Veilig bestanden delen via e-mail: Een uitgebreid overzicht

E-mail is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor diverse organisaties en hun medewerkers om eenvoudig en snel bestanden te delen. Dit is vooral belangrijk voor organisaties met thuiswerkers, die vaak informatie moeten verzenden en ontvangen om productief te blijven en projecten op schema te houden. Vaak bevatten de gedeelde gegevens, of ze nu in de e-mailtekst of als bijlage worden verstuurd, gevoelige informatie. Zonder de mogelijkheid om bestanden veilig te delen, lopen organisaties het risico deze informatie bloot te stellen aan onbevoegde gebruikers, zoals kwaadwillenden.

Om het risico op een cyberaanval of datalek waarbij gevoelige inhoud uit e-mails en bijlagen wordt blootgesteld te beperken, kunnen organisaties verschillende belangrijke technologieën en beste practices inzetten. Het beschermen van e-mail en de bijlagen daarin beschermt niet alleen persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), intellectueel eigendom en andere gevoelige gegevens, maar stelt organisaties ook in staat om naleving van wetgeving en normen op het gebied van gegevensprivacy aan te tonen.

In deze post bespreken we het belang van veilige bestandsoverdracht via e-mail en de potentiële risico’s die hiermee gepaard gaan. We introduceren ook de belangrijkste concepten en technieken om veilige bestandsoverdracht via e-mail te waarborgen en laten zien hoe deze kunnen worden ingezet om risico’s te beperken. Tot slot geven we beste practices voor organisaties en individuen om de veiligheid van gevoelige inhoud die zij via e-mail en bijlagen delen te waarborgen.

Risico’s van het delen van bestanden via e-mail

Bestandsoverdracht via e-mail is een voorkeursmethode geworden om snel en eenvoudig bestanden uit te wisselen. Organisaties overschatten echter vaak het vermogen van hun mailserver om bestanden veilig te delen. Net als bij de meeste methoden van gegevensuitwisseling zijn er inherente risico’s verbonden aan bestandsoverdracht via e-mail die vaak over het hoofd worden gezien. Veelvoorkomende beveiligingsrisico’s bij bestandsoverdracht via e-mail zijn onder andere:

Onversleutelde bestanden

Het grootste beveiligingsrisico bij bestandsoverdracht via e-mail is het verzenden van onversleutelde bestanden. Wanneer bestanden via e-mail worden verstuurd, gebeurt dit doorgaans in platte tekst, wat betekent dat iedereen die het e-mailverkeer kan onderscheppen, bijvoorbeeld tijdens een man-in-the-middle aanval of phishingaanval, toegang heeft tot de onversleutelde informatie.

Virussen en malware

Elke e-mailbijlage kan mogelijk kwaadaardige code bevatten, zoals virussen, wormen en spyware. Een malware-aanval vindt plaats wanneer een gebruiker een geïnfecteerde e-mailbijlage opent. De computer van het slachtoffer raakt geïnfecteerd en de kwaadaardige code verspreidt zich door het netwerk van de organisatie.

Spoofing

Spoofing is een ander veelvoorkomend beveiligingsrisico bij bestandsoverdracht via e-mail. Hackers kunnen eenvoudig berichten maken die afkomstig lijken van legitieme bronnen en deze gebruiken om gebruikers te misleiden tot het downloaden van kwaadaardige bijlagen.

Phishing

Phishing is een vorm van oplichting waarbij e-mails worden verstuurd die van legitieme bronnen lijken te komen, met als doel gevoelige informatie te verkrijgen, zoals gebruikersnamen, wachtwoorden en creditcardnummers.

Verkeerde bezorging

Tot slot is bestandsoverdracht via e-mail ook gevoelig voor verkeerde bezorging, wat kan leiden tot een datalek. Dit gebeurt meestal wanneer een medewerker per ongeluk een e-mail naar de verkeerde ontvanger stuurt. Zelfs als de verkeerde ontvanger de e-mail en bijlage terugstuurt, is er technisch gezien nog steeds sprake van een datalek en een schending van de compliance.

Voorzorgsmaatregelen om gevoelige inhoud via e-mail te beschermen

Vanwege het hoge risico op beveiligingsincidenten is het van groot belang dat gebruikers de juiste voorzorgsmaatregelen nemen om hun gevoelige inhoud te beschermen. De eerste stap is ervoor zorgen dat alle bestanden die via e-mail worden gedeeld, versleuteld zijn. E-mailencryptie zorgt ervoor dat zelfs als de bestanden worden onderschept, ze niet kunnen worden gelezen zonder de encryptiesleutel. Daarnaast zorgt end-to-end encryptie ervoor dat e-mails en bijlagen gedurende het hele e-mailtraject versleuteld blijven.

Gebruikers moeten ervoor zorgen dat elke bestandsoverdracht via e-mail plaatsvindt via een beveiligde e-maildienst. Beveiligde e-maildiensten bieden verbeterde beveiligingsfuncties, zoals encryptie, authenticatie en toegangscontrolemaatregelen.

Tot slot moeten gebruikers altijd alert zijn op phishingmails en geen bijlagen openen van onbekende afzenders. Phishingmails vormen een veelvoorkomend beveiligingsrisico bij bestandsoverdracht via e-mail en gebruikers moeten de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om zich hiertegen te beschermen.

Beste practices voor veilige bestandsoverdracht via e-mail

Voor het veilig delen van bestanden via e-mail zijn er enkele beste practices waar organisaties en hun medewerkers rekening mee moeten houden. Deze zijn onder andere:

Software en systemen up-to-date houden

Wanneer software en systemen niet up-to-date zijn, zijn ze kwetsbaar voor aanvallen. Cybercriminelen kunnen bekende zwakke plekken in verouderde systemen misbruiken om toegang te krijgen tot het netwerk en de gegevens van een organisatie. Om dit te voorkomen moeten organisaties ervoor zorgen dat alle software en systemen regelmatig worden bijgewerkt met de nieuwste versie, inclusief beveiligingspatches en andere oplossingen.

Sterke, unieke wachtwoorden gebruiken

Het gebruik van sterke, unieke wachtwoorden is essentieel voor veilige bestandsoverdracht via e-mail. Organisaties moeten beleid opstellen en handhaven voor wachtwoordbeheer, zoals het verplichten van medewerkers om complexe wachtwoorden te gebruiken met een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. Wachtwoorden moeten ook regelmatig worden gewijzigd en mogen niet met anderen worden gedeeld.

Antivirus- en malwarebescherming installeren

Organisaties moeten antivirus- en malwarebeschermingssoftware installeren en onderhouden om zich te beschermen tegen kwaadwillenden. Deze software moet regelmatig worden bijgewerkt zodat deze de nieuwste bedreigingen kan detecteren en blokkeren. Medewerkers moeten ook worden geïnformeerd over beste practices voor het herkennen en vermijden van phishingmails en andere kwaadaardige aanvallen.

Gebruik Multi-factor Authentication

Multi-factor authentication voegt een extra beveiligingslaag toe aan het authenticatieproces door gebruikers te verplichten twee of meer bewijzen te leveren dat zij zijn wie ze zeggen te zijn. Dit kan een combinatie zijn van iets dat ze weten (zoals een wachtwoord), iets dat ze hebben (zoals een telefoon of beveiligingstoken) en iets dat ze zijn (zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning).

Regelmatige gebruikersvoorlichting en training

Medewerkers informeren en trainen is een belangrijk onderdeel van het handhaven van veilige bestandsoverdracht. Organisaties moeten medewerkers voorzien van middelen, zoals video’s en ander trainingsmateriaal, over hoe zij veilig bestanden via e-mail kunnen delen. De training moet ook onderwerpen behandelen zoals het herkennen van verdachte e-mails of berichten en het beschermen tegen phishingaanvallen. Organisaties kunnen medewerkers ook security awareness-cursussen of andere trainingsmogelijkheden aanbieden. Deze trainingen moeten jaarlijks worden gegeven en deelname/afronding moet verplicht zijn.

E-mailencryptie: een onmisbare e-mailbeveiligingstool

E-mailencryptie is een methode om de inhoud van e-mails die via internet worden verstuurd te beveiligen. Dit gebeurt door encryptie-algoritmen te gebruiken om het bericht te coderen, zodat alleen de verzender en de beoogde ontvanger het bericht kunnen decoderen en lezen. Er zijn verschillende methoden van e-mailencryptie die kunnen worden ingezet om de inhoud van e-mails te beschermen. Inzicht in de verschillende beschikbare methoden is essentieel om de beste keuze te maken voor jouw behoeften.

S/MIME-encryptie

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) is de meest gebruikte methode voor e-mailencryptie. Het is gebaseerd op de X.509 public key-infrastructuur en is meestal geïntegreerd in webmailclients zoals Outlook en Gmail. S/MIME werkt door de inhoud van een e-mail te versleutelen met de publieke sleutel van de ontvanger. De verzender ondertekent vervolgens het bericht met zijn eigen privésleutel, zodat de ontvanger zeker weet dat het bericht niet is aangepast.

PGP-encryptie

PGP (Pretty Good Privacy) is een andere populaire encryptiemethode. In tegenstelling tot S/MIME maakt PGP geen gebruik van een public key-infrastructuur. In plaats daarvan versleutelt PGP het bericht met een symmetrische sleutel die door een encryptie-algoritme wordt gegenereerd. Deze symmetrische sleutel wordt vervolgens versleuteld met de publieke sleutel van de verzender en naar de ontvanger gestuurd, die vervolgens zijn privésleutel gebruikt om de symmetrische sleutel en daarna het bericht te ontsleutelen.

Wat is het verschil tussen S/MIME- en PGP-encryptie?

Zowel S/MIME als PGP zijn effectieve encryptiemethoden, maar ze verschillen op een aantal punten. S/MIME is doorgaans eenvoudiger in te stellen, omdat het minder stappen vereist en vaak is geïntegreerd in webmailclients. Het is meestal ook veiliger, omdat het gebruikmaakt van een public key-infrastructuur en het bericht wordt ondertekend met de privésleutel van de verzender. Aan de andere kant vereist PGP geen speciale software en is het veelzijdiger, omdat het kan worden gebruikt om elk type bestand te versleutelen, niet alleen e-mailberichten.

TLS-encryptie

TLS (Transport Layer Security) is een protocol dat wordt gebruikt om communicatie via internet te beveiligen, waaronder e-mail. Het werkt door de gegevens te versleutelen voordat deze worden verzonden, zodat alleen de verzender en de ontvanger deze kunnen decoderen. TLS verschilt van S/MIME en PGP omdat het geen specifieke encryptie-algoritmen gebruikt, maar vertrouwt op de beveiligingsinstellingen van de client om te bepalen hoe de gegevens worden versleuteld. TLS wordt soms gecombineerd met andere encryptiemethoden voor extra beveiliging.

Naleving van regelgeving en veilige bestandsoverdracht via e-mail

Het is essentieel voor organisaties om rekening te houden met naleving van regelgeving bij het implementeren van e-mailbeveiligingsmaatregelen. Veel regelgeving, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de California Consumer Privacy Act (CCPA) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de EU, verplichten organisaties om encryptietechnologie en andere e-mailbeveiligingsmogelijkheden te implementeren ter bescherming van gevoelige informatie en om naleving aan te tonen. Het niet naleven van deze regelgeving kan leiden tot aanzienlijke sancties, waaronder boetes en juridische stappen. Het is daarom cruciaal dat organisaties ervoor zorgen dat hun e-mailbeveiligingsmaatregelen aansluiten bij de wettelijke vereisten om mogelijke risico’s en gevolgen te voorkomen.

E-mailencryptie-gateway met het Kiteworks-platform

De Kiteworks Email Protection Gateway (EPG) maakt deel uit van het Kiteworks Private Content Network. Met Kiteworks EPG kunnen organisaties eenvoudig e-mailencryptie automatiseren, zodat deze onzichtbaar is voor gebruikers en tegelijkertijd tweerichtingsprivacy voor e-mail biedt. Onlangs ondersteunt Kiteworks EPG de S/MIME-, TLS- en OpenPGP-encryptiestandaarden in bestaande e-mailclients van gebruikers, met opties voor end-to-end- en gateway-encryptie. Kiteworks biedt daarnaast encryptie op ondernemingsniveau, namelijk AES-256 Encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2-encryptie voor gegevens in beweging, via een Microsoft Outlook-plugin, een webapp, mobiele apps en diverse plugins voor zakelijke applicaties.

Met Kiteworks kunnen organisaties een Private Content Network (PCN) realiseren over al hun gevoelige communicatiekanalen, waaronder e-mail. Het door Kiteworks ondersteunde PCN stelt organisaties in staat om:

• Veilige communicatieoplossingen voor inhoud te verenigen, zoals beveiligde bestandsoverdracht, SFTP, beheerde bestandsoverdracht (MFT) en beveiligde formulieren, voor gebruiksgemak en gestandaardiseerde content audittrails. Dit omvat het native uitbreiden van standaard e-mailclients voor een naadloze gebruikerservaring en het beschermen van elke e-mail met gevoelige inhoud die via deze clients wordt verzonden.
• Inhoud, metadata, gebruikersactiviteit en systeemgebeurtenissen te volgen om de effectiviteit te vergroten, toegang van derden te rapporteren en eenvoudig te voldoen aan rapportageverplichtingen voor naleving van regelgeving.
• Toegang tot inhoud en functionele regels te beheren op basis van risicoprofielen en gebruikersrollen. Profiteer van gecentraliseerd beheer voor zowel e-mails als webformulieren, beheerde bestandsoverdracht (MFT) en beveiligde bestandsoverdracht voor een volledige beheerervaring.
• Inhoud te beveiligen door encryptie van gegevens in rust en onderweg, ter bescherming tegen onbedoelde blootstelling van gevoelige informatie aan kwaadwillenden.

Het versturen van gevoelige bestanden via e-mail brengt aanzienlijke risico’s met zich mee voor het bedrijf. Encryptie, met name uitgebreide end-to-end-encryptie in de Kiteworks Email Protection Gateway, helpt deze risico’s aanzienlijk te beperken.

Plan een persoonlijke demo om te zien hoe Kiteworks jouw organisatie kan helpen gevoelige inhoud die via e-mail wordt verzonden en ontvangen te beschermen.