Begrijp en bereik GDPR-naleving

De General Data Protection Regulation, ofwel GDPR, is ontwikkeld om juridische eenheid en duidelijkheid te brengen in de bescherming van persoonsgegevens van EU-burgers. Veel organisaties zijn zich echter niet bewust van hoe persoonsgegevens onder de GDPR worden gedefinieerd, wat ze moeten doen om GDPR-naleving te bereiken, of zelfs of ze überhaupt moeten voldoen.

De definitie van ‘persoonsgegevens’ onder de GDPR is echter bijzonder breed. Woonadressen, namen, geboortedata, foto’s en zelfs socialmediaberichten worden allemaal beschouwd als persoonlijk identificeerbare informatie (PII) zoals gedefinieerd in de GDPR.

De GDPR geeft een EU-burger ook het recht om te weten welke PII wordt verzameld, waarom deze wordt verzameld en hoe deze wordt gebruikt. En als zij dat wensen, kunnen EU-burgers van gegevensbeheerders eisen dat hun PII wordt overgedragen, afgegeven of zelfs verwijderd.

Het International Commissioner’s Office (ICO) vereist dat elk bedrijf dat zaken doet met personen die zich in de EU bevinden, aantoont dat ze diverse controles hebben geïmplementeerd om de privacy van EU-burgers te beschermen, op straffe van hoge boetes. Tenzij deze organisaties in staat zijn om de noodzakelijke controles voor gegevensprivacy te lokaliseren, te beveiligen en aan te tonen, zullen ze geen GDPR-naleving bereiken.

Vul het GDPR-nalevingsgat: Hoe doe je dit effectief

Navigeren door de complexiteit van de GDPR lijkt voor organisaties vaak een enorme uitdaging. Toch is naleving onvermijdelijk en vormt het een basis van vertrouwen en transparantie met klanten in dit datagedreven tijdperk. Organisaties kunnen aan hun verplichtingen onder de verordening voldoen en PII beschermen wanneer zij de GDPR-vereisten begrijpen, uitgebreide data-audits uitvoeren, robuuste data management-praktijken implementeren en een privacycultuur bevorderen, onder andere. Laten we deze stappen nader bekijken om het pad naar succesvolle GDPR-naleving te ontdekken.

Begrijp de GDPR-vereisten

De eerste stap om het GDPR-nalevingsgat te vullen is het grondig begrijpen van de vereisten. GDPR biedt een robuust kader dat transparantie, verantwoordelijkheid en individuele rechten met betrekking tot persoonsgegevens verplicht stelt. De verordening is uitgebreid en behandelt onderwerpen zoals de wettelijke basis voor gegevensverwerking, het recht van individuen op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens, en procedures voor het melden van datalekken. Door deze vereisten goed te begrijpen, kunnen organisaties effectief gebieden van niet-naleving identificeren en corrigerende maatregelen plannen.

Voer uitgebreide data-audits uit

Data-audits zijn essentieel om het type, de locatie en het doel van persoonsgegevens binnen de organisatie te begrijpen. Audits moeten alle datatypes en opslaglocaties omvatten, inclusief cloudgebaseerde diensten. Dit proces helpt bij het identificeren van gaten in GDPR-naleving, zoals gegevens die worden bewaard zonder geldige wettelijke basis of zonder toestemming van de betrokkene. De resultaten van een uitgebreide data-audit vormen de basis voor een GDPR-nalevingsstappenplan.

Implementeer robuuste data management-praktijken

Na een data-audit moeten organisaties robuuste data management-praktijken implementeren om GDPR-naleving te waarborgen. Dit omvat het opstellen van een gegevensinventaris of datakaart, regelmatige opschoning van gegevens om overbodige of verouderde persoonsgegevens te verwijderen, en het opstellen van duidelijke beleidsregels voor gegevensbewaring en -verwijdering. Daarnaast moeten dataminimalisatiepraktijken ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld en bewaard.

Investeer in technologie en training

Technologie kan een krachtige bondgenoot zijn bij het bereiken van GDPR-naleving. Tools zoals dataclassificatie en software voor preventie van gegevensverlies kunnen taken automatiseren, de gegevensbeveiliging verbeteren en menselijke fouten minimaliseren. Technologie alleen is echter niet voldoende. Organisaties moeten ook investeren in regelmatige training om ervoor te zorgen dat medewerkers hun verantwoordelijkheden onder de GDPR begrijpen en weten hoe ze persoonsgegevens veilig en respectvol moeten behandelen.

Creëer een privacycultuur

Het bereiken van GDPR-naleving vereist een verschuiving in de organisatiecultuur richting het prioriteren van privacy. Dit betekent dat gegevensbescherming onderdeel wordt van dagelijkse bedrijfsprocessen en besluitvorming. Een cyberbewustzijnscultuur houdt in dat privacyoverwegingen niet achteraf worden toegevoegd, maar geïntegreerd zijn in het ontwerp van producten, diensten en bedrijfspraktijken, een concept dat bekendstaat als “Privacy by Design and Default.”

Zoek ondersteuning van specialisten

Voor veel organisaties kan GDPR-naleving een complex en ontmoedigend traject zijn. In zulke gevallen kan externe hulp van adviseurs of juridisch advies met specialisatie in gegevensbescherming van onschatbare waarde zijn. Zij kunnen adviseren over de interpretatie van de GDPR, grondige data-audits uitvoeren en helpen bij het opstellen van een op maat gemaakte GDPR-nalevingsstrategie.

Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties het GDPR-nalevingsgat effectief dichten en het risico op boetes en datalekken beperken, terwijl ze het vertrouwen en de zekerheid bij klanten en stakeholders vergroten.

GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders

Gegevensbeheerders dragen een grote verantwoordelijkheid onder de GDPR als hoeders van PII. Zij moeten ervoor zorgen dat alle gegevensverwerkingsactiviteiten in lijn zijn met de strenge vereisten van de GDPR. Hoewel het pad naar naleving complex kan zijn, maakt een checklist het traject beheersbaar en systematisch. Hier bieden we een gedetailleerde GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders. Deze checklist dient als leidraad voor systematisch en effectief beheer van gegevensprivacy en -bescherming.

Laten we deze vereisten nader bekijken en hoe gegevensbeheerders hiermee aan de slag moeten gaan.

Stel een Data Protection Officer (DPO) aan

Als uw organisatie op grote schaal betrokkenen monitort of gevoelige gegevens verwerkt, is het aanstellen van een Data Protection Officer (DPO) een vereiste onder de GDPR. De DPO moet kennis hebben van de GDPR en taken kunnen uitvoeren zoals het informeren van het bedrijf over naleving, het uitvoeren van audits en het fungeren als contactpersoon tussen het bedrijf en toezichthoudende autoriteiten.

Begrijp en documenteer gegevensverwerkingsactiviteiten

Gegevensbeheerders moeten volledig inzicht hebben in hun gegevensverwerkingsactiviteiten. Dit houdt in dat ze weten welke gegevens worden verzameld, waarom deze worden verzameld, hoe ze worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en wanneer en hoe ze worden verwijderd. Al deze activiteiten moeten goed worden gedocumenteerd om een transparant overzicht van gegevensverwerking te bieden.

Verkrijg expliciete toestemming

Een van de pijlers van GDPR-naleving is het verkrijgen van expliciete, geïnformeerde toestemming van betrokkenen vóór de verwerking van hun gegevens. Beheerders moeten duidelijke, eenvoudige informatie geven over hoe de gegevens zullen worden gebruikt en ervoor zorgen dat de toestemming net zo gemakkelijk kan worden ingetrokken als gegeven.

Implementeer Privacy by Design en by Default

De GDPR introduceert de principes van Privacy by Design en Default, die vereisen dat gegevensbescherming wordt geïntegreerd in elke fase van de levenscyclus van gegevensverwerking. Gegevensbeheerders moeten ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt, de toegang tot de gegevens wordt beperkt en de gegevens alleen zo lang als nodig worden bewaard.

Beveilig persoonsgegevens

Gegevensbeheerders zijn verplicht persoonsgegevens te beschermen tegen datalekken. Deze bescherming omvat het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, pseudonimisering, veilige IT-systemen en het regelmatig testen en evalueren van deze maatregelen op effectiviteit.

Respecteer rechten van betrokkenen

De GDPR kent betrokkenen specifieke rechten toe, zoals het recht op inzage van hun gegevens, rectificatie van onjuistheden, verwijdering van gegevens, beperking van verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. Gegevensbeheerders moeten duidelijke procedures opstellen om tijdig en effectief te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen.

Bereid je voor op een datalek

Ondanks alle inspanningen kunnen datalekken nog steeds voorkomen. Gegevensbeheerders moeten daarom een goed gedefinieerd responsplan voor datalekken hebben. Dit omvat het identificeren en beperken van de impact van het lek, het informeren van de toezichthouder binnen 72 uur en het zonder onnodige vertraging informeren van getroffen betrokkenen.

Voer Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit

Het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is noodzakelijk voor gegevensverwerkingsactiviteiten met een hoog risico. DPIA’s helpen gegevensbeheerders risico’s voor gegevensbescherming te identificeren en te minimaliseren, wat bijdraagt aan GDPR-naleving.

Faciliteer GDPR-naleving met Enterprise PII Discovery

GDPR-naleving vereist robuuste strategieën voor enterprise PII discovery. Het ontdekken, volgen en beheren van dergelijke informatie is cruciaal, omdat verkeerd beheer kan leiden tot overtredingen van de naleving en aanzienlijke boetes en reputatieschade voor de organisatie.

AI en machine learning kunnen krachtige hulpmiddelen zijn voor het automatiseren van PII discovery. Deze technologieën kunnen snel en nauwkeurig grote hoeveelheden data doorzoeken, verborgen patronen identificeren en helpen bij het classificeren van gegevens volgens de GDPR-principes. Door deze technologieën te integreren in data management-systemen kunnen organisaties een volledige PII-inventaris opbouwen, wat essentieel is voor het behouden van GDPR-naleving.

PII discovery is echter slechts één onderdeel van GDPR-naleving. Organisaties moeten ook robuuste gegevensbeschermingsmaatregelen implementeren, zodat verzamelde PII veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Zij moeten ook duidelijke communicatie met betrokkenen onderhouden, hen informeren over hun gegevensrechten, hoe deze worden gebruikt en mechanismen bieden voor het intrekken van toestemming.

Bovendien moeten beleid voor gegevensbewaring regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt, waarbij onnodige PII wordt verwijderd om het risico te minimaliseren.

Naleving moet geen eenmalige gebeurtenis zijn, maar een doorlopend proces. Het automatiseren van PII discovery kan handmatig werk verminderen, menselijke fouten beperken en bijdragen aan het GDPR-nalevingstraject van een organisatie. Enterprise PII discovery vormt zo een delicate kruising tussen technologie, privacy en naleving van regelgeving.

GDPR Search: Navigeren door naleving in het tijdperk van gegevensprivacy

GDPR-naleving, met name als het gaat om GDPR search-praktijken, kan complex zijn. Hieronder verkennen we het concept van search, met een overzicht van de noodzakelijke processen en strategieën om te voldoen aan de GDPR en andere belangrijke eisen op het gebied van gegevensprivacy.

Identificeer en beheer PII met GDPR Search

GDPR search is het proces van het identificeren en beheren van PII binnen het data-ecosysteem van een organisatie, zodat voldaan wordt aan de GDPR-standaarden. Het omvat nauwkeurige datamapping, systematische categorisatie en zorgvuldige omgang met alle PII. Het zorgvuldige evenwicht tussen gegevens­toegang en bescherming onderstreept het belang van GDPR search.

Krijg inzicht in alle PII met data-audits

Data-audits zijn een integraal onderdeel van GDPR search. Ze bieden inzicht in het type, de locatie en het doel van PII binnen een organisatie. Audits kunnen mogelijke nalevingsproblemen aan het licht brengen door gegevens te onthullen die mogelijk geen geldige wettelijke basis voor verwerking hebben. Regelmatige audits bevorderen een proactieve benadering van GDPR-naleving, waardoor snelle identificatie en herstel van mogelijke tekortkomingen mogelijk wordt.

Streef naar dataminimalisatie voor goed data management

Effectieve data management-praktijken staan centraal in GDPR search. Deze praktijken omvatten dataminimalisatie (alleen noodzakelijke gegevens bewaren), het waarborgen van gegevensnauwkeurigheid en veilige gegevensopslag. Duidelijk beleid voor gegevensbewaring, inclusief tijdlijnen voor het opschonen van gegevens, voorkomt onnodige ophoping van PII.

Vul GDPR Search aan met technologische integraties

Technologische ontwikkelingen bieden essentiële tools voor GDPR search. Dataclassificatietools kunnen de categorisatie en labeling van PII automatiseren, waardoor het beheer eenvoudiger wordt. Software voor preventie van gegevensverlies kan de gegevensbeveiliging tijdens verwerking en overdracht verbeteren. Door deze tools te gebruiken, kunnen organisaties hun GDPR search-efficiëntie verhogen, handmatig werk minimaliseren en het risico op menselijke fouten verkleinen.

Stel een privacy-first cultuur centraal

Het verankeren van een privacy-first cultuur is essentieel voor effectieve GDPR search. Door privacyoverwegingen in alle bedrijfsaspecten te integreren, begrijpt iedere medewerker zijn rol in GDPR-naleving. Regelmatige training houdt personeel op de hoogte van de GDPR-vereisten en bevordert geïnformeerde beslissingen bij het omgaan met PII.

Ondersteun GDPR Search met adviseurs

Gezien de complexiteit en de grote hoeveelheid data kan GDPR search voor veel organisaties ontmoedigend zijn. In zulke gevallen kan hulp van adviseurs die gespecialiseerd zijn in GDPR zeer waardevol zijn. Deze experts kunnen grondige data-audits uitvoeren, efficiënte data management-strategieën aanbevelen en begeleiden bij de implementatie van geschikte technologische tools.

Bereik GDPR-naleving met ondersteuning van Kiteworks

Met het Kiteworks Private Content Network kunnen organisaties en hun Data Protection Officers (DPO’s) zien waar PII en andere gevoelige inhoud zich bevindt en deze veilig delen buiten de grenzen van hun onderneming, terwijl ze alle controles behouden die nodig zijn om GDPR-naleving te bereiken.

Kiteworks ondersteunt GDPR-naleving op de volgende manieren:

• Gegevensbescherming: Kiteworks biedt robuuste encryptie voor gegevens in rust en onderweg, waarmee de bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
• Toegangscontrole: Granulaire toegangscontroles met rolgebaseerde rechten stellen organisaties in staat te bepalen wie toegang heeft tot PII, zodat alleen geautoriseerd personeel met “need-to-know”-rechten toegang heeft tot gevoelige informatie. Daarnaast wordt alle bestandsactiviteit—namelijk wie wat naar wie en wanneer verzendt—gemonitord, gevolgd en vastgelegd.
• Datalekmelding: In het geval van een datalek kan Kiteworks een gedetailleerde auditlog leveren die gegevens­toegang en gebruikersactiviteiten belicht, zodat organisaties kunnen voldoen aan de 72-uurs meldplicht van de GDPR.
• Gegevensoverdraagbaarheid: Kiteworks ondersteunt het recht op gegevensoverdraagbaarheid door gebruikers in staat te stellen hun persoonsgegevens veilig te benaderen, over te dragen en te downloaden via beveiligde bestandsoverdracht of een virtuele dataruimte.
• Dataminimalisatie: Kiteworks stelt organisaties in staat de hoeveelheid en het type verzamelde en opgeslagen persoonsgegevens te beheersen, ter ondersteuning van het GDPR-principe van dataminimalisatie.

Wil je meer weten over Kiteworks en hoe het jouw organisatie kan ondersteunen bij het bereiken van GDPR-naleving? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo in.