Cómo asegurar que los archivos compartidos a través de fronteras con Microsoft 365 estén cifrados

Cómo asegurar que los archivos compartidos a través de fronteras con Microsoft 365 estén cifrados

A medida que las organizaciones amplían su presencia global y adoptan el trabajo híbrido, el intercambio seguro de archivos entre países se vuelve esencial para la protección de datos confidenciales. Microsoft 365 es una potente herramienta de productividad para equipos distribuidos, pero garantizar que los archivos compartidos en este entorno estén correctamente cifrados requiere más que confiar en la configuración predeterminada, especialmente cuando los datos circulan entre países con regulaciones diferentes.

Este artículo te ofrece un enfoque paso a paso para que los líderes de TI, seguridad y cumplimiento maximicen el cifrado, reduzcan riesgos y simplifiquen el cumplimiento en Microsoft 365 para la colaboración internacional. Desde comprender los protocolos de cifrado y configurar controles avanzados hasta aprovechar funciones integradas y educar a los usuarios, aprenderás exactamente cómo mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de cada archivo, sin importar dónde o cómo se comparta.

Resumen ejecutivo

Idea principal: Configura y administra el cifrado, el etiquetado y los controles de acceso en Microsoft 365 para que los archivos permanezcan cifrados y cumplan con las normativas al compartirlos entre países.

Por qué te debe importar: Compartir archivos entre fronteras implica riesgos de soberanía de datos, privacidad y filtraciones. Implementar correctamente el cifrado y la gobernanza de datos protege la propiedad intelectual, acelera la colaboración global segura y simplifica las obligaciones de cumplimiento de datos.

Puntos clave

1. Automatiza la protección con etiquetas de confidencialidad. Configura etiquetas para aplicar cifrado y reglas de acceso que se mantengan al compartir archivos internacionalmente, lo que reduce errores manuales y garantiza protección constante en la colaboración multinacional.

2. Utiliza claves gestionadas por el cliente para la soberanía. Almacena las claves en la región con Azure Key Vault para cumplir requisitos de residencia, permitir rotación rápida de claves y mantener el control sobre el material criptográfico.

3. Refuerza los controles de uso compartido externo. Exige verificación de identidad, desactiva enlaces «Cualquiera» para datos sensibles y aplica permisos con límite de tiempo para que el acceso internacional sea restringido y auditable.

4. Aplica políticas y accesos geo-inteligentes. Usa DLP, Acceso Condicional y políticas administrativas para activar cifrado y autenticación reforzada en escenarios internacionales, ubicaciones de alto riesgo y destinatarios externos.

5. Mantén la seguridad con auditorías y formación. Revisiones periódicas y capacitación dirigida a usuarios reducen la mala clasificación, aseguran que las configuraciones sigan siendo efectivas y mantienen el cumplimiento a medida que evolucionan las regulaciones en distintas jurisdicciones.

Visión estratégica

Para empresas globales, la mejor solución para el intercambio cifrado de archivos combina facilidad de uso con seguridad de nivel empresarial, cumplimiento normativo y gobernanza centralizada.

Microsoft 365, con sus funciones de cifrado integradas y opciones avanzadas de gestión de claves, responde a estas necesidades cuando se configura y administra de forma proactiva.

Al implementar los controles adecuados y fomentar buenas prácticas, las organizaciones pueden compartir archivos de forma segura entre continentes y equipos, sin sacrificar productividad ni cumplimiento.

Aspectos internacionales como la soberanía de datos, ubicación regional de claves y controles de acceso específicos por región deben integrarse desde el inicio en la configuración y gobernanza.

Cifrado en Microsoft 365

El cifrado es la base del intercambio seguro de archivos en Microsoft 365. En este ecosistema, el cifrado protege tanto los datos en reposo (almacenados en los servidores de Microsoft) como los datos en tránsito (cuando se mueven entre usuarios o dispositivos).

Microsoft 365 utiliza el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) para los datos en reposo y TLS para los datos en tránsito, garantizando protección multinivel para archivos, chats y correos electrónicos. Estas protecciones se aplican sin importar la ubicación de los colaboradores, preservando la confidencialidad durante transferencias y accesos internacionales.

Cada archivo subido a SharePoint, OneDrive o enviado por correo en Outlook se cifra en reposo, con claves de cifrado AES 256 generadas de forma única para cada segmento del archivo. Esta compartimentación reduce el riesgo incluso si alguna clave llegara a verse comprometida.

Para organizaciones con necesidades de cumplimiento más estrictas, las claves gestionadas por el cliente (CMK) permiten almacenar y controlar las claves de cifrado en Azure Key Vault, algo fundamental para sectores regulados y para cumplir expectativas de residencia de claves en el país en escenarios internacionales.

Estándares de cifrado usados para datos en reposo y en tránsito

Microsoft 365 emplea estándares de cifrado líderes en la industria para garantizar la confidencialidad en todas las etapas:

• Datos en reposo: Los archivos están protegidos por cifrado AES 256, con claves distintas para cada segmento del archivo.

• Datos en tránsito: Los protocolos TLS/SSL cifran automáticamente archivos y comunicaciones mientras se mueven por SharePoint, OneDrive, Teams y Exchange.

AES (Estándar de Cifrado Avanzado) es un algoritmo de cifrado simétrico por bloques ampliamente considerado el estándar de oro para cifrar datos digitales a nivel mundial.

Microsoft 365 reduce aún más el riesgo utilizando Perfect Forward Secrecy, asegurando que la posible exposición de la clave de una sesión no afecte a otras, y generando claves de cifrado por archivo y por segmento.

Rol de las claves gestionadas por el cliente para mayor control

Las claves gestionadas por el cliente (CMK) permiten a las organizaciones almacenar claves criptográficas en su propio Azure Key Vault, en vez de depender únicamente de Microsoft. Este enfoque ofrece:

• Rotación y revocación de claves bajo demanda

• Cumplimiento de regulaciones como GDPR y la ley HIPAA

• Respuesta más rápida y granular ante amenazas emergentes

¿Cuándo elegir cada modelo?

Las organizaciones que gestionan datos altamente sensibles o que operan bajo marcos regulatorios estrictos se benefician especialmente de CMK, ya que permite responder de inmediato ante la exposición de una clave o cambios de política y mantener la propiedad total del material criptográfico. Para la colaboración internacional, CMK también ayuda a cumplir requisitos de residencia y soberanía de datos al ubicar las claves en la región, preservando la productividad global.

Diferencia clave: claves gestionadas por el cliente vs. claves propiedad del cliente

Mientras que CMK coloca las claves de cifrado en tu Azure Key Vault y bajo tu control administrativo, los servicios de Microsoft 365 están autorizados a usar esas claves para descifrar y procesar datos con el fin de prestar el servicio. Como resultado, Microsoft podría estar en posición de entregar contenido del cliente en respuesta a solicitudes legales, de acuerdo con sus obligaciones y políticas, a menos que revoques el acceso a las claves o apliques controles adicionales.

Claves gestionadas por el cliente (Microsoft 365): Las claves se crean y almacenan en tu Azure Key Vault, y tú controlas su rotación y revocación. Sin embargo, los servicios de Microsoft pueden usar las claves autorizadas para descifrar datos durante las operaciones, lo que significa que los datos pueden estar sujetos a solicitudes legales de acceso.

Claves propiedad del cliente (Kiteworks): Las claves nunca salen de tu control y Kiteworks no puede acceder a ellas para descifrar tu contenido. Este modelo ayuda a garantizar que el proveedor no pueda entregar datos en texto claro a terceros sin tu participación, reduciendo la exposición ante solicitudes legales y apoyando requisitos estrictos de soberanía de datos.

Aprovecha las funciones de cifrado integradas en Microsoft 365

Microsoft 365 incluye potentes capacidades de cifrado fáciles de usar que, al activarse, hacen que el intercambio seguro de archivos sea sencillo para los usuarios finales. Las etiquetas de confidencialidad y Azure Rights Management (Azure RMS) son claves en esta automatización, asegurando que el cifrado se aplique de forma constante según la clasificación del archivo y la política organizacional. Estas protecciones acompañan a los archivos al cruzar fronteras, manteniendo el control durante todo el ciclo de vida de la información.

Uso de etiquetas de confidencialidad para aplicar cifrado automático

Las etiquetas de confidencialidad son etiquetas de metadatos asignadas a archivos, correos y documentos en Microsoft 365 para clasificarlos y aplicar políticas de seguridad como cifrado y restricciones de uso compartido.

Cuando se configuran, las etiquetas de confidencialidad pueden:

• Cifrar automáticamente archivos y correos en SharePoint, OneDrive y Exchange

• Permitir el intercambio seguro con usuarios externos, especificando permisos exactos

• Activar políticas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) para cumplir regulaciones

Este enfoque basado en políticas elimina la incertidumbre manual y garantiza que los datos siempre estén protegidos según su nivel de sensibilidad.

Configuración de protecciones con Azure Rights Management

Azure Rights Management (Azure RMS) es una tecnología de protección en la nube que proporciona cifrado, identidad y controles de autorización que permanecen con los archivos y correos electrónicos en todos los dispositivos, incluso después de compartirlos externamente.

Para habilitar Azure RMS:

1. Accede al portal de cumplimiento de Microsoft Purview.

2. Activa Azure RMS para todos los usuarios o grupos de seguridad específicos.

3. Personaliza las políticas para evitar descargas, limitar impresiones o restringir el uso compartido.

4. Prueba las protecciones compartiendo archivos interna y externamente.

Azure RMS es especialmente valioso en sectores como salud y servicios financieros, donde la protección persistente debe acompañar a los archivos más allá del perímetro corporativo.

Configura los ajustes de cifrado en Microsoft 365

Configurar, monitorear y auditar el cifrado en Microsoft 365 es clave para la protección continua. Los controles centralizados aseguran cifrado de extremo a extremo (E2EE) para correos y archivos adjuntos, minimizando errores humanos y automatizando el cumplimiento.

Habilitación de cifrado de extremo a extremo para correos y archivos adjuntos

El cifrado de extremo a extremo es un proceso de seguridad que garantiza que solo las partes que se comunican puedan acceder al contenido de un mensaje o archivo, protegiéndolo contra interceptaciones en todas las etapas de transmisión.

En Microsoft 365, E2EE protege tanto el cuerpo del mensaje como los archivos adjuntos en tránsito. Para activarlo:

1. Abre el Centro de administración de Microsoft 365 y el Centro de administración de Exchange.

2. Ve a flujo de correo > reglas; crea una regla para aplicar E2EE a mensajes con etiquetas de confidencialidad o palabras clave específicas.

3. Activa E2EE para los grupos, departamentos u organización que elijas.

4. Prueba y valida la configuración enviando correos cifrados de prueba.

Esta configuración garantiza que las comunicaciones sensibles sean privadas, cumplan con las normativas y sean auditables.

Configuración de políticas de cifrado en el centro de administración de Microsoft 365

El Centro de administración de Microsoft 365 ofrece controles granulares para aplicar cifrado:

• Define reglas de activación de DLP para cifrar automáticamente archivos/correos que contengan datos sensibles.

• Personaliza políticas por grupo de usuarios o departamento, según el perfil de riesgo.

• Audita e informa sobre filtraciones o excepciones usando los paneles de cumplimiento integrados.

Lista de verificación de políticas de cifrado:

• Revisa todas las configuraciones predeterminadas de cifrado y uso compartido.

• Adapta las políticas para distintos departamentos o roles.

• Activa alertas para violaciones de políticas de cifrado o actividad inusual.

• Programa revisiones periódicas de la efectividad de las políticas y el cumplimiento.

• Agrega condiciones geo-inteligentes (ubicación, país, región) a DLP y Acceso Condicional para que el intercambio internacional aplique cifrado y controles de acceso más estrictos.

Comparte archivos de forma segura a través de canales confiables de Microsoft 365

Para garantizar que los archivos permanezcan cifrados y seguros, usa siempre las plataformas aprobadas de Microsoft 365—SharePoint, OneDrive y Teams—para el intercambio interno y externo. Estas plataformas aplican el cifrado automáticamente, soportan metadatos y coautoría, e integran controles de cumplimiento.

Uso de SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams con cifrado

• SharePoint y OneDrive: Cada archivo se cifra con claves AES únicas, almacenadas separadamente de los datos, maximizando la confidencialidad.

• Teams: TLS se utiliza por defecto para todas las transferencias de archivos y comunicaciones, asegurando que solo los destinatarios previstos accedan al contenido.

Gestión segura del uso compartido externo con verificación de identidad

Para contenido sensible, el uso compartido externo debe estar estrictamente controlado:

• Exige que los destinatarios se autentiquen con cuenta de Microsoft/Google o un código de un solo uso.

• Prohíbe el uso compartido «Cualquiera con el enlace» para datos confidenciales o regulados.

• Gestiona enlaces y permisos de forma centralizada, aprovechando DLP y etiquetas de confidencialidad para evitar exposiciones accidentales o maliciosas.

• Aplica controles más estrictos para destinatarios internacionales, incluyendo acceso con límite de tiempo, permisos mínimos y restricciones por ubicación.

Estas medidas garantizan que solo personas verificadas y autorizadas accedan a archivos cifrados y compartidos.

Implementa controles de seguridad de dispositivos y acceso

El cifrado por sí solo no basta—el acceso seguro y la conformidad de los dispositivos refuerzan la protección de archivos confidenciales. Los modelos de arquitectura de confianza cero, el cifrado de dispositivos y la autenticación multifactor (MFA) crean una defensa en capas.

El acceso de confianza cero es un modelo de seguridad que nunca confía automáticamente en usuarios o dispositivos; exige verificación de identidad y autorización continua antes de conceder acceso a cualquier recurso.

Implementación de políticas de gestión de dispositivos móviles para acceso cifrado

Las políticas de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) aseguran que solo dispositivos seguros y conformes accedan a los datos de Microsoft 365:

1. Configura MDM en Microsoft Intune o una solución similar.

2. Exige cifrado y conformidad del dispositivo antes de permitir el acceso a archivos.

3. Monitorea dispositivos en busca de actividad sospechosa y bloquea endpoints comprometidos.

MDM reduce el riesgo ante pérdida o robo de dispositivos y ayuda a prevenir filtraciones de datos no protegidos.

Aplicación de acceso de confianza cero y autenticación multifactor

Las políticas de Acceso Condicional en Microsoft Entra (Azure AD) aplican controles sólidos de identidad y acceso:

• Exige MFA para todos los usuarios que acceden a archivos cifrados.

• Aplica políticas de contraseñas robustas y límites de sesión.

• Valida la conformidad del dispositivo antes de conceder acceso.

• Incorpora condiciones de ubicación para exigir autenticación reforzada o bloquear accesos desde geografías de alto riesgo durante la colaboración internacional.

Estos controles ofrecen la garantía esencial de que solo usuarios y dispositivos de confianza acceden a contenido confidencial y cifrado.

Educa a los equipos y aplica buenas prácticas de cifrado

La tecnología por sí sola no garantiza la seguridad—la formación continua de usuarios y las auditorías regulares son esenciales para mantener la efectividad de las buenas prácticas de cifrado y el cumplimiento.

Capacitación de usuarios en protocolos de intercambio seguro y la importancia del cifrado

La formación periódica permite al personal:

• Usar correctamente las etiquetas de confidencialidad.

• Reconocer y clasificar archivos sensibles.

• Reportar actividades sospechosas de uso compartido.

Guías visuales, listas de «Haz y No hagas» e infografías breves pueden aumentar la conciencia y reducir conductas de riesgo, incluyendo la atención adicional necesaria para el intercambio internacional y las obligaciones regulatorias.

Establecimiento de auditorías y revisiones periódicas de la configuración de cifrado

Una auditoría de cifrado es un proceso estructurado en el que una organización revisa sus políticas, configuraciones y controles para confirmar que todos los archivos confidenciales compartidos estén debidamente cifrados y que los registros se mantengan correctamente.

Lista básica de verificación de auditoría:

• Revisa la configuración de uso compartido y cifrado en el centro de administración.

• Valida que las etiquetas de confidencialidad, protecciones RMS/Azure y DLP estén activas.

• Genera informes sobre cumplimiento y cualquier excepción de política.

• Atiende los hallazgos y documenta las acciones.

• Verifica la ubicación de los datos, los patrones de acceso entre regiones y el cumplimiento de los requisitos de residencia.

Las auditorías rutinarias ayudan a identificar vulnerabilidades, mantener el cumplimiento y asegurar que las políticas de cifrado sigan siendo adecuadas conforme evoluciona el negocio.

Cómo Kiteworks refuerza Microsoft 365 para potenciar el intercambio seguro de archivos internacionales

Kiteworks complementa Microsoft 365 con un complemento nativo que añade controles adicionales de seguridad, gobernanza y cumplimiento a los flujos de trabajo de Outlook, Office, SharePoint y Teams, sin afectar la productividad del usuario.

• Plugin de Microsoft Office 365 para uso compartido seguro de archivos: Los usuarios envían y reciben archivos desde Outlook y Office mientras Kiteworks reemplaza automáticamente los adjuntos por enlaces cifrados y gobernados. Las políticas de acceso, expiración, marcas de agua y DLP se aplican de forma constante, y toda la actividad se registra centralmente para respaldar auditorías internacionales. Más información: https://www.kiteworks.com/platform/simple/microsoft-office-365/

• Reducción de riesgos de phishing y malware para el ecosistema Microsoft: Delegar la entrega de archivos externos a Kiteworks reduce la exposición a enlaces falsificados con marca Microsoft y archivos adjuntos maliciosos. La verificación robusta de destinatarios, el análisis de amenazas y la entrega segura de enlaces refuerzan Microsoft 365 contra el robo de credenciales y ataques de ransomware. Más información: https://www.kiteworks.com/secure-file-sharing/microsoft-is-a-magnet-for-phishing-attacks/ | https://www.kiteworks.com/platform/simple/secure-file-sharing/

• Gobernanza centralizada, soberanía y propiedad de claves: Incluso cuando el contenido se origina en Microsoft 365, Kiteworks aplica controles geo-específicos, registros unificados y cifrado con claves propiedad del cliente para mantener a los proveedores fuera de tus datos. Esto ayuda a cumplir mandatos de residencia de datos y limita la exposición ante solicitudes legales, sin sacrificar la colaboración. Más información: https://www.kiteworks.com/platform/private-data-network/ | https://www.kiteworks.com/platform/compliance/data-sovereignty/

Al sumar estos controles adicionales mediante el plugin de Microsoft Office 365, Kiteworks ayuda a los equipos multinacionales a transferir datos con confianza a través de fronteras, sin sacrificar cumplimiento, seguridad ni productividad.

Para saber más sobre cómo Kiteworks potencia el intercambio seguro de archivos con Microsoft 365, agenda una demo personalizada hoy mismo.

Recursos adicionales

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