なぜ法律事務所のリスク部門とコンプライアンス部門は同じデータをほとんど見ていないのか

多くの法律事務所において、リスク、コンプライアンス、ITセキュリティの各チームは、それぞれ独自のシステム（リスクレジスター、ポリシーやエシカルウォールの設定、別々の監査ログエクスポート）で業務を行っています。各チームは自分の担当分野については答えられますが、3つの分野をまたぐ質問には迅速に答えられません。なぜなら、それらを横断する共通の記録が存在しないからです。

これは3層のガバナンスではなく、同じ事務所を3つの異なるコンソールで、比較や情報共有をしていない人たちが、共通のデータソースを持たずに記述した3つの別々の視点です。この構造では、どのチームが弱いからではなく、同じリスク状況を独立して管理していれば必ずどこかで見解がずれ、その接点を誰も管理しないため、ギャップが生まれることが数学的に保証されます。本記事では、なぜ分断されたGRCツール運用が法律事務所でこのような構造的問題を生むのか、そしてどうすれば解消できるのかを解説します。

エグゼクティブサマリー

リスク、コンプライアンス、ITのツールが分かれている事務所では、「この案件でエシカルウォールが実際に適用されていたか、それを証明できるか」といった単一かつ具体的な質問に迅速に答えることが困難です。各機能のツールは自分の役割には十分対応できますが、3つを横断する質問には対応できません。リスク担当者にとって重要なのは、各ツールが機能しているかどうかではなく、3つの機能すべての下に、共通で検索可能な強制履行記録が存在するかどうかです。3つの別々に管理された現実の近似値ではなく、1つの共有記録が求められます。

主なポイント

1. リスク、コンプライアンス、ITがそれぞれ独自の視点で同じ事務所を管理すると、時間とともに見解がずれ、整合性が保たれなくなります。
2. あるシステムで正しく適用されたポリシーやエシカルウォールも、実際に作動したかどうかを確認するには、別の記録と手作業で照合する必要があります。
3. リスクレジスター、ポリシー強制、監査証拠の間の接点は誰も管理しておらず、まさにその部分に統制のギャップが潜んでいます。
4. システムが増えるほどエクスポートも増え、異なるフォーマットのエクスポートが増えるほど、クライアント監査時の証拠集めが遅くなり信頼性も低下します。
5. 根拠となる証拠を1つの記録に統合することは、専門的なツールを手放すことを意味しません。ツールが信頼できる検索対象を持つことを意味します。

なぜ3つの別々のツールでは答えが出せないのか

リスク、コンプライアンス、ITセキュリティの各機能は、それぞれ自分たちの直面する課題を解決するために、異なる時期に独自のツールを導入してきました。3つのツールが最終的に連携する計画は立てられていませんでした。

各機能のツールは自分の役割には強い

リスクレジスターは既知のコンフリクトや統制の証明を管理するのに優れています。ドキュメント管理システムはエシカルウォールの強制に長けています。監査ログのエクスポートは実際に何が起きたかを記録するのに適しています。しかし、クライアントから「証明された統制と実際に強制されたポリシーが一致しているか、ログで証明できるか」と問われた際に答えられるようには設計されていません。

3つの視点の突き合わせは誰も担当しないプロジェクトになる

各機能が独自の記録システムを持つと、それらを突き合わせるには、リスクレジスター、ウォール設定、生ログを手作業で照合する必要があります。しかし、3つすべてを管理する担当者はいないため、網羅的な突き合わせはほとんど行われません。

法律事務所におけるギャップの実態

ギャップは、どのチームのツールの中にあるのではなく、ツール同士の間、すなわち突き合わせの責任が曖昧な部分に存在します。

証明から強制へのギャップ

リスクレジスターで「適用済み」と証明されたウォールが、ドキュメント管理システムで実際に強制されているとは限りません。事務所は、クライアント監査やコンフリクト紛争の際に、両者が数か月前からずれていたことに気づくことがよくあります。

クライアント監査時の証拠組み立て問題

クライアントのセキュリティチームから「どのようにコンフリクトを遮断したか」と問われた場合、3つの異なるシステムから3種類のフォーマットで記録を手作業で集め、短時間で一貫した回答を作成しなければなりません。

統合の本質は証拠であり、ツール数の削減自体ではない

システムを減らすこと自体が価値なのではなく、3つの独立した視点を1つの共有・検索可能な記録にまとめ、3機能すべてが信頼できるようにすることが価値です。

1つの強制履行記録があれば、証明は実際に検証できる

リスク、コンプライアンス、ITが同じ強制履行記録を参照すれば、証明はチェックボックスの信頼性ではなく、システムの実際の動作と照合して検証できます。

1つの監査ログがあれば、証拠は設計段階で組み立てられる

すべてのチャネルを網羅する統合監査ログがあれば、クライアント監査時に最初から一貫した記録が得られ、プレッシャーの中で3つのエクスポートを突き合わせる必要がありません。

各ツールの監査ではなく、GRCの分断自体を監査する

実務上の監査で問われるのは「各チームのツールが機能しているか」ではなく、特定のエシカルウォールについて、証明、設定、ログが本当に一致しているか、それとも近似値にすぎないかという点です。

データコントロールプレーンがGRCに共通記録をもたらす仕組み

Kiteworksのデータコントロールプレーンは、メール、ファイル共有、API、AIエージェントなど、あらゆるチャネルでポリシー強制を管理し、すべてのアクションを単一の改ざん不可能かつ制限のない監査ログに記録し、SIEMツールに直接連携します。これにより、リスク、コンプライアンス、ITがそれぞれ独立して管理していた分断された視点ではなく、共通の強制履行の事実を参照できるようになります。

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