Cómo las empresas europeas pueden mantener la productividad en Microsoft 365 mientras protegen datos sensibles con soberanía

Microsoft 365 está profundamente integrado en las operaciones empresariales europeas. Teams impulsa la comunicación diaria. SharePoint aloja bibliotecas de documentos que abarcan departamentos y socios. OneDrive respalda el trabajo híbrido. Outlook conecta a los empleados con clientes y organismos reguladores.

Reemplazar esta infraestructura no es una opción realista, ni debería serlo. La verdadera pregunta que enfrentan los líderes de TI y seguridad en Europa es más concreta: ¿cómo puedes mantener toda la productividad de Microsoft 365 y, a la vez, cumplir de verdad con las obligaciones de privacidad de datos bajo el GDPR, Schrems II, la Ley CLOUD de EE. UU. y un entorno regulador cada vez más estricto?

Esta publicación responde a esa pregunta, analizando la brecha de soberanía que dejan abiertas las propias herramientas de Microsoft y cómo una capa de soberanía la cierra sin interrumpir los flujos de trabajo de los empleados.

Resumen Ejecutivo

Idea principal: Microsoft 365 genera una exposición estructural de soberanía de datos para las empresas europeas. Microsoft está sujeta a exigencias de la Ley CLOUD de EE. UU. y, aunque sus propias herramientas de nube soberana abordan algunos de estos riesgos, no los eliminan. Una capa de soberanía —la Red de Datos Privados de Kiteworks implementada como una capa de tenencia única sobre los flujos de trabajo de Microsoft 365— ofrece cifrado controlado por el cliente, controles de acceso sin posesión y capacidades de auditoría integral que cierran estas brechas.

Por qué te interesa: Las autoridades europeas de protección de datos (DPA) están examinando los acuerdos de nube con EE. UU. con creciente rigor. Las Transfer Impact Assessments (TIA) que identifican exposición a la Ley CLOUD pero dependen solo de mitigaciones contractuales no convencerán a los reguladores que han estudiado el historial de cumplimiento tras Schrems II. Las organizaciones que no pueden demostrar medidas técnicas suplementarias realmente efectivas —claves de cifrado controladas por el cliente y almacenadas en hardware bajo control del EEE, con acceso del proveedor al texto plano eliminado de forma demostrable— se exponen a multas, prohibiciones de procesamiento y daños reputacionales.

5 conclusiones clave

1. Ubicar los centros de datos en la UE no resuelve la exposición a la Ley CLOUD para Microsoft. Microsoft es una empresa estadounidense sujeta a órdenes legales de EE. UU. sin importar dónde esté su infraestructura. La Ley CLOUD sigue el control del proveedor, no la geografía de los datos. El EU Data Boundary de Microsoft restringe la residencia de los datos, pero no impide el acceso del gobierno estadounidense a esos datos mediante requerimientos legales.
2. Las claves gestionadas por el cliente en Microsoft no quedan fuera del alcance de Microsoft. Azure Key Vault y Purview Customer Key otorgan a los clientes control sobre la rotación de claves, pero estas permanecen dentro de la infraestructura de Azure. Una orden bajo la Ley CLOUD o FISA dirigida a Microsoft alcanza esa infraestructura. El control real de las claves requiere que estas estén integradas en HSM bajo control exclusivo del cliente, fuera completamente del entorno del proveedor.
3. Microsoft 365 Copilot crea una exposición de soberanía distinta y no resuelta. Copilot procesa contenido en texto plano —correos, documentos, conversaciones de Teams— para generar resultados. El cifrado en reposo no protege los datos que deben ser descifrados para el procesamiento de IA. Las organizaciones necesitan una capa de gobernanza que controle a qué datos puede acceder Copilot, no solo dónde se almacenan.
4. La multitenencia es un factor de riesgo poco valorado. En la arquitectura multitenant por defecto de Microsoft, los datos cifrados y las claves de miles de organizaciones coexisten en una infraestructura compartida. Un solo exploit puede exponer a múltiples clientes al mismo tiempo. La implementación de tenencia única —la arquitectura que ofrece Kiteworks— elimina por completo este riesgo de mezcla.
5. Una capa de soberanía mantiene toda la productividad de M365. Kiteworks se integra con Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Word, Excel y PowerPoint mediante plugins nativos. Los usuarios finales trabajan en sus interfaces habituales; los controles de acceso, la gestión de claves, el registro de auditoría y el geofencing operan por debajo de la capa de experiencia de usuario, sin interrumpir los flujos de trabajo.

El problema de soberanía en Microsoft 365: lo que las propias herramientas de Microsoft resuelven y lo que no

Microsoft ha invertido mucho en herramientas orientadas a preocupaciones regulatorias europeas: el EU Data Boundary restringe el procesamiento de datos personales a la infraestructura de la UE y EFTA; Azure Key Vault y Purview Customer Key ofrecen control al cliente sobre la rotación de claves; Microsoft Cloud for Sovereignty añade políticas para clientes gubernamentales. Estas son capacidades reales. Los líderes de TI deben comprender tanto lo que ofrecen como lo que no —porque la brecha es exactamente donde se enfoca el escrutinio regulatorio.

Lo que resuelve y no resuelve el EU Data Boundary Programme

El EU Data Boundary de Microsoft restringe dónde se almacenan y procesan los datos personales, cumpliendo los requisitos de residencia de datos y apoyando la primera capa de cumplimiento de soberanía. Lo que no aborda es el acceso. Microsoft es una empresa estadounidense. La Ley CLOUD de EE. UU. exige que las empresas estadounidenses entreguen datos almacenados en cualquier parte del mundo ante una orden válida del gobierno estadounidense, sin importar la ubicación de almacenamiento. El artículo 48 del GDPR prohíbe transferencias a autoridades no europeas solo por una orden judicial extranjera, pero no impide que se emitan esas órdenes ni obliga a Microsoft a rechazarlas. El conflicto estructural entre las obligaciones de la Ley CLOUD y el artículo 48 del GDPR no se resuelve con compromisos de residencia de datos.

Por qué las claves gestionadas por el cliente en Azure no son lo mismo que las claves controladas por el cliente

Azure Key Vault y Purview Customer Key otorgan a los clientes control sobre la rotación y revocación de claves —capacidades valiosas. Pero las claves gestionadas dentro de Azure permanecen en la infraestructura de Microsoft. Una orden bajo la Ley CLOUD o la Sección 702 de FISA dirigida a Microsoft alcanza esa infraestructura. Las Recomendaciones 01/2020 del EDPB especifican que el cifrado controlado por el cliente significa que el proveedor nunca tiene acceso a las claves ni a los datos sin cifrar. Las claves almacenadas en Azure Key Vault no cumplen con este estándar. El control real de las claves requiere que estén en hardware validado FIPS bajo control exclusivo del cliente, completamente fuera del entorno del proveedor.

El problema de Microsoft 365 Copilot: procesamiento de IA y soberanía

Microsoft 365 Copilot representa un reto de soberanía aún más agudo. Copilot procesa el contenido de correos, documentos de SharePoint y el historial de conversaciones de Teams para generar resúmenes, borradores y respuestas —y para que esto funcione, el contenido debe estar disponible en texto plano. El cifrado en reposo no protege en el punto de procesamiento de IA. Cualquier dato al que un empleado tenga acceso en M365 es potencialmente accesible para Copilot y, a través de Copilot, para la infraestructura de IA de Microsoft. Para empresas europeas que procesan datos comerciales sensibles, datos personales regulados o comunicaciones protegidas legalmente, esto es una exposición acumulativa: los datos subyacentes están sujetos al alcance de la Ley CLOUD y los resultados procesados por IA derivados de esos datos también pueden estarlo.

El reto de gobernanza exige una capa que controle a qué datos puede acceder Copilot —gestionando los datos a nivel de contenido, no solo confiando en los controles internos de acceso de Microsoft. Una puerta de enlace de datos IA que intercepte y regule los flujos de datos hacia los modelos de IA —asegurando que solo el contenido clasificado correctamente llegue al procesamiento de IA— es la respuesta arquitectónica que requiere esta exposición.

Requisitos de soberanía bajo la regulación europea: lo que exige realmente la ley

El capítulo V del GDPR exige que las transferencias a terceros países ofrezcan una protección esencialmente equivalente a la garantizada dentro de la UE. Schrems II confirmó que las cláusulas contractuales estándar requieren medidas técnicas suplementarias cuando la ley del país receptor debilita su eficacia. Para transferencias a proveedores estadounidenses, la exposición a la Ley CLOUD significa que las SCC por sí solas no bastan. El EDPB ha sido claro: cuando la ley de vigilancia estadounidense crea un riesgo que los contratos no pueden resolver, la única medida técnica adecuada es el cifrado controlado por el cliente, donde el proveedor nunca tiene acceso a las claves ni al texto plano.

El marco regulatorio más allá del GDPR

Para muchas empresas europeas, la columna vertebral del cumplimiento va mucho más allá del GDPR. Las obligaciones de la directiva NIS 2 imponen requisitos de seguridad en la cadena de suministro que cubren las relaciones con proveedores de nube. Las empresas de servicios financieros sujetas a DORA enfrentan requisitos de riesgo de concentración en torno a los proveedores de nube y deben demostrar resiliencia ante escenarios donde los datos de un proveedor estadounidense quedan sujetos a órdenes legales extranjeras. Las organizaciones sanitarias, contratistas de defensa y firmas profesionales que gestionan comunicaciones protegidas legalmente tienen superposiciones sectoriales sobre la base del GDPR. Una arquitectura de soberanía que cumpla el estándar de medidas suplementarias del GDPR generalmente cumplirá estos marcos, aunque los requisitos documentales varían y cada contexto regulatorio merece una evaluación específica.

Las Transfer Impact Assessments siguen siendo la base documental. Una TIA creíble para una implementación de Microsoft 365 debe identificar la exposición a la Ley CLOUD y FISA 702, evaluar cómo esas leyes afectan la eficacia de las SCC y establecer que las medidas suplementarias implementadas —cifrado controlado por el cliente con claves fuera de la infraestructura de Microsoft— logran una protección esencialmente equivalente. Las TIA completadas antes de implementar una capa de soberanía deben actualizarse para reflejar la nueva arquitectura; esa actualización es en sí misma evidencia de la actitud de responsabilidad que esperan los reguladores.

La arquitectura de la capa de soberanía: cómo funciona sin interrumpir M365

Una capa de soberanía no reemplaza Microsoft 365. Envuelve los flujos de trabajo de datos confidenciales en una capa de seguridad y gobernanza que se sitúa entre los usuarios finales y la infraestructura de Microsoft, asegurando que los datos que maneja Microsoft ya estén cifrados con claves controladas por la organización europea —así Microsoft procesa solo el texto cifrado, no el texto plano. Los empleados siguen usando las mismas aplicaciones; los controles de soberanía son en gran parte invisibles para ellos.

Cómo se integra Kiteworks con Microsoft 365 sin reemplazarlo

La Red de Datos Privados de Kiteworks se integra con cada aplicación principal de Microsoft 365 mediante plugins y conectores nativos, aplicando controles de soberanía en el punto de intercambio de datos sin requerir migración de aplicaciones.

Para Outlook, el plugin de Kiteworks aplica políticas basadas en roles que regulan permisos de reenvío, fechas de expiración y controles de acceso antes de que los mensajes salgan de la organización. Los administradores establecen reglas de gobernanza de forma centralizada; los usuarios trabajan en su flujo habitual de Outlook. El correo seguro fluye sin carga de configuración para los empleados y cada envío, recepción, reenvío y descarga queda registrado en un registro de auditoría inmutable.

Para Teams, el plugin de Kiteworks permite el uso compartido seguro de archivos con externos a través de repositorios gestionados por Kiteworks, con control de acceso basado en roles que regula quién puede acceder a archivos de SharePoint, OneDrive y carpetas de Windows desde Teams, y registro automático de cada interacción.

Para SharePoint y OneDrive, la Suite de Acceso Soberano de Kiteworks proporciona una puerta de enlace unificada a repositorios internos sin depender de VPN. Su capacidad de edición sin posesión, impulsada por SafeEDIT, permite a externos ver y editar documentos sin que los archivos salgan nunca del entorno controlado por la organización —la edición sin posesión elimina el riesgo de exfiltración durante la colaboración externa sin limitar la colaboración en sí.

Para Word, Excel y PowerPoint, los plugins de Kiteworks permiten compartir documentos de forma segura directamente desde las aplicaciones, guardando archivos en repositorios empresariales y carpetas compartidas de Kiteworks bajo los mismos controles de acceso y auditoría que rigen todos los flujos de datos confidenciales.

Implementación de tenencia única y gestión de claves controladas por el cliente

La base arquitectónica es la implementación de tenencia única —en las instalaciones, nube privada controlada por el cliente o instancia dedicada alojada— combinada con claves de cifrado gestionadas por el cliente y almacenadas en integración HSM bajo control exclusivo de la organización europea. En la arquitectura multitenant por defecto de Microsoft, los datos cifrados y las claves de miles de organizaciones coexisten en infraestructura compartida. Kiteworks elimina por completo esta mezcla: cada implementación está aislada y las claves de cifrado nunca salen del entorno controlado por el cliente.

Kiteworks soporta cifrado validado FIPS 140-3 Nivel 1 —AES-256 para datos en reposo, TLS 1.3 para datos en tránsito, con S/MIME y OpenPGP para correo electrónico. Las claves son generadas y almacenadas por la organización europea. Kiteworks nunca accede a ellas, y tampoco Microsoft cuando procesa datos que ya han sido cifrados antes de llegar a la infraestructura de M365. Esta es la arquitectura que exige el estándar de medidas suplementarias del EDPB y lo que hace que una Transfer Impact Assessment sea creíble ante el escrutinio regulatorio.

Kiteworks aplica localización de datos mediante geofencing —listas permitidas y bloqueadas de rangos de IP que aseguran que los datos solo se almacenen en jurisdicciones especificadas. Para organizaciones alemanas bajo BDSG, francesas con obligaciones ANSSI, neerlandesas bajo prioridades de la AP, o británicas bajo UK GDPR, la implementación de claves y geofencing por jurisdicción proporciona la documentación de soberanía técnicamente verificable que exigen las respuestas a las DPA.

Gobernanza de IA: la exposición de Copilot y cómo gestionarla

Microsoft 365 Copilot se está convirtiendo en una función estándar de productividad empresarial, y las organizaciones europeas sienten presión para habilitarlo. El reto de gobernanza es permitir que Copilot aporte valor sin que procese contenido que no debe entrar en la infraestructura de IA de Microsoft —lo que requiere una capa de gobernanza de contenido, no simplemente deshabilitar la función.

La puerta de enlace de datos IA de Kiteworks actúa como intermediaria entre los repositorios de contenido y el procesamiento de IA, aplicando políticas de gobernanza de datos IA que determinan qué categorías de contenido pueden exponerse a los modelos de IA. El escaneo DLP, la clasificación de gobernanza de datos y la aplicación de políticas de acceso se realizan antes de que el contenido llegue a Copilot —garantizando que los datos personales regulados, documentos comerciales sensibles y comunicaciones protegidas estén gobernados de forma consistente, sin importar qué función de IA active la solicitud de procesamiento. Las organizaciones que implementan Copilot sin una capa de gobernanza de contenido, en la práctica, otorgan acceso a toda la infraestructura de IA de Microsoft a todo lo que sus empleados pueden ver —una exposición de cumplimiento que las DPA europeas están cada vez más preparadas para identificar y sancionar.

El caso documental de cumplimiento: TIA, registros de auditoría y preparación ante la DPA

La arquitectura técnica de soberanía es necesaria pero no suficiente. Los reguladores exigen evidencia documental —Transfer Impact Assessments, registros de procesamiento, DPIA para tratamientos de alto riesgo y registros de auditoría que demuestren cumplimiento continuo. El panel CISO de Kiteworks proporciona visibilidad centralizada de todos los intercambios de datos confidenciales —quién envió qué a quién, cuándo, desde qué aplicación— creando la trazabilidad inmutable que exige el principio de responsabilidad del artículo 5(2) del GDPR.

Para organizaciones sujetas a la notificación de incidentes NIS 2 o a requisitos de documentación de resiliencia operativa DORA, el registro y reporte integral de Kiteworks soporta el paquete de evidencia que exigen esos marcos. Para quienes enfrentan una consulta de la DPA sobre los acuerdos de Microsoft 365, la combinación de documentación de implementación de tenencia única, registros de gestión de claves HSM, evidencia de geofencing y registros de auditoría por aplicación permite una respuesta creíble, no solo afirmativa.

Cómo Kiteworks habilita la soberanía en Microsoft 365 sin sacrificar productividad

Las empresas europeas no tienen que elegir entre la productividad de Microsoft 365 y la soberanía de los datos. La verdadera elección es entre implementar M365 con una capa de soberanía que cierre las brechas de la Ley CLOUD, la multitenencia y la exposición de IA, o aceptar una postura de cumplimiento que la DPA pondrá a prueba. Una capa de soberanía basada en claves de cifrado controladas por el cliente, implementación de tenencia única, controles de acceso sin posesión y gobernanza de contenido IA es el estándar en la práctica —e integra con Microsoft 365 a nivel de aplicación sin requerir que los empleados cambien su forma de trabajar.

Kiteworks proporciona la capa de soberanía que las empresas europeas necesitan para operar Microsoft 365 en cumplimiento con GDPR, Schrems II, NIS 2 y DORA. La Red de Datos Privados se implementa como instancia de tenencia única —en las instalaciones, nube privada o alojada por Kiteworks— con claves de cifrado gestionadas por el cliente en HSMs bajo control jurisdiccional a las que Kiteworks nunca accede. Los plugins nativos para Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive y las aplicaciones de Office se integran directamente en los flujos de trabajo existentes. La Suite de Acceso Soberano permite acceso sin posesión a repositorios internos y colaboración externa con SafeEDIT sin que los datos salgan del entorno controlado. Los registros de auditoría inmutables e integrales y el panel CISO centralizado proporcionan la evidencia documental que exigen las consultas de la DPA. Kiteworks soporta implementaciones específicas por jurisdicción en Alemania, Francia, Países Bajos y Reino Unido, con cumplimiento NIS2 y documentación DORA integrada. Para ver cómo funciona la arquitectura en tu entorno, agenda una demo personalizada hoy.

Recursos adicionales 

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