwerking te implementeren, waarmee de GDPR-naleving verder wordt versterkt.
De juiste MFT-oplossing kiezen voor GDPR-naleving
Een GDPR-conforme MFT-oplossing moet niet alleen voorzien in veilige bestandsoverdracht, maar ook een scala aan functies integreren die gericht zijn op het faciliteren van GDPR-naleving. Dit omvat robuuste audittrail, realtime monitoring en waarschuwingen, gegevensencryptie, multi-factor authenticatie, gedetailleerde toegangscontrole en mechanismen voor het detecteren van datalekken. De oplossing moet ook geautomatiseerde, veilige verwerking van verzoeken van betrokkenen ondersteunen, de rechten van betrokkenen waarborgen en uitgebreide rapportagemogelijkheden bieden. Belangrijk is dat de oplossing flexibel en schaalbaar genoeg moet zijn om zich aan te passen aan veranderende eisen op het gebied van dataprivacy en regelgeving.
De voordelen van een gecertificeerde MFT-oplossing
Kiezen voor een gecertificeerde MFT-oplossing biedt extra zekerheid over de kwaliteit, betrouwbaarheid en het nalevingsniveau. Certificeringen zoals ISO 27001 en SOC 2 getuigen van de strenge beveiligingscontroles en processen die de MFT-oplossing hanteert. Een gecertificeerde MFT-oplossing kan het risico op datalekken en boetes wegens niet-naleving aanzienlijk beperken, waardoor een hoger beschermingsniveau voor persoonsgegevens wordt gegarandeerd. Bovendien bieden gecertificeerde leveranciers doorgaans doorlopende ondersteuning en updates om gelijke tred te houden met het veranderende landschap van regelgeving rond dataprivacy, waardoor ze een betrouwbare partner zijn in uw GDPR-nalevingstraject.
Kiteworks MFT helpt organisaties om GDPR-naleving te bereiken en te behouden
Kiteworks MFT, een integraal onderdeel van het Kiteworks Private Content Network, helpt organisaties om te voldoen aan en te blijven voldoen aan de GDPR.
Als onderdeel van het Kiteworks Private Content Network biedt Kiteworks MFT een veilige en gecontroleerde omgeving voor het overdragen van gevoelige gegevens buiten een organisatie. Het maakt gebruik van end-to-end encryptieprotocollen om gegevens tijdens verzending en opslag te beschermen, zodat de vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens worden gewaarborgd zoals vereist door de GDPR. Dit niveau van gegevensbescherming is cruciaal om ongeautoriseerde toegang en datalekken te voorkomen.
Naast robuuste gegevensbescherming ondersteunt Kiteworks MFT ook het GDPR-principe van dataminimalisatie. Dit principe vereist dat organisaties het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor het beoogde doel. Kiteworks MFT stelt organisaties in staat om alleen de noodzakelijke gegevens over te dragen, waardoor het risico op overmatige gegevensverzameling en mogelijke niet-naleving wordt verminderd.
Het Kiteworks-platform omvat ook:
- Een cluster van virtuele appliances, ontwikkeld met veilige codeerpraktijken. Ze zijn volledig gehard, pengetest en onderworpen aan bug bounty-programma’s, waardoor u tijd, moeite en kosten bespaart voor het zelf hardenen.
- Een CISO-dashboard dat uitgebreid inzicht biedt in gegevens- en gebruikerstoegang, datatrends en -bewegingen, en controle over gegevensoverdrachten.
- DLP-integratie om alle gegevens tijdens verzending te scannen en te bepalen of ze gevoelige of persoonlijke gegevens bevatten.
- Toegangscontroles over stromen en verbindingen om gevoelige gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
- AES-256 encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2 encryptie voor gegevens tijdens verzending.
- Gedetailleerde GDPR- en HIPAA-rapporten met één klik die risico’s in uw beveiligings- en governancebeleid belichten. Gebruik ze bij audits om snel naleving aan te tonen van uw vastgelegde controles, zoals DLP-scannerintegratie, toegangsbeleid voor gegevens, domeinwhitelisting en bestandsvervalcontroles.
- Gecentraliseerd in één gestandaardiseerde opgeschoonde syslog zodat uw SOC-team tijd kan besparen en sneller waarschuwingen kan analyseren.
- Voorzieningen voor veilige toegang door derden tot persoonsgegevens, inclusief gedetailleerde logs voor toegang tot persoonsgegevens.
- Geautomatiseerd beleid voor gegevensverwijdering om te voldoen aan de GDPR-verwerkingsvereisten.
- Extra beschermingslagen voor encryptiesleutels door integratie met een hardware security module (HSM) of Amazon Web Services Key Management Service (AWS KMS).
Klaar om meer te weten te komen over MFT voor GDPR-naleving en hoe het uw bedrijf kan helpen? Bekijk de beveiligde beheerde bestandsoverdracht-oplossing van Kiteworks of plan vandaag nog een demo.