Cinco señales de que tu proceso de recopilación de datos no es seguro ni cumple con las normativas

La mayoría de las organizaciones, especialmente en servicios financieros, salud, legal y gobierno, recopilan información confidencial a diario mediante formularios: datos de clientes, historiales médicos, información de pagos y datos de empleados. Sin embargo, muchas empresas se exponen sin saberlo a filtraciones de datos, incumplimientos normativos y sanciones costosas porque sus procesos de recopilación de datos presentan brechas de seguridad fundamentales.

Para CISOs, líderes de seguridad, responsables de cumplimiento, directores de TI y responsables de protección de datos (DPOs) que trabajan bajo HIPAA, GDPR, PCI DSS, SOX y leyes regionales de residencia de datos, identificar estas vulnerabilidades es esencial para mantener el cumplimiento normativo y proteger la reputación de la organización.

Este artículo te ayuda a identificar cinco señales de advertencia críticas que indican que tus formularios pueden estar poniendo en riesgo a tu organización, y explica cómo debe ser una recopilación de datos segura y conforme a la normativa.

Resumen Ejecutivo

Idea principal: Las organizaciones suelen utilizar métodos inseguros para recopilar datos, lo que genera incumplimientos y vulnerabilidades de seguridad, sin darse cuenta de las brechas específicas en sus procesos.

Por qué te debe importar: Identificar estas señales de advertencia a tiempo te ayuda a evitar filtraciones de datos, sanciones regulatorias, auditorías fallidas y daños reputacionales, mientras proteges la información confidencial de clientes y empleados bajo múltiples marcos de cumplimiento.

Puntos Clave

1. La transmisión de datos sin cifrado expone la información confidencial a ser interceptada durante la recopilación, incumpliendo los requisitos de HIPAA, GDPR y PCI DSS que exigen cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo.
2. La ausencia de registros de auditoría impide demostrar el cumplimiento durante revisiones regulatorias, ya que marcos como HIPAA y GDPR requieren registros detallados de quién accedió a qué datos y cuándo.
3. La falta de controles de acceso permite que usuarios no autorizados vean datos confidenciales recopilados mediante formularios, lo que genera incumplimientos y aumenta el riesgo de filtraciones bajo varios marcos regulatorios.
4. Herramientas de formularios de terceros sin acuerdos adecuados de procesamiento de datos trasladan la responsabilidad legal a tu organización y pueden almacenar datos en ubicaciones no conformes, incumpliendo requisitos de soberanía de datos esenciales para GDPR y leyes regionales de residencia de datos.
5. Los formularios que recopilan más datos de los necesarios violan los principios de minimización de datos exigidos por GDPR y exponen a tu organización a riesgos innecesarios si esos datos se filtran o se usan de forma indebida.

Señal 1: Tus Formularios No Usan Cifrado de Extremo a Extremo

¿Cómo es una transmisión segura de datos?

Los formularios seguros de recopilación de datos cifran la información desde el momento en que alguien la ingresa hasta que el personal autorizado la accede en sistemas protegidos. Muchas organizaciones usan cifrado HTTPS básico para la transmisión, pero almacenan los datos recopilados en bases de datos o bandejas de entrada de correo electrónico sin cifrar, creando una vulnerabilidad crítica que pone en riesgo el cumplimiento normativo y la reputación de la organización.

HIPAA exige el cifrado de la información de salud protegida electrónica (ePHI) tanto en tránsito como en reposo. La Regla de Seguridad de HIPAA aborda esto específicamente en los estándares de Salvaguardas Técnicas, exigiendo que las entidades cubiertas implementen mecanismos para cifrar y descifrar ePHI. El requisito 4 de PCI DSS exige criptografía fuerte y protocolos de seguridad para proteger los datos de titulares de tarjetas durante la transmisión en redes públicas abiertas. El Artículo 32 de GDPR requiere medidas técnicas apropiadas, incluido el cifrado de datos personales. Para organizaciones sujetas a SOX, el cifrado protege los datos financieros contra accesos no autorizados y manipulaciones.

Cómo identificar este problema

Verifica si tu proceso de recopilación de datos presenta estas brechas de cifrado:

• Los formularios usan HTTP en vez de HTTPS (busca el icono de candado en el navegador)
• Los datos recopilados llegan por correo electrónico estándar sin cifrado
• Las respuestas de formularios se almacenan en bases de datos sin cifrado en reposo
• Los formularios móviles sincronizan datos por conexiones no seguras
• Las cargas de archivos con información confidencial no se cifran durante el almacenamiento

Las organizaciones en servicios financieros, salud, legal y gobierno deben implementar métodos de cifrado avanzados que protejan los datos durante todo su ciclo de vida. El cifrado AES 256 es el estándar de oro para datos en reposo, mientras que TLS 1.2 o superior debe proteger los datos en tránsito. Estas medidas te ayudan a sentirte seguro sobre la protección de datos y a reducir la preocupación por incumplimientos regulatorios.

Por qué esto importa para la preparación de auditorías

Los auditores buscan específicamente la implementación de cifrado durante las evaluaciones de cumplimiento. Para auditorías HIPAA, la Oficina de Derechos Civiles revisa si las entidades cubiertas han realizado evaluaciones de riesgos e implementado cifrado cuando corresponde. Los evaluadores de PCI DSS prueban el cifrado en escaneos trimestrales de red y auditorías anuales. Sin un cifrado adecuado, recibirás hallazgos de auditoría que requieren remediación inmediata, lo que puede dañar la reputación de tu organización ante clientes, socios y partes interesadas.

Los líderes de seguridad deben monitorear y documentar el cumplimiento para auditorías, demostrando liderazgo en prácticas de seguridad y generando confianza con clientes y socios. Una implementación adecuada de cifrado muestra tu compromiso con las leyes locales de protección de datos y te ayuda a cumplir con las expectativas del consejo y los inversores.

Ideas clave:

• El cifrado debe proteger los datos tanto en transmisión como en almacenamiento, no solo uno u otro
• Los marcos regulatorios especifican el cifrado como salvaguarda técnica obligatoria
• Los fallos de auditoría relacionados con el cifrado suelen derivar en planes de acción correctiva obligatorios

Señal 2: No Puedes Rastrear Quién Accedió a los Datos Recopilados

¿Qué son los registros de auditoría y por qué importan?

Un registro de auditoría es un historial cronológico que documenta quién accedió, modificó o eliminó datos, junto con marcas de tiempo y las acciones realizadas. Los formularios seguros de recopilación de datos generan estos registros automáticamente, sin requerir documentación manual, lo que brinda tranquilidad a los líderes de seguridad sobre el cumplimiento de datos transfronterizos.

HIPAA exige que las entidades cubiertas implementen mecanismos de hardware, software y procedimientos que registren y examinen la actividad en los sistemas de información que contienen ePHI. El Artículo 30 de GDPR exige que las organizaciones mantengan registros de actividades de procesamiento, incluyendo quién accede a los datos personales. Estos requisitos existen porque demostrar el cumplimiento requiere evidenciar que tus controles realmente funcionan. Para multinacionales bajo múltiples marcos regulatorios, los registros de auditoría integrales ayudan a mantener el cumplimiento en todas las jurisdicciones.

Brechas comunes en los registros de auditoría

Muchas organizaciones descubren estos problemas en su primera auditoría de cumplimiento:

• No hay registro de qué empleados vieron los envíos de formularios
• No se puede determinar cuándo se accedió o exportó información confidencial
• No se rastrean los cambios administrativos en la configuración o permisos de los formularios
• Faltan registros de actividades de eliminación o modificación de datos
• No se puede generar informes de acceso para periodos específicos

Implementar registros de auditoría integrales es esencial para demostrar el cumplimiento. Estos registros deben captar cada interacción con datos confidenciales, creando un historial inviolable que satisface los requisitos regulatorios y te ayuda a demostrar competencia ante las partes interesadas.

El riesgo de incumplimiento

Sin registros de auditoría completos, no puedes demostrar el cumplimiento aunque tus controles de seguridad sean adecuados. Durante una investigación de GDPR, las autoridades esperan que demuestres exactamente cómo se procesaron los datos personales. Para HIPAA, la ausencia de controles de auditoría puede constituir por sí misma una infracción bajo el estándar de controles de auditoría de la Regla de Seguridad.

Las organizaciones que se preparan para auditorías SOC 2 o certificación ISO 27001 no cumplirán los requisitos si no pueden demostrar monitoreo y registro de accesos a información confidencial. Los registros de auditoría efectivos proporcionan la evidencia que los auditores necesitan para verificar tu postura de seguridad, ayudando a CISOs y responsables de cumplimiento a mantener la reputación organizacional y dormir tranquilos sabiendo que los sistemas están seguros.

Ideas clave:

• Los registros de auditoría deben ser automáticos, inviolables e integrales
• La mayoría de los marcos de cumplimiento requieren explícitamente capacidades de registro de accesos
• La falta de registros de auditoría suele indicar problemas más profundos en la arquitectura de seguridad

Señal 3: Cualquiera en Tu Organización Puede Acceder a las Respuestas de Formularios

¿Cómo es un control de acceso adecuado?

Los formularios seguros de recopilación de datos implementan control de acceso basado en roles (RBAC), asegurando que solo el personal autorizado con una necesidad legítima pueda ver la información recopilada. Esto significa que los formularios de RRHH solo deben ser accesibles para el personal de RRHH, los formularios de admisión de pacientes solo para los proveedores de salud, y los formularios de pago solo para el personal financiero autorizado. Para los Directores de TI responsables de integrar datos de formularios con sistemas empresariales, los controles de acceso adecuados aseguran el cumplimiento de requisitos de soberanía y residencia de datos.

El principio de mínimo privilegio exige que los usuarios reciban solo el acceso mínimo necesario para realizar sus funciones. El estándar de mínimo necesario de HIPAA exige limitar el acceso a lo estrictamente necesario para el propósito previsto. El Artículo 32 de GDPR requiere medidas organizativas que aseguren que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos personales. Para organizaciones en servicios financieros y salud, estos controles son esenciales para recopilar datos confidenciales de formularios web manteniendo el cumplimiento bajo HIPAA, GDPR, PCI DSS y SOX.

Los controles de acceso adecuados previenen la visualización no autorizada de datos confidenciales de formularios. Los controles de acceso basados en atributos (ABAC) ofrecen aún más granularidad considerando atributos de usuario, recursos y condiciones ambientales al tomar decisiones de acceso, ayudando a las organizaciones a demostrar su compromiso con las leyes de protección de datos.

Cómo probar tus controles de acceso

Hazte estas preguntas sobre tu proceso actual de recopilación de datos:

• ¿Puedes restringir el acceso a formularios por departamento, equipo o persona?
• ¿Los empleados temporales o contratistas tienen el mismo acceso que el personal fijo?
• ¿Puedes revocar el acceso de inmediato cuando alguien cambia de puesto o se va?
• ¿Existen cuentas de administrador con acceso ilimitado a todos los formularios?
• ¿Tienes documentación que muestre quién debe acceder a qué datos?

Si respondiste «no» o «no lo sé» a alguna de estas preguntas, probablemente tus controles de acceso tengan brechas que puedan minar la confianza de las partes interesadas.

Consecuencias reales

Organizaciones de salud han recibido sanciones bajo HIPAA cuando empleados accedieron a historiales de pacientes sin autorización. En un caso, un empleado de hospital accedió a los registros de más de 1,000 pacientes sin motivo laboral. Aunque no hubo filtración de datos, el acceso no autorizado violó HIPAA, resultando en sanciones y acciones correctivas obligatorias que dañaron la reputación de la organización.

Para el cumplimiento de PCI DSS, el Requisito 7 exige específicamente restringir el acceso a los datos de titulares de tarjetas según la necesidad de negocio. No implementar estos controles genera brechas de cumplimiento que los evaluadores identificarán durante la validación. Las organizaciones deben considerar implementar tanto controles tradicionales basados en roles como ABAC para máxima protección, ayudando a los líderes de seguridad a mostrar liderazgo en prácticas de seguridad.

Ideas clave:

• El acceso amplio a datos confidenciales de formularios viola el principio de mínimo privilegio
• Los controles de acceso basados en roles deben limitar automáticamente la visibilidad de los datos
• Las fallas de control de acceso pueden constituir incumplimientos incluso sin filtración

Señal 4: Tus Formularios Almacenan Datos con Proveedores de Terceros No Evaluados

¿Cuál es el problema con las herramientas de formularios de terceros?

Muchas organizaciones usan creadores de formularios como Google Forms, Microsoft Forms, Typeform o SurveyMonkey sin saber dónde se almacenan los datos o quién puede acceder a ellos. Estas plataformas pueden guardar información en servidores de varios países, compartir datos con empresas matrices o carecer de los controles de seguridad requeridos para datos regulados. Para organizaciones en sectores legal, gubernamental y multinacionales que deben cumplir requisitos de soberanía y residencia de datos, esto genera riesgos de cumplimiento significativos.

GDPR exige acuerdos de procesamiento de datos (DPAs) con cualquier tercero que procese datos personales en tu nombre. HIPAA exige acuerdos de socio comercial (BAAs) antes de compartir información de salud protegida con proveedores. PCI DSS te hace responsable de que los proveedores mantengan controles de seguridad adecuados para los datos de tarjetas. Los responsables de protección de datos deben verificar que los proveedores de terceros cumplan las leyes regionales de residencia de datos y mantengan la reputación organizacional mediante una gestión adecuada de proveedores.

Al evaluar herramientas de terceros, las organizaciones deben asegurarse de que los proveedores implementen políticas de gobernanza de datos IA si esas herramientas usan inteligencia artificial para procesar datos de formularios. Además, verifica que los proveedores mantengan registros de auditoría integrales de todas las actividades de procesamiento de datos, ayudándote a sentirte seguro sobre la protección de datos en tu ecosistema de proveedores.

Cómo identificar brechas de cumplimiento en proveedores

Revisa tus herramientas de formularios actuales según estos criterios:

• ¿Has firmado un acuerdo formal de procesamiento de datos o un acuerdo de socio comercial?
• ¿Sabes en qué países se almacenan tus datos recopilados?
• ¿El proveedor puede acceder a tus datos para sus propios fines (como mejora de producto)?
• ¿El proveedor mantiene certificaciones de seguridad relevantes (SOC 2, ISO 27001)?
• ¿Puedes exportar y eliminar todos los datos recopilados si cancelas el servicio?

Las herramientas de formularios gratuitas o de bajo costo suelen no poder ofrecer estas garantías porque su modelo de negocio depende del acceso a los datos o no soportan los requisitos de cumplimiento empresarial necesarios para organizaciones en servicios financieros, salud y gobierno.

Soberanía de datos y problemas de transferencias transfronterizas

GDPR restringe las transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo a menos que existan salvaguardas específicas. Muchos proveedores estadounidenses de formularios almacenan datos en servidores distribuidos globalmente. Tras la decisión Schrems II que invalidó Privacy Shield, las organizaciones deben asegurarse de que mecanismos alternativos como las Cláusulas de Contrato Estándar estén correctamente implementados para mantener la tranquilidad sobre el cumplimiento de datos transfronterizos.

Las organizaciones de salud sujetas a HIPAA no pueden simplemente usar cualquier servicio en la nube. La entidad cubierta sigue siendo responsable de proteger la ePHI incluso usando servicios de socios comerciales. Las organizaciones deben verificar que los proveedores implementen controles de acceso adecuados y mantengan registros de auditoría detallados que cumplan con HIPAA. Para multinacionales, asegurar la soberanía y residencia de datos ayuda a demostrar tu compromiso con las leyes locales de protección de datos y genera confianza con clientes y socios.

Ideas clave:

• Sigues siendo legalmente responsable de la seguridad de los datos incluso usando herramientas de terceros
• Las herramientas gratuitas suelen carecer de las protecciones contractuales requeridas para datos regulados
• Los requisitos de soberanía de datos pueden prohibir almacenar información confidencial con ciertos proveedores

Señal 5: Tus Formularios Recopilan Más Información de la Necesaria

¿Qué es la minimización de datos y por qué importa?

La minimización de datos significa recopilar solo la información personal que realmente necesitas para un propósito específico y legítimo. Muchos formularios solicitan información «por si acaso» o porque las plantillas incluyen campos innecesarios, lo que genera incumplimientos y aumenta el riesgo de filtraciones. Para los responsables de cumplimiento que buscan mantener la conformidad bajo varios marcos, la minimización de datos reduce la carga de cumplimiento y demuestra madurez en seguridad ante auditores y partes interesadas.

El Artículo 5(1)(c) de GDPR exige explícitamente que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Cuantos más datos sensibles recopiles y almacenes, mayor es tu obligación de protegerlos y más graves las consecuencias si se filtran. Las organizaciones sujetas a HIPAA, PCI DSS y SOX deben evaluar cuidadosamente qué información recopilan mediante formularios para evitar obligaciones de cumplimiento innecesarias.

Una gobernanza de datos IA efectiva incluye la minimización de datos como principio central, asegurando que los sistemas de IA y procesos automatizados solo accedan a la información necesaria. De igual forma, los marcos de gobernanza de datos IA ayudan a identificar cuándo los formularios recopilan datos excesivos que podrían ser usados de forma inapropiada por sistemas de IA, reduciendo la preocupación por incumplimientos regulatorios.

Ejemplos comunes de recopilación excesiva de datos

Revisa tus formularios para detectar estas solicitudes innecesarias:

• Pedir números de Seguro Social cuando bastaría con números de empleado
• Recopilar datos completos de tarjetas de crédito cuando solo necesitas la autorización de pago
• Solicitar direcciones de domicilio para servicios entregados completamente en línea
• Pedir fecha de nacimiento cuando solo necesitas verificar que la persona es mayor de 18 años
• Pedir información de salud no relacionada con el servicio prestado

Cada campo innecesario aumenta tu carga de cumplimiento y crea riesgos adicionales. Si sufres una filtración de datos, los reguladores preguntarán por qué recopilaste información que no necesitabas, lo que puede dañar la reputación de tu organización y la confianza de las partes interesadas.

Impacto en la preparación de auditorías

Durante las auditorías de cumplimiento, los evaluadores examinan si tus prácticas de recopilación de datos se alinean con los fines declarados. Para el cumplimiento de GDPR, las autoridades de protección de datos esperan que documentes la base legal para procesar cada categoría de datos personales. Si no puedes explicar por qué cierta información era necesaria, podrías enfrentar hallazgos de incumplimiento que minen tu capacidad de demostrar competencia ante las partes interesadas y cumplir con las expectativas del consejo y los inversores.

El Requisito 3 de PCI DSS limita específicamente el almacenamiento de datos de tarjetas a lo estrictamente necesario por razones comerciales, legales o regulatorias. Almacenar números completos de tarjetas cuando solo necesitabas procesar un pago único viola este requisito. Para organizaciones de servicios financieros que recopilan datos confidenciales mediante formularios web, esto genera riesgos de auditoría significativos.

Las organizaciones deben documentar la justificación de la recopilación de datos en sus políticas de gobernanza de datos IA, especialmente cuando sistemas automatizados procesan datos de formularios. Mantén registros de auditoría integrales que demuestren que solo se recopilan los campos necesarios y que los controles de acceso previenen la visualización no autorizada de información confidencial. Esto ayuda a los Directores de TI a monitorear y documentar el cumplimiento para auditorías y permite a los líderes de seguridad dormir tranquilos sabiendo que los sistemas están seguros.

Cómo solucionar este problema

Realiza una auditoría de recopilación de datos:

1. Enumera cada campo de tus formularios
2. Documenta el propósito empresarial de cada campo
3. Identifica qué campos son obligatorios y cuáles opcionales
4. Elimina cualquier campo sin un propósito claro y necesario
5. Revisa los formularios anualmente para asegurar su relevancia

Ideas clave:

• Cada campo innecesario aumenta las obligaciones de cumplimiento y el riesgo de filtraciones
• GDPR exige explícitamente limitar la recopilación a la información necesaria
• La minimización de datos demuestra madurez en seguridad y reduce hallazgos en auditorías

Cómo Kiteworks Resuelve Estas Brechas de Seguridad y Cumplimiento

Kiteworks ofrece formularios seguros de recopilación de datos diseñados específicamente para organizaciones en servicios financieros, salud, legal, gobierno y multinacionales que gestionan información confidencial bajo marcos regulatorios como HIPAA, GDPR, PCI, SOX y leyes regionales de residencia de datos. La plataforma aborda las cinco señales de advertencia analizadas en este artículo mediante funciones integradas de seguridad y cumplimiento creadas para CISOs, líderes de seguridad, responsables de cumplimiento, directores de TI y responsables de protección de datos.

Cifrado de extremo a extremo con claves gestionadas por el cliente garantiza que los datos estén protegidos desde el momento en que se ingresan en un formulario hasta que el personal autorizado los accede. A diferencia de las herramientas de formularios de terceros donde el proveedor controla las claves de cifrado, Kiteworks implementa una arquitectura de claves gestionadas por el cliente, de modo que solo tu organización puede descifrar la información confidencial. La plataforma mantiene la validación FIPS 140-3 para módulos criptográficos, cumpliendo los estándares de seguridad gubernamental más altos. Kiteworks utiliza cifrado AES 256 para datos en reposo e implementa métodos avanzados de cifrado durante todo el ciclo de vida de los datos, ayudándote a sentirte seguro sobre la protección de datos y mantener la reputación organizacional.

Registros de auditoría integrales e informes de cumplimiento rastrean automáticamente cada acceso, modificación y eliminación en todos los formularios. Kiteworks genera informes detallados que muestran quién accedió a qué datos y cuándo, con registros de auditoría inviolables que cumplen los controles de auditoría de HIPAA, los requisitos de registro del Artículo 30 de GDPR y los requisitos de monitoreo de SOC 2. Estos registros simplifican enormemente la preparación para exámenes regulatorios y auditorías de certificación al proporcionar visibilidad total de todos los accesos y actividades de procesamiento de datos. Así puedes monitorear y documentar el cumplimiento para auditorías, reducir la preocupación por incumplimientos regulatorios y demostrar tu compromiso con las leyes locales de protección de datos ante las partes interesadas.

Controles de acceso granulares basados en roles aplican el principio de mínimo privilegio restringiendo el acceso a formularios solo al personal autorizado. Los administradores pueden configurar permisos por departamento, equipo o persona, asegurando que la información confidencial recopilada mediante formularios solo llegue a quienes tienen una necesidad legítima. La plataforma soporta tanto controles tradicionales como controles de acceso basados en atributos (ABAC) para máxima flexibilidad. Los derechos de acceso pueden revocarse de inmediato cuando los empleados cambian de puesto o dejan la organización, ayudándote a mostrar liderazgo en prácticas de seguridad y generar confianza con clientes y socios.

Implementación en nube privada con garantías de soberanía de datos mantiene tus datos recopilados bajo tu control directo en la ubicación geográfica que elijas. A diferencia de los proveedores SaaS multi-tenant que almacenan datos en servidores distribuidos, Kiteworks te da visibilidad y control total sobre dónde reside la información confidencial, cumpliendo requisitos de soberanía de datos de GDPR y otras regulaciones de localización de datos. Así aseguras el cumplimiento de requisitos de soberanía y residencia de datos, obtienes tranquilidad sobre el cumplimiento de datos transfronterizos y cumples con las expectativas del consejo y los inversores.

El enfoque unificado de la plataforma integra formularios seguros de recopilación de datos con uso compartido cifrado de archivos, transferencia de archivos gestionada y correo electrónico seguro en un único entorno gobernado. Esta integración proporciona registros de auditoría centralizados, controles de acceso consistentes y capacidades integrales de gobernanza de datos IA, dando a los equipos de cumplimiento y seguridad visibilidad y control centralizados sobre el contenido confidencial, sin importar cómo ingrese a la organización. Para los Directores de TI responsables de integrar datos de formularios con sistemas empresariales, este enfoque unificado simplifica la gestión del cumplimiento y te ayuda a demostrar competencia ante las partes interesadas y dormir tranquilo sabiendo que los sistemas están seguros.

Para saber más sobre cómo minimizar riesgos de seguridad y cumplimiento al recopilar información confidencial en formularios de datos, solicita una demo personalizada hoy mismo.

Recursos Adicionales

• Artículo del Blog Las 5 funciones de seguridad principales para formularios web online
• Video Kiteworks Snackable Bytes: Formularios Web
• Artículo del Blog Cómo proteger la información personal identificable (PII) en formularios web online: Lista de verificación para empresas
• Lista de verificación de mejores prácticas Cómo proteger formularios web
  Lista de verificación de mejores prácticas
• Artículo del Blog Cómo crear formularios conformes a GDPR