¿Qué es el uso compartido Seguro de archivos?

No todas las soluciones de software para uso compartido de archivos son iguales, y utilizar una opción gratuita puede exponer tu empresa a filtraciones y ataques.

¿Cómo comparto archivos de forma segura? La mejor manera de hacerlo es utilizando una opción de pago que garantice que cuentas con las funciones de seguridad adecuadas y cumples con las directrices de cumplimiento normativo. Aunque algunas opciones puedan parecer atractivas, usar software adecuado será mucho más útil para tu empresa.

¿Qué es el uso compartido seguro de archivos y por qué es importante para las empresas?

El uso compartido de archivos está en el centro de casi toda actividad en internet, y también en la mayoría de las operaciones empresariales basadas en datos. Este tipo de transferencia puede incluir desde el intercambio individual entre empleados hasta transferencias masivas de archivos para organizaciones empresariales que gestionan almacenamiento y respaldo de datos.

Sin embargo, el uso compartido seguro de archivos solo es tan seguro como su eslabón más débil. Existen varias opciones de seguridad para la comunicación, pero solo unas pocas tecnologías cumplen realmente con los requisitos de un método seguro para compartir datos.

Considera algunas de las siguientes herramientas para compartir información:

• Correo electrónico: A pesar de los avances tecnológicos, muchos usuarios siguen confiando en el correo electrónico para gestionar y compartir archivos. Sin embargo, soluciones modernas de uso compartido seguro de archivos como Kiteworks ofrecen funciones de seguridad y cumplimiento que el correo electrónico no tiene. El correo electrónico es ubicuo, fácil y pensado para compartir de forma sencilla. El problema es que muchas veces no es la opción más segura para compartir información, y desde luego no es una tecnología diseñada específicamente para ello.
• Medios extraíbles: Las memorias USB, discos duros portátiles y otros medios extraíbles siguen siendo usados para compartir información. No están protegidos y no resulta eficiente ni práctico pasar dispositivos con varias versiones del mismo archivo.
• Protocolo de transferencia de archivos: El FTP es uno de los métodos de transferencia de archivos más antiguos y utilizados a nivel mundial, principalmente porque es gratuito, viene con casi cualquier sistema operativo y transfiere datos rápidamente. Sin embargo, FTP es inherentemente inseguro, no utiliza cifrado, por lo que no es adecuado para la mayoría de aplicaciones empresariales ni estrategias de cumplimiento.
• FTP seguro: SFTP es la versión cifrada de FTP, basada en las capacidades de Secure Shell. SFTP es un estándar para transferencias seguras. Aunque no cumple muchos estándares de cumplimiento de forma predeterminada, sí emplea cifrado y puede configurarse para ello. Suele ser la base de muchas plataformas empresariales de transferencia de archivos.
• Transferencia de archivos gestionada: MFT normalmente incluye SFTP y otros protocolos, integrándolos en soluciones empresariales completas que ofrecen uso compartido en la nube, analítica, registros de auditoría, automatización, procesamiento por lotes y administración de seguridad y cumplimiento. 
• Peer-to-peer: El uso compartido de archivos P2P es un proceso complejo. La idea principal del P2P es evitar modelos cliente-servidor que pueden convertirse en cuellos de botella. P2P suele usar un modelo de intercambio distribuido, y tecnologías como BitTorrent han revolucionado el intercambio de archivos. Sin embargo, normalmente no es seguro y no es adecuado para la mayoría de aplicaciones de uso compartido de archivos empresariales .

Uso compartido seguro de archivos en la nube

El uso compartido seguro de archivos en la nube consiste en compartir archivos a través de internet garantizando su seguridad y privacidad. Este método utiliza plataformas en la nube para proporcionar acceso autorizado a los archivos, asegurando que permanezcan protegidos. Los archivos se suben a una plataforma o servidor en la nube y se comparten con personas o grupos específicos con acceso autorizado.

El uso compartido seguro de archivos en la nube ofrece varios beneficios, entre ellos:

• Accesibilidad: Los archivos pueden accederse desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya conexión a internet.
• Colaboración sencilla: Varias personas pueden acceder al mismo archivo o carpeta, facilitando la colaboración y haciéndola más eficiente.
• Seguridad: El uso compartido de archivos en la nube ofrece diversas funciones de seguridad, como cifrado y autenticación, para garantizar que los archivos permanezcan protegidos.
• Rentabilidad: Las empresas pueden ahorrar dinero usando el uso compartido de archivos en la nube en lugar de invertir en servidores locales costosos.

Las plataformas populares de uso compartido seguro de archivos en la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive y Box.

¿Por qué usar el uso compartido seguro de archivos?

Ya sea en la nube o en las instalaciones de la empresa, es fundamental—de hecho, crítico—que las empresas utilicen una solución de uso compartido seguro de archivos en lugar de una aplicación gratuita de uso compartido para consumidores. Aquí tienes algunas razones por las que deberías optar por una solución segura:

1. Protege contenido confidencial: El uso compartido seguro de archivos protege el contenido confidencial, como información personal identificable y de salud protegida (PII/PHI), registros financieros, datos de clientes y propiedad intelectual (IP), evitando que personas no autorizadas accedan a ellos.
2. Cumple con las regulaciones: Muchos sectores, como salud, manufactura y finanzas, deben cumplir regulaciones y estándares de privacidad de datos que exigen que ciertos tipos de información se compartan (y almacenen) de forma segura. Ejemplos de cumplimiento normativo incluyen el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA), la Ley Federal de Gestión de Seguridad de la Información (FISMA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA). No cumplir con estas regulaciones puede resultar en fuertes multas y litigios.
3. Previene filtraciones de datos: Cuando los archivos se comparten de forma insegura, pueden ser interceptados por hackers o personas no autorizadas, lo que puede provocar filtraciones de datos y robo de identidad.
4. Garantiza la integridad de los datos: Los métodos seguros de uso compartido de archivos aseguran que los datos compartidos sean precisos y que no hayan sido alterados ni dañados durante la transferencia.
5. Mejora la colaboración: El uso compartido seguro de archivos permite a los equipos colaborar y compartir información de forma más eficaz, sabiendo que sus datos confidenciales están protegidos.

Uso compartido seguro de archivos vs. uso compartido gratuito: comparación de funciones y capacidades

Una solución de uso compartido seguro de archivos como Kiteworks ofrece seguridad de nivel empresarial, cumplimiento, flexibilidad de implementación y gobernanza avanzada, ideal para sectores regulados. En cambio, una solución gratuita como Dropbox es segura para compartir y colaborar de forma básica, pero carece de profundidad en cumplimiento, auditoría y opciones de implementación. La siguiente tabla muestra las diferencias clave:

Función/Capacidad	Kiteworks Uso Compartido Seguro de Archivos	Dropbox Uso Compartido Seguro de Archivos Gratuito
Cifrado	AES-256 en reposo, TLS 1.2 fuerte en tránsito, soporta E2EE	AES-256 en reposo, SSL/TLS en tránsito, carpetas E2EE disponibles
Cumplimiento y gobernanza	Soporta HIPAA, RGPD, CMMC, NIST CSF, GxP; auditoría avanzada	RGPD, soporte básico de HIPAA para equipos, registros de auditoría básicos
Autenticación de usuarios	SSO, autenticación multifactor (MFA), permisos basados en roles	Autenticación de dos factores, permisos básicos basados en roles
Opciones de implementación	En las instalaciones, nube privada, híbrido, FedRAMP	Solo en la nube
Límite de tamaño de archivo	Archivos grandes, limitado por política o infraestructura	2 GB por transferencia (gratis), hasta 250 GB (pago)
Monitoreo de actividad y auditoría	Panel CISO en tiempo real e histórico, integración SIEM	Registros básicos de acceso a archivos, notificaciones, sin integración SIEM
Funciones de colaboración	Coautoría (MS Office), salas de datos virtuales, transferencia de archivos gestionada, SFTP	Sincronización en tiempo real, comentarios, carpetas compartidas, uso compartido en grupo
Controles de acceso	Granulares, basados en políticas, expiración, contraseña, controles externos	Protección por contraseña, expiración de enlaces, permisos granulares por carpeta
Integraciones con terceros	Conecta con ECMs (Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, etc.)	Se integra con algunas apps; integración ECM limitada
Público objetivo	Empresas, sectores regulados, necesidades de alta seguridad	Individuos, equipos pequeños, uso general

¿Qué debo buscar en una solución de uso compartido seguro de archivos?

No todas las soluciones son iguales. Aunque el uso compartido para consumidores puede ser relativamente sencillo, los usuarios empresariales y las organizaciones deben considerar algunos criterios esenciales:

• Seguridad y cumplimiento: Las empresas suelen operar en un entorno donde la seguridad y el cumplimiento son prioritarios. Una solución de uso compartido seguro de archivos adecuada debe incluir los niveles correctos de cifrado y seguridad en el servidor, protección de la privacidad, seguimiento, controles, auditoría, informes y más.
• Límites de uso compartido: Intercambiar documentos es una cosa. Pero en muchos casos, los usuarios necesitan compartir archivos multimedia como videos, imágenes de TAC y resonancias, o archivos CAD. Esto sin contar las transferencias por lotes que puedan requerir. Para muchas industrias, las transferencias de archivos grandes son parte de la operación diaria.
• Transferencia avanzada de archivos: Una buena solución puede incluir varias formas de transferir archivos: interfaces fáciles de usar, transferencias SFTP por lotes, transferencias MFT automatizadas, etc.
• Registro de auditoría: Junto con el cumplimiento y la seguridad, los registros de auditoría son muy útiles, e incluso necesarios. Los sistemas adecuados deben registrar eventos del sistema y de los usuarios, proporcionar análisis forense en caso de fallo o filtración, y crear una trazabilidad para cumplimiento.
• Analítica de seguridad y negocio: Las soluciones más avanzadas incluyen paneles y analítica para que los CISOs gestionen la seguridad y el cumplimiento, y permitan a los responsables de datos mejorar prácticas y tecnologías para un mejor rendimiento.
• Gestión de eventos e información de seguridad: Una forma avanzada de registro y monitoreo de eventos, SIEM es una herramienta de seguridad potente exigida por muchos marcos de cumplimiento. Aunque no siempre es imprescindible, contar con SIEM integrado o integración con SIEM es clave para la gobernanza de seguridad y cumplimiento, así como para una respuesta rápida ante incidentes.
• Uso compartido móvil: Una solución fiable y flexible debe ofrecer varias opciones para gestionar y compartir datos, incluyendo sincronización local y uso compartido seguro de archivos móviles mediante apps dedicadas.

10 consejos para el uso compartido seguro de archivos en empresas

El uso compartido seguro de archivos es una prioridad crítica para empresas de todos los tamaños. Con el aumento de las amenazas cibernéticas, Kiteworks ofrece una solución líder para proteger la información confidencial de tu organización, garantizando tranquilidad y eficiencia operativa. Aquí tienes 10 consejos esenciales para el uso compartido seguro de archivos, que cubren temas como cifrado, control de acceso y formación de empleados.

1. Utiliza un servicio seguro de uso compartido de archivos: Usa un servicio seguro y de confianza que cuente con protocolos de cifrado sólidos para proteger tus datos.
2. Limita el acceso: Restringe el acceso a los archivos solo a quienes lo necesiten. Establece permisos y credenciales para que solo el personal autorizado acceda a los archivos.
3. Configura la autenticación multifactor: Usa la autenticación multifactor (MFA) para asegurarte de que quien accede a los archivos tenga las credenciales correctas y medidas de seguridad adicionales.
4. Cifra los archivos antes de compartirlos: Utiliza herramientas de cifrado para cifrar los archivos antes de compartirlos y evitar accesos no autorizados.
5. Utiliza un sistema de correo electrónico seguro: Usa un correo electrónico seguro que cifre mensajes y adjuntos, dificultando que los ciberatacantes intercepten y roben información confidencial.
6. Forma a los empleados: Los programas de formación en concienciación de seguridad destacan la importancia de las buenas prácticas y los riesgos del uso compartido de archivos. Deben saber cómo manejar información confidencial y cómo usar herramientas de cifrado.
7. Actualiza regularmente la configuración de seguridad: Actualiza tus ajustes de seguridad para que los archivos permanezcan protegidos. Esto incluye cambiar contraseñas, revocar accesos de exempleados y mantener el software y sistemas actualizados con los últimos parches de seguridad.
8. Monitorea el acceso y uso: Supervisa quién accede a tus archivos y cómo se utilizan. Así puedes prevenir accesos no autorizados e identificar actividades sospechosas.
9. Utiliza contraseñas robustas: Usa contraseñas seguras y exige a los empleados que también lo hagan para acceder a los archivos. Así evitas que los hackers adivinen contraseñas y accedan a información confidencial.
10. Haz copias de seguridad de tus archivos: Realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos en caso de filtración o cualquier otro problema. Esto también te permite recuperarte rápidamente ante incidentes.

¿Debo elegir una solución gratuita de uso compartido de archivos?

La respuesta corta es no. Aunque existen soluciones gratuitas, suelen carecer de las funciones de seguridad y cumplimiento robustas que las empresas necesitan. Kiteworks ofrece una solución integral y segura, diseñada para cubrir las necesidades de las empresas, garantizando la protección de datos y el cumplimiento normativo.

También existen plataformas de código abierto, pero suelen requerir que la organización instale, mantenga y actualice el software. La mayoría de las soluciones seguras de transferencia de archivos, especialmente las basadas en la nube, se encargan de estas tareas complejas.

Kiteworks es tu mejor opción para el uso compartido seguro de archivos

El uso compartido de archivos es una de las actividades más fundamentales para cualquier empresa. Contar con una solución segura, conforme y potente proporciona a las organizaciones las herramientas necesarias para trabajar de forma segura, eficiente y eficaz, sin sacrificar sus flujos de trabajo ni sus políticas de gobernanza de datos.

La solución de uso compartido seguro de archivos de Kiteworks ofrece seguridad y cumplimiento sin igual, permitiendo a las organizaciones colaborar con terceros a través de canales seguros como salas de datos virtuales seguras, MFT segura y Kiteworks SFTP. Con Kiteworks, las empresas aseguran la integridad y protección de los datos mientras mantienen flujos de trabajo eficientes. Al aprovechar una base común de uso compartido seguro de archivos con un solo conjunto de controles, políticas de gobernanza, gestión de usuarios y conectividad a fuentes de datos, las organizaciones pueden reducir riesgos y costes. Las capacidades principales incluyen coautoría con integración fluida con Microsoft Office, colaboración con cualquier usuario en cualquier parte del mundo, integración del correo electrónico con carpetas compartidas y mucho más.

La Red de Contenido Privado de Kiteworks proporciona a las organizaciones sólidas capacidades de uso compartido seguro de archivos con gobernanza, cumplimiento y protección integral. Solicita una programa una demostración personalizada hoy mismo para saber más.

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