¿Qué es una filtración HIPAA y qué debes hacer si ocurre una?

Tu organización ha tenido una filtración de HIPAA—¿y ahora qué haces? ¿A quién debes notificar y qué debes decirles? ¿Estás sujeto a sanciones?

Te explicamos esto y mucho más a continuación.

¿Qué es una filtración de HIPAA?

Una filtración de HIPAA es “un uso o divulgación no permitidos bajo la Regla de Privacidad que comprometen la seguridad o privacidad de la información de salud protegida”. Esto significa que si alguien accede ilegalmente a los datos de un paciente—aunque sea por accidente—eso es una filtración.

En cuanto a protección, los datos de salud cuentan con algunos de los requisitos de seguridad más estrictos y restrictivos en EE. UU. Hay una buena razón para ello: los datos médicos se consideran completamente confidenciales para la persona involucrada, de manera que nunca deberían compartirse fuera de la relación entre paciente y su médico, proveedor de salud o aseguradora.

Como las organizaciones de salud utilizan principalmente métodos electrónicos para almacenar y transmitir registros de pacientes, HIPAA ha establecido varias capas de regulaciones y controles sobre los medios digitales, incluyendo transmisión en red, almacenamiento en bases de datos y dispositivos móviles como tablets y portátiles. Si los datos médicos se ven comprometidos, accedidos o robados de cualquier forma, en cualquiera de estos lugares y por cualquier periodo de tiempo, se considerará una filtración de HIPAA que requerirá respuestas y reportes específicos.

En 2013, la Regla Omnibus de HIPAA modificó el significado legal de “filtración” y extendió la responsabilidad legal de estas filtraciones a los “socios comerciales” (contratistas y empresas externas que trabajan en el sector salud junto a los proveedores).

Categorías de tipos de filtraciones de HIPAA

Proteger la información de salud de los pacientes (PHI) requiere vigilancia constante, especialmente ante amenazas en evolución y errores humanos. Las violaciones de HIPAA pueden originarse por diversas causas—desde eliminación descuidada hasta ciberataques sofisticados. A continuación, algunos de los tipos de filtraciones de HIPAA más frecuentes:

• Acceso o divulgación no autorizados: Ocurre cuando la PHI es accedida o divulgada por personas sin la debida autorización o por motivos no permitidos por la Regla de Privacidad. Ejemplo: Un empleado revisa los registros médicos de un paciente famoso por curiosidad, sin motivo relacionado con el tratamiento. Este tipo de filtración de HIPAA resalta la importancia de los controles de acceso basados en roles.
• Eliminación inadecuada: No eliminar de forma segura la PHI física o electrónica, lo que puede llevar a accesos no autorizados. Ejemplo: Tirar registros en papel con nombres y diagnósticos de pacientes en la basura común en vez de triturarlos, permitiendo que personas buscando en la basura puedan recuperar información confidencial.
• Hackeo/incidente de TI: Acceso no autorizado a sistemas que contienen PHI electrónica (ePHI) debido a ciberataques externos como malware, ransomware o phishing. Ejemplo: La red de un hospital es comprometida por ransomware, cifrando datos de pacientes y posiblemente exfiltrándolos, lo que resulta en una filtración de datos de HIPAA significativa.
• Pérdida o robo de dispositivos: Pérdida o robo de dispositivos no cifrados (portátiles, smartphones, USB) que almacenan ePHI. Ejemplo: El portátil sin cifrar de un médico con archivos de pacientes es robado de su coche, exponiendo la ePHI almacenada.
• Fallas de terceros (socios comerciales): Filtraciones que ocurren en una organización socia comercial que maneja PHI en nombre de una entidad cubierta. Ejemplo: Una empresa de facturación contratada por una clínica sufre una filtración en su servidor, exponiendo información financiera y de salud de los pacientes de la clínica. La entidad cubierta puede ser responsable por el incumplimiento del socio comercial.

Filtración de PHI: definición y ejemplos reales

¿Qué es exactamente una filtración de PHI? Una filtración de PHI es un uso o divulgación no permitidos bajo la Regla de Privacidad de HIPAA que compromete la seguridad o privacidad de la información de salud protegida (PHI).

Una filtración de PHI ocurre cuando estos datos confidenciales son accedidos, usados o divulgados de manera no permitida por HIPAA, creando un riesgo significativo de daño financiero, reputacional u otro para la persona afectada.

A diferencia de filtraciones generales de datos que pueden involucrar información no sensible, una filtración de privacidad HIPAA involucra específicamente datos de salud vinculados a una persona. Por ejemplo, enviar accidentalmente la lista de diagnósticos de un paciente al destinatario equivocado, una enfermera hablando sobre la condición de un paciente en una cafetería pública donde puede ser escuchada, o un ciberataque que expone miles de registros de pacientes con nombres, números de seguro social e historiales médicos, son ejemplos de filtraciones de PHI.

Las consecuencias de una filtración de PHI pueden ser graves, provocando robo de identidad o fraude para los pacientes, así como multas significativas, planes de acción correctiva y daño reputacional para los proveedores o entidades cubiertas involucradas en la filtración de datos HIPAA.

¿Cuál es la diferencia entre una violación de HIPAA y una filtración de HIPAA?

Una violación de HIPAA es un uso o divulgación no permitidos de información de salud protegida (PHI) que es menos grave que una filtración. Una violación de HIPAA puede o no conllevar una sanción económica u otras medidas, mientras que una filtración es una violación grave de las reglas de HIPAA que puede resultar en sanciones, multas y otras acciones correctivas. Una violación de HIPAA puede implicar el uso inapropiado o la divulgación de PHI dentro de una organización, como cuando un empleado divulga la PHI de un paciente u otra información relacionada sin autorización.

Por el contrario, una filtración de HIPAA generalmente implica la divulgación no autorizada de PHI a una persona o entidad no autorizada, o el acceso por parte de una persona o entidad no autorizada a la PHI. Una filtración también puede incluir la pérdida de PHI no asegurada, como en el caso de acceso físico o electrónico no autorizado.

¿Se considera un ataque de ransomware una filtración de HIPAA?

Sí, un ataque de ransomware se considera una filtración de HIPAA y activa los requisitos de notificación de HIPAA. HIPAA exige que las entidades cubiertas y sus socios comerciales notifiquen a las personas y al Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) sobre cualquier filtración de información de salud protegida (PHI) no asegurada.

Filtración de seguridad HIPAA vs. incidente de seguridad: diferencias clave

Según la Regla de Seguridad de HIPAA, un incidente de seguridad se define ampliamente como el intento o acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizados de información, o interferencia con las operaciones del sistema en un sistema de información. Esta definición es bastante amplia e incluye eventos como escaneos de puertos, pings y fallos de inicio de sesión, que no necesariamente comprometen la PHI.

En cambio, una filtración de HIPAA, como se definió anteriormente, implica específicamente un uso o divulgación no permitidos de PHI que compromete su seguridad o privacidad.

La diferencia clave radica en el resultado y el nivel de riesgo: muchos incidentes de seguridad pueden ocurrir a diario sin resultar en una filtración porque la PHI no se ve comprometida. Sin embargo, toda filtración suele comenzar como un incidente de seguridad.

Las organizaciones deben documentar todos los incidentes de seguridad y sus resultados, independientemente de si escalan a una filtración. Si un incidente de seguridad lleva a determinar que la PHI fue usada o divulgada de manera no permitida (presentando más que una baja probabilidad de compromiso), cruza el umbral y se convierte en una filtración de HIPAA que debe reportarse, activando requisitos específicos de notificación bajo la Regla de Notificación de Filtraciones. Incidentes simples pueden requerir solo documentación y remediación interna, mientras que una filtración confirmada requiere notificaciones externas y acciones correctivas más significativas.

¿Por qué hay muchas más filtraciones de datos en el sector salud que en otros sectores?

Existen varios factores que contribuyen al alto número de filtraciones de datos en el sector salud. Una de las principales razones es que las organizaciones de salud suelen almacenar más datos personales sensibles—como historiales médicos, información de seguros y datos de pago—que otras industrias. Estos datos tienen un alto valor en la dark web, ya que pueden usarse para robo de identidad y fraude de seguros.

En segundo lugar, esta PHI sensible se almacena en múltiples sistemas, no solo en computadoras y servidores, sino en una gran cantidad de dispositivos médicos y dispositivos portátiles. Estos dispositivos están diseñados principalmente para la funcionalidad; la seguridad rara vez es una prioridad. Además, son fáciles de extraviar y aún más fáciles de explotar. La seguridad de los dispositivos médicos es, de hecho, un problema serio de administración de riesgos.

¿Qué es la Regla de Privacidad de HIPAA?

Más específicamente, las filtraciones de HIPAA se rigen por la Regla de Privacidad, que es una de las tres reglas principales del cumplimiento de HIPAA:

1. La Regla de Privacidad. Esta regla establece los fundamentos para la privacidad de la Información de Salud Personal Electrónica (ePHI), incluyendo la definición de lo que es ePHI. También define hasta qué punto la información del paciente debe permanecer privada más allá de la seguridad, en cuanto a cómo se transmite y comparte, y quién es responsable de gobernar esa privacidad.
2. La Regla de Seguridad. Define métodos y medidas para proteger la ePHI mediante almacenamiento, transmisión y acceso. Incluye definiciones para aspectos de seguridad de datos como el cifrado HIPAA, administración de riesgos y reportes.
3. La Regla de Notificación de Filtraciones. Esta parte regula los requisitos para las organizaciones cuando ocurre una filtración de seguridad. Incluye pautas sobre cuándo, cómo y con qué frecuencia notificar a los afectados por filtraciones en sistemas de salud.

La Regla de Privacidad es la base de las demás reglas porque literalmente define qué datos se consideran personales y protegidos. Establece los estándares de protección, lo que se exige a las organizaciones que manejan ePHI y cuándo y cómo puede divulgarse esa ePHI, si es que puede hacerse.

Resumen de la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA

La Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA se centra en la protección de la PHI de los pacientes. Esta regla establece los requisitos y procedimientos que las entidades cubiertas y sus socios comerciales deben seguir en caso de acceso no autorizado a la PHI. El objetivo de la Regla de Notificación de Filtraciones es asegurar la notificación oportuna a las personas afectadas, al Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) y, en algunos casos, a los medios de comunicación. En última instancia, la regla busca minimizar el daño potencial de una filtración y prevenir futuras filtraciones.

Según la Regla de Notificación de Filtraciones, las entidades cubiertas deben notificar a las personas afectadas sin demora injustificada y, en ningún caso, después de 60 días tras el descubrimiento de la filtración. La notificación debe incluir una descripción de la filtración, los tipos de PHI involucrados, los pasos que las personas deben tomar para protegerse y las acciones que la organización está tomando para minimizar el impacto y prevenir recurrencias. Si la filtración afecta a 500 o más personas, la entidad cubierta debe notificar al HHS simultáneamente y, en ocasiones, alertar a los medios. Para filtraciones que afectan a menos de 500 personas, la entidad cubierta debe mantener un registro y enviarlo al HHS anualmente.

Cumplir con la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA garantiza transparencia, respuesta oportuna y esfuerzos de remediación, ayudando a restaurar la confianza entre pacientes y proveedores de salud, y manteniendo la integridad y confidencialidad de la información de salud sensible.

Elementos requeridos en una carta de notificación de filtración

Cuando ocurre una filtración de HIPAA, las entidades cubiertas y los socios comerciales están legalmente obligados a notificar a las personas afectadas. Estas notificaciones deben seguir estrictos requisitos de contenido establecidos por el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de EE. UU. A continuación, los elementos esenciales que deben incluirse para garantizar transparencia, responsabilidad y orientación clara para los afectados:

• Descripción breve de la filtración: Incluye la fecha de la filtración y la fecha de su descubrimiento.
• Tipos de PHI involucrados: Especifica las categorías de PHI no asegurada que fueron accedidas o divulgadas (por ejemplo, nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social, número de expediente médico, diagnóstico, información de tratamiento, información de seguro de salud).
• Pasos que deben tomar las personas: Recomienda acciones que las personas pueden tomar para protegerse de posibles daños derivados de la filtración (por ejemplo, monitorear estados de cuenta, revisar informes de crédito, colocar alertas de fraude).
• Esfuerzos de mitigación de la organización: Describe brevemente lo que la entidad cubierta o el socio comercial está haciendo para investigar la filtración, minimizar pérdidas y proteger contra futuras filtraciones (por ejemplo, implementar medidas de seguridad mejoradas, ofrecer servicios de protección contra robo de identidad si corresponde).
• Información de contacto: Proporciona procedimientos de contacto para que las personas hagan preguntas u obtengan información adicional, incluyendo un número telefónico gratuito, correo electrónico, sitio web o dirección postal.
• Requisito de claridad: El HHS exige que todas las notificaciones de filtraciones estén redactadas en lenguaje sencillo para que las personas afectadas puedan entender fácilmente la información proporcionada.

Sanciones por incumplimiento de la Regla de Notificación de Filtraciones

No cumplir con la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA puede resultar en sanciones significativas impuestas por la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS.

Estas sanciones se dividen en niveles según el grado de culpabilidad asociado a la violación de HIPAA:

• Nivel 1 aplica a violaciones donde la entidad no sabía y no podía razonablemente haber sabido sobre la filtración (de $137 a $34,464 por violación, hasta $68,928 anuales).
• Nivel 2 cubre violaciones por causa razonable, no por negligencia intencional (de $1,379 a $68,928 por violación, hasta $206,781 anuales).
• Nivel 3 implica negligencia intencional corregida dentro de 30 días (de $13,785 a $68,928 por violación, hasta $1,378,550 anuales).
• Nivel 4 representa negligencia intencional no corregida dentro de 30 días (mínimo $68,928 por violación, hasta $2,067,813 anuales).

Estas cantidades se ajustan periódicamente por inflación. Factores agravantes, como la duración del incumplimiento, el número de personas afectadas, la naturaleza de la PHI involucrada y antecedentes de violaciones previas, pueden llevar a sanciones más altas dentro de un nivel. Reincidencias o evidencia clara de negligencia intencional suelen resultar en las multas más severas y planes de acción correctiva obligatorios.

Leyes estatales de notificación de filtraciones vs. requisitos de HIPAA

Si bien HIPAA establece una base federal para la notificación de filtraciones, las organizaciones deben saber que muchos estados tienen sus propias leyes de notificación de filtraciones de datos que pueden ser más estrictas o tener requisitos diferentes.

Estas leyes estatales pueden imponer plazos de notificación más cortos que el límite de 60 días de HIPAA, exigir notificación a los fiscales generales estatales u otras agencias estatales además del HHS y las personas afectadas, o definir “información personal” de manera más amplia que HIPAA define la PHI.

Por ejemplo, la ley de notificación de filtraciones de California (parte de la Ley de Privacidad del Consumidor de California – CCPA/CPRA) tiene requisitos específicos sobre el contenido y el tiempo de las notificaciones y se aplica a una gama más amplia de información personal.

De igual forma, Massachusetts tiene regulaciones estrictas de seguridad de datos (201 CMR 17.00) que incluyen requisitos de notificación rápida. Las entidades cubiertas y socios comerciales que operan en varios estados deben navegar este entorno complejo y asegurar el cumplimiento tanto con HIPAA como con todas las leyes estatales aplicables, normalmente adhiriéndose al requisito más estricto para garantizar el cumplimiento total.

Armonizar estas obligaciones suele requerir una revisión legal cuidadosa y un sólido plan de respuesta a incidentes.

Línea de tiempo para notificar a las personas sobre filtraciones de PHI

Bajo la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA, las entidades cubiertas deben notificar a las personas afectadas tras el descubrimiento de una filtración de PHI no asegurada sin demora injustificada y, en ningún caso, después de 60 días calendario desde el descubrimiento de la filtración de HIPAA.

El descubrimiento ocurre cuando la entidad sabe, o razonablemente debería haber sabido, sobre la filtración. Aunque 60 días es el límite máximo, la guía del HHS enfatiza que la notificación debe ocurrir mucho antes cuando sea posible.

La mejor práctica implica un proceso interno ágil: contener inmediatamente la filtración al descubrirla, realizar una evaluación de riesgos rápidamente (normalmente en días, no semanas) para determinar si se requiere notificación (es decir, evaluar la probabilidad de que la PHI haya sido comprometida), redactar la carta de notificación asegurando que incluya todos los elementos requeridos y enviar los avisos por correo de primera clase (o correo electrónico si la persona ha dado su consentimiento).

Retrasar la notificación hasta el límite de 60 días sin una razón válida (como necesitar tiempo para una investigación policial o para recopilar información de contacto precisa) se considera injustificado y podría ser una violación en sí misma.

Fechas de vigencia de los requisitos de notificación de filtraciones

Los requisitos principales para notificar a las personas y al HHS sobre una filtración de HIPAA fueron establecidos por la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Economía y la Salud (HITECH), promulgada como parte de la Ley de Recuperación y Reinversión de EE. UU. de 2009.

La Ley HITECH introdujo la Regla formal de Notificación de Filtraciones de HIPAA. Una regla final provisional detallando estos requisitos se emitió el 24 de agosto de 2009 y entró en vigor el 23 de septiembre de 2009. Sin embargo, la regla fue actualizada significativamente por la Regla Omnibus Final de HIPAA, publicada el 25 de enero de 2013.

Esta Regla Omnibus finalizó las modificaciones de HITECH, fortaleciendo notablemente la definición de filtración (adoptando la presunción de que cualquier uso/divulgación no permitidos es una filtración a menos que se demuestre una baja probabilidad de compromiso) y extendiendo la responsabilidad directa de cumplimiento, incluyendo la notificación de filtraciones, a los socios comerciales.

La fecha de cumplimiento para la mayoría de las disposiciones de la Regla Omnibus, incluyendo los requisitos actualizados de notificación de filtraciones, fue el 23 de septiembre de 2013. Las organizaciones debían cumplir completamente con estos requisitos finalizados para esa fecha.

¿Cuándo y cómo debes reportar una filtración de HIPAA?

La Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA define una filtración como una divulgación no permitida de ePHI. Cualquier divulgación no autorizada o no permitida se considera una filtración a menos que la organización afectada pueda demostrar que el acceso ilegal no comprometió datos de salud confidenciales.

Según la regla, la organización afectada debe notificar por escrito o correo electrónico a las personas afectadas sobre los datos comprometidos, y debe hacerlo dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento del acceso ilegal. La carta debe incluir la siguiente información:

1. Una descripción de la filtración de HIPAA.
2. Los tipos de datos comprometidos.
3. Esfuerzos de mitigación realizados por la organización.
4. Los pasos que debe tomar el paciente para protegerse o proteger sus datos.
5. Información opcional para protección de crédito, incluyendo recursos para revisar y monitorear su crédito o colocar una alerta de fraude en su informe de crédito.

Si la organización no puede contactar razonablemente a 10 o más personas afectadas (debido a información desactualizada), también debe colocar un aviso en su sitio web durante al menos 90 días después del descubrimiento de la filtración. Si hay 10 o menos personas, la organización afectada puede usar llamadas telefónicas u otros avisos escritos.

Si la filtración de HIPAA afecta a más de 500 personas, la organización debe proporcionar información adicional a los principales medios de comunicación dentro del estado correspondiente.

Finalmente, todas las organizaciones afectadas deben informar al Secretario de Salud por escrito o a través de un formulario en línea.

En la mayoría de los casos, se debe reportar una filtración. La excepción es si la organización afectada puede demostrar que existe una baja probabilidad de que los hackers hayan accedido o almacenado ePHI, realizando una evaluación de riesgos basada en los siguientes factores:

1. Los tipos de ePHI afectados.
2. El tipo de filtración y las credenciales usadas para acceder.
3. Si realmente se visualizó (o no) la información.
4. El grado en que se ha reducido el riesgo de uso o robo de la ePHI.

Es decir, si una organización de salud puede demostrar que una filtración de datos no expuso información debido a la falta de credenciales o a una combinación de factores que harían imposible que fuera robada o vista, entonces puede omitir la notificación a los afectados. Esto puede verse en algunos errores como:

1. Un empleado accede accidentalmente a información de pacientes como parte de su trabajo.
2. Dos personas autorizadas exponen datos entre sí en la misma o diferente organización.
3. La información comprometida probablemente no se guardará fuera de sistemas seguros.

¿Qué sucede después de notificar una filtración de datos de HIPAA al HHS?

Una vez que una entidad cubierta o un socio comercial ha notificado al HHS sobre una filtración de datos, se toman varios pasos para asegurar que la filtración sea abordada adecuadamente y que se implementen todas las acciones necesarias para prevenir futuras incidencias. Es fundamental que las organizaciones comprendan el proceso tras una notificación de filtración. El proceso incluye prepararse para posibles investigaciones, esfuerzos de remediación y sanciones.

Al recibir la notificación de la filtración, la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS revisa la información enviada y puede iniciar una investigación para evaluar las circunstancias de la filtración. El objetivo principal de la investigación es determinar si hubo violaciones de las Reglas de Privacidad, Seguridad o Notificación de Filtraciones de HIPAA. La OCR puede solicitar información o documentación adicional a la entidad cubierta o socio comercial y realizar visitas si es necesario.

Si la OCR identifica una violación de HIPAA, la entidad cubierta o el socio comercial puede enfrentar sanciones, incluyendo multas económicas, planes de acción correctiva y, en algunos casos, un acuerdo de resolución. La gravedad de las sanciones depende de factores como el alcance de la filtración, el nivel de negligencia y el historial de cumplimiento de la organización. La organización debe cooperar plenamente con la OCR durante la investigación y demostrar esfuerzos para remediar cualquier problema identificado.

Durante este tiempo, la organización también debe enfocarse en fortalecer sus prácticas de privacidad y seguridad, abordar vulnerabilidades e implementar medidas correctivas para evitar futuras filtraciones. Al mejorar su cumplimiento de HIPAA, las organizaciones pueden reducir posibles sanciones y proteger mejor la información de salud de sus pacientes.

¿Dónde debes reportar violaciones de HIPAA si eres víctima de una filtración de datos?

Si sospechas que eres víctima de una filtración de datos que involucra tu PHI y crees que ha habido una violación de HIPAA, es esencial actuar y reportar el incidente. Reportar violaciones de HIPAA ayuda a asegurar que los responsables rindan cuentas y que se tomen medidas para evitar filtraciones similares en el futuro.

El primer paso para reportar una violación de HIPAA es contactar a la entidad cubierta, como el proveedor de salud o la aseguradora responsable de tu PHI. Infórmales sobre la posible filtración y solicita una investigación. Ellos están obligados a investigar, tomar medidas correctivas y notificar a las personas afectadas según la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA.

Si no estás satisfecho con la respuesta de la entidad cubierta o crees que no están actuando adecuadamente, puedes presentar una queja ante la OCR del HHS.

Como recordatorio, la OCR es responsable de hacer cumplir las regulaciones de HIPAA e investigar posibles violaciones. Puedes presentar una queja en línea a través del sitio web de la OCR o por correo, fax o correo electrónico. Es importante presentar la queja dentro de los 180 días desde que supiste de la posible violación, aunque la OCR puede conceder una extensión en ciertas circunstancias.

Al reportar violaciones de HIPAA, juegas un papel clave en mantener la privacidad y seguridad de tu PHI y la de otros pacientes, asegurando que las organizaciones de salud cumplan con sus responsabilidades bajo HIPAA.

¿Qué pasa si violas HIPAA accidentalmente?

No todas las violaciones de seguridad de HIPAA se deben a negligencia intencional. Con requisitos tan complejos y posibles vectores de ataque, es comprensible que una organización omita accidentalmente requisitos de cumplimiento de HIPAA. Los médicos, por ejemplo, pueden enviarse mensajes entre sí que contienen ePHI para agilizar un tratamiento de emergencia. En estos casos, los sistemas seguros pueden minimizar las consecuencias de la divulgación sin comprometer la capacidad de actuar rápidamente.

Principalmente, hay varias formas de violar HIPAA accidentalmente:

1. Evasión intencional: Como cuando un médico comparte información fuera de canales conformes para agilizar un tratamiento de emergencia.
2. Exposición accidental: Divulgación realizada sin intención.
3. Divulgación intencional: Ya sea por robo o hackeo. Suele ocurrir por alguien dentro de la organización.

Si tú o tu organización de salud violan HIPAA accidentalmente, debes reportarlo dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento de la violación. Cuanto antes envíes la notificación, mejor, para evitar consecuencias por la pérdida de datos.

Después de la violación accidental, cumple con cualquier requisito de violación de HIPAA que tu organización deba cumplir (reportes, notificaciones, etc.). Puede que, si el acceso a los datos fue no intencional, los requisitos de cumplimiento sean relativamente menores.

Si la violación accidental fue alguno de los ejemplos anteriores (acceso interno de buena fe, entre dos personas autorizadas, o hay evidencia de que los datos no se retendrán fuera de la organización), entonces probablemente no debas preocuparte demasiado por la violación.

Designar una violación como accidental tiene un impacto real en las multas. Las sanciones pueden ir de $100 a $50,000 por incidente (por registro comprometido) dependiendo del tipo de datos, la fuente de la vulnerabilidad y si fue accidental o por negligencia intencional.

Ejemplos de violaciones accidentales de HIPAA

Aun sin intención maliciosa, los trabajadores y el personal de apoyo pueden violar inadvertidamente las regulaciones de HIPAA durante actividades rutinarias. Estas filtraciones accidentales suelen deberse a descuidos cotidianos, pero igualmente representan riesgos graves para la privacidad del paciente y pueden resultar en sanciones regulatorias. A continuación, algunos ejemplos comunes de violaciones accidentales de HIPAA—junto con consejos prácticos para prevenirlas en tu organización:

• Comunicaciones mal dirigidas: Enviar accidentalmente un correo electrónico o fax con PHI al destinatario equivocado por un error de dirección o número. Violación: Divulgación no autorizada de PHI. Prevención: Verifica la información del destinatario, utiliza soluciones seguras de correo/fax con confirmación, implementa herramientas de prevención de pérdida de datos (DLP).
• Dejar PHI visible: Dejar expedientes de pacientes abiertos en un escritorio, una pantalla de computadora desbloqueada mostrando ePHI en un área accesible, o publicar PHI en pizarras visibles para personas no autorizadas. Violación: No proteger la PHI. Prevención: Aplica políticas de escritorio limpio, usa filtros de privacidad, activa bloqueos automáticos de pantalla, asegura barreras físicas para restringir la visibilidad.
• Conversaciones escuchadas: Hablar sobre casos de pacientes o PHI en áreas públicas como pasillos, ascensores o cafeterías donde visitantes u otro personal no involucrado pueden escuchar. Violación: Divulgación no permitida de PHI. Prevención: Realiza conversaciones sensibles en áreas privadas, usa un tono bajo, evita nombres o detalles identificables en lugares públicos.
• Eliminación inadecuada de PHI: Tirar papeles con información de pacientes en la basura común en vez de en contenedores de triturado designados. Violación: No implementar políticas de eliminación adecuadas. Prevención: Capacita al personal en procedimientos correctos, proporciona contenedores de triturado claramente marcados, asegura la eliminación segura de medios electrónicos.
• Acceso a PHI sin necesidad de saber: Un empleado revisa los registros de un colega, familiar o amigo por curiosidad, aunque tenga acceso al sistema. Violación: Acceso a PHI más allá de lo necesario para las funciones laborales. Prevención: Implementa controles de acceso basados en roles, realiza auditorías regulares de acceso, capacita al personal en políticas de acceso y posibles sanciones. Estos son ejemplos claros de violaciones accidentales de HIPAA que aún constituyen una violación.

Filtración accidental vs. divulgación incidental: diferencias clave

HIPAA distingue entre una divulgación incidental, que generalmente es permitida bajo condiciones específicas, y una filtración accidental, que representa una posible violación de HIPAA que requiere acción adicional.

Una divulgación incidental es un uso o divulgación secundaria de PHI que no puede evitarse razonablemente, ocurre como subproducto de un uso o divulgación permitidos y es limitada, siempre que se apliquen salvaguardas razonables y el estándar de mínimo necesario.

Por ejemplo, un visitante puede ver el nombre de un paciente en una hoja de registro si la clínica ha implementado salvaguardas razonables como mantener la hoja parcialmente cubierta. Esto generalmente no se considera una violación.

Por el contrario, una filtración accidental implica un uso o divulgación no permitidos e involuntarios de PHI que compromete su seguridad o privacidad, como enviar accidentalmente el expediente médico completo de un paciente a la persona equivocada.

A diferencia de las divulgaciones incidentales, las filtraciones accidentales deben someterse a una evaluación formal de riesgos para determinar la probabilidad de compromiso. Si el riesgo es más que bajo, activa los requisitos de notificación de filtraciones de HIPAA.

Por ejemplo, si dos médicos discuten sobre un paciente en voz baja en una sala semiprivada (puede ocurrir una divulgación incidental si alguien escucha brevemente), frente a gritar la condición del paciente en una sala de espera llena (probablemente una filtración accidental que debe reportarse). La clave es si existían salvaguardas razonables y si la divulgación era realmente inevitable y limitada durante una actividad permitida.

Por qué el personal debe estar capacitado para reportar filtraciones de HIPAA

La capacitación adecuada del personal sobre cómo reportar filtraciones de HIPAA es fundamental para mantener la privacidad y seguridad de la PHI de los pacientes. Hay varias razones para ello.

Primero, la capacitación ayuda a crear una cultura de cumplimiento y conciencia dentro de la organización. Al educar a los empleados sobre la importancia de las regulaciones HIPAA y su papel en la protección de la PHI y la privacidad del paciente, se vuelven más atentos y proactivos en identificar y abordar riesgos potenciales. Esta mayor conciencia puede prevenir filtraciones y fortalecer la postura de seguridad general.

En segundo lugar, un personal bien capacitado puede detectar y reportar rápidamente las filtraciones, asegurando que la organización pueda minimizar el impacto de inmediato. Reportar y responder con rapidez es clave para limitar el daño potencial a los afectados y reducir la exposición de la organización a multas y sanciones asociadas con la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA.

Además, la capacitación del personal en el reporte de filtraciones de HIPAA es esencial para mantener la transparencia y responsabilidad organizacional. Los empleados deben sentirse seguros de reportar filtraciones o posibles violaciones sin temor a represalias, creando un entorno donde la privacidad y seguridad sean prioridades y estén activamente respaldadas.

Finalmente, proporcionar al personal el conocimiento y las herramientas necesarias para reportar filtraciones de HIPAA asegura que la organización cumpla con HIPAA. Actualizaciones y refuerzos periódicos ayudan a que el personal esté informado sobre nuevas amenazas y mejores prácticas, reforzando el compromiso de la organización con la privacidad y seguridad de la PHI.

¿Cómo puedes minimizar el impacto de una filtración de HIPAA?

Si ocurre una filtración, no necesitas entrar en pánico, pero sí debes tomar medidas para reducir el daño lo antes posible.

1. Realiza un análisis de riesgos. Este análisis describe la línea de tiempo de la filtración, la causa y el posible impacto de la filtración según la información recopilada. Aquí puedes determinar dónde pudieron ocurrir violaciones y rastrear la responsabilidad dentro de tu organización. También debes determinar qué tipo de datos fueron robados y quiénes han sido afectados.
2. Cumple con los requisitos de notificación que tu organización pueda tener según la regla de notificación de HIPAA. También debes contactar a las autoridades y a cualquier empresa de seguridad externa con la que tengas relación.
3. Implementa medidas de seguridad específicas para contrarrestar la filtración. Si la filtración se debió a un incumplimiento evidente, corregir el problema debería ser sencillo, aunque costoso en tiempo, dinero y reputación.

La mejor forma de minimizar el impacto es la prevención predictiva. Contar con soluciones seguras y conformes para almacenamiento, transmisión y correo electrónico conforme a HIPAA, y trabajar con una empresa o proveedor de plataformas experto, puede ayudarte a anticipar problemas antes de que se conviertan en filtraciones graves.

Cumplimiento de buena fe y su efecto en las sanciones

Demostrar un “intento de buena fe” de cumplir con HIPAA antes y después de una filtración de datos de HIPAA puede influir significativamente en el resultado de una investigación por parte de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS y potencialmente reducir las sanciones.

Aunque la buena fe no justifica una filtración, la evidencia de medidas proactivas—como realizar análisis de riesgos regulares y exhaustivos, implementar políticas y procedimientos documentados de privacidad y seguridad, capacitar continuamente al personal y contar con un plan de respuesta a incidentes—demuestra a la OCR que la organización se toma en serio sus obligaciones de cumplimiento.

Cuando ocurre una filtración, una respuesta rápida y bien documentada, incluyendo una investigación interna oportuna, esfuerzos de mitigación inmediatos y cumplimiento de la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA, refuerza la buena fe.

La OCR considera estos factores al determinar la culpabilidad y calcular las multas. Por ejemplo, si una organización puede demostrar que tenía salvaguardas razonables pero fue víctima de un ciberataque sofisticado y desconocido, las sanciones pueden ubicarse en niveles inferiores (causa razonable vs. negligencia intencional).

Por el contrario, la falta de análisis de riesgos documentados o ignorar vulnerabilidades conocidas suele resultar en hallazgos de negligencia intencional y multas mucho más altas. Varios acuerdos de resolución publicados por la OCR ilustran casos donde las entidades recibieron sanciones menores por demostrar esfuerzos de cumplimiento previos y respuestas robustas tras la filtración, incluso cuando la filtración fue significativa.

Lista de verificación para la respuesta ante una filtración de HIPAA

Cuando ocurre una filtración de HIPAA, una respuesta rápida y estructurada es esencial para minimizar el daño, asegurar el cumplimiento y evitar incidentes futuros. Los siguientes pasos describen un enfoque de mejores prácticas para manejar una filtración, desde la contención inmediata hasta el reporte regulatorio y la remediación a largo plazo. Seguir este proceso ayuda a demostrar diligencia y protege tanto a los pacientes como a la organización.

• Contención inmediata: Identifica y detén la fuente de la filtración. Asegura los sistemas afectados, revoca accesos comprometidos y evita más divulgaciones no autorizadas de PHI.
• Evaluación preliminar y conformación del equipo de respuesta: Evalúa rápidamente la naturaleza y el alcance del incidente. Activa el equipo de respuesta designado (incluyendo responsables de privacidad/seguridad, TI y asesoría legal).
• Investigación forense (si aplica): Determina la causa, línea de tiempo, alcance de los datos accedidos/adquiridos y sistemas afectados. Conserva la evidencia de forma segura.
• Evaluación de riesgos HIPAA: Realiza y documenta la evaluación de riesgos de cuatro factores (tipo/alcance de PHI, persona no autorizada, PHI realmente adquirida/vista, grado de mitigación) para determinar si existe una baja probabilidad de compromiso. Si no es así, es una filtración de HIPAA que debe reportarse.
• Preparación de notificaciones: Si se determina que es una filtración reportable, identifica a las personas afectadas. Redacta cartas de notificación con todos los elementos requeridos por la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA. Prepárate para notificar a los medios si hay más de 500 personas afectadas.
• Reporte regulatorio y notificación individual: Notifica a las personas afectadas sin demora injustificada (máximo 60 días). Notifica a la OCR del HHS (simultáneamente si hay más de 500 afectados, anualmente si son menos). Notifica a los medios si hay más de 500 afectados. Notifica a las agencias estatales relevantes si lo exige la ley estatal.
• Mitigación y remediación: Implementa medidas para minimizar el daño a las personas (por ejemplo, monitoreo de crédito). Aborda las vulnerabilidades que llevaron a la filtración para evitar recurrencias (por ejemplo, actualiza la seguridad, mejora la capacitación).
• Revisión y documentación post-incidente: Analiza la efectividad de la respuesta. Actualiza políticas, procedimientos y análisis de riesgos según lo aprendido. Mantén documentación exhaustiva del incidente y las acciones tomadas durante al menos seis años.

Filtraciones de datos por socios comerciales

Los socios comerciales son organizaciones externas que manejan, almacenan o procesan información de salud protegida en nombre de entidades cubiertas, como proveedores de salud y aseguradoras. Al igual que las entidades cubiertas, los socios comerciales deben cumplir con regulaciones de privacidad y seguridad para proteger la PHI que gestionan. Sin embargo, las filtraciones de datos pueden ocurrir, y comprender las causas y consecuencias comunes de estas filtraciones es esencial tanto para socios comerciales como para entidades cubiertas.

Las filtraciones de datos que involucran socios comerciales pueden deberse a diversos factores, como errores humanos, medidas de seguridad inadecuadas o ciberataques dirigidos. Estas filtraciones pueden provocar la divulgación, alteración o destrucción no autorizada de PHI, poniendo a los pacientes en riesgo de robo de identidad, fraude financiero y pérdida de privacidad. Las causas comunes incluyen campañas de phishing, políticas de contraseñas débiles, acceso no autorizado, eliminación inadecuada de PHI y pérdida o robo de dispositivos que contienen información sensible.

Cuando ocurre una filtración de datos que involucra a un socio comercial, tanto el socio comercial como la entidad cubierta deben actuar de inmediato para evaluar el alcance de la filtración, identificar a las personas afectadas y minimizar el daño potencial. De acuerdo con la Regla de Notificación de Filtraciones de HIPAA, deben notificar a las personas afectadas, a la OCR del HHS y, en algunos casos, a los medios de comunicación sobre la filtración. No hacerlo puede resultar en sanciones económicas significativas, daño reputacional y pérdida de confianza de pacientes y socios.

Los socios comerciales deben implementar políticas de seguridad robustas para prevenir filtraciones de datos, realizar evaluaciones de riesgos regulares, capacitar a su equipo y mantener planes de respuesta a incidentes. Al abordar proactivamente las vulnerabilidades potenciales y cumplir con las regulaciones de HIPAA, los socios comerciales pueden proteger mejor la PHI que gestionan y reducir el riesgo de filtraciones costosas.

Mantente conforme con HIPAA y evita filtraciones con Kiteworks

Kiteworks ofrece a las entidades cubiertas y sus socios comerciales una solución segura y conforme para el uso compartido y transferencia de archivos en correo electrónico, uso compartido de archivos, MFT y SFTP. Con controles de acceso granulares y cifrado de primer nivel, Kiteworks asegura que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información de salud protegida, y que esta y otra información sensible permanezcan privadas tanto en tránsito como en reposo. Kiteworks se integra fácilmente con una variedad de aplicaciones empresariales e infraestructura de seguridad, convirtiéndose en un recurso clave para organizaciones que deben gobernar, proteger y controlar su contenido confidencial en cumplimiento con HIPAA y otras regulaciones y estándares de privacidad de datos.

Además, Kiteworks proporciona visibilidad total sobre toda la actividad de archivos—es decir, quién envió qué archivo, a quién, cuándo y cómo—permitiendo a las empresas mantener control absoluto sobre sus documentos y fortalecer su postura de seguridad. Con Kiteworks, las organizaciones de salud pueden desenvolverse con confianza en un entorno digital lleno de riesgos y amenazas, sabiendo que su PHI y demás contenido sensible se envía, comparte, recibe y almacena de forma segura.

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Recursos adicionales

• Artículo del Blog ¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento de HIPAA? [Lista completa]
• Artículo del Blog ¿Qué es la Regla de Mínimo Necesario de HIPAA?
• Artículo del Blog Principales formularios conformes con HIPAA
• Artículo del Blog Cifrado HIPAA: requisitos, mejores prácticas y software
• Artículo del Blog Envía correos electrónicos conformes con HIPAA