GDPR準拠でPIIをメール送信する方法：セキュアなメールコミュニケーションのガイド
個人情報のやり取りは、日常的に欠かせないものとなっています。顧客情報から従業員記録まで、組織はネットワーク、デバイス、国境を越えて、メールで機密データを日常的に送信しています。しかし、この不可欠な活動には大きなリスクが伴い、特にその情報が個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）に該当する場合は注意が必要です。
EU一般データ保護規則（GDPR）の施行により、組織は欧州市民の個人データをメールで扱う際、複雑な要件に対応しなければなりません。コンプライアンス違反の影響は、規制による罰則にとどまらず、評判の失墜や顧客からの信頼喪失にも及びます。
GDPRコンプライアンス完全チェックリスト
メールでPIIを送信・共有・受信すること自体がGDPR違反となるわけではありませんが、厳格な要件を満たす必要があります。データは十分に保護され、必要かつ合法的な場合のみ共有され、適切なセキュリティ対策のもとで取り扱われなければなりません。これを怠り、例えば暗号化されていないPIIを送信したり、権限のない第三者に個人データを晒した場合、GDPR違反となり調査や罰金の対象となります。
本ガイドでは、GDPR要件下での安全なPIIのメール送信について、2025年以降も効率的に必要な情報を共有しつつコンプライアンスを維持したい組織向けに、実践的な知見を提供します。
GDPR下でメールによるPII送信に内在するリスク
PIIのメール送信は、どのような状況でも重大なセキュリティ課題を伴いますが、GDPRの文脈ではこれらのリスクが追加の規制的意味合いを持ちます。EU居住者のデータを扱う組織は、メールの技術的な脆弱性と、さまざまなデータ共有シナリオに関連する特有のコンプライアンスリスクの両方を理解する必要があります。
主なポイント
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PIIを含むメール通信はGDPR規制の直接対象
EU居住者の個人識別情報を含むすべてのメールは、内部・外部のやり取りを問わずGDPRのセキュリティ要件を遵守しなければなりません。
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標準的なメールサービスはGDPR準拠のPII送信に十分なセキュリティを提供しない
従来のメールプラットフォームは、複数のサーバー間で平文データを送信するため、傍受リスクが高く、GDPR第32条違反となる可能性があります。
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標準メール添付ファイルの代替となる安全な手段が大量PIIデータセットには不可欠
大量の個人データを共有する場合、組織は標準的なメール添付ファイルではなく、セキュアなファイル転送プロトコルや暗号化ポータルソリューションを利用し、適切な保護レベルを確保すべきです。
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国際的なメール通信には追加のコンプライアンス対策が必要
EU居住者のPIIを欧州経済領域外の受信者にメール送信する場合、GDPR準拠を維持するための特定の法的メカニズムやセキュリティ管理策が求められます。
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メール固有の記録管理はGDPR説明責任の証明に不可欠
組織は、PIIを含むメール通信について、何のデータを、誰と、いつ、なぜ、どのようなセキュリティ対策下で共有したかを含め、包括的な記録を維持する必要があります。
メール通信におけるセキュリティ脆弱性
メールは依然として主要なビジネスコミュニケーション手段ですが、根本的なセキュリティ上の制約があります。標準的なメールプロトコルは、受信者に届くまで複数のサーバー間を平文でデータ転送するため、多くの傍受リスクが生じます。GDPRの下では、個人データを含む未保護のメールは、適切な技術的対策を講じていないとして第32条違反となる可能性があります。
例えば、EU顧客を持つ多国籍小売業者が、マーケティングチーム間で顧客の氏名・住所・購買履歴をメールでやり取りする場合、適切な暗号化がなければ、この日常的な業務連絡が複数の法域にわたり個人データを露出させ、GDPR第V章に基づくセキュリティリスクや越境移転のコンプライアンス問題を引き起こします。
多くの組織は、社内メールシステムが十分な保護を提供していると誤認しがちですが、サイバー攻撃の高度化により、ネットワーク境界だけでは機密情報を守れません。欧州のホテルチェーンが、契約している空港シャトルサービスにゲスト情報を暗号化せずメールで共有した場合、たとえ受信者がデータ処理契約下の信頼できるパートナーであっても、GDPR上の責任を問われます。
EU顧客データをメール送信する際のGDPR特有のリスク
GDPRは、基本的なセキュリティ脆弱性を超えて、メール送信に関するいくつかの特有の懸念事項を導入しています：
- 越境メール転送の制限： EU拠点の製薬会社が臨床試験データを非EU国の研究パートナーにメール送信する場合、GDPR第V章を遵守するための特定の保護措置が必要です。これらの措置がなければ、正当に収集・処理されたデータであっても、メール送信だけで非準拠となります。
- メール転送とプロセッサ管理： ドイツの保険会社が請求処理を外部委託する際、個人データがどのようにメール送信され、委託先で管理されるかをコントロールしなければなりません。データ管理者は、すべてのメール通信を含む処理チェーン全体でGDPRコンプライアンスの最終責任を負います。
- メールにおける目的外利用違反： 金融機関が、顧客の財務データを口座管理目的で正当に収集しても、それをマーケティング部門にメール送信すればGDPR違反となる可能性があります。個人データを含む各メールは、同意取得時の目的または他の有効な法的根拠と整合していなければなりません。
- メール記録管理の不備： GDPRの説明責任原則により、組織はデータ取扱いの実態を記録・正当化する必要があります。医療機関が、どの患者データを誰に、いつ、何の目的でメール送信したかを証明できなければ、実際のメールが暗号化・安全であってもコンプライアンス違反となります。
GDPR下での安全でないメールの現実的な影響
PIIの安全でないメール送信による影響は、即時的なデータ漏洩を超え、GDPR特有の罰則を伴います。EU顧客の決済情報がメールアカウントの侵害で漏洩した小売企業は、2,000万ユーロの罰金だけでなく、全被害者への通知義務を負い、甚大な評判損失と顧客離脱を招きました。
被害者にとっては、情報が犯罪ネットワーク間で流通し続けるため、影響が数年にわたり継続することもあります。一方、組織は違反の性質に応じて段階的なGDPR罰則を受け、メールセキュリティの不備は全世界売上高の最大4%までの罰金につながる可能性があります。
規制罰則にとどまらず、業務への影響も深刻です。旅行代理店が安全でないメール送信によるデータ侵害を経験した際、十分なメールセキュリティ対策が導入・検証されるまで、監督当局からすべてのデータ処理業務の一時停止を命じられ、数週間にわたり事業が停止しました。
GDPRにおけるPIIの定義：個人データ保護要件の理解
「個人識別情報」という用語は、従来は氏名や社会保障番号、連絡先など個人を直接特定できるデータ要素を指していました。GDPRは「個人データ」の包括的定義により、この概念を大幅に拡大しました。
GDPR法令における個人データの定義
GDPRは個人データを「識別された、または識別可能な自然人に関するあらゆる情報」と定義しています。この定義には、直接的な識別子だけでなく、他のデータと組み合わせることで間接的に識別できる情報も含まれます。規則では、オンライン識別子、位置情報、身体的・生理的・遺伝的・精神的・経済的・文化的・社会的アイデンティティに特有の要素も明示的に含まれています。
この広範なアプローチにより、従来PIIと見なされなかった多くのデータ要素もGDPRの保護対象となります。IPアドレス、クッキー識別子、デバイスID、ブラウザフィンガープリントも、個人と紐づく場合は個人データに該当します。仮名化されたデータであっても、組織が再識別可能な場合はGDPRの適用範囲内です。
ビジネスコミュニケーションで見落とされがちな個人データ
業務関連情報は、その性質に関する誤解から十分な保護がなされないことが多くあります。氏名を含む業務用メールアドレス（firstname.lastname@company.com）はGDPR上の個人データです。同様に、職務経歴書、職歴、職場写真もすべて保護対象となります。
行動データも見落とされがちなカテゴリーです。閲覧履歴、検索パターン、アプリ利用統計は多くの個人情報を明らかにする可能性があり、適切な保護が必要です。また、政治的意見、宗教的信条、健康状態などのセンシティブな特性を示す嗜好データも同様です。
GDPR準拠のPIIメール取扱い要件
GDPRは、メール送信フェーズを含む個人データのライフサイクル全体にわたり、包括的な保護要件を定めています。組織はリスク評価と最新技術を踏まえ、メールセキュリティのための適切な技術的・組織的対策を講じなければなりません。
GDPR準拠のメールデータ保護に関する基本原則
GDPR第5条は、メール通信を含むすべての個人データ処理活動に適用される基本原則を定めています。規則では、データ最小化、すなわちメールで共有する情報を目的達成に必要最小限に限定することを義務付けています。また、メールへの不正アクセス、偶発的な損失、その他のセキュリティインシデントから保護するための適切なセキュリティ対策も求められます。
説明責任の原則により、組織はこれらの要件を遵守するだけでなく、文書化や適切な組織的措置を通じてコンプライアンスを証明する必要があります。これには明確なメールポリシー、安全なメール運用に関する定期的な研修、業務に組み込まれた体系的なデータ保護実践が含まれます。
GDPRにおける安全なメール送信のための技術的・組織的対策
GDPR第32条は「リスクに応じた」セキュリティ対策を求めており、データの種類や処理内容に応じて異なる保護レベルが必要であることを認めています。組織は以下の観点からリスク評価を行い、適切な保護策を決定しなければなりません：
- 処理の性質・範囲・状況
- 侵害時のデータ主体への影響
- 潜在的な被害の可能性と重大性
- 利用可能な技術と導入コスト
規則では、暗号化や仮名化を適切な技術的対策として明示していますが、特定の技術や規格の指定はありません。この原則ベースのアプローチにより、最新技術に基づく効果的な保護を重視しつつ、柔軟性が確保されています。
GDPRに基づくPII送信の法的根拠要件
すべての個人データ送信は、GDPR第6条で定められた6つの法的根拠のいずれかに基づいて行う必要があります。これには以下が含まれます：
- データ主体からの明示的な同意
- 契約履行の必要性
- 法的義務の遵守
- 重要な利益の保護
- 公益または公的権限の行使
- 正当な利益（バランステストが必要）
組織は、個人データ送信前に適切な法的根拠を特定し、文書化しなければなりません。この要件は、組織内の内部移転にも、第三者との外部共有にも適用されます。
安全でないデータ送信に対するGDPRの罰則
GDPRの施行には、組織がデータ保護を最優先するよう促すための重大な罰則が含まれています。これらの影響を理解することで、組織はコンプライアンスへの適切なリソース配分やセキュリティ対策への投資を正当化できます。
データセキュリティ違反に対するGDPRの行政罰構造
GDPRは2段階の罰則体系を設けており、最も重大な違反の場合、2,000万ユーロまたは全世界売上高の4%のいずれか高い方まで罰金が科されます。データ送信に関するセキュリティ不備は通常、第32条（処理のセキュリティ）違反として上位層の罰則対象となります。
規則では、監督当局が罰則を「効果的、比例的、抑止的」に保つことを求めており、以下の要素を考慮します：
- 違反の性質、重大性、期間
- 故意または過失の有無
- 被害軽減のための対応
- 過去の関連違反
- 監督当局との協力度
- 影響を受けた個人データのカテゴリー
EUにおけるデータ保護違反の規制執行動向
欧州のデータ保護当局は、セキュリティ不備に対して積極的に重大な罰則を科す姿勢を強めています。2020年、英国情報コミッショナー事務局は、セキュリティ対策の不備により顧客データが侵害されたとして、ブリティッシュ・エアウェイズに2,000万ポンドの罰金を科しました。イタリアのデータ保護当局も、十分なセキュリティ対策や適切でないデータ共有を理由に、通信事業者TIMに2,780万ユーロの罰金を課しました。
これらの事例は、当局がデータ侵害発生時に特にセキュリティ対策を厳しく精査することを示しています。文書化された堅牢なセキュリティプロトコルを持つ組織は、不十分な対策しかない組織に比べ、罰則が大幅に軽減される傾向にあります。
金銭的罰則を超えたGDPRの制裁措置
GDPRの執行は金銭的罰則にとどまらず、事業運営に深刻な影響を与える是正権限も含まれます。監督当局は、一時的または恒久的な処理禁止、不適切に送信されたデータの削除命令、特定のセキュリティ対策の義務付けなどを命じることができます。
第82条は、GDPR違反による物的・非物的損害について、データ主体に補償を求める権利を認めています。これにより、行政罰とは別に民事訴訟による追加的な財務リスクが生じます。一部の法域では集団訴訟や代表訴訟も認められており、リスクがさらに拡大します。
GDPR準拠のPIIメール共有のベストプラクティス
組織は、メールによる個人情報共有を効率的に行いながらGDPRコンプライアンスを維持するため、実践的な対策を講じる必要があります。ここでは、セキュリティ要件と業務ニーズのバランスを取る8つの必須ベストプラクティスを紹介します：
1. エンドツーエンドのメール暗号化を導入
個人データを含むすべてのメールに強力な暗号化ソリューションを導入しましょう。エンドツーエンド暗号化により、傍受された情報は適切な復号鍵がなければ解読できず、メール送信経路全体でデータが保護されます。特に機密性の高い情報には、受信者認証を必須とするメール暗号化ツールの利用を検討してください。
2. メール添付ファイルの代わりにセキュアなファイル転送プロトコルを利用
大量のPIIを含むメール添付ファイルの代わりに、SFTP、FTPS、HTTPSベースの転送システムを利用しましょう。これらのセキュアなファイル転送プロトコルは、暗号化された通信路、強力な認証、アクセス制御、包括的な監査ログ機能を備えており、標準メールでは実現できない高度な保護を提供します。
3. データアクセスポータルによる安全なメール代替手段を構築
受信者がファイルを直接メール送信せずにアクセスできるセキュアなポータルソリューションを導入しましょう。これにより、管理者は詳細な権限設定、アクセス履歴の追跡、必要時の即時権限剥奪が可能です。「閲覧のみ・ダウンロード不可」方式でメールによるデータ流通を最小化しつつ、利便性を維持できます。Kiteworksのポゼッションレス編集機能などを活用すれば、ファイルのコントロールを手放すことなく共有できます。
4. 明確なメールデータ分類ポリシーを策定
従業員が個人データのカテゴリーとメール取扱い要件を識別できる組織横断的なフレームワークを策定・徹底しましょう。データ分類ポリシーでは、機密度ごとにメール利用の可否や必須セキュリティ対策を明示してください。
5. GDPR準拠のメール運用に関する定期的な従業員研修を実施
すべてのスタッフがGDPR要件とメールにおける個人データのセキュリティプロトコルを理解できるよう、包括的なセキュリティ意識向上トレーニングを実施しましょう。実践的なシナリオやコンプライアンス事例、セキュアなメール運用に関するエスカレーション手順も含めて教育します。
6. メールワークフローに対するデータ保護影響評価を実施
定期的な個人データメール送信を含むすべてのプロセスについて、正式なDPIA（データ保護影響評価）を実施しましょう。特に機密性の高い情報や大量データのやり取りには、メール固有のリスクと適切な緩和策を特定できます。
7. 外部委託先のメールセキュリティ対策を検証
外部とメールで個人データを共有する前に、相手先のメール保護対策が十分かどうか徹底的に評価しましょう。メールセキュリティ要件を含むデータ処理契約を締結し、契約上の義務として明確化してください。
8. 包括的なメール記録管理を徹底
GDPRメール要件への準拠を証明できるよう、文書化を定期的に更新しましょう。必要な記録には、メールフローのマッピング、セキュリティ対策の記述、メールポリシー・手順、研修資料、インシデント対応計画、第三者受信者との契約などが含まれます。
GDPR準拠のPIIメールセキュリティ向け専門ソリューション
ベストプラクティスの実践はGDPR準拠への道筋となりますが、専用のメールセキュリティソリューションを活用することで、複数の要件を統合プラットフォームで効率的に満たすことができます。Kiteworksのような専門的なセキュアコンテンツ通信プラットフォームは、メールでの機密情報取扱いに特化した包括的な機能を提供します。
メール内PIIの包括的セキュリティ
高度なメールセキュリティソリューションは、個人データの送信ライフサイクル全体で多層的な保護を実現します。Kiteworksは、メールデータの保存時にAES-256ビット暗号化、送信時にはTLS1.2以上を実装し、PIIを不正アクセスから保護します。この暗号化レベルは、現行技術基準に基づくGDPRの適切な技術的対策要件を満たします。
さらに高度なプラットフォームでは、FIPS 140-2（またはそれ以上）認証済み暗号モジュールや、PIIを含むメッセージに自動的にポリシーベース暗号化を適用するメール保護ゲートウェイなど、追加の保護機能も備えています。これにより、従業員が日常的なやり取りでメールセキュリティプロトコルを失念した場合でも、組織全体で一貫した保護が維持されます。
KiteworksはFIPS 140-3認証済みです。KiteworksとFIPS 140-3 Level 1認証の詳細はこちら。
暗号鍵の単独所有という概念により、組織はメールデータセキュリティを完全にコントロールできます。暗号鍵を組織が独占的に所有し、ソリューション提供者を含む第三者がメールデータにアクセスできないようにすることで、データ共有活動のリスクプロファイルを大幅に低減できます。
安全なPII管理のためのアクセス制御と認証
きめ細かなアクセス管理は、個人データへのアクセスを許可された者のみに限定することで、GDPR準拠に不可欠です。職務要件に基づくロールベースの権限設定により、実際のデータ最小化原則を実現し、ユーザーには業務に必要な情報のみを提供します。
多要素認証（MFA）は、パスワード以外の追加認証を求めることで、重要なセキュリティレイヤーを追加します。GDPR対応ソリューションでは、リスクレベルに応じて柔軟にMFA要件を適用でき、機密データアクセスや未知のネットワークからの接続時には厳格な認証を求め、日常業務では効率性を維持できます。
ドキュメント権限管理（DRM）機能により、初期アクセス認可後も機密文書のコピーや配布を防止できます。オンライン閲覧・編集のみ許可することで、機密情報が保護環境外に出るリスクを大幅に低減します。
GDPR説明責任のための完全な可視性と監査機能
GDPRの説明責任原則では、適切な文書化を通じてコンプライアンスを証明することが求められます。誰が・何を・誰と・いつ・どのように共有したかを一元的に可視化できることが、この要件の達成に不可欠です。専門プラットフォームは、こうした情報を自動で記録・統合する包括的な監査証跡を提供します。
詳細な監査ログは、個人データを含むすべてのファイル操作を記録し、コンプライアンス証明やセキュリティインシデント発生時のフォレンジック分析を支援します。セキュリティ情報イベント管理（SIEM）ソリューションとの連携により、これらのログが広範なセキュリティ監視の一部となり、他のセキュリティイベントとの相関分析や異常検知も可能です。
システム構成、セキュリティ設定、ポリシー実装を記録した監査対応レポートにより、規制審査が効率化され、組織のデータ保護への取り組み姿勢を明確に示せます。これにより、従来は手間のかかる文書化作業が自動化され、コンプライアンス負担が軽減されます。
EU居住者のデータ主体権利管理
GDPRは、個人データに関する「忘れられる権利」など、個人に特定の権利を認めています。これらの要求への対応は、適切なツールがなければ大きな運用負担となります。専門ソリューションは個人データ管理を一元化し、特定個人に紐づくすべての情報の検索・提供・削除を迅速に実行できます。
設定可能なデータ保持ポリシーにより、個人データの保存期間を自動管理し、アーカイブや削除のタイミングを明確化できます。この体系的なアプローチは、プライバシーリスクを低減しつつ、GDPRの保存制限原則への準拠も証明できます。
「忘れられる権利」への適切な対応を実装した組織は、個人のプライバシー権を尊重しつつ、訴訟や社会的批判から自らを守ることができます。PIIを一元管理するプラットフォームを活用すれば、関連する個人データの提供・削除をワンクリックで効率的に行え、すべての操作が監査証跡として記録されます。
2025年以降のGDPR準拠PIIメールコミュニケーション
メールで送信される個人データのGDPR準拠には、技術的な保護策と業務に組み込まれた組織的対策の両方が必要です。組織は、メールセキュリティ要件と実用的な使いやすさのバランスを取り、効率的なワークフローを維持しつつ機密情報を保護しなければなりません。
適切なメール保護対策の導入は、規制コンプライアンスを超えた多くの目的に貢献します。これらの実践は顧客からの信頼構築、組織の評判保護、進化するサイバー脅威へのレジリエンス強化につながります。GDPR要件を制約と捉えるのではなく、先進的な組織はメールガバナンスやセキュリティ向上の推進力と認識しています。
データ侵害の頻度と巧妙化が進む中、堅牢なメールセキュリティは規制要件の有無を問わず不可欠です。本ガイドで紹介したベストプラクティスを実践し、セキュアなメール通信に特化した専門ソリューションの導入も検討することで、組織は必要な情報を安心してやり取りしつつ、データ主体の保護も確実に実現できます。
コンプライアンスは一度達成すれば終わりではなく、継続的なプロセスであることを忘れないでください。メールセキュリティ対策の定期的な見直し、スタッフ研修、文書化により、進化する脅威や技術変化、規制動向に対応した保護を維持できます。この積極的な姿勢により、メールコンプライアンスの取り組みは、規制負担からデータ管理強化によるビジネス優位性へと変革します。
KiteworksはGDPR準拠でPIIを安全に保護
GDPRでは、個人データの送信時にも保護が求められます。PIIをメールで送信する場合は、エンドツーエンド暗号化、セキュアなウェブポータル、またはパスワード付き添付ファイル（パスワードは別の安全なチャネルで送付）などの強力なセキュリティ対策が必須であり、リスク低減とGDPR義務の履行に役立ちます。
Kiteworksのプライベートデータネットワークは、強力な暗号化、きめ細かなアクセス制御、包括的な監査、データ主体権利管理ツールを通じてGDPR要件に準拠したPII共有を可能にする堅牢で安全なプラットフォームを提供します。これらの機能により、組織はPIIを安全かつ完全にGDPR準拠で共有・管理できます。
Kiteworksによる安全かつGDPR準拠のPII共有の実現方法
以下は、KiteworksがGDPR要件に沿ってPIIを安全に共有するために役立つ主な機能の一部です：
- エンドツーエンド暗号化：
Kiteworksは、保存データにAES-256ビット暗号化、転送データにTLS 1.2以上を使用し、PIIが保存・転送中ともに不正アクセスから保護されるようにしています。プラットフォームはFIPS 140-3 Level 1認証暗号化モジュールを搭載し、組織が暗号鍵を単独所有できるため、データプライバシーをさらに強化します。 - きめ細かなアクセス制御と認証：
ロールベースのアクセス制御により、PIIの閲覧・ダウンロード・編集権限を制限し、不正アクセスリスクを最小化します。機密データへのアクセスには多要素認証（MFA）の適用も可能で、追加のセキュリティ層を提供します。 - 包括的な可視性と監査：
Kiteworksは、誰が・いつ・どのようにPIIにアクセス・共有したかを含む詳細な監査ログと包括的なレポート機能を提供します。これらのログはSIEMソリューションと連携可能で、フォレンジック分析やコンプライアンス検証を支援し、GDPRの説明責任要件に対応します。 - セキュアなメール・ファイル転送：
プラットフォームにはメール保護ゲートウェイ（EPG）が搭載されており、自動かつポリシーベースの暗号化でPIIを含むメールをエンドツーエンドで保護します。PIIを含むファイルやメールは、認証済み受信者のみがアクセスでき、すべてのアクセス・共有活動が記録されます。 - データ主体権利管理：
Kiteworksは、アクセス・修正・削除などのデータ主体要求を効率的に管理でき、GDPRの「忘れられる権利」に対応します。データ保持ポリシーの設定や削除活動の記録・監査も可能で、データ最小化・消去要件の遵守を確実にします。 - 導入とデータ主権：
Kiteworksは、オンプレミス、プライベート、ハイブリッド、FedRAMPクラウドなど柔軟な導入オプションを提供し、データ主権をサポートし、PIIが必要な法域内に留まるよう保証します。 - 規制認証：KiteworksはSOC 2 Type II認証を取得し、ISO 27001、27017、27018認証も保持しており、情報セキュリティとプライバシーに関する国際規格への準拠を示しています。
Kiteworksと安全なPII共有の詳細については、カスタムデモ。
GDPR準拠のPIIメール送信に関するよくある質問
GDPRはPIIのメール送信を明確に禁止しているわけではありませんが、すべての個人データ送信手段に適切なセキュリティ対策を求めています。標準の暗号化されていないメールは、ほとんどの場合これらの要件を満たしません。PIIをメール送信する際は、エンドツーエンド暗号化やセキュアなポータルなどの技術的保護策を実装し、GDPRに準拠する必要があります。
GDPRは特定のメール暗号化基準を義務付けていませんが、「リスクに応じた」適切なセキュリティを求めています。ベストプラクティスとしては、送信時のセキュリティにTLS1.2以上、添付ファイルにはAES-256暗号化、さらに機密性の高いデータにはパスワード保護や有効期限付きリンク、セキュアポータルの利用が推奨されます。セキュリティレベルはメール送信する個人データの機密度に応じて設定すべきです。
メールで個人データを適切に保護できなかった組織は、最大2,000万ユーロまたは全世界売上高の4%のいずれか高い方までGDPR罰則を受ける可能性があります。メールセキュリティ違反は通常、第32条（適切なセキュリティ対策の不履行）違反に該当します。さらに、義務的な漏洩通知や是正措置、評判損失、被害者からの民事訴訟などのコストも発生します。
はい、ただし厳格な追加保護策が必要です。EU居住者データをEU域外にメール送信する場合は、標準契約条項などの法的メカニズムの導入、移転影響評価の実施、受信者のセキュリティ対策の検証、強化されたメールセキュリティの利用が求められます。データ管理者は、処理チェーン全体で準拠した取扱いがなされるよう最終責任を負います。
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