PIIを安全にメール送信するためのベストプラクティス
ベストプラクティス・チェックリスト
メールで個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）を適切に保護することは、規制コンプライアンス（データプライバシー規制、GDPR、HIPAA、CCPAなど）への対応、コストのかかるデータ侵害の防止、顧客からの信頼向上、業務プロセスの効率化、リスクの包括的な低減など、重要なメリットをもたらします。ここで紹介する10の実践は、メールでPIIをやり取りする際の安全な取り扱いの枠組みを提供します。
1. 必要性の確認とデータ最小化
PIIをメールで送信するのは本当に必要な場合のみに限定し、特定の目的に必要最小限の情報（データ最小化）のみを含めてください。
2. エンドツーエンド暗号化の導入
PIIやその他の機密情報を傍受から守るため、標準的なメールではなく、強力なエンドツーエンド暗号化を備えたメールソリューションを利用しましょう。
3. PIIを含む添付ファイルの暗号化
PIIを含む添付ファイルには、保存時はAES-256、転送時はTLS 1.3などの強力な暗号化を適用し、パスワードは別のチャネルで送信してください。
4. 受信者の本人確認とアドレス確認
PII送信前にすべてのメールアドレスを二重に確認し、機密情報には配信リストや共有メールボックスの利用を避けましょう。また、MFTなどの多要素認証を活用し、受信者に認証を求めることで、PIIを含むメールへのアクセスを制限します。
5. データ損失防止（DLP）ツールの導入
自動化されたDLPシステムを導入し、メールチャネルを通じたPIIの不正送信を検知・防止します。
6. 必要時の明示的な同意取得
該当する規制の下で、個人のPIIをメールで送信する正当な権限があることを確認し、記録しておきましょう。
7. 堅牢な監査ログの維持
監査ログを活用し、PIIを含むメール送信の送信者、受信者、タイムスタンプ、適用されたセキュリティ対策などを記録し、規制コンプライアンスを確保します。
8. 定期的なセキュリティ意識向上トレーニングの実施
セキュリティ意識向上トレーニングを通じて、従業員にPIIメールのリスクや規制要件、安全な送信手順を教育します。
9. 明確な組織ポリシーの策定
PIIの種類ごとに承認された送信方法について、明確な手順を策定し、徹底しましょう。
10. メール以外のセキュアな代替手段の検討
可能な限り、メールではなく専用のセキュアポータルや暗号化ファイル共有プラットフォームを利用してください。これには、セキュアなファイル共有やセキュアなファイル転送、SFTP、セキュアマネージドファイル転送などのソリューションが含まれます。
PIIを安全かつコンプライアンスに準拠してメール送信する方法をさらに知る
個人識別情報（PII）をメールで送信しながら、データプライバシー規制に準拠する方法について詳しくは、PIIを安全にメール送信する方法：個人識別情報保護をご覧ください。
Kiteworksのセキュアメールについて詳しく知りたい方は、セキュアメールでビジネスコミュニケーションを守るもぜひご確認ください。