セキュアなファイル共有とは：PII保護のための戦略とソリューション

すべてのファイル共有ソフトウェアソリューションが同じように作られているわけではなく、無料のファイル共有オプションを利用すると、ビジネスが侵害や攻撃にさらされるリスクがあります。

ファイルを安全に共有するにはどうすればよいですか？ファイルを安全に共有する最善の方法は、適切なセキュリティ機能を備え、規制コンプライアンスガイドラインを満たすことを保証する有料オプションを利用することです。一部のオプションは魅力的に見えるかもしれませんが、適切なソフトウェアを使用することでビジネスにとってより良い結果が得られます。

Secure File Sharing Solutions

セキュアなファイル共有とは？ビジネスにとってなぜ重要なのか

ファイル共有は、インターネット上のほぼすべての活動、そして多くのデータ駆動型ビジネスオペレーションの中心にあります。このような転送には、従業員間の個別共有から、データ保存やバックアップを支えるエンタープライズ組織による大規模なバッチファイル転送まで含まれます。

しかし、セキュアなファイル共有は、その最も弱い部分が原因で脆弱になります。コミュニケーションのためのセキュリティオプションはいくつかありますが、データを安全に共有するための本当にセキュアな方法に該当する技術は限られています。

以下のような情報共有ツールを考えてみましょう：

メール：技術が進歩しても、多くのユーザーはいまだにファイル管理や共有にメールを利用しています。しかし、Kiteworksのような最新のセキュアファイル共有ソリューションは、メールにはない高度なセキュリティやコンプライアンス機能を提供します。メールは広く普及しており、手軽で、シンプルな共有に適していますが、情報共有のための最も安全な方法ではなく、そもそもその目的のために設計された技術でもありません。
リムーバブルメディア：USBドライブやポータブルハードドライブなどのリムーバブルメディアも、情報共有にいまだによく使われています。しかし、これらはセキュリティが確保されておらず、同じファイルの複数バージョンが入ったデバイスを回す運用は効率性や利便性に欠けます。
ファイル転送プロトコル：FTPは世界中で最も古く、広く使われているファイル転送手法の一つです。無料で、ほぼすべてのOSに標準搭載されており、高速にデータを転送できますが、暗号化がなく本質的に安全ではないため、ほとんどのエンタープライズ用途やコンプライアンス戦略には適していません。
セキュアFTP：SFTPは、セキュアシェル機能を利用したFTPの暗号化バージョンです。SFTPはセキュアな転送の標準であり、多くのコンプライアンス基準をそのまま満たすわけではありませんが、暗号化を採用しており、設定次第で対応可能です。多くのエンタープライズ向けファイル転送プラットフォームのベースラインとして利用されています。
マネージドファイル転送：MFTは、通常SFTPなど複数のプロトコルを含み、クラウドベースの共有、分析、監査ログ、自動化、バッチファイル処理、コンプライアンスセキュリティ管理などを備えた包括的なエンタープライズソリューションです。
ピアツーピア：P2Pファイル共有は扱いが難しいプロセスです。P2P共有の本質は、パフォーマンスのボトルネックとなるクライアント・サーバーモデルを避けることにあります。P2Pは分散型共有モデルを採用し、BitTorrentのような技術がファイル共有を革新しましたが、通常はセキュリティが確保されておらず、ほとんどのエンタープライズファイル共有用途には適していません。

クラウドベースのセキュアファイル共有

クラウドベースのセキュアファイル共有は、インターネット経由でファイルを共有しつつ、そのセキュリティとプライバシーを確保する方法です。この手法ではクラウドプラットフォームを利用してファイルへの認可されたアクセスを提供し、ファイルの保護を実現します。ファイルはクラウドベースのプラットフォームやサーバーにアップロードされ、特定の人やグループに認可されたアクセス権を付与して共有されます。

クラウドベースのセキュアファイル共有には、以下のようなメリットがあります：

アクセシビリティ：インターネット接続さえあれば、どこからでもいつでもファイルにアクセスできます。
簡単なコラボレーション：複数人が同じファイルやフォルダーにアクセスできるため、コラボレーションが容易かつ効率的になります。
セキュリティ：クラウドベースのファイル共有は、暗号化や認証などさまざまなセキュリティ機能を備え、ファイルの安全性を確保します。
コスト効率：高価なオンプレミスサーバーに投資する代わりに、クラウドベースのファイル共有を利用することでコスト削減が可能です。

代表的なクラウドベースのセキュアファイル共有プラットフォームには、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive、Boxなどがあります。

なぜセキュアなファイル共有が必要なのか？

クラウドでもオンプレミスでも、ビジネスが無料のコンシューマー向けファイル共有アプリケーションではなく、セキュアなファイル共有ソリューションを利用することは極めて重要です。ここでは、ビジネスがセキュアなファイル共有ソリューションを利用すべき理由をいくつか紹介します：

機密コンテンツの保護：機密コンテンツ（個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）、財務記録、顧客データ、知的財産（IP）など）を、無許可の人物によるアクセスから保護します。
規制への準拠：医療、製造、金融など多くの業界では、特定の情報を安全に共有・保存することを求めるデータプライバシー規制や基準への準拠が必要です。規制コンプライアンスの例としては、EU一般データ保護規則（GDPR）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）、金融業界規制機構（FINRA）、連邦情報セキュリティマネジメント法（FISMA）、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などがあります。これらの規制に違反すると、多額の罰金や訴訟につながる可能性があります。
データ侵害の防止：ファイルが安全でない方法で共有されると、ハッカーや無許可の第三者に傍受され、データ侵害や個人情報の盗難につながる恐れがあります。
データの整合性確保：セキュアなファイル共有手法は、共有されるデータが正確であり、改ざんや破損がないことを保証します。
コラボレーションの向上：セキュアなファイル共有により、チームは機密データが保護されていることを前提に、より効果的に情報共有やコラボレーションが可能になります。

セキュアファイル共有 vs. 無料ファイル共有：機能と能力の比較

Kiteworksのようなセキュアファイル共有ソリューションは、エンタープライズグレードのセキュリティ、コンプライアンス、柔軟な導入、先進的なガバナンスを提供し、規制業界に最適です。一方、Dropboxのような無料ファイル共有ソリューションは、基本的な共有やコラボレーションには安全ですが、コンプライアンスや監査、導入オプションの深さが不足しています。以下の表は、これらのソリューションの主な違いを示しています：

機能／能力	Kiteworks セキュアファイル共有	Dropbox 無料セキュアファイル共有
暗号化	保存時はAES-256、転送時は強力なTLS 1.2、E2EE対応	保存時はAES-256、転送時はSSL/TLS、E2EEフォルダー利用可
コンプライアンス＆ガバナンス	HIPAA、GDPR、CMMC、NIST CSF、GxP対応、高度な監査機能	GDPR、チーム向け基本的なHIPAA対応、基本的な監査ログ
ユーザー認証	SSO、多要素認証（MFA）、ロールベース権限	二要素認証、基本的なロールベース権限
導入オプション	オンプレミス、プライベートクラウド、ハイブリッド、FedRAMP	クラウドのみ
ファイルサイズ上限	大容量ファイル（ポリシーやインフラにより制限）	1回の転送で2GB（無料）、最大250GB（有料）
アクティビティ監視＆監査	リアルタイム＆過去のCISOダッシュボード、SIEM連携	基本的なファイルアクセスログ、通知、SIEM連携なし
コラボレーション機能	共同編集（MS Office）、仮想データルーム（VDR）、マネージドファイル転送、SFTP	リアルタイム同期、コメント、共有フォルダー、グループ共有
アクセス制御	きめ細かなポリシー管理、有効期限、パスワード、外部制御	パスワード保護、リンク有効期限、フォルダー単位の権限設定
サードパーティ連携	ECM（Dropbox、Box、OneDrive、SharePoint等）と連携	一部アプリと連携、ECM連携は限定的
対象ユーザー	エンタープライズ、規制業界、高セキュリティニーズ	個人、小規模チーム、一般利用

セキュアファイル共有ソリューションで重視すべきポイントは？

すべてのソリューションが同じではありません。コンシューマー向けファイル共有は比較的シンプルですが、エンタープライズや組織での共有では、いくつかの重要な基準を考慮する必要があります：

セキュリティとコンプライアンス：エンタープライズは、セキュリティとコンプライアンスが最優先の環境で運用していることが多いです。適切な暗号化やサーバーセキュリティ、プライバシー保護、トラッキング、制御、監査、レポーティングなどを備えたソリューションが求められます。
ファイル共有の制限：文書のやり取りだけでなく、動画やCT/MRI画像、CADファイルなどのマルチメディアファイルの交換も必要です。バッチ転送も含め、多くの業界では大容量ファイル転送が日常業務となっています。
高度なファイル転送：優れたソリューションは、複数の転送方法を提供します。ユーザーフレンドリーな共有インターフェース、バッチSFTP転送、自動化されたMFT転送などが含まれます。
監査ログ：コンプライアンスやセキュリティとともに、監査ログは非常に有用で、場合によっては必須です。システムやユーザーのイベントを記録し、障害や侵害時のフォレンジック、コンプライアンスのための監査証跡を作成します。
セキュリティ＆ビジネス分析：さらに高度なソリューションでは、CISO（最高情報セキュリティ責任者）がセキュリティやコンプライアンスを管理し、データ管理者が運用や技術を最適化できるダッシュボードや分析機能を実装しています。
セキュリティ情報イベント管理：高度なログ管理とシステムイベント監視であるSIEMは、多くのコンプライアンスフレームワークで必須とされる強力なセキュリティツールです。必須ではない場合もありますが、組み込み型や連携型のSIEMを備えることで、セキュリティ・コンプライアンスガバナンスから迅速なインシデント対応まで重要な役割を果たします。
モバイル共有：信頼性と柔軟性のあるソリューションは、ローカル同期やセキュアなモバイルファイル共有専用アプリなど、複数のデータ管理・共有オプションを提供します。

ビジネス向けセキュアファイル共有10のポイント

セキュアなファイル共有は、あらゆる規模のビジネスにとって重要な優先事項です。サイバー脅威が増加する中、Kiteworksは組織の機密情報を守り、安心と業務効率を両立する業界トップクラスのソリューションを提供します。ここでは、暗号化、アクセス制御、従業員教育など、セキュアファイル共有のための10の重要ポイントをまとめました。

セキュアなファイル共有サービスの利用：信頼できるセキュアファイル共有サービスを利用し、強力な暗号化プロトコルでデータを保護しましょう。
アクセス制限：ファイルへのアクセスを必要な人だけに制限し、権限や認証情報を設定して、許可された担当者のみがファイルにアクセスできるようにします。
多要素認証の設定：ファイルにアクセスする際、正しいログイン情報と追加のセキュリティ対策を確認するために多要素認証（MFA）を導入しましょう。
共有前のファイル暗号化：暗号化ツールを使ってファイルを事前に暗号化し、不正アクセスを防ぎます。
セキュアなメールシステムの利用：セキュアメールシステムを利用し、メッセージや添付ファイルを暗号化して、サイバー攻撃者による傍受や情報漏洩を防ぎます。
従業員教育：セキュリティ意識向上トレーニングを実施し、セキュリティの重要性やファイル共有のリスク、暗号化ツールの使い方を周知徹底します。
セキュリティ設定の定期更新：パスワードの更新や退職者のアクセス権剥奪、ソフトウェアやシステムの最新セキュリティパッチ適用など、セキュリティ設定を定期的に見直しましょう。
アクセスと利用状況の監視：誰がどのファイルにアクセスし、どのように利用しているかを監視し、不正アクセスや不審な動きを早期に発見します。
強力なパスワードの使用：強力なパスワードを設定し、従業員にもファイルアクセス時の強力なパスワード利用を徹底させましょう。これにより、ハッカーによるパスワード推測や機密情報への不正アクセスを防ぎます。
ファイルのバックアップ：セキュリティ侵害やその他のトラブル時に備え、定期的にファイルをバックアップしましょう。これにより、データ損失時にも迅速な復旧が可能です。

無料ファイル共有ソリューションを選ぶべきか？

結論から言うと、推奨できません。無料のファイル共有ソリューションは利用可能ですが、ビジネス用途に必要な堅牢なセキュリティやコンプライアンス機能が不足していることが多いです。Kiteworksは、エンタープライズのニーズに応える包括的でセキュアなファイル共有ソリューションを提供し、データ保護と規制コンプライアンスを実現します。

オープンソースプラットフォームも存在しますが、これらは組織側でインストール・保守・アップデートを行う必要があります。特にクラウド型のセキュアファイル転送ソリューションは、こうした煩雑な作業を代行します。

Kiteworksはセキュアファイル共有ソリューションの最適解

ファイル共有はビジネスにとって最も基本的な活動の一つです。セキュアでコンプライアンス対応、かつ強力なファイル共有ソリューションを導入することで、ワークフローやデータガバナンスポリシーを損なうことなく、安全・効率的・効果的に業務を遂行できます。

Kiteworksのセキュアファイル共有ソリューションは、他に類を見ないセキュリティとコンプライアンスを提供し、組織が仮想データルーム（セキュアな仮想データルーム）、マネージドファイル転送（セキュアMFT）、セキュアファイル転送プロトコル（Kiteworks SFTP）などのセキュアなチャネルを通じて第三者とコラボレーションできるようにします。Kiteworksを活用することで、データの整合性と保護を確保しつつ、効率的なワークフローを維持できます。単一の制御・ガバナンスポリシー・ユーザー管理・データソース接続による共通のセキュアファイル共有基盤を活用することで、組織はリスクとコストを削減できます。主な機能には、シームレスなMicrosoft Office連携による共同編集、世界中のあらゆるユーザーとのコラボレーション、メールコラボレーションと共有フォルダーの統合などがあります。

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、組織に対して包括的なガバナンス、コンプライアンス、保護を備えた堅牢なセキュアファイル共有機能を提供します。カスタムデモをスケジュールを今すぐご予約いただき、詳細をご確認ください。

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