Wat is een Virtuele dataruimte?

Met de globalisering van bedrijven en de toegenomen controle op data is er een grotere behoefte ontstaan om fysieke dataruimtes te vervangen om de beveiliging te verbeteren en effectief databeheer mogelijk te maken. Virtuele dataruimtes zijn een aantrekkelijke vervanging voor de traditionele dataruimtes, omdat ze breed toegankelijk zijn, direct beschikbaar zijn en veel meer beveiliging bieden aan data.

Wat is een Virtuele Dataruimte?

Een virtuele dataruimte (VDR), of simpelweg een dataruimte, is een veilige virtuele ruimte die wordt gebruikt als opslagplaats voor documenten van een bedrijf. Virtuele dataruimtes maken het veilig delen van informatie en documenten tussen een bedrijf en zijn klanten, aannemers en investeerders mogelijk in een gecontroleerde omgeving. Virtuele dataruimtes bieden functies zoals toegangsbeperkingen voor documenten, encryptie, watermerken op documenten en zelfvernietigende documenten.

Hoe Ziet een Goede Virtuele Dataruimte Eruit?

Waar moet je op letten bij het zoeken naar een virtuele dataruimte? Welnu, een virtuele dataruimte moet je in staat stellen om gevoelige bedrijfsdocumenten veilig en conform de regelgeving op te slaan. De documenten moeten overal toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen of groepen mensen. Een virtuele dataruimte fungeert als hefboom in zakelijke transacties die veilige documentopslag, -beheer en -deling vereisen.

Virtuele dataruimtes zijn nuttig voor bedrijven die due diligence willen uitvoeren en kritieke activa gedurende hun levenscyclus willen beheren. Bedrijven die verschillende soorten samenwerkingen willen aangaan, zoals fusies en overnames, patentering, licenties of andere joint venture-investeringen, kunnen virtuele dataruimtes gebruiken om het veilige delen van bestanden en documentatie te verbeteren en dataprivacy te waarborgen. Daarom moeten virtuele dataruimtes worden geïntegreerd in de cyberrisicobeheerstrategie van een organisatie.

Belangrijke Kenmerken van een Virtuele Dataruimte

Virtuele dataruimtes zijn voornamelijk ontworpen met verschillende functies en mogelijkheden omdat ze zich richten op diverse sectoren. Voordat een bedrijf kiest voor een specifieke aanbieder van virtuele dataruimtes, moet het zijn behoeften evalueren. Hoe dan ook, een goede VDR moet bepaalde documentbeheerfuncties bevatten. Deze omvatten:

Documentbeveiliging

Aangezien bedrijven virtuele dataruimtes gebruiken om gevoelige informatie te bewaren, is het logisch dat ze goede beveiligingsfuncties bevatten, zoals:

• Toegangsbeperkingen voor documenten die bepalen wie toegang heeft tot een document, wanneer ze dat kunnen doen, wat ze ermee kunnen doen (bijv. beheren, samenwerken, beoordelen, downloaden, enz.)
• TLS-encryptie om informatie te beschermen tijdens de overdracht binnen en buiten de virtuele dataruimte 
• Back-up van gevoelige inhoud
• Multi-factor authenticatie om ongeautoriseerde toegang te voorkomen
• Toegang via mobiele apparaten
• Integratie van beveiligingsprotocollen, inclusief virusscanning, Advanced Threat Protection en Preventie van gegevensverlies
• Gebruik van watermerken op documenten
• Gebruik van zelfvernietigende documenten, vervallen van toegang, enz.

Documenttracking

Een goede virtuele dataruimte maakt het mogelijk om naadloos meerdere aspecten van documenttoegang te volgen, zoals:

• Wie een document heeft bekeken
• Wanneer die toegang plaatsvond
• Aan wie het document is verzonden of gedeeld—en aan wie het kan worden verzonden of gedeeld
• Of de persoon aan wie het document is verzonden of gedeeld het heeft geopend en wanneer
• Hoeveel tijd iemand heeft besteed aan het beoordelen van een document
• Welke documenten het meest worden bekeken
• Meldingen wanneer gebruikers updates maken, welke updates zijn gemaakt en wanneer nieuwe documenten worden geüpload

Naast het bovenstaande omvat documenttracking in virtuele dataruimtes een zelf-auditfunctie die kan worden gegenereerd in nalevingsrapporten.

Gebruiksvriendelijkheid

Een goede virtuele dataruimte vergemakkelijkt de gebruiksvriendelijkheid door functies zoals:

• Integratie met Microsoft Office (bijv. Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) en Google samenwerking- en productiviteitstools
• Geavanceerde zoekmogelijkheden
• Bulkbestandsuploads
• Sleep-en-neerzet functionaliteit
• Helpsectie voor gebruiksgemak voor elke gebruiker
• Meertalige toegang
• Multi-factor authenticatie en Single Sign-On (SSO) toegang zodat gebruikers veilig en gemakkelijk toegang hebben

Gebruikersbeheer

Een goede virtuele dataruimte omvat eenvoudige gebruikersbeheeropties die omvatten:

• Meerdere niveaus van gebruikersrechten voor eenvoudig beheer van welke gebruikers een document kunnen bekijken, bewerken, delen en downloaden door rechten toe te wijzen zoals nodig
• Enkele of bulkgebruikersuitnodiging en -beheer
• Groepsinstelling zodat een beheerder eenvoudig meerdere gebruikers kan beheren door ze in groepen te verdelen met verschillende toegangs- en functieniveaus in de dataruimte 
• Beperkt bekijken zodat gebruikers alleen toegang hebben tot die documenten waartoe ze toegang hebben

Andere kenmerken van virtuele dataruimtes

Andere kenmerken van virtuele dataruimtes omvatten integratie met oplossingen van derden (bijv. Slack, Microsoft Teams, enz.), taakprioritering, veelgestelde vragen, intuïtieve interfaces en live chatten.

Virtuele Dataruimtes vs. Traditionele Cloudopslag

Tegenwoordig hebben bedrijven meer opties als het gaat om dataopslag. De twee meest gebruikte opties zijn traditionele cloudopslag en virtuele dataruimtes. Deze twee verschillen op de volgende manieren:

Efficiëntie van virtuele dataruimtes

Virtuele dataruimtes zijn efficiënter dan traditionele cloudopslag. Met een virtuele dataruimte kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang krijgen tot het platform en kunnen taken op hetzelfde platform worden gepland. Bij traditionele cloudopslag kost het beheer van gebruikers meer tijd en is toegangsbeheer complexer.

Communicatie met virtuele dataruimtes

Met virtuele dataruimtes is communicatie tussen partijen vertrouwelijk en veilig. Dit komt doordat data wordt versleuteld terwijl het tussen gebruikers wordt overgedragen. Dit is misschien wel het grootste voordeel van virtuele dataruimtes. Bij traditionele cloudopslag is dit niet mogelijk. Virtuele dataruimtes maken privécommunicatie mogelijk die de toegang tot privé-inhoud beheert.

Monitoring van Activiteiten in Virtuele Dataruimtes

In een virtuele dataruimte is het monitoren van bestanden en gebruikers zeer eenvoudig en effectief. Je kunt gemakkelijk de wijzigingen die aan documenten worden aangebracht, door wie en hoe lang ze aan een document hebben gewerkt, monitoren. Bij traditionele cloudopslag is monitoring niet mogelijk. Documenten kunnen niet worden gevolgd zoals in een virtuele dataruimte.

Beveiliging met virtuele dataruimtes

Traditionele cloudopslagoplossingen bieden een bepaald niveau van beveiliging. Hun beveiligingscontroles zijn echter ontoereikend in vergelijking met het beveiligingsniveau dat wordt geboden door virtuele dataruimtes, waar data wordt versleuteld met de nieuwste encryptiestandaarden. Virtuele dataruimtes beheersen de toegang tot gevoelige inhoud. Ze stellen gebruikers ook in staat om het kopiëren, downloaden en afdrukken van documenten te beperken, waardoor een extra beveiligingslaag wordt toegevoegd.

Rapporten genereren met virtuele dataruimtes

Virtuele dataruimtes hebben diverse rapportagetools die nuttig zijn wanneer een organisatie inzichten wil verkrijgen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om een zakelijke positie te versterken tijdens onderhandelingen en het sluiten van deals en om naleving van regelgeving aan te tonen. Traditionele cloudopslag biedt daarentegen dergelijke functies niet. 

Gebruiksscenario’s voor Virtuele Dataruimtes

Te midden van technologische vooruitgang hebben organisaties zich ontwikkeld in de manier waarop ze data opslaan, gebruiken en delen. Met de toename van gevoelige data die wordt verzonden en gedeeld tijdens bepaalde zakelijke transacties, neemt het risico op beveiligingsinbreuken die aanzienlijke verliezen kunnen veroorzaken toe. Hier komen virtuele dataruimtes in beeld. Enkele van de meest populaire gebruiksscenario’s voor virtuele dataruimtes zijn:

Fusies en Overnames (M&A)

Er wordt veel informatie gedeeld tijdens fusies en overnames. Dit is vooral het geval wanneer partijen due diligence uitvoeren voordat deals worden gesloten en belangrijke beslissingen worden genomen. Tijdens deze zakelijke fasen worden veel documenten gedeeld tussen partijen, waarbij elke partij meerdere betrokken personen heeft. Meestal bevatten de gedeelde documenten gevoelige informatie over de betrokken bedrijven, en deze informatie moet worden beschermd voor nalevings- en privacydoeleinden. Hier stroomlijnen virtuele dataruimtes het hele proces van een fusie of overname. Ze vereenvoudigen taken, beschermen gevoelige informatie, verbeteren effectieve communicatie en automatiseren elk betrokken proces.

Initial Public Offerings (IPOs)

Publiek gaan en het aanbieden van een beursintroductie is een tijdrovende, moeizame taak die een ongelooflijke hoeveelheid papierwerk vereist. De essentie van publiek gaan betekent dat een bedrijf nu meer transparantie vereist dan voorheen met zijn klanten, gebruikers, belanghebbenden, het publiek en regelgevende autoriteiten.

Voor een bedrijf dat publiek gaat om effectief het overvloed aan vereiste documenten te beheren, is een virtuele dataruimte een uitstekende optie. Meerdere derde partijen zullen betrokken zijn bij het hele IPO-proces, en het gebruik van een virtuele dataruimte zorgt ervoor dat alle gevoelige bedrijfsgegevens veilig worden gedeeld onder alle belanghebbenden.

Audits

Er zijn talloze situaties waarin externe partijen toegang moeten hebben tot en een bedrijf’s data moeten beoordelen. Specifiek, wanneer advocaten, accountants of auditors de gegevens en andere documentatie van een bedrijf moeten bekijken, moet een bedrijf toegang verlenen zonder ze bloot te stellen aan een potentieel lek en een nalevingsschending te creëren. Hier kan een virtuele dataruimte worden gebruikt om vrijwel alle documentdeelbehoeften van een bedrijf te vergemakkelijken.

Communicatie van de Raad van Bestuur

In sommige bedrijven zijn bestuursleden actief betrokken bij de bedrijfsvoering. Bestuursleden gebruiken echter doorgaans geen door het bedrijf verstrekte technologische apparatuur (bijv. laptops, smartphones, enz.). Communicatie van kritieke informatie met raden van bestuur moet veilig en conform zijn. Het opslaan van die inhoud in een virtuele dataruimte maakt het beheer van de informatiestroom mogelijk en garandeert de veiligheid ervan.

Een Privaat Datanetwerk Gebruiken als een Virtuele Dataruimte

Het Kiteworks Private Data Network breidt zero trust uit voorbij applicaties en workloads naar gevoelige inhoud, waarbij wordt beschermd en gecontroleerd wie, wanneer, hoe en waar het wordt gecommuniceerd. Dit omvat veilige virtuele dataruimtes.

Met Kiteworks krijgen organisaties:

• Naadloze samenwerking met zowel interne als externe belanghebbenden waarbij bestanden en mappen van virtuele dataruimtes worden blootgesteld aan degenen die bevoegdheid hebben om ze te bekijken, downloaden, bewerken, delen en verzenden
• Versnelde deals met onbeperkte productiviteit met naadloze Microsoft Office en G Suite bewerking, mobiele en webinterfaces, gedetailleerd map- en bestandsbeheer, en meer
• Een defense-in-depth beveiligingsbenadering die de mogelijkheid omvat om on-premises, op FedRAMP of als een private cloud in te zetten, integratie met multi-factor authenticatie, SSO en andere identiteits- en toegangsbeheer mogelijkheden, en geharde virtuele appliance en optionele HSM-sleutelbeheer
• De mogelijkheid om te voldoen aan industrie- en overheidsvoorschriften zoals SOC 2, HIPAA, GDPR en FIPS 140-2, onder vele anderen

Plan een aangepaste demo om te zien hoe je virtuele dataruimtes kunt creëren met Kiteworks.

 

Gerelateerde Inhoud:
Wat is de Meest Veilige Bestandsoverdracht?
Wat zijn Oplossingen voor Cloud Bestandsoverdracht?
Wat is Enterprise Bestandsoverdracht Software?
Hoe je je kunt Abonneren op Populaire Berichten en HIPAA-conforme Cloudopslag kunt gebruiken?
Wat is een Veilige Virtuele Dataruimte?

Terug naar Risico & Naleving Glossary