Begrijp en bereik GDPR-naleving

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, of GDPR, is ontwikkeld om juridische eenheid en duidelijkheid te brengen in de bescherming van persoonsgegevens van EU-burgers. Veel organisaties zijn zich echter niet bewust van hoe persoonsgegevens worden gedefinieerd onder de GDPR, wat ze moeten doen om GDPR-naleving te bereiken, of zelfs of ze überhaupt moeten voldoen.

De definitie van ‘persoonsgegevens’ onder de GDPR is echter bijzonder ruim. Woonadressen, namen, geboortedata, foto’s en zelfs socialmediaberichten worden allemaal beschouwd als persoonlijk identificeerbare informatie (PII) zoals gedefinieerd onder de GDPR.

De GDPR geeft een EU-burger ook het recht om te weten welke PII wordt verzameld, waarom deze wordt verzameld en hoe deze wordt gebruikt. En als zij dat wensen, kunnen EU-burgers eisen dat gegevensbeheerders hun PII overdragen, afstaan of zelfs verwijderen.

Het International Commissioner’s Office (ICO) vereist dat elk bedrijf dat zaken doet met personen in de EU kan aantonen dat zij diverse controles hebben geïmplementeerd om de privacy van EU-burgers te beschermen, of anders forse boetes riskeren. Tenzij deze organisaties in staat zijn om de benodigde privacycontroles te lokaliseren, beveiligen en aantonen, zullen zij geen GDPR-naleving bereiken.

Vul het GDPR-nalevingsgat: Hoe doe je dit effectief

Het navigeren door de complexiteit van de GDPR kan voor organisaties vaak als een enorme uitdaging voelen. Toch is naleving onvermijdelijk en vormt het een basis van vertrouwen en transparantie met klanten in dit datagedreven tijdperk. Organisaties kunnen aan hun verplichtingen onder de verordening voldoen en PII beschermen wanneer zij de GDPR-vereisten begrijpen, uitgebreide data-audits uitvoeren, robuuste data management-praktijken implementeren en een privacycultuur bevorderen, onder andere. Laten we deze stappen verder onderzoeken om het pad naar succesvolle GDPR-naleving te onthullen.

Begrijp de GDPR-vereisten

De eerste stap om het GDPR-nalevingsgat te dichten is het grondig begrijpen van de vereisten. De GDPR biedt een robuust kader dat transparantie, verantwoordelijkheid en individuele rechten met betrekking tot persoonsgegevens verplicht stelt. De verordening is uitgebreid en behandelt onderwerpen als de wettelijke basis voor gegevensverwerking, de rechten van individuen om hun gegevens te benaderen, corrigeren en verwijderen, en procedures voor meldingen van datalekken. Door deze vereisten goed te begrijpen, kunnen organisaties effectief gebieden van niet-naleving identificeren en corrigerende maatregelen plannen.

Voer uitgebreide data-audits uit

Data-audits zijn cruciaal om het type, de locatie en het doel van persoonsgegevens binnen de organisatie te begrijpen. Auditing moet alle datatypes en opslaglocaties omvatten, inclusief cloudgebaseerde diensten. Dit proces helpt om gaten in de GDPR-naleving te identificeren, zoals gegevens die worden bewaard zonder geldige wettelijke basis of zonder toestemming van de betrokkene. De resultaten van een uitgebreide data-audit vormen de basis voor een GDPR-nalevingsstappenplan.

Implementeer robuuste data management-praktijken

Na een data-audit dienen organisaties robuuste data management-praktijken te implementeren om GDPR-naleving te waarborgen. Dit omvat het opstellen van een data-inventaris of datamap, regelmatige gegevensopschoning om overbodige of verouderde persoonsgegevens te verwijderen, en het opstellen van duidelijke beleidsregels voor gegevensbewaring en verwijdering. Daarnaast moeten dataminimalisatiepraktijken ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld en bewaard.

Investeer in technologie en training

Technologie kan een krachtig hulpmiddel zijn bij het bereiken van GDPR-naleving. Tools zoals dataclassificatie en preventie van gegevensverlies (DLP) kunnen taken automatiseren, de gegevensbeveiliging verbeteren en menselijke fouten minimaliseren. Maar technologie alleen is niet voldoende. Organisaties moeten ook investeren in regelmatige training om ervoor te zorgen dat medewerkers hun verantwoordelijkheden onder de GDPR begrijpen en persoonsgegevens veilig en respectvol behandelen.

Creëer een privacycultuur

Het bereiken van GDPR-naleving vereist een cultuurverandering binnen de organisatie waarbij privacy prioriteit krijgt. Dit betekent dat gegevensbescherming onderdeel wordt van dagelijkse bedrijfsprocessen en besluitvorming. Een cyberbewustzijnscultuur houdt in dat privacyoverwegingen geen bijzaak zijn, maar geïntegreerd zijn in het ontwerp van producten, diensten en bedrijfspraktijken, een concept dat bekend staat als “Privacy by Design and Default”.

Zoek ondersteuning van specialisten

Voor veel organisaties kan GDPR-naleving een complexe en ontmoedigende taak zijn. In zulke gevallen kan externe hulp van adviseurs of juridisch advies gespecialiseerd in gegevensbescherming van onschatbare waarde zijn. Zij kunnen advies geven over de interpretatie van de GDPR, grondige data-audits uitvoeren en helpen bij het ontwerpen van een op maat gemaakte GDPR-nalevingsstrategie.

Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties het GDPR-nalevingsgat effectief dichten en het risico op boetes en datalekken beperken, terwijl ze het vertrouwen en de zekerheid bij klanten en stakeholders vergroten.

GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders

Gegevensbeheerders dragen een grote verantwoordelijkheid onder de GDPR als de hoeders van PII. Zij moeten ervoor zorgen dat alle gegevensverwerkingsactiviteiten voldoen aan de strenge vereisten van de GDPR. Hoewel het traject naar naleving complex kan zijn, kan een checklist het proces beheersbaar en systematisch maken. Hier bieden we een gedetailleerde GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders. Deze checklist dient als leidraad voor systematisch en effectief beheer van gegevensprivacy en -bescherming.

.table-content td {
text-align: left;
}

Laten we deze vereisten nader bekijken en hoe gegevensbeheerders te werk moeten gaan.

Wijs een Data Protection Officer (DPO) aan

Als jouw organisatie op grote schaal betrokkenen monitort of gevoelige gegevens verwerkt, is het aanstellen van een Data Protection Officer (DPO) een vereiste onder de GDPR. De DPO moet kennis hebben van de GDPR en in staat zijn om taken uit te voeren zoals het informeren van het bedrijf over naleving, het uitvoeren van audits en fungeren als contactpersoon tussen het bedrijf en toezichthoudende autoriteiten.

Begrijp en documenteer gegevensverwerkingsactiviteiten

Gegevensbeheerders moeten het volledige overzicht hebben van hun gegevensverwerkingsactiviteiten. Dit houdt in dat ze weten welke gegevens worden verzameld, waarom ze worden verzameld, hoe ze worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en wanneer en hoe ze worden verwijderd. Al deze activiteiten moeten goed worden gedocumenteerd om een transparant overzicht van gegevensverwerking te bieden.

Verkrijg expliciete toestemming

Een van de pijlers van GDPR-naleving is het verkrijgen van expliciete, geïnformeerde toestemming van betrokkenen voordat hun gegevens worden verwerkt. Beheerders moeten duidelijke, eenvoudige informatie geven over hoe de gegevens worden gebruikt en ervoor zorgen dat de toestemming net zo gemakkelijk kan worden ingetrokken als gegeven.

Implementeer Privacy by Design en by Default

De GDPR introduceert de principes van Privacy by Design en Default, die vereisen dat gegevensbescherming in elke fase van de levenscyclus van gegevensverwerking wordt geïntegreerd. Gegevensbeheerders moeten ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt, de toegang tot de gegevens beperkt is en de gegevens slechts zo lang als nodig worden bewaard.

Beveilig persoonsgegevens

Gegevensbeheerders zijn verplicht persoonsgegevens te beschermen tegen datalekken. Deze bescherming omvat het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, pseudonimisering, veilige IT-systemen en het regelmatig testen en evalueren van de effectiviteit ervan.

Respecteer rechten van betrokkenen

De GDPR kent betrokkenen specifieke rechten toe, zoals het recht op inzage, rectificatie van onjuistheden, verwijdering van gegevens, beperking van verwerking en dataportabiliteit. Gegevensbeheerders moeten duidelijke procedures opstellen om tijdig en effectief te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen.

Bereid je voor op een datalek

Ondanks alle inspanningen kunnen datalekken toch voorkomen. Gegevensbeheerders moeten daarom een goed gedefinieerd datalekresponsplan hebben. Dit omvat het identificeren en beperken van de impact van het lek, het binnen 72 uur melden aan de toezichthouder en het zonder onnodige vertraging informeren van getroffen betrokkenen.

Voer Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit

Het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is noodzakelijk bij gegevensverwerking met een hoog risico. DPIA’s helpen gegevensbeheerders privacyrisico’s te identificeren en te minimaliseren, wat bijdraagt aan GDPR-naleving.

Faciliteer GDPR-naleving met Enterprise PII Discovery

GDPR-naleving vereist robuuste strategieën voor enterprise PII discovery. Het ontdekken, volgen en beheren van dergelijke informatie is cruciaal, omdat verkeerd omgaan hiermee kan leiden tot niet-naleving, aanzienlijke boetes en reputatieschade voor de organisatie.

AI en machine learning kunnen krachtige hulpmiddelen zijn voor het automatiseren van PII discovery. Deze technologieën kunnen snel en nauwkeurig grote hoeveelheden data doorzoeken, verborgen patronen identificeren en helpen bij het classificeren van gegevens volgens de GDPR-principes. Door deze technologieën te integreren in data management-systemen kunnen organisaties een volledige PII-inventaris opbouwen, wat essentieel is voor het behouden van GDPR-naleving.

PII discovery is echter slechts één onderdeel van GDPR-naleving. Organisaties moeten ook robuuste gegevensbeschermingsmaatregelen implementeren, zodat verzamelde PII veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Daarnaast moeten zij duidelijke communicatie met betrokkenen onderhouden, hen informeren over hun gegevensrechten, het gebruik ervan en mechanismen bieden voor het intrekken van toestemming.

Bovendien moeten bewaarbeleidsregels regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt, waarbij onnodige PII wordt verwijderd om het risico te minimaliseren.

Naleving moet geen eenmalige gebeurtenis zijn, maar een continu proces. Door PII discovery te automatiseren kan handmatig werk worden verminderd, menselijke fouten worden beperkt en wordt bijgedragen aan de GDPR-nalevingsreis van een organisatie. Enterprise PII discovery vormt daarmee een delicaat snijvlak van technologie, privacy en naleving van regelgeving.

GDPR Search: Navigeren in naleving in het tijdperk van gegevensprivacy

GDPR-naleving, met name als het gaat om GDPR search-praktijken, kan complex zijn. Hieronder verkennen we het concept van search, met een overzicht van de noodzakelijke processen en strategieën om te voldoen aan de GDPR en andere belangrijke privacyverplichtingen.

Identificeer en beheer PII met GDPR Search

GDPR search is het proces van het identificeren en beheren van PII binnen het data-ecosysteem van een organisatie, om te zorgen voor afstemming op de GDPR-normen. Het omvat nauwkeurige datamapping, systematische categorisatie en zorgvuldige omgang met alle PII. Het zorgvuldige evenwicht tussen gegevensbenadering en -bescherming onderstreept het belang van GDPR search.

Krijg inzicht in alle PII met data-audits

Data-audits zijn een integraal onderdeel van GDPR search. Ze bieden inzicht in het type, de locatie en het doel van PII binnen een organisatie. Audits kunnen potentiële nalevingsproblemen aan het licht brengen door gegevens te onthullen die mogelijk geen wettelijke basis voor verwerking hebben. Regelmatige audits bevorderen een proactieve benadering van GDPR-naleving, waardoor snelle identificatie en herstel van mogelijke tekortkomingen wordt gefaciliteerd.

Streef naar dataminimalisatie voor goed data management

Effectieve data management-praktijken staan centraal in GDPR search. Deze praktijken omvatten dataminimalisatie (alleen noodzakelijke gegevens bewaren), zorgen voor gegevensnauwkeurigheid en veilige gegevensopslag. Duidelijke bewaarbeleidsregels, inclusief termijnen voor het verwijderen van gegevens, voorkomen onnodige ophoping van PII.

Vul GDPR Search aan met technologische integraties

Technologische vooruitgang biedt essentiële hulpmiddelen voor GDPR search. Dataclassificatietools kunnen de categorisatie en labeling van PII automatiseren, waardoor het beheer wordt vereenvoudigd. Preventie van gegevensverlies (DLP) kan de gegevensbeveiliging tijdens verwerking en overdracht verbeteren. Door deze tools te gebruiken, kunnen organisaties hun GDPR search-efficiëntie verhogen, handmatig werk minimaliseren en het risico op menselijke fouten verkleinen.

Stel een privacy-first cultuur vast

Het verankeren van een privacy-first cultuur is essentieel voor effectieve GDPR search. Door privacyoverwegingen in alle bedrijfsaspecten te integreren, begrijpt elke medewerker zijn rol in GDPR-naleving. Regelmatige training houdt het personeel op de hoogte van GDPR-vereisten en bevordert geïnformeerde beslissingen bij het omgaan met PII.

Ondersteun GDPR Search met adviseurs

Gezien de complexiteit en de grote hoeveelheid data kan GDPR search voor veel organisaties overweldigend zijn. In zulke gevallen kan hulp van adviseurs die gespecialiseerd zijn in GDPR waardevol zijn. Deze experts kunnen grondige data-audits uitvoeren, efficiënte data management-strategieën aanbevelen en begeleiden bij de implementatie van geschikte technologische tools.

Bereik GDPR-naleving met ondersteuning van Kiteworks

Met het Kiteworks Private Content Network kunnen organisaties en hun Data Protection Officers (DPO’s) zien waar PII en andere gevoelige inhoud zich bevindt en deze veilig delen buiten de grenzen van hun onderneming, terwijl alle controles behouden blijven die nodig zijn om GDPR-naleving te bereiken.

Kiteworks ondersteunt GDPR-naleving op de volgende manieren:

• Gegevensbescherming: Kiteworks biedt robuuste encryptie voor gegevens in rust en onderweg, waarmee de bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
• Toegangscontrole: Granulaire toegangscontroles met rolgebaseerde machtigingen stellen organisaties in staat te bepalen wie toegang heeft tot PII, zodat alleen geautoriseerd personeel met “need-to-know”-rechten toegang krijgt tot gevoelige informatie. Daarnaast wordt alle bestandsactiviteit—wie wat naar wie en wanneer verstuurt—gemonitord, gevolgd en vastgelegd.
• Datalekmelding: In het geval van een datalek kan Kiteworks een gedetailleerde audit log leveren die gegevensbenadering en gebruikersactiviteiten uitlicht, waardoor organisaties kunnen voldoen aan de 72-uurs meldingsplicht van de GDPR.
• Dataportabiliteit: Kiteworks ondersteunt het recht op dataportabiliteit door gebruikers in staat te stellen hun persoonsgegevens veilig te benaderen, over te dragen en te downloaden via beveiligde bestandsoverdracht of een virtuele dataruimte.
• Dataminimalisatie: Kiteworks stelt organisaties in staat om de hoeveelheid en het type verzamelde en opgeslagen persoonsgegevens te beheersen, ter ondersteuning van het GDPR-principe van dataminimalisatie.

Wil je meer weten over Kiteworks en hoe het jouw organisatie kan ondersteunen bij het bereiken van GDPR-naleving? Plan dan vandaag nog een persoonlijke demo.